八步法A3资料制作幻灯片.ppt

1 A3资料制作技巧 2 部下 上司 问题解决的思考过程 有效并有针对性的指导 A3 A3资料的特点 是人才培养 OJD 的重要工具 沟通 为什么要 制作简洁易懂的资料 对资料使用者而言 能够尽快理解 能够供每一位相关人员理解 即便意见不同 那什么地方不同 简洁易懂的资料 能够帮助引发有建设性的讨论 即便内容有问题 也容易发现问题所在 便于进一步指导和修正 对资料制作者而言 自觉地意识并思考如何 制作简洁易懂的资料 有助于对思路的自我检测和整理 3 什么是 什么是A3资料 A3资料是强有力的沟通工具之一 能够将问题解决的8个步骤归纳在一张A3纸上 是赞成或是反对 对哪个部分进行讨论 论点明确 通过视觉表达 使内容一目了然 有助于尽快理解问题 将节省出来的时间用于对内容的讨论 即使很忙的人也可以很快速地理解 做出决策 A3资料是培养问题解决能力的交流工具 问题出在哪一步 一目了然 便于指导和被指导 4 今天学习的目的就是 尽一切可能排除上述危险 掌握将A3资料功效发挥到最大限度的技巧 什么是 A3资料 并非只在形式上满足A3要求即可 一味的填充令资料不得要领 不知图表为何而做 图表 表格的表现内容艰涩难懂 理解了每个项目的内容 却不能了解整篇资料的中心 5 1 A3资料制作的步骤 资料的撰写 5大步骤 顺序 Step 检查校对资料 Step 撰写资料内容 Step 确定版面设计 Step 撰写资料纲要 Step 明确资料目的 确定纲要的主体 确定对纲要主体进行补充的内容 检查纲要整体 根据纲要 确定版面设计 模板 确定各文本框的标题 分别将各部分内容填入模板 修饰资料 使内容能够一目了然 提纲的制作 最后检查整体的效果 考虑是 面向谁 的资料 考虑要 如何使用 资料 考虑资料用于 何种用途 考虑要传达 什么内容 重点 6 资料的撰写 5大步骤 顺序 Step 检查校对资料 Step 撰写资料内容 Step 确定版面设计 Step 撰写资料纲要 Step 明确资料目的 确定纲要的主体 确定对纲要主体进行补充的内容 检查纲要整体 根据纲要 确定版面设计 模板 确定各文本框的标题 分别将各部分内容填入模板 修饰资料 使内容能够一目了然 提纲的制作 最后检查整体的效果 考虑是 面向谁 的资料 考虑要 如何使用 资料 考虑资料用于 何种用途 考虑要传达 什么内容 Step1 明确资料目的 7 Step1 明确资料目的 资料是说明 传达事情的工具 制作什么样的资料要依其目的而定 关于目的 首先要考虑 面向谁 如何使用 何种用途 最后明确传达 什么内容 公司外部 公司内部 其他部门 本部门 经管会 部长或室长 课长 面向谁 资料的内容 传达什么 分发 开会 自己进行说明 上司进行说明 经管会 部长或室长 课长 如何使用 说明 自己进行说明 上司进行说明 经管会 部长或室长 课长 用途如何 报告 联络 商谈 决裁 决裁 决定是否批准提案 8 资料所要传达的内容由制作资料的目的来决定 即使所涉及的内容一样 因资料的使用目的不一 资料所传达的内容也应当有所改变 首先自问自答 资料的目的是什么 思考为达成这一目的应当在资料当中传达什么信息 从以下角度出发 明确目的 面向谁 如何使用 用途如何 此3点 Step1 明确资料目的 技巧 9 Step2 撰写资料纲要 资料的撰写 5大步骤 顺序 Step 检查校对资料 Step 撰写资料内容 Step 确定版面设计 Step 撰写资料纲要 Step 明确资料目的 确定纲要的主体 确定对纲要主体进行补充的内容 检查纲要整体 根据纲要 确定版面设计 模板 确定各文本框的标题 分别将各部分内容填入模板 修饰资料 使内容能够一目了然 提纲的制作 最后检查整体的效果 考虑是 面向谁 的资料 考虑要 如何使用 资料 考虑资料用于 何种用途 考虑要传达 什么内容 10 制作简明易懂的说明纲要是使资料通俗易懂的前提 没有好的纲要 无论任何版面设计或讲求视觉效果都没用 简明易懂的纲要 就是要简洁 遵循问题解决的步骤 合理 符合逻辑 纲要主体 