BWL-QP-10采购控制程序修改.doc

深 圳 欣 冠 佳 电 子 有 限 公 司SHENZHEN BESTWILL ELECTRONICS CO.,LTD文件编号BWL -QP-25版 本A页 次1/1程序文件采购控制程序生效日期2008/07/30文件制/修订记录序 号版 本制/修订依据制/修订履历及摘要生效日期修改前修改后1/2008/08/01发行编号：受控状态：本文件为本公司所有，非经许可不得翻印或抄袭。请确认文件是否为最新版本批准审核编制深 圳 欣 冠 佳 电 子 有 限 公 司SHENZHEN BESTWILL ELECTRONICS CO.,LTD文件编号BWL -QP-10版 本B页 次2/7程序文件采购控制程序生效日期2007/11/091. 目的：确保采购事务之顺利进行且能适时、适质、适量、适价供应生产或销售所需之原材料、包装材料及成品、设备、模治具、检测仪器。2. 范围：适用于本公司生产所需物料、外协件及服务的采购活动，所需之成品、设备、模治具、检测仪器。3. 权责：3.1仓管部物控: 3.1.1椐销售合同评审，结合库存状况，出具物料报缺单，负责根据产品交付周期跟催采购物料的交期并及时反馈给计划、作好计划与采购之间的信息传递。3.2 资源组： 3.2.1供应商之开发与评鉴, 材料成本控制，验证供应商的交付能力、服务质量。 3.2.2 供应商送样后，填写样品确认单，送工程部确认，并按回签的回复时间跟踪样品确认 结果，第一时间将确认结果书面通知供应商。 3.2.3 根据市场部下达的任务单，通知工程部提供电子档BOM清单，根据BOM清单确定每 种材料的供应商及单价。经副总经理、总经理签字确认后，送采购部经理及副总经理签收。 3.2.4 与供应商签定ROHS协议。3.3采购部： 3.3.1 负责执行采购计划任务，采购过程信息传递。 3.3.2订购物料与资源组之协商、采购协议书填写及下达、采购协议书签字确认及跟进。 3.3.3 订购物料之跟催，对帐、不良品及呆滞料的处理。 3.3.4 订购物料货款支付。3.4质检部：负责首次采购物料的验证，设计开发所需物料的验证、正常采购物料的检验（包括销售所需之成品之检验），验证包括生产辅料的验证；参与供应商的质量监督评价工作。 制定相关物料的检验标准。 3.5工程部：3.5.1供应商送样按样品确认单确认样品。3.5.2根据市场部任务单提供准确的BOM清单给资源组及生产部、仓管部、质检部等部门，BOM清单经确认后不得涂改，除非经工程部签字盖章确认，否则视为无效文件，任何部门不得依据随便涂改的BOM清单工作。3.5.2检验标准出现异议时，最终确认执行标准。3.5.3设备、模治具、检测仪器的验收。4. 作业内容： 4.1采购作业流程图：（见附件一）。 4.2一般采购作业：4.2.1 依据资源组提供的完整(含单价、供应商)采购申请BOM清单，按仓管部物控给出的物料报缺单订购物料，采购部负责采购物料具体数量的控制。集中采购的物料数量、非按任务单数量采购的物料数量，必须在采购协议书上注明“按单采购”、“集中采购”或“备料-数量”，且必须登记在电子档表格中，及时冲减、增加。此电子档必须放在共享文档中.深 圳 欣 冠 佳 电 子 有 限 公 司SHENZHEN BESTWILL ELECTRONICS CO.,LTD文件编号BWL -QP-10版 本B页 次3/7程序文件采购控制程序生效日期2007/11/094.2.2 采购依物控有效之物料报缺单填发采购协议书。4.2.3采购填写采购协议书，需明确说明采购之产品品名、物料编码、规格、数量、交期或附必要的图面规格书等，经经理、副总经理、总经理签定核准后，始可发给供货商，由供货商确认回签。无回签确认的采购协议书为无效协议，不得以此作为合同依据。采购跟单员不能及时收到签字确认的采购协议书，应立即重新向其他供应商采购。无回签确认的采购协议书，仍采购的，记小过处分一次。