8.ERP-财务上线并行策略.doc

ERP上线切换并行策略XXERP项目上线切换并行策略文档准备: 项目经理： 项目文档编号文档日期: 1. 文档说明本此文档是XX管理咨询（中国）有限公司在对XXXX集团股份有限公司XXXX年11月1日ERP项目正式上线切换并行过程中业务和数据的切换策略和方式此文档将随着讨论的不断深入进行补充和校正，请参阅者注意文档版本的更新信息。2. SAP系统与用友系统并行方案2.1. 并行方式XXXX集团并行方案采取业务系统和财务系统同时并行的策略，即业务数据在BAAN和SAP系统同时处理，SAP系统的财务与用友财务分别进行账务处理的并行模式。新旧系统并行，同样的工作，按照先在新系统（SAP）中按新流程做一遍。然后再在旧系统（用友财务软件）中做一遍。在上线初期以每天为一个指定截止点对并行的两套系统进行内部存款、应收账款、应付账款、资金等科目数据的核对。业务操作3.2.5需同时在两套系统手工操作的业务（以表示）：序号核 算 内 容SAP用友备 注1费用报销及划转2工资核算（计时工资发放等）3采购报帐、付款含废料收入划转、供应商往来划转4固定资产核算公司内及关联公司调拨不需在SAP中作处理，为自动产生凭证5增值税金计提及其它税金的计提6材料差异划转SAP自动集成7销售收入及成本核算SAP自动集成8生产成本核算工资预提质量成本/返修成本转入、转出的各项费用加工费其它成本核算（除以上业务外）除以上四类业务，其它业务SAP均为自动产生凭证注意：XXXX集团SAP上线的单位如转费用或转账到非上线公司，两套系统所转业务的金额必须保持一致。3.并行期间要求XXXX集团SAP系统和用友财务信息系统需要并行1个月时间，到系统正式上线后的第一个月结或者项目组根据实际情况批准SAP单轨运行。3.3.1.商务采购业务并行要求 1、库存材料（包含入库未报帐材料）均还原为采购价，用友系统10月底将暂估应付款调整为采购价格，做如下分录： 借/贷：应付帐款暂估应付款 贷/借：材料成本差异价差11月初用友冲回该笔分录，用友报帐继续以原计划价格为准。2、SAP系统以还原后的采购价格挂帐应付暂估总金额。3、并行期间，对于SAP上线前只在BAAN系统下达订单的业务报帐，业务员将提供两套报帐附件，报帐会计以报帐原始单据为附件在用友中报帐，财务处理不变；以复印件为附件在SAP中报帐：(SAP处理) 借：应付帐款暂估应付 应交税金增值税进项税 贷：应付帐款供应商4、SAP上线后，并行期间既在SAP下达又同时在BAAN系统下达订单的报帐，报帐员将提供三套报帐附件，增值税发票原件和BAAN系统打印原件一套在用友中报帐，帐务处理不变；SAP系统原件一套并BAAN系统复印件一套在SAP中报帐，SAP中帐务处理同上第3。3.3.2.销售业务并行要求(具体见下表)业务类型用友系统SAP系统回款清帐手工直接冲销客户往来1、通过拜特传输到SAP中，自动生成借：内部存款 贷：应收帐款结算中心2、销售会计执行清帐，系统自动生成借：应收帐款结算中心 贷：应收帐款*客户对已清帐的客户挂帐发生需要冲销收入情形时的前端处理手工不做处理重置已清项，转变客户行项目状态营销公司收入确认手工做销售部按照销售订单付款条件在约定的时间开票，销售会计批准至会计，系统生成确认收入的凭证。营销公司确认采购产品成本1、泵送产品借：库存商品 借：进项 贷：内部存款； 2、路起产品借：库存商品 借：进项 贷：内部存款； 3、挖、搅拌车及其他产品借：库存商品 借：进项 贷：内部存款/应付帐款；1、泵送产品：程序开发做，借：主营成本 借：进项税额 贷：内部存款 2、路起产品：程序开发做，借：分期 借：进项税额 贷：内部存款 3、挖、搅拌车、其他产品：采购订单收货时按标准成本记帐生产工厂发货1、泵送公司借：分期收款发出商品 贷：库存商品； 2、路起公司借：国内业务成本 贷：库存商品； 3、挖、搅拌车及其他公司借：分期 收款发出商品 贷：库存商品 1、泵送公司：发货自动过帐 ，同手工一致（标准成本）。 