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第3章会计软件 本章主要内容会计软件概述会计软件操作流程与基本功能会计软件选择会计软件与ERP软件会计软件实施流程 1 第一节会计软件概述 一 会计软件的概念会计软件是一种运用于实际会计工作的计算机应用软件 它以计算机作为手段 通过对人工输入的记账凭证或原始凭证进行加工处理 自动生成会计账簿 会计报表以及其他相关的会计信息资料 从而完成会计核算工作 会计软件 模块 数据库 会计软件文档 2 二 我国会计软件的发展 单项型 核算型 管理型 1988年 1993年 1996年 1998年 会计软件的发展是与一个国家社会经济的发展和企业管理模式的演变息息相关的 从企业的角度审视 结合我国社会经济和企业管理模式的不同发展阶段 可以从以下几个方面了解我国会计软件的发展历程 如下图 3 起步阶段 1977 1988年 发展阶段 1988 1993年 提高阶段 1993 1998年 腾飞阶段 1998年以后 1 从会计软件功能看 4 基于DOS平台的会计软件 基于WINDOWS平台的会计软件 基于浏览器界面技术的会计软件 2 从会计软件的操作界面和技术看 5 3 从会计软件的网络体系结构看 F S阶段 C S阶段 B S阶段 6 三 会计软件中的基本术语会计主体与帐套设置会计期间货币计量 人民币 若业务收支以人民币以外的货币为主的单位 也可选定其中一种货币作为记账本位币 但编报应当折为人民币 财务分工 通过操作人员密码控制 7 会计主体 也称会计个体 是指会计工作为之服务的一个特定单位 企业 事业单位 机关团体等 手工会计下 易化分会计电算化下 通过账套设置来确定的 8 我国 会计法 规定 以公历年度作为会计年度 即以每年的1月1日起至12月31日止作为一个会计年度 为了及时了解企业的经营情况 在会计年度内还要按月份 季度和半年度结账 编制财务报表 9 第二节会计软件操作流程及基本功能 一 会计软件操作流程 软件安装 环境设置 帐套设置 系统初始化 操作员及权限设置 会计科目设置 编码设置 初始数据录入 日常业务处理 期末核算 系统维护 会计软件操作流程图 10 系统环境设置主要包括 会计数据备份方式 网络用户及数据库用户设置等 账套设置包括 定义账套单位名称 本单位使用的会计制度类型 会计期间设置 会计科目级次及位数 账套启用时间等 为了达到财务部门各个岗位以及不同财务人员的相互牵制 根据企业内部控制制度的要求 要对会计人员进行分工 并加密 从而使整个会计电算化工作由不同的操作咒在相互制约的基础上共同完成 日常业务处理 原始单据的处理 记账凭证的加工 账簿的登记 查询和打印 报表的编制等 期末核算 期末成本费用的计算 分配和结转 期末结账等 其中最重要的是期末结账 通过结账 将本期有关会计账户的发生额和余额计算出来 从而根据结账后的金额把握企业的财务及经营状况 11 二 会计软件基本功能 会计软件基本功能是指会计软件必须具备的功能和完成这些功能的基本步骤 账务处理流程 手工 原始凭证记账凭证登账报表电算化 数据输入数据处理数据存储数据输出 12 1 会计数据输入 1 会计软件初始化数据输入 2 原始凭证和记账凭证的输入2 会计数据处理 1 根据审核无误的会计凭证登记会计账簿 2 自动银行对账 3 自动编制会计报表3 会计数据输出屏幕显示输出 打印输出 软盘或网络输出等4 会计数据存储所有数据都以文件形式存在磁性介质中 13 会计数据输入 会计数据处理 会计数据存储 会计数据输出 会计数据处理流程图 14 会计数据输入会计数据输出 原始数据 计算机系统 会计数据处理 存储 会计报表 计算机帐务处理流程图 15 三 会计软件的总体结构及主要功能 帐务处理子系统以记账凭证作为处理对象 完成全部记账 算账 对账 转账和结账工作 生成日记账 总账和明细账 除各子系统生成的明细账之外 具有银行对账 出纳管理 往来账管理 部门核算和项目核算等功能 工资核算子系统工资初始设置职工工资基础资料编辑工资增减变动及工资数据编辑生成工资转账凭证各种工资单 工资汇总表的查询打印 16 固定资产核算子系统固定资产卡片结构和分类编码设置固定资产折旧方法定义固定资产凭证定义固定资产变动资料输入和修改固定资产折旧的计算和固定资产相关信息查询等存货核算子系统及时准确地反映采购业务的发生 货款的支付及存货入库情况正确反映存货的收发结存数量 提供各种存货的动态状况 及时反映各种存货积压和短缺信息 生成存货明细账 