采购管理实务 第2章 采购组织管理

第 2 章 采购组织管理 沈 阳 航 空 航 天 大 学 沈 阳 航 空 航 天 大 学 主 要 内 容 采购组织概述 1 采购组织的类型 2 采购组织设计 3 采购组织的职责 4 沈 阳 航 空 航 天 大 学 案例分析 2 公司现状 997年 7月 ， 是我国内地第一家 8 在先进工艺研发 、 缩短交期 、 高良品率 、 低制造成本等方面卓有成效； 设备投资 、 硅片等材料购买 、技术引进等占非常高的比例； 目前 ， 工厂 ，以期加强产能优势 ， 从而增强市场竞争优势 。 沈 阳 航 空 航 天 大 学 案例分析 2 采购部的职能目标是制定并实施公司的采购和物流策略 ， 为生产运营提供所需要的物资采购和物流保障； 采购部的职能包括战略性职能及日常策略性职能两大部门； 战略性职能包括创建并不断改善供应链体系 ， 持续降低公司采购成本； 策略性职能包括制订各种原材料库存计划 、 采购计划和到货计划并控制库存情况 ， 执行各种消耗品 、 备品备件的采购 ， 协调并控制公司运营的各种费用 ， 确保各项成本不超过预算 。 沈 阳 航 空 航 天 大 学 案例分析 2 采 购 部材 料 采 购 科 备 品 备 件 采 购 科 物 流 科设 备 项 目 组备 件 组资 材 物 流 组物 流 项 目 组仓 储 组备 件 仓 储 组 制 品 仓 储 组 材 料 仓 储 组沈 阳 航 空 航 天 大 学 采购过程可分为战略采购和策略采购； 战略采购阶段指从了解内部客户的采购需求一直到与供应商签订采购合同的过程； 策略采购则指供应过程 ， 包括订购 、 发货评估 、检查和评估 、 回收等阶段； 应集中优势资源从事战略采购的职能 ， 而策略采购部门则可以归属到物流职能完成 。 案例分析 2 沈 阳 航 空 航 天 大 学 首先 ， 材料采购科和备品备件采购科分离的必要性不大 ， 可以合并 ， 统一为采购科； 其次 ， 分别处于不同的地点 ，仓储管理是非常复杂的 ， 因此 ， 建议物流和仓储分离 ， 分别成立物流科和仓储管理科 。 案例分析 2 沈 阳 航 空 航 天 大 学 采购组织概述 一、采购组织的含义 组织的含义： 一是指作为实体本身的组织，即按照一定的目标、任务和形式建立起来的社会集体，如企业、政府、大学、医院等； 二是指管理的组织职能，即通过组织机构的建立运行和变革机制，以实现组织资源的优化配置，完成组织任务和实现组织目标。 采购管理组织是指为了完成企业的采购任务，实现保证生产经营活动顺利进行，由采购人员按照一定的规则组建的一种采购团队。 沈 阳 航 空 航 天 大 学 采购组织概述 二、采购组织的功能 1 凝聚功能 2 协调功能 3 制约功能 4 激励功能 沈 阳 航 空 航 天 大 学 采购组织概述 三、 影响采购部门地位的因素 影响采购在组织中最终地位的因素按重要程度有以下几类： 货物和服务的总价值； 公司采购的原料在当下市场供应情况； 公司的财务状况； 管理层自身的知识和认识水平。 