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办公室文秘工作交流报告 校长办公室倪浩2010年10月28日 2020 3 20 1 一 公文办理二 校务信箱及信访三 信息公开四 信息报送 报告提纲 2020 3 20 2 一 我校公文办理 2020 3 20 3 一 我校常用公文 涉及12种 决定 通告 通知 通报 指示 意见 批复 决议 报告 请示 函 会议纪要 常用7种 决定 通知 通报 意见 报告 请示 函 2020 3 20 4 1 决定 1 功能用于对学校重要事项或重大行动做出安排 奖惩有关单位及人员 2 分类a 重要事项决定 如 关于同意王玉等21名学生转专业的决定 b 奖惩决定 如 关于表彰2010届优秀毕业生的决定 2020 3 20 5 文件校发 2010 号关于 的决定 一 开头 决定缘由 目的 根据 二 主体 决定内容 落实要求和措施 三 结尾 提出希望 要求 附件 可有可无 公章 年 月 日 2020 3 20 6 2 通告 1 功能公布社会和学校有关方面应当遵守或者周知事项 2 分类a 法规性通告 关于禁止机动车辆进入校园的通告 b 知照性通告 关于110周年校庆的通告 通告不写抬头 无主送单位 2020 3 20 7 关于 的通告一 通告开头 通告缘由 背景等 二 通告事项 分条 三 通告结尾 本通告自发布之日起实施或 特此通告 公章 年 月 日 2020 3 20 8 3 通知 1 功能适用于转发上级机关公文和传达要求学校各单位办理 周知或者执行的事项 2 分类a 颁发规章通知b 转发文件通知c 发布指示 布置工作通知d 任免通知e 会议通知 2020 3 20 9 转发上级来文通知 文件校发 2010 号 关于转发 的通知 为了 来文意义 现将 号 转发给你们 请遵照执行 附件 发文机关 公章 年 月 日 2020 3 20 10 布置工作的通知 文件校发 2010 号关于 的通知 为了 根据 决定 现将有关事项通知如下 一 二 以上各项 望认真贯彻执行 执行情况及时向 报告 公章 年 月 日 2020 3 20 11 大会会议通知 文件发文字号 关于召开 大会的通知 为了 决定召开 大会 有关事项通知如下 一 议题 议程 二 时间 会期 三 报道 地点 四 参会人员 五 与会准备 六 交通 食宿等 特此通知 公章 年 月 日 2020 3 20 12 常规会议通知 关于召开 会议的通知 为了 决定召开 会议 现将有关事项通知如下 一 时间 地点 二 议题 议程 三 参会人员 四 与会准备 提出要求 请假等 特此通知 公章 年 月 日 2020 3 20 13 4 通报 1 功能适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神 2 分类a 表彰通报 介绍事迹 事迹意义 表彰决定 希望号召b 批评通报 错误事实 错误分析 惩罚措施 提出希望c 情况通报 缘由目的 情况信息 希望要求 2020 3 20 14 文件校发 2010 号 关于表彰 的通报 一 时间 地点 人物 事件 原因 结果 二 成绩 意义 影响 三 决定事项 四 号召或希望 附 公章 年 月 日 2020 3 20 15 文件校发 2010 号 关于 的通报 一 叙案 二 性质 三 损失或后果 四 叙由并引出决定事项 a b 五 防止类似事件发生的措施 公章 年 月 日 2020 3 20 16 5 意见 1 功能适用于对重要问题提出见解和处理办法 2 分类a 规划性的意见b 实施类意见c 具体工作的意见 2020 3 20 17 文件校发 2010 号 关于 的意见 为了 根据 我们在 期间 进行了 工作 总情况 总做法 目前出现了 新问题 新情况 新要求 特制定如下实施意见 一 指导思想 工作原则等 二 组织机构 工作程序等 三 附件 经常采用的形式 公章 年 月 日 2020 3 20 18 6 批复 1 功能适用于答复下级机关的请示事项往往在标题中明确表示对请示事件的意见 如 关于同意 