存货库存信息表等根据各部门各产品领用材料情况 自动进行材料费用的分配 生成材料费用分配表自动编制机制转账凭证 并传递给账务处理子系统和成本核算子系统 17 成本核算子系统实现各种费用的归集和分配 及时准确地计算出产成品的总成本和单位成本 并自动编制机制转账凭证传递给账务处理子系统 并将产品成本信息传递给存货核算子系统销售核算子系统实现对销售收入 成本 税金 费用和利润的核算 应收 应付帐款子系统应收账款子系统完成各应收账款的登记 冲销工作 动态反映各客户信息及应收账款信息 并可进行账龄分析和坏账估计 并生成应收账款明细账 账龄分析表及其他各种汇总表和分析表 应付账款子系统完成各应付账款的登记 冲销及应付账款的分析预测工作 及时反映各流动负债的数额 以及偿还流动负债所需的资金 并生成应付账款明细账 账龄分析表以及其他各种汇总表和分析表 18 报表子系统主要实现各种会计报表的格式定义 取数分工定义 完成报表的自动编制 并可进行报表查询 打印 报表分析和汇总 报表系统生成的会计报表包括 对外报送资产负债表 利润表 现金流量表和结内报送的各种内部报表 财务分析子系统财务分析是建立在会计核算的基础上 对财务数据进行综合分析 一般包括财务状况结构分析 财务状况比较分析 财务状况趋势分析和财务预算方案完成情况分析等 19 四 会计软件各子系统的数据联系数据传递关系是指一个系统的数据输出作为另一个系统的数据输入 供其加工处理 实现数据共享 会计软件各子系统的数据联系图如下 工资核算子系统 固定资产核算子系统 存货及应付帐款核算子系统 成本核算子系统 帐务处理子系统 销售及应收帐款核算子系统 报表子系统 财务分析子系统 会计软件各子系统的数据联系图 20 第三节会计软件的选择 一 商品化会计软件商品化会计软件的优点 软件质量高 通用性 可扩展性强 成本低 见效快 维护有保障 21 商品化会计软件的不足 对会计人员的综合素质要求较高 不能完全满足单位的核算要求二 定点开发的专用会计软件 了解 方式有 自行开发 委托开发 联合开发三种 22 三 商品化会计软件的选择商品化会计软件的合法性考察考察会计软件功能是否满足本企业业务处理要求考察会计软件的性能特点考察软件公司的发展前景和售后服务 23 第四节会计软件与ERP软件 一 会计软件与ERP软件的区别ERP EnterpriseResourcePlanning 的全称是企业资源计划 它是指建立在信息技术基础上 以系统化的管理思想为企业决策层提供决策运行手段的管理平台 它是整合了企业管理理念 业务流程 基础数据 人力物力 计算机软硬件于一体的企业管理信息系统 ERP软件的基础是会计核算 核心是对企业的物流 资金流和信息流进行全面一体化的管理 24 二 ERP的发展70年代的MRP阶段MRP MaterialRequirePlanning 是物料需求计划 它是根据有关数据计算出相关物料需求的准确时间与数量 还可以考虑到企业现有的生产能力和采购的相关条件约束 将生产能力需求计划 车间作业计划和采购作业计划全部纳入其中 主要有如下功能 客户订单处理主生产计划物料需求计划能力需求计划 25 80年代的MRP 阶段MRP ManufactureResourcePlanning 称为制造资源计划 它是把企业作为一个有机整体 从整体最优的角度出发 通过运用科学方法对企业各种制造资源和产 供 销 财和个环节进行有效地计划 组织和控制 使其得以协调发展 并充分发挥其作用 其主要功能模块 企业经营计划生产规划主生产计划能力需求计划物料需求计划财务管理 26 ERP阶段ERP企业资源计划 除了上述的MRP MRP 功能外 还包括以下内容 先进的排程计划系统制造执行系统配销 运筹管理整合的财务功能供应链管理与客户端的信息整合与供货商的信息整合等 27 三 ERP软件的主要功能模块 物流管理模块 分销模块 库存控制 采购管理 财务管理模块 会计核算 财务管理 生产控制管理 主生产计划 物料需求计划 能力需求计划 车间控制管理 ERP软件主要功能模块图 28 第五节会计软件的实施流程 一 会计电算化实施的条件 企业的客观需要 企业内部的协调 良好的管理基础工作 特别是会计基础工作 必要的投资 专业人员的合理配备 29 二 会计软件实施前的准备 清理规范会计业务工作内容 会计核算程序的规范化 科目编码的规范化 凭证和帐簿的规范化 成本核算方法的规范化 会计数据准备 整理建帐所在月份的期初余额和发生额 整理手工系统与电算化系统有差异的数据 整理各个项目代码 人员培训 计算机操作基础培训 软件维护培训 30 三 会计