第四章-项目计划(范围)PPT课件.ppt

1 第四章项目计划 项目范围计划 2 现实中的范围管理问题 在某系统开发项目中 由于甲乙双方对文档管理与办公自动化系统两个概念的理解发生差异 在项目执行过程中产生争执 造成人员的计划调整 窝工和工期拖延 并影响团队的士气 范围核实问题 交付成果被认为不能满足验收要求 与变更争议 某建筑物承包合同在有关室外场地竣工验收问题上存在模糊性 双方在场地平整的范围 是否包括排水和绿化等问题上出现分岐 造成项目的预算变更和工期推迟 3 范围的含义 就项目来说 范围 有两种含义 即项目成果的范围和项目管理的范围 范围 产品范围 项目范围 服务或产品的性能和功能 为了完成规定性格和功能的产品而必须做的工作 完成的依据是需求建议书 完成的依据是项目计划 4 项目范围规划 项目范围规划 就是逐步细化为创造项目成果而必须完成哪些工作 并编写范围说明书的过程 项目必须完成的全体即为项目范围 为项目实施提供任务范围的框架项目范围及其构成 WBS及其词典 排除对于与完成项目目标无关的工作 5 对被排除项的识别与管理 对不需要进行的工作或者与实现项目目标无关的工作 需要进行识别和处理或者在合同中进行规定 1 对于软件开发项目 是否需要进行培训 培训的规模和深度 2 对于按照矩阵管理的项目组织来说 是否需要考虑项目结束后员工的后续工作问题 在你的项目中 是否存在需要纳入管理范围的排除项 6 实例说明 山泉服务玛丽亚 山泉是山泉服务公司的首席执行官司 她最近代表公司接受了一项在行业内享有高声誉的奖项 她知道如果没有员工的贡献和支持 公司不会有现在的成就 玛丽亚想为所有员工和客人举办一场招待会 以感谢他们辛苦的工作和对公司的贡献 她任命你负责安排此次招待会 招待会计划在4月12日举行 玛丽亚给你的预算是每人125美元 公司共有200名员工 要求招待会达到半正式标准 问题 1 列出项目的可交付成果 2 制定项目的范围说明书 7 项目产品和可交付成果的区别 项目产品 是项目组织所提交的具有所需特性或功能的产品成果项目可交付成果 每个阶段都可能需要提交 以反映项目进展的中间成果或最终成果 PMI定义 为了完成项目或项目的一部分工作 而必须完成的可测量的 有形的 可难的任何成果 结果或事项 8 举例 项目范围 产品范围 提交成果 修建一座大桥项目 项目产品 可以实现交通需求的大桥 项目范围产品范围管理过程与活动 可交付成果 deliverables 可行性研究报告招标文件 设计图纸等引桥 桥墩等分部 分项工程 9 可交付成果 1 地点选择2 食品饮料清单3 邀请4 娱乐项目5 保险6 装饰7 摄影师8 日程安排 10 作为对可交付成果的补充 你想与玛丽亚讨论以下需求 以确定你们双方都同意 1 地点应选在市中心某地2 员工可以带一个同伴 但不能是孩子3 设置一个露天酒吧 玛丽亚买单4 日程安排中有玛丽亚的讲话 然后是给员工发奖金 这在开招待会之前一直是保密的 5 装饰品包括放在各处的印有公司标志的金笔 以供与会者留念你列出所有的这些细节后 就该去和玛丽亚讨论此范围说明了 以确定在执行项目计划与任务分配之前获得她的同意 11 项目范围规划过程 依据 成果说明书项目章程制约因素假设 工具与技术成果分析成本效益分析项目方案识别技术专家评价 输出 范围说明书范围管理计划其他资料 详细辅助计划 头脑风暴法横向思维法逆向思维法 1 项目 依据 合理性说明2 对项目成果的说明3 应交付成果清单4 项目目标 12 确定 记录项目的约束 制约因素 任何妨碍项目团队做项目时发挥自己能力的因素 或明确规定了只能以什么方式做项目的因素 都是制约因素 13 常见的制约因素 时间约束预算约束质量约束进度计划约束技术约束指示约束 如果难以找出哪些因素是最主要的制约因素 可以问一下项目的发起人 如果你只可以二先一 那么你选择哪一个 是要选择项目如期完工呢 还是要严格执行你的质量要求 如果发起人选择了质量 那你就知道 最主要的约束是质量 时间上可以做出让步 如果你把时间当成了主要制约因素 那你就犯下大错了 地理气候 自然资源 人文环境 政治体制 法律规定 技术能力 人力资源 时间期限等 14 练习 情人节要来临了 你的公司决定生产一种以情人节为主题的新款软糖 下列哪一项是正确的 A 该项目的产生是由客户要求导致的 最主要的制约因素是时间B 该项目的产生是由市场要求导致的 最主要的制约因素是时间C 该项目的产生是由市场要求导致的 最主要的制约因素是质量D 该项目的产生是由客户要求导致的 最主要的制约因素是质量 15 记录项目的假设 由于某些客观事物的属性相对稳定 以及人们的习惯 经验或其它原因 人们经常把一些事物的某种特定状态视为理所当然 在未经实践检验以前对外部客观环境 姑且认为如此 这种认识就是假设 假设是你假定为正确或假定为真实的信息 假设应具备以下三个条件 A 对项目的成败影响很大 B 项目实施组织和管理人员无法施加影响 C 发生变动的可能性很大 16 例 假设 买主交货的时间是否可以获得产品是否可以获得承包商项目计划的准确性主要的项目成员是否能准确地执行任务合同签定的日期项目开始的日期项目各阶段的开始日期等等 尽量在任何可能的情况下 去验证你的假设是否正确 17 习题 你的项目依赖于一个很重要的可交付成果 