学院设立 研究机构的批复 2020 3 20 19 文件校发 2010 号 关于 的批复 你单位 关于 的请示 发 2010 号 收悉 经研究 现批复如下 一 二 特此批复 或此复 附件 件共 页 公章 年 月 日 2020 3 20 20 7 报告 1 功能适用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关询问 2 类型a 工作报告b 情况报告c 建议报告d 答复报告 2020 3 20 21 文件校发 2010 号 关于 的报告 为了 根据 在 期间 进行了 工作 现将有关情况报告如下 一 工作经过和成效 二 做法体会 三 存在题 四 今后的打算 以上报告 请审查 或如无不当 请批转 公章 年 月 日 2020 3 20 22 8 请示 1 功能用于向上请求指示 批准 2 应用范围a 遇到问题无法解决 需要学校或校领导指示b 处理较为重要的事件和问题 要上报批准c 有解决问题方法 但没有权力或能力实施d 各单位之间在重要问题上出现意见分岐e 请校领导参加活动 指导工作 2020 3 20 23 3 分类a 请求指示的请示b 请求批准的请示 主送机关只能一个 不能多头请示 只能主送上级机关 不能送领导本人 不得越级 请示必须有签发人 留下联系人 常用结语 当否 请批示 以上请示 请审批 特此请示 请予批复等 2020 3 20 24 文件校发 2010 号签发人 关于 的请示 鉴于 为了 根据 拟 提出请示的事项 特此请示 请予批复 附件 公章 年 月 日 2020 3 20 25 9 函 1 功能适用于不相隶属机关之间商洽合作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 2 分类a 公函和便函b 发函和复函函是平行文 写法特别要注意用语分寸 2020 3 20 26 函件校 函 2010 号 关于上报 的函 开头 事由 主体 一事一函 结尾 礼貌性语言向对方提出希望 结语 特此函商 特此函告 特此复函 一般的便函还可以此致 敬礼 附件 联系人 公章 年 月 日 2020 3 20 27 10 会议纪要 1 功能适用记载 传达会议情况和议定事项 2 分类a 决策型b 研讨交流型 2020 3 20 28 会议纪要 年 月 日 由 主持 在 召开了 会议 参加会议的有 大会会期 月 日 月 日 大会期间听取了 讨论了 一 大会认为 今后任务 打算 二 大会指出 任务要求 做法 三 大会号召 或希望 公章 可不要 年 月 日 2020 3 20 29 二 我校公文格式 1 发文机关标识 版头 红头 2 公文份数序号 不体现 3 密级 基本不用 4 发文字号5 签发人 主要用于请示 6 标题7 主送机关 内发可省略 8 正文9 附件10 发文机关署名11 成文日期12 印章13 主题词14 抄送单位15 印刷机关和印刷时间 2020 3 20 30 2020 3 20 31 三 我校公文办理流程 1 发文程序 包括草拟 审核 签发 复核 缮印 用印 登记 分发等程序 2 收文程序 包括签收 登记 审核 拟办 批办 承办 催办等程序 2020 3 20 32 2 收文程序 包括签收 登记 审核 拟办 批办 承办 催办等程序 2020 3 20 33 2020 3 20 34 拟文要求 各单位上报的文件 领导签字 拟文稿纸上基本要素要全 提高拟文质量与水平 严把文稿审核关 拟文单位要终审 2020 3 20 35 收文拟办 涉及某一方面的工作 请分管领导批示 涉及全局的工作 请主要领导批示 属于周知性的文件 请领导传阅 传阅件严格按照领导排序依次传阅 收文 领导带回会议文件 部门收到重要文件 重要电话均应作收文处理 公文一律通过文书人员传递 不得横传 公文管理 公文办毕 归档保存 2020 3 20 36 四 我校公文办理常见问题 1 发文随意 1 很多部门通知其他单位填报填写资料 会议通知等 为突出权威性 希望校办发文 实质以部门名义发通知即可 2 很多做好具体事项的通知类发文 可以不用校级发文 