宾馆信息化管理需求.doc

国家检察官学院四川分院映荷苑酒店信息化建设-项目建议书国家检察官学院四川分院映荷苑酒店信息化建设项目建议书二一一年六月目录第一章 前言3第二章 酒店信息化管理系统3第一节：系统介绍3第二节：系统设计原则4第三节：系统性能5第四节:网络结构6第五节：系统功能65.1酒店信息化管理系统流程65.2酒店信息化管理系统主模块介绍85.3餐饮无线点菜系统介绍145.4KTV系统介绍175.5短信功能介绍185.库存管理介绍19第一章 前言国家检察官学院四川分院映荷苑宾馆信息化管理系统需要是一个集客房、餐饮、娱乐、休闲等于一体的综合性管理系统，它是整个宾馆日常运营中最为核心的部分。虽然在整个宾馆投资中只占极小的一部分，但却扮演着极其重要的角色，它的好坏直接影响到整个宾馆的每个环节和每日的营业，所以每个用户应对此给予高度重视。我们认为：一个良好的宾馆信息化管理系统，至少应该具备以下几个基本特点：专业性：信息化管理系统的设计不同于其它任何产品，它除了要求具有扎实的计算机专业水平外，还要求对所服务的行业具有透彻、清晰的了解。否则，软件的操作流程和每项功能就很难真正满足用户的要求。稳定可靠性：用户未必都是计算机高手，一个成熟的信息化管理系统应该有良好的操作界面，尤其应具有很强的错误处理能力。否则将严重影响用户的使用。可扩充性：用户的需求是随着业务的增长而不断提出的，当新的需求需要增加时，不能要求用户废弃原来的系统而重新购买新的系统。所以一个健全的系统应该具有更多的功能模块可供用户选购，这也是一种持续的支持能力的体现。第二章 酒店信息化管理系统第一节：系统介绍人们都有这样一种认识：酒店休闲行业从业人员文化水平低，经营管理不规范，还是依赖传统的手工方式。然而，信息化的今天，一些大型企业，无论从经营的规模、企业的形象，还是管理的规范、高技术的应用等方面都达到了一定的水平，而且也成为一种趋势。但遗憾的是目前酒店软件行业，没能适应行业的快速发展。软件功能还是局限于开房、结帐，加上几张简单的日报表、月报表。如何从预订、接待、结帐、进销存管理、财务管理、卡消费管理、客户关系管理、审计等企业管理的各个方面，并提供酒店相应的接口，将原始的手工管理提高到大型企业管理的层面，是现代酒店休闲业的需求和发展趋势。目前，市场上同类软件十分繁多、鱼目混杂、良莠不齐。作为企业管理者如何选择呢？我们认为应该从以下几个方面去着重考虑：1. 选择有实力的软件公司：这是对产品品质的保证，也是对将来升级维护的保障。2. 选择获得国家相关管理部门认可的企业和产品。3. 选择价值与品质等同的产品和合作伙伴。 宾馆信息化管理系统基本设计思想是：从中国国情出发，结合国内外酒店管理系统的特点，以星级酒店管理思想为基础，基于主流的C/S架构，采用高性能价格比的普及型企业级服务器和Microsoft Windows 2000 Server操作系统，数据库管理系统采用Microsoft SQL Server2000，各部门使用兼容PC机作为客户端。集成酒店系统管理、电话计费管理、门禁接口、前台接待与收银管理、酒店营销管理、餐饮管理、应收款管理等软件模块及配套产品，为宾馆酒店提供符合其行业特点的低成本的总体解决方案。第二节：系统设计原则本着科学、求实的态度，从用户利益的角度考虑，为保证系统的稳定可靠运行，规范高效的实现信息化管理，满足公司长远发展的需要，我们在进行系统的总体设计和系统选型的时候，严格遵循以下基本原则：l 设计合理性原则：设计的合理性体现在二个方面：一是硬件，我们在进行硬件设计时，既要保证网络的快捷通畅，又要保证系统中每台设备的性能不随业务的增长而降低。另外，在系统最为核心的部位，我们坚持“就高不就低”的观点，按照高标准进行配置，把稳定性作为优先考虑的因素。