2、路起公司：发货自动过帐， 同手工一致（标准成本）。 3、挖机/搅拌车/ 其他公司：发货自动过帐 ，同手工一致（标准成本）。营销公司虚拟发货1、泵送产品借：分期收款发出商品 贷：库存商品； 2、路起产品借：分期 收款发出商品 贷：库存商品； 3、挖、搅拌车及其他产品：直接从营销公司1800工厂发货，同生产工厂发货，此处略。1、泵路起产品：与采购收货并做一步，此处略。 2、挖、搅拌车及其他产品：直接从营销公司1800工厂发货，同生产工厂发货，此处略。营销公司销售成本结转借：主营业务成本 贷：分期收款发出商品1、泵送（国内）：与采购收货并做一步，此处略。 2、路起、泵送（国际）：程序开发做，同手工凭证一致。 3、 挖、搅拌车及其他：程序开发做 ，同手工凭证一致。 生产工厂确认收入泵路起公司借：内部存款 贷：收入 贷：销项税金泵路起公司：程序开发做，同手工一致。生产工厂确认成本1、泵送公司借：主营成本 贷：分期收款发出商品； 2、路起公司：同生产工厂发货过帐凭证； 3、挖、搅拌车及其他公司：同发货过帐凭证同手工一致。生产工厂发货成本差异处理手工不做1、泵送、挖、搅拌车及其他：程序开发做，借：分期 贷：库存差异； 2、路起：程序开发做，借：成本 贷：库存差异退货、调价、更改付款方式冲销收入成本的处理手工冲销营销公司收入成本、生产工厂收入成本。1、发生退货，不论是新订单老订单一律同手工处理方式。 2、发生调价、更改付款条件时，新订单通过冲销发票批准后自动冲销收入，其余同手工处理方式。3.3.3.成本核算业务并行要求序号业务内容用友帐务处理说明SAP帐务处理说明1发放工资保持原处理方式保持原处理方式，在FI中做帐2分配实发工资保持原分配方式保持原分配方式，在FI中做帐，但统一要求将工资计入相关车间的公共成本中心3计算工资使用原报工系统从BAN中导出报工数据，加上手工报工数据计算计件人员工资；不准许系统外报工，报工数据全部来源于SAP系统，现已开发新的报工审核系统；4预提直接人工保持原预提方式以SAP系统报工数据进行预提，在FI中做帐，要求到具体的报工成本中心。（系统中有现成报表，将其导出，使用凭证模板在FI中进行帐务处理）5预提其他费用保持原预提方式保持原预提方式，在FI中做帐6接收费用管理部划转制造费用保持原处理方式保持原处理方式，在FI中做帐，但统一要求将费用分项计入相关成本中心（或该成本中心组下公共成本中心）7接收费用管理部划转管理费用保持原处理方式保持原处理方式，在FI中做帐，但统一要求将费用分项计入相关成本中心（或该成本中心组下公共成本中心）8整返修费用核算保持原处理方式保持原处理方式，手工在FI中进行帐务处理，但要求将质量成本计入指定科目“5501590000质量成本”，不能计入“生产成本-质量成本”科目，以便于质量成本的统计。9从商务领料以BAN系统的领料凭证为依据，保持原处理方式(包括价差）1、材料及价差，系统自动处理，但要求及时查看相关凭证，以及订单的成本归集情况；2、发票，需进行发票校验，由系统自动进行帐务处理。10从关联公司领料以BAN系统的领料凭证（或关联公司的发料凭据）为依据，保持原处理方式1、从泵、路、起、下料、油漆领用材料，系统自动处理，但要求及时查看相关凭证，以及订单的成本归集情况；2、从非上线公司领料，凭对方单位提供的单据，在FI中进行帐务处理。3、发票，需进行发票校验，由系统自动进行帐务处理11委托加工业务以BAN中的标准价格计算，帐务按原处理方式进行帐务处理，但受托方不得再加成10%1、按生产订单+采购订单进行业务管理，收货报工系统自动作外协采购帐务处理，但需另外进行发票校验。12受托加工业务以BAN中的标准价格计算，帐务按原处理方式进行帐务处理，但不再加成10%1、按无物料的生产订单进行业务管理，完工后系统自动将该订单所归集的费用计入其他业务支出，成本会计再手工计算收入并在FI中入帐；2、对于无物料的生产订单，在完工结算后，成本会计需负责将其关闭。