每个步骤的信息都表述简单 符合逻辑 整体的长度以口头表述 秒到 分钟为佳 纲要补充内容简洁地整理出 个左右的理由或数据 以从逻辑上支持各步骤所给出的信息 各个步骤所传达信息的理由和补充数据 Step8巩固成果 Step7评价结果和过程 Step6贯彻实施 Step5制定对策 Step4把握真因 Step3设定目标 Step2分解问题 Step1明确问题 Step2 撰写资料纲要 11 1 确定纲要的主体将每一步所要传达的信息用至多1句话表述类似报纸上的新闻标题口头念一下 长度以从30秒到1分钟为最佳 2 确定对纲要主体进行补充的内容为每条信息找出3个左右的理由或数据 3 检查纲要整体比照资料的目的反复通读 思考 面向谁 如何使用 何种用途 Step2 撰写资料纲要顺序 12 资料不可能一次制作成功 思路尚未理顺 或观察到的各个要素尚未具备整体的整合性 首先考虑每个文本框的主题信息 检查这些信息的组合是否具备逻辑上的关联性 制作纲要的要点在于 掌握对制作一份资料有用的信息的量 适中 语言是否简明易懂 各项主题的串联是否合乎逻辑此3点 Step2 撰写资料纲要 技巧 13 资料的撰写 5大步骤 顺序 Step 检查校对资料 Step 撰写资料内容 Step 确定版面设计 Step 撰写资料纲要 Step 明确资料目的 确定纲要的主体 确定对纲要主体进行补充的内容 检查纲要整体 根据纲要 确定版面设计 模板 确定各文本框的标题 分别将各部分内容填入模板 修饰资料 使内容能够一目了然 提纲的制作 最后检查整体的效果 考虑是 面向谁 的资料 考虑要 如何使用 资料 考虑资料用于 何种用途 考虑要传达 什么内容 Step3 确定版面设计 14 根据做好的纲要 确定资料的版面设计 模板 顺着思路进行版面设计 应当将较多版面分给需要强调的重点和步骤 标题 顺着思路展开 Step3 确定版面设计 15 初稿 论据 论据 论据 想强调的重点 结论 初稿 论据 论据 把想强调的重点放在正中间 先提结论 其它参考 Step3 确定版面设计 16 资料的撰写 5大步骤 顺序 Step 检查校对资料 Step 撰写资料内容 Step 确定版面设计 Step 撰写资料纲要 Step 明确资料目的 确定纲要的主体 确定对纲要主体进行补充的内容 检查纲要整体 根据纲要 确定版面设计 模板 确定各文本框的标题 分别将各部分内容填入模板 修饰资料 使内容能够一目了然 提纲的制作 最后检查整体的效果 考虑是 面向谁 的资料 考虑要 如何使用 资料 考虑资料用于 何种用途 考虑要传达 什么内容 Step4 撰写资料内容 17 标题 需要强调的部分用粗体字 大字 文章要 简明扼要 具体的 主动语态 使用的表和图 图表 给予他人 视觉性 遵循文体和书写格式的基础 通过框格的上下左右进行合并 Step4 撰写资料内容 确定版面设计后 接下去就要填写各文本框中的内容 行文要尽量简明扼要 并使用图表 表格 使资料具有较强的视觉效果 修饰资料 使资料更简洁明了 使着重强调的部分一目了然 关键技巧在于统一文体和书写格式 只强调需要强调的要点 18 1 各框内容的书写 1 文章要 简明扼要 具体的 主动语态 简明扼要 尽可能用一行文字表达 一句话表达一个内容 开门见山 的表现 不重复使用相同的词语 具体的 避免抽象的表达 主动语态 尽可能避免被动的表达 2 使用的表和图 图表要给予他人 视觉性 2 内容要采取一目了然的布局和修饰 遵循文体和书写格式的基础 通过框格的上下左右进行内容的排版 需要强调的框格和文字要使用粗体字和大字 尽可能选择3种以下的颜色和字体 对想强调的部分进行强调和标注 Step4 撰写资料内容 19 20 Step4 撰写资料内容 1 撰写各文本框的内容 简明扼要 尽可能用一行文字表达 两行以上无法让人一目了然 一句话表达一个内容 不好的例子 由于6月份起新研制的汽车上线 与原有汽车并行生产 目前的状况无法对应 因此必须对车间的布置和作业方法进行改革 好的例子 6月份起新研制的汽车上线 实行与原有汽车并行生产 