二是软件，本系统涉及的软件种类比较多，有：操作系统、数据库、管理软件、财务软件、办公处理软件等，保证这些软件在最底层的融合，是我们在选择产品时应科学认真对待的重要问题。l 先进性原则：同类管理软件，市场上种类很多，但性能和侧重点各有不同，衡量一个系统的先进性，应从以下几个方面考虑：（1）选择的支撑平台是否代表主流。（2）系统的技术架构是否符合软件技术的发展方向。（3）业务管理思想是否满足同行业的普遍需求。l 经济性原则：整个系统的规模虽然不大，但涉及的产品线还是比较长，我们在进行系统配置时，坚持“可用可不用的情况下，不用”的观点，在保证业务流程和管理不受影响的情况下，为用户减少不必要的投资。另外，在保证系统稳定运行的前提下，尽可能使用免费软件。l 可靠性原则：系统的可靠性取决于二个方面：一是硬件的品牌和渠道。二是软件的成熟性，一个成熟的软件应该是专业的公司用专业的技术人员和某行业的业务专家共同开发出来的，并且经过一定数量和规模的用户通过一定的时间测试和完善的。所以我们在选择软件时是经过认真科学比较的，并经过国家权威的测评机构认定的产品。第三节：系统性能l 安全性1. 系统级访问保护，在应用系统之外，未经授权无法访问数据；2. 多层访问权限控制；3. 系统级运行日志和备份恢复功能；4. 选用SQL数据库体系，则安全性可达美国国家级安全标准；5. 经测试，系统Y2K兼容。l 开放性1. 可用于多种平台，服务器选型和操作系统选择广泛。l 易操作性1. 采用图形用户界面（），遵循商业软件设计风格。l 数据完整性1. 系统级数据合法性及完整性检查。l 速度1. 充分利用服务器资源，减少网络传输量。l 可扩充性1. 可更换服务器，网络操作系统，数据库平台，而不必修改应用程序。第四节:网络结构第五节：系统功能5.1酒店信息化管理系统流程预订流程：接待流程：结帐流程：5.2酒店信息化管理系统主模块介绍酒店信息化管理系统HOTEL预订Reservationl 散客预订：直接预订、回头客预订、预订修改、预订取消（自动释放预留房间/餐桌/KTV等）、预订散客查询、客户单位档案查询；l 团体预订：团队预订菜单输入、预订确认、预订排房/排桌、预订团体查询、预订修改；l 报表：预期到店宾客表、预订未到宾客表、预订接受报表、等待客人报表、预订修改报表、预订取消报表、预订客源分析表、销售房价分析表、预订订金报表；l 功能简介：图形化界面，操作方便、快捷、直观，可在一张动态表上完成预订、入住（就餐等）、修改、入帐、结帐等工作。可处理客人的特别要求并记入档案，如特别入帐要求、每日特别要求；提供黑名单管理用于记录在饭店有不良行为（如逃帐、通缉犯等）的特殊人物，当他预订登记时，系统自动识别；VIP管理，对政府要员、文化名流等提供特别服务。超预订控制。实时的房间状态以及近期可出租房情况分析统计。详实的客史档案以便查询、汇总、统计。接待Receptionl 登记：散客登记、团体登记、团体成员登记、钟点房登记、长包房登记、保密房、团体会议房快速填单登记、长包房客人暂离店及回店登记；l 其他：团体资料修改、自动开长途电话、登记修改、宾客续住、宾客换房、加床、房态查询、住店宾客查询、住店团体查询、早餐人数统计；l 报表：预期到店宾客表、预订未到宾客表、预期离店宾客表、住店宾客表、住店团体表、团体用房/就餐分配表、住店/就餐宾客来源表、国籍报表、外籍宾客报表、VIP客人报表、内用房/就餐一览表、免费房/就餐一览表；l 功能简介：动态登记(动态登记在房态图/桌态图表中单击任一OK房/闲置桌,即可登记使整个接待流程在一个窗口上实现)。提供按姓名、房号、预订号、团名、公司名、到离日期等多个项目的模糊查询。