辅导员常用文书写作规范PPT课件.pptx

辅导员常用文书写作规范 2016年2月21日 学生事业部 潘复超 为进一步提高学生干部队伍的政治素质 业务水平和领导能力 将于今年9月举办 2014年未来行政精英培训班 请你写一篇公文 题目为 关于举办XX学院2014年未来行政精英培训班的通知 要求 1 格式规范 2 内容全面 3 文字通顺 辅导员职业能力测试试题 2016年辅导员培训 某辅导员的试卷 2016年辅导员培训 培训提纲 2016年辅导员培训 辅导员常用文书的分类 1 辅导员常用文书的特征 2 辅导员常用文书的书写规范 3 辅导员常用文书的写作 4 一 辅导员常用文书分类 分类 法定文书 事务文书 会务文书 规章文书 其他文书 2016年辅导员培训 一 常用文书分类 法定文书 处理党务和行政事务过程中经常使用的公文 包括 决定 通知 通报 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要等 2016年辅导员培训 一 常用文书分类 2016年辅导员培训 事务文书 这是高校辅导员日常工作和生活中经常使用的文书 包括 计划 总结 调查报告 简报 述职报告 大事记 公示 事迹材料等 一 常用文书分类 2016年辅导员培训 会务文书 这类文书是召开各种会议或活动时经常使用的文书 包括 主持词 开幕词 闭幕词 讲话稿 会议议程 会议须知 会议记录 会议决议等 一 常用文书分类 2016年辅导员培训 规章文书 这种文书指高校制定的在一定范围内要求有关人员遵守的规章制度 包括 条例 规定 章程 办法 守则等 一 常用文书分类 2016年辅导员培训 其他文书 社交礼仪类文书 请柬 邀请书 贺信 贺电 感谢信 表扬信 喜报等 专用书信类文书 倡议书 介绍信 聘书 证明书 保证书等 宣传信息类文书 消息 海报 启事 声明等 条据契约类文书 协议书 合同 请假条 借条 欠条 收条 留言条等 二 常用文书的特征 特征 实用性强 真实性强 针对性强 时效性强 2016年辅导员培训 表述的简洁性 二 常用文书的特征 2016年辅导员培训 学生考勤制度1 学生每学期必须按时报到 自开学起开始考勤 2 学生上课 包括自习课 实验 实习 形势教育 班会 两操 规定参加的会议等全部实行考勤 因故不能参加者 必须按规定事先办理请假手续 凡事先没有请假或请假未批准 或超过假期事先未办理续假手续者 均以旷课论处 3 学生在节 假日期间 必须按规定的时间离校和返校 因故需提前离校或推迟返校者 须事先办理请假手续 若遇特殊情况 不能按时返校者 应出具相关证明 否则 均以旷课论处 4 请事假一天以内 由辅导员批准 三天以内 由学部 院 领导批准 一周以内由学生事业部批准 一周以上由主管校领导批准 二 常用文书的特征 2016年辅导员培训 发展党员公示经本人申请 党组织长期培养考察 近期确定 等3名同学为拟发展对象 根据我校党委发展党员公示制的规定 现公示如下 姓名性别出生年月班级职务是否团员申请入党时间 男1995 614级工商1班班长是2014 9 1 女1995 714级物流2班团支书是2014 10 1 女1995 814级人力1班学习委员是2014 11 1公示期为即日起5个工作日 即2月6日 12月10日 凡对发展上述同志入党有意见者 请及时以书面或口头形式向经管学院党总支反映 也可直接向党委组织部反映 接待时间 每天8 00 12 00 14 00 16 30联系电话 经管学院党总支 党委组织部 二 常用文书的特征 2016年辅导员培训 学生会例会制度为了更好的管理和服务于学生 加强自我约束 自我管理能力 充分发挥学生干部的主观能动性和管理规范性 特制定学生例会制度如下 1 例会时间 每周日夏季19 00 冬季18 302 例会由分团委及学生会全部成员参加 3 有特殊情况须向主席递交书面申请 否则作缺席处理 4 由副主席安排并宣布例会议程 5 各部部长清点本部出席例会人数 并汇报分团委学生副书记 6 每次例会都由各部门负责人汇报本部本周工作情况及下周工作计划 顺序依次为 宣传部体育部学习部文艺部实践部生活部人力资源部办公室 7 最后经主席商讨 确定散会 希望分团委学生会成员积极配合 出色完成我院学生会的各项工作 学院 年 月 日 二 常用文书的特征 2016年辅导员培训 场地申请书保卫处 根据2015级新生军训安排 我院2015级新生将举行中秋联欢晚会活动 活动时间为2015年9月14日晚19 30 21 