由职能部门以函件形式通知即可 最终公布结果时才用校级发文 如评选 申报 评聘 教学质量评价 转专业等 3 随时发文 有很多单位上午送发文要求 下午希望拿到 2020 3 20 37 2 格式不规范 1 公文文头不规范a 上报公文无签发人 很多单位报学校的请示单位领导没有签字 b 发文字号形式有误 乱用第字 年份用方括号不用六角行 文号不加虚等 2020 3 20 38 2 标题不规范a 标题缺少行文单位公文标题通式为 行文单位 关于 事由 的 文种b 标题无文种将一般材料误作为法定公文 致使标题无文种 如 单位关于报送2010 2011学年的总结 c 转发 印发性通知文种被放弃如 关于转发 的方案 2020 3 20 39 d 不伦不类的标题文种并用 如请示报告 任免决定的通知等 文种混用 将 请示 错用成 申请 e 标题中事由表达不全如 学院关于申请经费的报告 f 标题中乱用标点符号公文标题除法规 规章加书名号外 一般不用标点符号 如 南京农业大学关于开展 读书月活动 的通知 2020 3 20 40 3 缺正文在公布办法 实施方案 报送自查报告 统计资料等发文 发函时 部门拟稿人经常出现不拟正文 直接把附件当正文 附件题目作为正文的题目等问题 有的单位在交书面发文稿纸时 经常忘记发送电子稿 2020 3 20 41 4 附件问题a 正文中附件名称与实际附件名称不符 b 附件标注序号不规范 2020 3 20 42 5 成文日期问题a 没有日期b 日期不全 如 二OO六年一月 06年1月14日 等 c 日期有误 成文日期确定原则 1 会议通过的决定 决议以会议通过日期为准 2 领导签发的 以签发日期为准 3 联合行文 以最后签发机关的领导签发日期为准 4 法规性文件以文件批准日期为准 5 一般信函 电文以实际发出日期为准 2020 3 20 43 6 主题词问题a 发文稿纸上不标注主题词b 主题词不全 缺类别词 文种等 c 主题词标序混乱 数量多 主题词一般不超过5个 顺序是先标类别词 再标类属词 在标类属词时 先标反映公文内容的词 最后标反映公文形式的词 例 关于印发 南京农业大学国有资产处置管理细则 的通知 先标类别词 资后 再标反映公文内容的类属词 资产处置 管理细则 最后标反映公文形式的类属词 通知 2020 3 20 44 7 发文机关与收文机关发文机关和主送机关标识应当使用全称或规范化简称 联合行文 主办机关排列在前 如 经管院 公管院 动科院 动医院 食品院 外语院 人文院 工院 2020 3 20 45 3 行文规则混乱 1 越级行文 如系 所 课题组越过学院上报请示 2 多头行文 如 教务处 科技处并学工处 3 请示一文多事 如一个请示里要求解决两件事 4 主送个人 如 xx书记 xx校长 5 党政不分 如党委条块的请示 报告送到校办 2020 3 20 46 4 文种的误用主要表现在报告和请示的错用 报告和请示同属上行文 但是性质截然不同的两类文种 1 行文目的不同 报告陈述情况 不要求批复 请示请求指示 要求批复 2 公文内容不同 请示不排除含有一定的情况汇报 但报告中不能夹杂请示事项 3 规范性用语不同 报告用 以上报告如有不妥 请指示 特此报告 等 请示用 当否 请批复 特此请示 请批复 2020 3 20 47 目前 这两种文种滥用主要表现在 a 请示 报告混用如 关于请校领导出席毕业典礼的报告 b 请示 报告并用如 关于召开 会议的请示报告 2020 3 20 48 5 正文结构公文结构层次序数混乱 特别是公文内容比较多 更容易出现各个部分所用标号不统一 规范的层次结构 第一层为 一 第二层为 一 第三层为 1 第四层为 1 数字 2020 3 20 49 6 文字问题 1 不合公文文体的描述性语言 2 繁琐冗长 多套话 如 根据 精神 在 指导下 在 关怀下等 3 用词不当 不符合语法 如词义误用 生造词语 词语使用不当 成分残缺 成分多余 搭配不当 如 学生的住宿条件普遍增加了如 针对上述检查出的问题 今后要进一步加强与改进 4 公文中的人名 地名 单位等名称表述混乱如 