回头客可直接调出客人档案，自动提示客人来店次数、消费总额、上次房价、特别要求等信息，以便为客人提供个性化服务。与IC门禁接口登记的同时完成IC卡的写卡，不需重复录入。为客人提供留言服务。操作员之间可留言，在操作员登录系统时，发给他的留言会自动显示。可在预订或登记时设置特定时间，某类帐或所有的帐挂到某个房间或某个公司。结帐Cashierl 结帐：离店结帐、中间结帐、单项结帐、团体结帐、临时帐户处理、转帐处理、预付款宾客挂帐处理、团体挂帐处理、消费补帐、逃帐处理；l 查询：帐项汇总帐单查询、分类明细帐单查询、流水明细帐单查询、帐项汇总总帐单查询、总帐单查询、历史帐单查询；l 报表：当班缴款明细表、缴款统计表、前台结算统计报表、预付款明细表、分类帐项汇总、营业报表、收入日报表、房费收入日报表、综合营业日报表、宾客欠款表、团体欠款表、信用发生日报表、内部转帐日报表、冲帐/补帐帐单一览表、预付款报表、优惠房统计；l 功能简介：完善的信用限额控制防止客人逃帐。可满足客人多种多样的结帐要求，打印明细帐、汇总帐及混合帐单。可自动转帐、挂旅行社帐或协议单位的应收帐。团队客人自动结帐、团队成员提前结帐、冲减帐、多功能帐项转移、合并长住客人帐单等。非住店客人帐务处理。问讯Informationl 饭店信息查询：遗失物品查询、房态信息查询、客人帐单查询、客人留言、去向查询、VIP客人查询、历史宾客查询、酒店服务项目查询、登记单组合查询、当日抵店客人信息查询、当日离店客人信息查询、在店客人帐务查询、长包房帐目分阶段查询、在店客人信息报表、在店VIP一览表、免费/折扣房一览表；l 公共信息查询：民航时刻表、铁路时刻表、长途汽车时刻表、轮船时刻表、电话号码、区号、邮政编码，本地酒店一览表、特色餐馆一览表、购物商店一览表、旅游景点一览表。夜审Night Auditl 报表：营业报表（实时）、营业收入日报表、缴款明细表、房费收入报表、综合营业报表、宾客欠款表、团体欠款表、挂帐单位欠款表、收款员报表、入帐报表、挂帐报表等、POS结算报表、前台结算报表、公关费用一览表、POS折扣表、房间折扣表；l 房费审核及过帐；l 夜审确认；l 功能简介：对客人信息资料、 房态、帐目进行一致性检查，及时发现应离未离、应到未到客、帐目转入转出不符的情况，提醒夜审人员更正。自动房费过帐，并计算出各种费用记录到相应的帐户中，重新计算各帐号的余额、更新一些数据库。进行历史数据的保存，生成重要的统计数据和财务做帐报表。可设置夜审期间需要打印的报表。财务及应收款Account Receivable l 客户及应收款管理l 资金卡管理l 各种帐目监控报表查询营销Marketingl 预订管理：散客预订、团体预订、宾客预订修改或取消、会议室预订或修改或取消、宴会预订或修改或取消；l 报表：预订取消报表、预订客源分析表、销售房价分析表、会议室预订明细表、宴会预订明细表、常客列表、宾客来源分析表、客房营业统计表、营业收入统计表、客人生日报表、客情表；l 档案：个人档案、团队档案、旅行社档案、协议单位档案、合同管理、客户帐单；l 功能简介：客户单位档案中的佣金、房价等信息，自动进入预订系统。对销售人员可统计销售业绩。可统计一段时间的销售排行榜。客房中心Housekeepingl 客房管理：房态管理、房吧消费管理、客人洗衣管理、客房赔偿管理、客人失物管理；l 设置：置OK房、置脏房、置维修房、房吧设置、客房备品设置、洗衣设置；l 报表：客房状态表、脏房表、OK房表、预排房表、维修房表、散客用房表、团体用房表、房吧消费明细表、赔偿明细表、失物报表、洗衣统计表、次日离店客人一览表，当日领料一览表、当日盘存一览表、当日消耗一览表、房屋赠品一览表、客房维修用料一览表；l 功能简介：实时的房源图显示每间房的房态、维修房、客人信息、住店或预订或退房状态、VIP客人标志、团队名称、长包房等信息。