30 活动人数为365人左右 特申请学校足球场为活动场所 恳请批准 申请单位 机电学院二 一五年九月十日 二 常用文书的特征 2016年辅导员培训 四川科技职业学院2015年公开招聘辅导员拟录用人选公示根据我校2015年公开招聘辅导员方案 经报名 资格审查 笔试 面试成绩 拟录用以下3位人员 现予以公示 拟录用人选名单 米本胜潘复超任亚朗公示期 2015年6月4日至2015年6月10日 如有异议 请以书面形式反映 反映问题要实事求是 署本人真实姓名 联系电话 人力资源部 学生事业部 特此公示 四川科技职业学院学生事业部二 一五年六月三日 三 常用文书的书写规范 2016年辅导员培训 一 版面规范 1 字号公文的标题使用2号小标宋体字 正文使用3号仿宋体字 小标题使用3号黑体字 其他文书可参照公文字号 也可相对灵活 常见其他文书标题使用2号黑体字或华文中宋字 加粗 正文使用小四宋体字 1 5倍行距 小标题使用4号宋体字或黑体字 加粗 三 常用文书的书写规范 2016年辅导员培训 一 版面规范 2 回行文书的标题回行时 要做到词意完整 排列对称 间距恰当 不能将词语生硬拆分 造成单句词意不完整 如 关于进一步加强学生宿舍管理与服务的通知正文回行应顶格 数字 年份不能回行 三 常用文书的书写规范 2016年辅导员培训 一 版面规范 3 不宜使用自动编号功能 利用MicrosoftWord进行文档编辑时 通常会出现自动编号 虽然比较便捷 但数字与文字之间的间距过大 一般不宜在文书写作中使用 三 常用文书的书写规范 2016年辅导员培训 二 格式规范 除法定文书外 其他文书的写作要遵循 约定俗成 的格式要求 这种写作规范并非是一种严格规定的法定形式 而是无数前人在写作实践中所取得的某种共同的认识和约定 也可以说是一种审美趣味上的趋同和共识 而法定文书的写作 则必须遵循严格的格式规范要求 三 常用文书的书写规范 2016年辅导员培训 二 格式规范 公文格式的制作 完整的公文 是由眉首 主体 版记三大部分组成 三 常用文书的书写规范 2016年辅导员培训 二 格式规范 眉首部分 眉首由发文机关标识 发文字号组成 它由一条红色反线与主体部分隔开 三 常用文书的书写规范 2016年辅导员培训 二 格式规范 主体部分 主体部分 是文件的最主要部分 由标题 主送机关 正文 附件 印章 成文时间等项目组成 三 常用文书的书写规范 2016年辅导员培训 二 格式规范 版记部分 版记部分由印发机关 印发时间 二维码组成 三 常用文书的书写规范 2016年辅导员培训 二 格式规范 关于成立2015年国家奖助学金评审领导小组和评审委员会的通知 四川省教育厅办公室关于开展2015年节能宣传周和低碳日活动的通知 三 常用文书的书写规范 2016年辅导员培训 三 语言规范 文书的语言必须合乎规范和逻辑 必须合乎各种文体的书写习惯 首先应使用规范的简化字 规范的标点 在数字的使用和排列上也应符合规范 其次在文书写作中 应多使用一些专用的词语和固定的习惯用语 如 收悉 拟请 审定 可否 遵照 特此 等 以体现文书语言的简洁和规范 最后要适当使用得体的约定俗成语 要求句式完整 严谨 简练 少用抒情 描写 不使用日常口语 方言土语 不用倒装 反语等修辞手法 三 常用文书的书写规范 2016年辅导员培训 四 字词规范 1 字 不用错字 别字 异体字 包括不用胡乱简化的字 一切以国家语言文字工作委员会颁布的汉字简化表为准 错字是辅导员常用文书写作的大忌 不仅严重影响文书的质量 同时也可能会产生极其严重的后果 如某文书作者使用拼音输入法将 公共管理学院 误为 公公管理学院 一字之差 天壤之别 三 常用文书的书写规范 2016年辅导员培训 四 字词规范 2 词 不要生造词头 要注意正确运用现代高科技新术语 要使用书面语 忌用口语 要使用现代汉语 除已通用的个别文言词 如 其 之 者 所 和广泛使用的成语之外 不要文白夹杂 故意简古 慎用重叠式词语 如可用 方方面面 形形色色 但不可以用 开开心心 明明白白 清清楚楚 等 三 常用文书的书写规范 2016年辅导员培训 五 数字使用规范 1 阿拉伯数字 行政公文中的数字 除成文日期 部分结构层次序数和在词 词组 惯用语 缩略语 具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外 应当使用阿拉伯数字 如 省高校思想政治教育协会十三名专家莅临我校 中的 十三名 应为 13名 