同一名词在一篇公文中数次出现时表述不一致如 随意用简称 2020 3 20 50 7 用印 1 公文没有盖章 除了会议纪要都需要盖章 2 盖章位置随意 斜盖 反盖 一般的用印方法是 骑年压月 上大下小 当印章下弧无文字时 采用下套方式 仅以下弧压在成文时间上 当印章下弧有文字时 采用中套方式 即印章中心线压在成文时间上 2020 3 20 51 8 数字与汉字问题 1 阿拉伯数字与汉字混用 二十世纪80年代 2 阿拉伯数字用法错误 百分之三十三 需要用阿拉伯数字的地方 1 公历世纪 年代 年月日和时刻均使用阿拉伯数字 如20世纪80年代 14时30分 2 计数与计量和统计表中的数值必须使用阿拉伯数字如正负整数 分数 小数 百分比 比例等 3 文件编号 证件号码和其他序号均应用阿拉伯数字 如校发 2010 号 4 引文标注中版次 卷次 页码 一般均应使用阿拉伯数字如第3卷 人民出版社2006年8月第1版 第101页 2020 3 20 52 需要用汉字的地方 1 作为定型的词 词组 惯例语 缩略语须使用汉字 例 一律 一方面 十滴水 第四季度 八九不离十 2 邻近两个数字并列连用表示概数时 应使用汉字如 三四天 五六米 一二百套 3 带有 几 字的数字表示约数 必须使用汉字 如 十几天 一百几十次 4 整数一至十 如果不是出现在具有统计意义的一组数字中 也可以用汉字 但要注意照顾到上下文的统一 如 一个人 四本书 六辆车 读了十遍 八个百分点 5 含有月日 简称表示事件 节日和其他意义的词组使用汉字 如 三农 问题 十七大 6 星期几一律用汉字 如 星期一 星期五 7 公文中成文日期和部分结构序数须使用汉字 2020 3 20 53 9 其他错误 1 引文文号错放在文件名前例 根据教育部教高 2008 3号文件颁布的 普通高等学校图书馆规程 的文件精神 2 常识性错误例 经国家教委批准 我校土管学院 经济贸易学院 2020 3 20 54 二 校务信箱及信访 2020 3 20 55 1 校务信箱运行状况 1 部分单位没有明确校务信箱管理员 2 有校务信箱管理员但是回复率不高 2020 3 20 56 校务信箱回复统计 2020 3 20 57 2020 3 20 58 2 信访工作情况 1 信访制度 我校在2009年11月颁布了 南京农业大学信访工作实施细则 试行 其中对信访 信访事项 处理规则 办理程序 督办等作了详细阐述 2020 3 20 59 b 信访机构 学校成立信访工作领导小组 下设办公室 挂靠校长办公室 协调全校信访工作 a 信访含义 是指学校师生员工和其他利益主体采用书信 电子邮件 电话 传真 走访 校务信箱以及各单位网络交互平台等形式 向学校反映情况 提出建议 意见或投诉请求 2020 3 20 60 c 处理规则 学校实行信访 首访责任制 各单位处理来信来访只办不转 d 办理程序 信访事项的办理一般采用登记 编号 拟办 批示 调查 催办 答复 归档等程序 e 办理时间 收到信访事项15日内告知信访人是否决定受理 受理的信访事项60日内办结 情况复杂延长期限不超过30日 2020 3 20 61 2 信访工作存在问题a 信访体系不健全 各单位信访意识不强 矛盾经常上交b 信访员队伍缺乏 没有兼职信访员 2020 3 20 62 3 对各单位建议要求a 健全信访工作责任制 明确分管领导和兼职信访员b 加强信访意识 学习 信访工作实施细则 c 定期向学校信访办公室报送信访数据 2020 3 20 63 三 信息公开 2020 3 20 64 学校在开展办学活动和提供社会公共服务过程中产生 制作 获取的以一定形式记录 保存关涉学校师生员工和其他主体的合法权益或者公共利益的信息 应当按照规定向相关利益主体公开 1 何为信息公开 2020 3 20 65 公开为常态 不公开为例外 2 公开原则 2020 3 20 66 1 涉及国家秘密的 2 涉及商业秘密的 3 涉及个人隐私的 4 法律 法规和规章以及学校规定的不予公开的其他信息 3 不公开范围 2020 3 20 67 4 推进背景4月6日 教育部29号令发布 高