你以前曾多次成功地使用从某卖主那里买来的这个可交付成果 你指望该可支付成果在6月1日到货 这个例子是 A 制约因素B 项目目的C 假设D 项目目标 18 项目范围规划是编制一份书面范围说明的过程 项目范围说明书 1 是将来项目决策的基础 2 确定项目阶段是否已成功完成的标准 3 项目班子与项目客户之间达成协议奠定了基础 同意并公布范围说明 范围管理计划公布 19 项目范围定义 范围定义就是把已经在范围说明书中识别的项目应取得的主要成果分解为较小 易于管理的组成部分 20 包括三方面的内容 分解 层次结构 工具 编码设计报告 WBS的制定 21 案例分析 一个家庭设计并建设一个具有喷灌设备 四周围有栅栏的新草地 参与劳动的有这个家庭的房主和家中三个小孩 22 分解的主要步骤 1 确定包括项目管理在内的项目主要可交付成果 2 判断在此种细节的明晰度上是否能为每项可交付成果制订合乎要求的成本与工期估算 3 确定可交付成果的组成元素 4 校验分解是否正确 最底层项目对项目分解来说是否是必需且充分的呢 每项的定义是否完整 每项是否能够恰当的编制进度和预算 是否能够分配到接受职责并能够圆满完成这项工作的具体组织单元 23 WBS的设计 结构层次 工作分解结构用不同的层次来表示分解出来的成分 24 WBS的排列或配置 包括完成最终目标所需的层级式或缩进式工作单元 1 0 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 0项目群 1 1项目 1 1 1系统 1 1 1 1子系统 1 1 1 1 1部件 Hierarchy层级式 Indenture缩进式 25 WBS设计 编码设计 1 为简化WBS信息交流过程 常利用编码图 2 WBS编码由n位数组成 第一位数表示处于0级的整个项目 第二位数表示处于1级的子项目单元 或子项目 的编码 第三位数是处于2级的具体项目单元的编码 第四位数是处于3级的更细更具体的项目单元的编码 3 在WBS编码中 任何等级的一位项目单元 是其全部次一级项目单元的总和 4 与此类似 子项目代表WBS编码第二位数字相同 第三位数字不同 最后一位数字是零的所有工作之和 26 27 报告 设计报名的基本要求是以项目活动为基础产生所需的实用管理信息 而不是为职能部门产生所需的职能管理信息或组织的职能报告 即报告的目的是要反映项目到目前为止的进展情况 通过这个报告 管理部门应该能够判断和评价项目的各个方面是否偏离目标 偏离多少 28 注意 1 WBS最底层的项目通常被称为工作包 工作包还可以在子项目工作分解结构中进一步分解 2 WBS不必构建太多的层次 一个较大的项目 4 6层就足够 29 WBS图示例 某侦察机系统的WBS图及编码 30 WBS图示例 某侦察机系统的列表式WBS 31 工作分解结构示例 32 表格式的工作分解结构 写间谍小说 10 0 0搜集背景材料10 1 0去图书馆10 1 1阅读有关美国 苏联关系的资料10 1 2阅读其它间谍小说10 1 3阅读近期期刊以了解当前人们感兴趣的热门话题10 1 4查找相关城市在地图上的位置 莫斯科 华盛顿 10 2 0会见相关政府官员10 2 1访问情报机构10 2 2访问军事机构10 2 3访问民事机构 包括联邦调查局和州有关部门10 2 4会见地方警察11 0 0故事更概11 1 0初步构思11 1 1确定故事的主题11 1 2确定主要人物11 1 3按时间顺序连接故事情节11 2 0精炼构思11 2 1建立联系人物与事件的详细图表11 2 2确定小说的章节 12 0 0撰写故事12 1 0第一章12 1 1一群小孩在Potomac河发现一具尸体12 1 2尸体被鉴定为KGB人员12 1 3FBI立案并指定负责人12 1 4负责人的家庭情况12 2 0第2章12 2 1 13 0 0联系出版商13 1 0明确可能的出版商13 1 1查阅 作者指南 以了解出版商的出版要求13 1 2与有出版经验的作者交谈以了解如何与出版商打交道13 1 3联系四家可能的出版商并与编辑进行初步接触13 2 0送三章样稿给预期的出版商13 2 1选择适当的章节选择适当的章节13 2 2送样稿给所选择的出版商13 2 3与出版商保持联系 33 34 讨论 项目目标描述 在2005年11月8日举办一场婚礼 预算为5万元 婚礼过程 接新娘 举行仪式 婚宴庆祝 宾客150人 要求全程录像 画出工作分解结构 WBS 图 35 作业 有一个旅游项目 项目目标描述 在1个月后组织一次从中山到桂林的自驾游 时间为三天 参加人数为8人 预算为1万元 列出所需的工作内容 并写出工作分解结构 WBS 图 责任分配矩阵和项目行动计划表 36 练习 分析项目WBS 假定你要准备一次隆重的家宴 招待重要的客人 筹备家宴的主要活动步骤有 确定客人 嘉宾名单确定家宴方案 菜谱等 邀请客人买菜 洗菜 炒菜煮汤 煮饭水果 点心准备餐具准备就餐场地准备接送客人就餐现场服务 上菜等 餐后清理 洗碗等 请分析这一家宴项目WBS 细节按你的生活常识进行补充 37 WBS关系 项目 符合计划 偏离计划 WHAT WBS WHODOES WHAT 责任矩阵 RAM WHO OBS WHEN HOWMUCH