沈 阳 航 空 航 天 大 学 采购组织概述 四、采购部门在企业中的隶属关系 1、采购部门隶属于生产部门 总 经 理行 政 部 业 务 部 生 产 部仓 储 生 产 控 制 采 购 制 造 产 品 管 理采购部门隶属于生产部门关系图 沈 阳 航 空 航 天 大 学 采购组织概述 四、采购部门在企业中的隶属关系 2、采购部门隶属于行政部门 采购部门隶属于行政部门关系图 总 经 理行 政 部 业 务 部 生 产 部仓 储 生 产 控 制 制 造 产 品 管 理采 购外 事活 动后 勤服 务沈 阳 航 空 航 天 大 学 采购组织概述 四、采购部门在企业中的隶属关系 3、采购部门直接隶属于总经理 采购部门隶属于总经理的关系图 总 经 理行 政 部 业 务 部 生 产 部 人 事 部 采 购 部沈 阳 航 空 航 天 大 学 采购组织概述 四、采购部门在企业中的隶属关系 4、采购部门隶属于物料管理部门 采购部门隶属于物料管理部门关系图 物 料 管理 部业 务 部 生 产 部 人 事 部采 购 部行 政 部总 经 理沈 阳 航 空 航 天 大 学 采购组织的类型 分散型采购组织 集中型采购组织 混合型采购组织 跨职能采购组织 沈 阳 航 空 航 天 大 学 采购组织的类型 一、分散型采购组织 分散型采购 分散型采购组织指的是与采购相关的职责和工作分别由不同的部门来执行。 总 经 理办 公 室部 门 销售采购生产市场 /销售采购生产市场 /销售沈 阳 航 空 航 天 大 学 采购组织的类型 一、分散型采购组织 分散型采购的优缺点 分散型采购适用范围 分散型采购组织适用于经营单位结构跨行业，每一个经营单位所采购的产品都是唯一的，并且与其他经营单位所采购的产品有显著的不同。 优点 缺点 权利责任统一； 反应速度快； 可自行制定采购政策、控制供应； 避免官僚主义和形式主义。 重叠工作，无法达成规模效益； 沟通不畅、相互冲突； 供应成本相对较高。 沈 阳 航 空 航 天 大 学 采购组织的类型 二、集中型采购组织 集中型采购 集中型采购组织是将采购相关的职责或工作集中授予一个部门执行，采购工作在战略和战术层次上进行运作。 总 经 理采 购 部 办 公 室部 门 A 部 门 B 部 门 销售生产市场 /销售生产市场 /销售沈 阳 航 空 航 天 大 学 采购组织的类型 二、集中型采购组织 集中型采购的优缺点 集中型采购适用范围 集中型采购组织适用于几个经营单位购买相同产品，同时该产品对于他们具有战略意义的情况。 优点 缺点 协调采购量； 减少重复性的采购工作； 协调采购计划和战略； 采购专业化水平高； 采购成本低。 对市场反应滞后； 请购程序太过复杂，缺乏灵活性； 缺乏对特殊物料的措施； 若工厂之间存在距离，对仓储管理造成不便。 沈 阳 航 空 航 天 大 学 采购组织的类型 三、混合型采购组织 混合型采购 混合型采购组织是在公司一级的层次上存在中心采购部门，同时独立的经营单位也进行采购活动。 总 经 理采 购 部 办 公 室部 门 A 部 门 B 部 门 生 产 营 销 采 购 生 产 营 销沈 阳 航 空 航 天 大 学 采购组织的类型 三、混合型采购组织 混合型采购的优缺点 中心采购部门进行战略规划，具体活动由部门或经营单位的采购组织实施； 提高采购效率，而且还可以降低采购成本； 获得集权与分权结构的优点； 具体实施较困难。 沈 阳 航 空 航 天 大 学 采购组织的类型 四、跨职能采购组织 为了一个特定的采购项目或连续性的采购任务而组建的由生产、质量、计划、财务、市场、研发等职能部门的成员组成的团队被称为是跨职能采购组织。 沈 阳 航 空 航 天 大 学 相关资料： 1992年， 购职能被加以重组。 新采购结构采用了一个与供应商的单一联系点，即商品小组。 为整个组织提供对全部部件需求的整合； 合同的订立是在公司总层次上集中进行的； 采购业务活动都是分散的。 