系统房务自动维护。在客房部可输小酒吧、洗衣等费用到客人帐上。设置维修房和维修天数。餐饮中心Restaurant Centerl 餐厅管理：桌态管理、餐厅消费管理、客人管理；l 设置：菜品、酒水、餐桌等设置；l 报表：餐桌状态表、餐桌占用表、餐桌闲置表、预定表、散客用桌表、团体用桌表、餐厅消费明细表、赔偿明细表、离店客人一览表，当日领料一览表、当日盘存一览表、当日消耗一览表、赠品一览表、维修用料一览表；l 功能简介：实时的桌源图显示每张餐桌的状态、客人信息、就餐或预订状态、VIP客人标志、团队名称等信息。系统自动维护。在餐厅中心可将就餐费用转账到到客人客房中心帐上。设置维修餐桌和维修天数。商务中心Business Centerl 信息查询：帐单查询、价格管理、话费查询；l 报表：订票人列表、所有票列表、订票明细表、交款明细表、营业收入明细表、耗材明细表；l 功能简介：提供传真、打字、复印、电话、上网、订票等各种服务收费。为客人提供多种信息查询。住店散客、住店团体记帐。饭店内部公务费用记帐。会议室Conference Rooml 功能简介：会议室预订、会议室预订修改、会议室预订取消。会议室设置。会议室预订情况报表、会议室使用情况报表。会议室布置要求。通用收银（超市商品管理）Point of Salesl 基本设置：商品代码设置、POS机设置、收款员设置、结算方式设置；l 商品销售：变价、退货、结算前取消品种、计算找零、折扣处理、折让处理、VIP卡折让处理；l 报表：当班缴款明细表、收款机日报表、收款员日报表、商品销售日报表、商品销售统计报表、商品资料一览表。维修工程Repairingl 维修工程处理；l 维修工程报表：分别按部门、类型、费用来源汇总，明细报表，物料使用明细及汇总；l 维修工程设置：部门、维修人员、工程类型、费用来源、物料分类、物料清单设置。设备管理Fixed Assetl 设备卡片；l 设备报表：设备登记簿、设备部门统计表、设备类别统计表、设备增减一览表；l 设备设置：设备类别、部门、增减方式、使用状况。人事Personnell 人事卡片；l 花名册；l 部门分布情况统计；l 人事统计：按性别、年龄、性质、学历、部门、党派汇总；l 设置：部门、性质、状态设置。宾馆触摸屏查询Hotel Informationl 酒店简介l 房价及客房内图片l 电话号码及旅游信息l 世界时间l 天气预报l 外汇牌价总经理查询General Managerl 各部分报表汇总，可根据具体情况调整系统管理Administration & Configurel 基础系统参数设置l 操作员及权限管理l 运行日志查询5.3餐饮无线点菜系统介绍餐饮管理系统RESTAURANT预订Reservationl 餐桌/包间提前预订，无时间限制，无重复预订l 预订金输入，预订修改、取消、删除l 预订菜单输入及设置l 打印定座表营业台Front Deskl 实时显示餐桌状态l 餐桌保留、取消保留l 友好的点餐界面，支持编码、拼音码、名称、分类等多种快速点餐方式l 处理临时菜和临时标准菜l 换桌、并桌处理l 菜品分类折扣、单品折扣以及根据会员卡自动折扣处理l 常客历史消费查询l 服务员、营业员业绩统计l 餐券处理l 服务费处理l 最低消费处理l 计时收费处理l 支持同时使用多种付款方式，如部分现金部分刷卡l 操作员打折权限控制，超权时需经理批准l 经理刷卡赠品数量控制挂帐Account Receivablel 添加、修改可挂帐单位l 可设置每个挂帐单位最大信用额度l 挂帐单位往来帐补帐、回款及对帐单打印l 挂帐单位应收款报表会员卡Member Cardl 