需要改善车间布置和作业方法 开门见山 的表现 不好的例子 安全问题并不是不比数量问题重要 双重否定 好的例子 安全问题比数量问题重要 不好的例子 质量不合格的事件 去年发生了34起 今年又发生了18起 好的例子 今年发生质量不合格的事件18起 去年34起 不重复使用相同的词语 1 文章要 简明扼要 具体的 主动语态 Step4 撰写资料内容 具体 避免抽象的表达方式 不好的例子 今年的销售情况还可以 好的例子 今年的销售完成了目标的98 具体的 主动语态 主动语态 尽量避免被动的表达方式 不好的例子 业绩受下属的干劲儿所影响 好的例子 下属的干劲极大影响着业绩 2 使用的表和图 图表要给予他人 视觉性 参照 资料作成的有效工具 后续 1 撰写各文本框的内容 1 文章要 简明扼要 具体的 主动语态 Step4 撰写资料内容 2 内容要采取一目了然的布局和修饰 不好的例子 好的例子 1 统一文体和书写格式 文本框的上下左右对齐 不好的例子 促销方法的现状和改善方向 好的例子 文体不一致 主语 宾语不同 填写内容不同 2 须强调的文本框和文字用主题 加大字号 整篇资料使用的语言及表达方式是否具有一致性 句末表现方面 整体内容方面 符号和编号是否注意保持了同整体统一 避免无谓的修饰 过度的修饰 反而会让读者无法区分哪里是修饰过的 哪里是未修饰过的 Step4 撰写资料内容 技巧 23 Step 检查校对资料 资料的撰写 5大步骤 顺序 Step 撰写资料内容 Step 确定版面设计 Step 撰写资料纲要 Step 明确资料目的 确定纲要的主体 确定对纲要主体进行补充的内容 检查纲要整体 根据纲要 确定版面设计 模板 确定各文本框的标题 分别将各部分内容填入模板 修饰资料 使内容能够一目了然 提纲的制作 最后检查整体的效果 考虑是 面向谁 的资料 考虑要 如何使用 资料 考虑资料用于 何种用途 考虑要传达 什么内容 Step5 检查校对资料 24 标题 很容易明白整体的思路吗 能快速看清初稿的大纲吗 想说的话有遗漏吗 页边距与文体内容的整体布局是否合宜 合理布局 Step5 检查校对资料 25 26 问题解决A3资料的特点 1张纸展现8个步骤 用一张纸表达所要表达的事物的情节 根据资料的目的 用途的不同 写法也是不同的 最佳的表现方法还是A3资料 A4资料和A3资料一样 也是将情节进行理论地展开 以让对方更加容易理解 写报告时 要根据所要报告的人的职位 将要点总结在3页A4纸内 尽可能1页纸 为好 作为报告的依据或数据等 以附件的形式附在报告的后面 更容易使人理解 2 A4资料制作 何谓A4资料 27 干 思路 关于 的决裁 1 目的 2 现状的问题点 背景 3 改善设想 A案 B案 C案 方案对比 4 建议选择的方案 5 结论 年月日姓名 A4资料 样式 28 3 资料作成的有效工具 柱状图 比较绝对值的大小 1 图 图表 的种类及用途 Ex 折线图 随着时间的推移有变化 Ex 年度不良发生件数推移 29 圆环图 比较整体比例 构成比 Ex 条形图 各项目的构成比 Ex 修理工数设备区别 地点 Total7650个 零部件生产实际 3 资料作成的有效工具 30 两轴线柱状图 重点指向 Ex 粗材加工不良项目件数 年1 6月实际N 250 散点图 复数数据的相关关系 Ex 温度和不良发生件数 不良件数 温度 湿度和不良发生件数 不良件数 湿度 3 资料作成的有效工具 31 2 图 图表 的写法 Ex 图1 零部件不良率推移 技术室提供资料 根据目的 选择合适的图表 醒目的标题 编号 数据的出处 调查方法等特殊事项的标注 必须表明单位 刻度和刻度线要清晰 很多线的时候 考虑如何更能使人看得清楚 3 资料作成的有效工具 32 3 制作图 图表 时的注意事项 不同单位的事物在同一张图表上表现 容易产生误断 Ex 单价上涨了吗 单价降低了吗 3 资料作成的有效工具 33 刻度设定的方法 会引起判断的差异 Ex 大的变化有回复的基调吗 没有特殊的变化 Ex A B 2 1 A B 3 2 3 资料作成的有效