13工序外协保持原处理方式1、上线前在外的物料回司，必须要求物料工程师先办理入库手续，再从库房按订单发料；2、上线前的外协物料回司报销费用，统一计入相关车间的公共成本中心；3、上线后的工艺外协业务，与集团内工艺协作的处理方式相同，按生产订单+采购订单进行业务管理，收货报工系统自动作外协采购帐务处理，但需另外进行发票校验。14报废保持原处理方式只能按订单报废，从订单成本中转出15机加冷作车间盘点差异处理保持原处理方式将差异计入“材料成本差异-其他”16下料、装配、油漆车间盘点差异处理保持原处理方式按“定额返冲料件差异计入完工产品订单”的操作进行处理3.3.4.资产业务并行要求(具体见下表)序号业务类型用友帐务处理SAP帐务处理备注1以前采购的资产报帐手工记帐（同以前）通过资产购置总帐手工记帐报帐时必须填写成本中心，应更改资产交接证内容。2本期采购资产报帐手工记帐（同以前）手工在SAP系统内进行发票校验（要有SAP系统资产收货单）3在建工程转固定资产手工记帐（同以前）在SAP系统内进行，自动生成凭证。4固定资产公司间转移手工划帐（同以前）在SAP系统内传输，自动生成凭证帐。5折旧运行在用友固定资产模块中（同以前）在SAP系统内运行，自动生成凭证。6折旧费用的划转手工记帐（同以前）在SAP系统内通过总帐手工记帐3.3.5.费用报销业务并行要求序号业务用友SAP备注1备用金转会计核算部借：现金借：现金手工处理2 贷： 内部存款-会计核算部 贷：1008000000 内部存款（Z128结算中心）3 收取IC卡工本费或其他罚款等零星现金借： 内部存款-会计核算部借：1008000000 内部存款（Z128结算中心）手工处理4 贷：其他应付款-XX，管理费用、营业费用等 贷：其他应付款-XX，管理费用、营业费用等5各预算单位申请对外付款，结算中心采用银行活期存款支付时手工处理自动生成SAP凭证6借：预付工程款、预付设备及物资款借：2121010300应付帐款结算中心（特别总帐标识）7贷： 内部存款-*部门贷：1008000000 内部存款（Z128结算中心）8手工清帐时9借：应付帐款*供应商编码10贷：2121010300应付帐款结算中心（特别总帐标识）11会计核算部费用(含计时工资)划转（费用报帐等业务发生时,收款方）：均手工处理,但会计核算部与本部职能部门之间不需再划转,直接记帐12借：内部存款会计核算部借：管理费用（重工下的泵送成本中心等）13借：管理费用（红字） 贷：现金/其它应收款14营业费用（红字）定期转帐时：15借：10080000 内部存款（Z100 泵送公司等）16 贷：管理费用（重工下的泵送成本中心）17月末商务部划转会计核算部税额进项税实施SAP后，双方均无需再划转单据，直接处理业务即可。均手工处理,但会计核算部与本部职能部门之间不需再划转,直接记帐18借：应交税金进项税额19贷：内部存款-会计核算部20销项税21借：内部存款会计核算部22贷：应交税金销项税额23会计核算部划转代子公司、事业部交纳的增值税借：内部存款会计核算部借：内部存款（泵送公司等）手工处理24贷：应交税金未交增值税贷：应交税金应交增值税未交增值税25到商务领料借：管理费用 领料凭证自动生成26 贷：内部存款（会计核算部）发票校验手工处理2.2. 财务并行核算模式及差异处理原则行处理基本原则1、并行核算模式：两套系统财务处理方法相同的，由财务人员同时在两套系统进行账务处理，保证两套系统账务信息一致。两套系统财务核算逻辑不同的（主要针对集成业务），BAAN业务系统提供用友财务核算模式要求所需的单据、报表，用友仍按现有模式核算，SAP系统财务将根据前端业务自动产生的集成的财务凭证。拜特系统1保持和用友系统处理逻辑一致，拜特系统2保持和SAP系统处理逻辑一致。2、并行两套系统账务差异处理1) 财务人员操作不当造成会计凭证错误，由财务人员及时按会计核算规定修改两套账务。2) 集成产生会计凭证错误的，由前端业务人员负责修改业务处理确保集成的会计处理正确。3) 两套系统核算逻辑不同产生的差异，用友财务系统和SAP系统采用