4.2.4.供应商之选择：依资源组在采购申请BOM清单上指定的供应商。指定供应商不能供货的，应以书面形式要求资源组在限定时间内指定供应商。4.2.5.当客户订单急需而合格供应商一览表中无此类相应规格产品之供应商时，资源组可在调查与评鉴进行中（试产期内）的供应商中指定供应商，但订单量共计不能超过10KPCS以上，品质与单价、交期符合本公司要求即可，采购作业按4.2.3项执行且采购协议书上需备注“在试产期内”。4.2.6.设备、模治具、检测仪器之采购过程由工程部依生产设备模治具控制程序执行。 4.2.7.资源组第一次向合格供应商采购物料特别重要、重要和一般类物料时，应签订质量保证协议，是ROHS产品的,应签订“ROHS”协议，明确品名、物料编码、规格、数量、质量要求、技术标准、验收条件、包装要求、违约责任及供货期限等。需要时，包括对供应商的组织结构、管理体系、过程控制、资源提供等方面的要求。质理保证协议需资源组组长签字方能生效。4.2.8.采购部根据需要将相应技术标准或图纸作为合同附件提供给供应商，包括与技术规格、检验标准、必要时采购部应对供应商进行解释,并作好发放记录。4.2.9.具体的采购作业由采购跟单员以采购协议书的形式执行，由供应商授权人签字回传生效。采购协议书要包括采购产品的名称，物料编码、型号或规格等级、数量、交货期、单价、验收标准等事项。采购协议书除交供应商外，还应通过物料软件系统提供相关信息给其他部门。4.2.10.采购员采购前，需核实此前提供给供应商的标准或图纸等是否有效，将采购协议书按公司规定程序审批后，才能发放进行采购。4.3样品采购作业：4.3.1送样原则4.3.1.1客户指定或经调查为合格供应商者。4.3.1.2产品品质及价格符合需求者。4.3.1.3生产客户所需求之产品或兼容品的供应商。4.3.2样品采购：4.3.2.1依请购单采购，属于旧材料的，由采购部按最近的采购价格采购。属于新材料的，由采购直接下发样品新材料采购单。由资源组负责开发新供应商，按排送样或小批量交采购部（如需付款，同时移交相关资料给采购部指定采购跟单员按排付款事宜），先完成样品制作。资源组随后进行供应商评定并确定价格及付款条件.深 圳 欣 冠 佳 电 子 有 限 公 司SHENZHEN BESTWILL ELECTRONICS CO.,LTD文件编号BWL -QP-10版 本B页 次4/7程序文件采购控制程序生效日期2007/11/094.4采购信息传递4.4.1 公司的采购文件包括采购申请BOM清单、辅料申购计划表、请购单、集中申购计划表、采购协议书、质量保证协议书、ROHS”协议，环保物料需有第三方（SGS、ITS、CTI等）的检测报告（复印件必须清晰，同时提交电子档）或相关的免责声明及承诺书（必须是正本）。4.4.2 当公司或顾客要求对采购产品在供应商现场实施验证时，申请物料采购的采购跟单员应在采购协议书中对验证的安排和产品放行的方法做出规定，必要时添加相关的附件。4.4.3 当公司或顾客的要求发生改变或供应商不能满足采购物料要求时，采购部应向市场部书面提出，由市场部与顾客沟通并得到的批准，并结果书面回复给采购部；对于供应商不能完全满足采购产品要求时，应书面向该供应商撤回采购协议书，并立即重新与资源组选择确定供应商4.4.4 已发放后的采购协议书如需修改，必须重新填写新的采购协议书并注明“修改”标识，并注明原单号作废标识，及时通知供应商取消原发放的采购协议书。4.5采购交期、变更控制4.5.1 采购部在采购协议书发出前，要根据合同评审要求、采购协议书内容，要求供应商按照期限交付，紧急采购协议书要将约定交期回复请购部门。4.5.2 采购在紧急采购协议书发出后，要进行供应商交货跟踪，反馈相关信息。在约定交货期前三天以电话、传真形式联络供庆商，跟催交期。4.5.3 供应商因其内部原因而影响本公司采购交货期、交货量者，必须尽快以书面通知采购部相关人员，并重新确定交货期，除按采购协议书确定其违约责任外，供应商、服务供应商应说明其最可能的交货期。