支持IC卡、磁卡等多种形式会员卡l 会员卡发放、卡资料修改、注销、挂失l 可以选择打折、储值、透支、自动积分等多种功能l 会员卡消费报表，积分统计l 长时间未消费会员提醒，失客分析l 会员生日提醒，客户关怀l 短信群发模块l 来电显示模块l 可作为一卡通系统的一部分吧台存库Storagel 吧台酒水、饮料库存管理l 餐桌点酒水、饮料后自动扣减库存l 吧台库存盘点，损溢调整l 客人存放酒水录入、查询报表Reportl 即时营业状况l 营业日报表，收银缴款报表，帐单查询l 菜品销售分类报表、销售明细、销售排行、单品销售分析l 逐月、逐日、分时段客流分析l 服务员、点餐员、营销员业绩报表l 酒水销售表l 常客分析、桌位分析、毛利分析l 折扣分析、赠品分析、退菜分析客户Customerl 对消费客户跟踪记录l 可记录客户姓名、生日、单位、联系方式、喜好、忌讳、特征、消费次数、累计消费金额、特别要求、投诉记录l 会员生日提醒，客户关怀l 短信群发模块l 来电显示模块系统管理Administration & Configurel 部门、餐桌添加，修改，删除l 菜谱分类、菜谱添加、修改、删除l 可定义标准菜l 操作员及权限管理l 服务员、点餐员名单添加，修改，删除l 口味设置l 付款方式、折扣类型设置l 系统操作日志查看扩展功能无线点餐Wirelessl 通过掌上 点菜宝 与服务器无线连接，省去网络布线的麻烦l 多种点菜输入方法，包括：分类、编码、拼音码、手写，灵活快捷l 实时浏览餐桌、包间情况，实时开台l 点菜实时发送到厨房和收银台l 点菜整体备叫处理，单个备叫处理l 整体催菜处理，单个催菜处理l 预订查询l 客人口味、历史消费查询l 今日推荐查询l 加菜、退菜处理l 沽清处理触摸屏点餐Touch POSl 无需鼠标键盘的快捷点餐界面，几乎不需要培训l 支持先结帐或后结帐模式l 支持中英文菜单、中英文帐单l 内外宾人数统计l 服务员业绩统计l 会员卡储值、自动折扣、自动积分l 发票、小费处理l 操作员折扣权限控制厨房打印Kitchen Printingl 可将所点菜自动分单打印到厨房l 厨房打印单上显示桌号、菜名、数量、口味l 厨房打印单可选是否带条码，以便出品使用l 催菜、缓菜、换桌时发通知到各厨房出品管理Kitchen Controll 控制厨房上菜速度l 控制餐桌上菜缓急l 可接扫描枪5.4KTV系统介绍KTV管理系统KTV预订Reservationl 可查询与统计包房使用情况，及时准确解答顾客的咨询l 可实时查看房间状态、具有多种表示状态、多种排序方式、多种显示方式、适合不同操作习惯。营业台Front Deskl 具有多种显示方式、多种收费方式、灵活打折方式、多种支付方式、多种模式开房、多种房间状态l 支持配送、预定房、预付、预结、转房、并房、点、赠、退酒水、换班、补单、查询等功能、操作简单套餐管理Meal Managel 持kit流程中最常见的变化多样的套餐管理，可以根据要求自动组合套餐，修改套餐、取消套餐，方便前台收银的帐务处理，简化了操作，成本核算更精确、对于的套餐的项目一目了然包房管理Room Managel 通过本系统为顾客提供提前预定包房的服务l 具有多种预定方式和灵活记录信息，支持多次预定修改，支持多次预定且预定时间灵活，多种参数控制和自动处理方式，适应不同管理方式需要消费下单Consumption Down l 顾客在大厅等设有散台的区域通过服务员点餐进行消费，服务员通知散台下单，为顾客提供服务l 界面清晰直观，操作方便，全面支持小键盘操作，多种方式选择酒水信息，支持会员消费，支持促销员下单，便于统计促销提成，灵活的限制金额功能，灵活控制下单点的下单区域。报表Reportl 本系统主要