沈 阳 航 空 航 天 大 学 相关资料： 沈 阳 航 空 航 天 大 学 供应商选择和挑选遵循统一的模式； 集中于对主要供应商的选择； 更低的价格和成本水平 、 更好的质量 、 更短的 交货周期 ， 并因此实现了更低的库存； 更少的供应商 ， 更紧密的联系； 与供应商发展以持续的绩效改善为基础的关系 。 相关资料： 沈 阳 航 空 航 天 大 学 采购组织的类型 四、跨职能采购组织 跨职能采购组织的分类与任务 连 续 的期 限有 限 的兼 职人 员 安 排全 职从 一 个 项 目 到 另 一 个 项 目长 期 在 某 一 个 小 组 里 工作 ， 并 面 临 不 断 变 化 的 任务除 了 负 责 日 常 工 作 之 外 ，还 要 支 持 某 团 队 的 任 务 ，任 务 完 成 后 解 散除 了 负 责 日 常 工 作 之 外 ，还 要 不 断 完 成 支 持 团 队 任务沈 阳 航 空 航 天 大 学 采购组织的类型 四、跨职能采购组织 跨职能采购组织的 优缺点 减少解决问题或完成任务所需的时间 ； 提高创新能力，保持竞争优势 ； 小组成员共同享有决策权，加强部门或组织间的交流 ， 协同效应有利于找到更好地解决问题的方法 ； 具体实施较困难。 沈 阳 航 空 航 天 大 学 采购组织的类型 五、 未来采购组织架构的趋势 1 组织决策 扁平化 2 水平化方式，关注 流程 3 更加开发 的信息流 沈 阳 航 空 航 天 大 学 全球工程和采购流程 ； 组织结构支持机制 ； 指导委员会 ； 全球经理 ； 跨部门或跨地区小组 。 案例分析 2美国气体化工产品有线公司通过组织 结构设计迎接全球挑战 沈 阳 航 空 航 天 大 学 一、采购组织设计原则 1 精简的原则 2 责、权、利相结合的原则 3 统一的原则 4 高效的原则 采购组织设计 沈 阳 航 空 航 天 大 学 采购组织的设计 二、采购组织建立的步骤 考虑采购管理职能； 考虑采购任务量； 确定采购管理组织机构； 设计管理作业流程； 设定岗位； 为各个岗位配备合适的人。 考 虑 采 购 管 理 职 能考 虑 采 购 任 务 量确 定 采 购 管 理 组 织 机 构设 计 管 理 作 业 流 程设 定 岗 位为 各 个 岗 位 配 备 合 适 的 人采购组织建立步骤 沈 阳 航 空 航 天 大 学 采购组织设计 三、采购组织的设计 1、按采购地区设计 企业采购的货源来自不同的地区。按照采购地区的不同，分别设立部门。 采 购 总 部国 际 采 购欧 洲 地 区美 洲 地 区 亚 洲 地 区国 内 采 购东 北 地 区 华 北 地 区 华 东 地 区沈 阳 航 空 航 天 大 学 采购组织的设计 三、采购组织的设计 2、按物品类别设计 按物品的类别将采购部门划分为不同的采购小组，每一小组承担某一物品采购的计划制定、询价、招标、比价、签订合同、货款结算等一系列采购业务。 采 购 总 部采 购 一 部机 器 配 件采 购 三 部办 公 用 品低 值 易 耗 品采 购 二 部电 子 零 件沈 阳 航 空 航 天 大 学 采购组织的设计 三、采购组织的设计 3、按采购物料重要性设计 按采购物料价值或重要性分为 A、 B、 ，物品价值不同，负责人也不同 物品 价值 次数 承办人员 A 70% 10% 经理 B 20% 30% 主管 C 10% 60% 职员 沈 阳 航 空 航 天 大 学 采购组织的设计 三、采购组织的设计 3、按采购物料重要性设计 项目不同，负责人也不同 沈 阳 航 空 航 天 大 学 采购组织的设计 三、采购组织的设计 4、按采购功能设计 按照采购业务过程及功能，将采购计划的制定、询价、比价、签订合同、催货、提货、货款结算等工作交给不同人员办理。 