学生宿舍失窃物品价值共计四千元 中的 四千元 应为 4000元 三 常用文书的书写规范 2016年辅导员培训 五 数字使用规范 2 概数 相邻的两个数字并列连用表示概数 必须用汉字 连用的两个数字之间不得用顿号 隔开 如 七八十人 一两百栋宿舍 三 常用文书的书写规范 2016年辅导员培训 五 数字使用规范 3 约数 带有 多 余 左右 上下 约 等表示的约数一般用汉字 如 各学院学生代表三百多人参加了会议 共收到全校国防教育主题征文比赛投稿一千五百余篇 但是 如果文中出现一组具有统计和比较意义的数字 其中既有精确数字 也有 多 余 等表示的约数时 为保持局部体例上的一致 其约数也可使用阿拉伯数字 如 学校投入100万元 增加干部编制200个 划拨辅导员宿舍100多间 大力加强学生思想政治教育队伍建设 三 常用文书的书写规范 2016年辅导员培训 五 数字使用规范 4 结构层次序数 第一层为 一 第二层为 一 第三层为 1 第四层为 1 5 日期 辅导员常用文书中 公文成文日期必须使用汉字 如 二 八年三月一日 除此之外 其他日期一般使用阿拉伯数字 为 插入 中的 特殊符号 而不是 0 6 数字的完整性 如 15级学生应缴交学费为4560元 中的 15级 应为 2015级 15 16学年学生工作总结 中的 15 16学年 应为 2015 2016学年 三 常用文书的书写规范 2016年辅导员培训 六 标点符号规范 1 序数后面的标点符号 第一 后面用逗号 汉字 一 后面用顿号 有些文书使用 1 和 一 1 后面使用空格 这都是错误的用法 三 常用文书的书写规范 2016年辅导员培训 六 标点符号规范 2 书名号 书名 篇名 报纸名 刊物名 规章制度等 应用书名号 标示 常见有些文书将书名号误为双引号 如 电信学院学生课外科研办法 应为 电信学院学生课外科研办法 需要特别注意的是 当报纸名 刊物名后接 编辑部 杂志社 报社 等一类名词时 一般不用书名号 如清华大学学报编辑部 读者杂志社 中国青年报社 三 常用文书的书写规范 2016年辅导员培训 六 标点符号规范 3 叹号 叹号是具有强烈感情色彩的标点符号 主观性强 而辅导员常用文书大多是组织行文 强调客观性 因此 在辅导员常用文书中 尤其是公文中 一般不宜使用叹号 三 常用文书的书写规范 2016年辅导员培训 六 标点符号规范 4 不使用标点符号的情况 常见的主要有 一是小标题句尾不用标点符号 二是固定格式结尾不用标点符号 如 此致敬礼 三 常用文书的写作 通知 2016年辅导员培训 1 通知的含义通知是使用频率最高 适用范围最广 使用权限最宽 形式简便多样的一种下行公文 有时也是告知有关单位需要周知或共同执行的事项的平行公文 三 常用文书的写作 通知 2016年辅导员培训 2 通知的特点 功能的多样性 运用的广泛性 较强的时效性 三 常用文书的写作 通知 2016年辅导员培训 3 通知的分类 1 任免通知任免通知只需写明什么会议决定 任命什么人担任什么职务 免去什么人的什么职务即可 不必说明原因 任职通知和免职通知 可合用 也可分用 三 常用文书的写作 通知 2016年辅导员培训 关于 等同志任免职的通知各职能部门 教学单位 经研究决定 任命 为 学院院长 免去其 学院副院长职务 为 学院副院长 兼 免去其 学院副院长职务 为 学院副院长 四川科技职业学院二 年 月 日 三 常用文书的写作 通知 2016年辅导员培训 3 通知的分类 2 事务通知一般性通知的正文通常不很长 把需要交待的事项交待清楚即可 事项稍复杂的 一般分条陈述 有附件转发的 写清楚名称即可 川科学字 2015 53号关于评选2016届优秀大学毕业生的通知 三 常用文书的写作 通知 2016年辅导员培训 3 通知的分类 3 会议通知会议通知的内容一般应具备如下要素 会议名称 时间 日期 地点 会议任务 与会人员身份和数量要求 报到时间 地点 联系人及电话 与会准备工作要求 其他要求事项等 三 常用文书的写作 通知 2016年辅导员培训 关于召开2016全校学生就业工作会议的通知各二级学院 为了贯彻落实省 市学生就业工作会议精神 部署下一段的学生就业工作 决定召开全校学生就业工作会议 现将有关事项通知如下 一 会议内容 传达省人民政府关学生就业工作会议的精神 总结交流学生就业推荐服务工作经验 分析我校就业推荐服务工作中存在的问题 研究改进措施 二 参加人员 各二级学院院长 党总支书记 毕业班辅导员 参加会议人员名单 包括姓名 性别 单位