沈 阳 航 空 航 天 大 学 采购组织的设计 三、采购组织的设计 5、混合式设计 具有一定规模的企业，通常会兼有以物品、地区、价值、业务等为基础来建立采购组织，形成不同的混合式组织形式。 沈 阳 航 空 航 天 大 学 一、采购部门的职责 掌握供应市场现状 ； 评估和选择供应商 ； 制定采购计划、设计合理的采购流程及签订合同 ； 作为主要联络对象和供应商进行联系 ； 提高采购效率、控制采购风险 ； 负责部门内部的行政管理和人事管理 。 采购组织职责 沈 阳 航 空 航 天 大 学 二、采购人员的职责 采购经理的工作职责 拟定采购部门的工作方针与目标； 负责主要原材料与物料的采购； 编制年度采购计划与预算； 签订、审核订购单与合约； 采购制度的建立与改善； 撰写部门周报与月报； 主持采购人员的教育训练； 建立与供应商良好的伙伴关系； 主持或参与与采购相关的业务会议，并做好部门间的协调工作。 采购组织职责 沈 阳 航 空 航 天 大 学 二、采购人员的职责 采购科长的工作职责 分派采购人员及助理的日常工作； 负责次要原材料或物料的采购； 协助采购人员与供应商谈判价格、付款方式、交货日期等； 采购进度的跟踪； 保险、公证、索赔的督导； 审核一般物料采购案； 进行市场调查与分析； 对供应商进行相应的考核。 采购组织职责 沈 阳 航 空 航 天 大 学 二、采购人员的职责 采购员的工作职责 分派采购人员及助理的日常工作； 经办一般性物料的采购； 查访厂商； 与供应商谈判价格、付款方式、交货日期等； 要求供应商执行价值工程的工作； 确认交货日期； 一般索赔案件的处理； 处理退货并收集价格情报及替代品资料。 采购组织职责 沈 阳 航 空 航 天 大 学 二、采购人员的职责 采购助理的工作职责 请购单、验收单的登记； 交货记录及跟催； 访客的安排与接待； 采购费用的申请与报支； 进出口文件及手续的申请； 各种采购单据与报表的整理与统计； 承办保险、公证事宜。 采购组织职责 沈 阳 航 空 航 天 大 学 三、采购人员应具备的素质 职业道德素质 公正廉洁 ； 诚实守信 ； 爱岗敬业 ； 谦虚谨慎 。 采购组织职责 知识能力素质 管理基础知识 ； 专业技术知识 ； 个人能力； 采购技能 。 沈 阳 航 空 航 天 大 学 1、传统的采购组织方式 随便挑选供应商； 将采购部定位为较低级的部门； 对于关键性采购决策，由工程师决定。 案例分析 2沈 阳 航 空 航 天 大 学 2、建立全新的采购组织机构 设定高级别职位 责管理和领导供应链 通过物料管理战略 ， 帮助明确公司目标； 增加采购组织的知情权； 鼓励供应商与 加强与供应商的信息交流 。 案例分析 2沈 阳 航 空 航 天 大 学 2、建立全新的采购组织机构 建立了供应商现场居留项目，方便供应商参与新产品研发。 50个全职 “ 居留 ” （ 即现场 ） 供应商与 80个兼职居留者参与了新产品设计； 供应商参与设计会议 ， 可以帮助企业工程团队改进产品质量 ， 同时降低成本 。 案例分析 2沈 阳 航 空 航 天 大 学 2、建立全新的采购组织机构 设定了采购工程师，该职位的人员必须同时具备商业和技术知识技能。 采购工程师将协助产品设计和制造小组 ， 并负责将供应商整合至 采购专员与工程师进行合作 ， 从产品设计早期着手降低产品成本； 引入物料的