采购部及时与市场部、仓管部物控、生产部等相关部门协商后，对取消的采购协议书，在原稿上加“取消”字样或印章，对修改采购协议书者，则重新打印修改后的采购协议书，并加“修改”字样,完成审批手续后,发给供应商。4.5.4 因客户要求变更而影响交货期时，由市场部按合同评审要求及其他约定进行沟通协商，确定违约责任。若变更经过确认，市场部应以书面形式通知采购部，采购部应及时通知供应商停止生产，随后再处理违约责任。4.5.5采购须于月底时统计本月各来料供货商的准时到货批次数，核算出其准时到货率，并登录于供货商准时到货率统计月报表上并呈经理确认，如有不合格率时，采购应分析不良原因，并开立其纠正与预防及改进措施要求单对其进行纠正改进措施。4.6采购的跟进4.6.1 采购员负责采购物料的跟进，并根据供应商的供应能力确定交付的方式，并将相关的信息传达到各部门。4.6.2 紧急情况下的采购跟进，由采购员负责联络各相关方，明确物料的验收标准；必要时现场跟进。深 圳 欣 冠 佳 电 子 有 限 公 司SHENZHEN BESTWILL ELECTRONICS CO.,LTD文件编号BWL -QP-10版 本B页 次5/7程序文件采购控制程序生效日期2007/11/094.7服务的采购及验证4.7.1 服务的供应商管理执行供应商管理控制程序。公司所需服务的范围包括：运输、包装、检测、计量、培训、公司公共事业服务等方面。4.7.2 直接相关部门负责申请所需的服务，并经过相关职责人员批准；在接受服务的过程中监督服务的进行。4.8采购产品的验证4.8.1 采购产品的首次验证4.8.1.1采购产品的验证按采购合同的规定方法或既有的国际、国家、行业的方法或标准进行验证；4.8.1.2验收证方式有：由质检部IQC进行来料品质验证，工程部进行工程制造、产品技术先进性方面的验证；对“ROHS”有必要时需送第三方检验，如SGS机构等；由生产部在实际生产的可操作性、可行性验证；由本公司相关部门在供应商现场实施验证；由具有资格的第三方进行验证；由公司的客户在公司现场实施验证；由客户在供应商现场实施验证。4.8.1.3验证活动可包括物料检验、测量，现场生产考察，生产工艺验证，提供第三方合格证明文件等方式。验证类型应在相应的检验标准中明确规定不同的验证项目和方法。4.8.1.4当有销售合同对供应商有其他条款约定时，客户或其代表有权在公司或供方处对供方产品进行验证，客户的验证不能免除公司提供其合格产品的责任，也不能排除客户因产品质量问题而拒收的可能。4.9紧急情况下的采购（即按正常工作时间内的审批程序会导致生产或其他工作事项停止，将造成较大损失的，只适用于正常生产、检验所用物料及设备仪器等）4.9.1紧急情况下各物料使用单位可向采购部提出紧急采购申请，经采购部经理确认批准后进行采购工作，采购部暂收来料后通知质检部进行来料检验，检验合格后允许使用；也可直接通知质检部边检边用。对紧急物料，仓管部应到现场办理收料及发料手续，紧急采购后，2个工作日内必须完成未完成的采购审批程序。4.9.2投入使用的物料经生产线检验存在不合格时，根据情况停止物料使用，进行不合格处理。4.10采购产品的交付4.10.1仓管部接到物料入厂通知后负责将送货单中的品种、数量、规格核对无误后，在送货单上盖章或签字暂收入库，“ROHS”或非“ROHS”产品分开摆放。4.10.2由仓管部送质检部检验，由质检部按照以下要求对采购物料进行检验：4.10.2.1对生产用的主要物料根据进料检验控制程序进行检验并填写进料检验报告4.10.2.2对生产辅料或免检物料清单中规定的物料进行验证并填写免检物料验证记录；4.10.2.3对非生产用物料、消耗性料由部门主管验证后，在入库单上签字，及时办理入库。4.10.3对检验不合格的物料，按不合格品控制程序执行。深 圳 欣 冠 佳 电 子 有 限 公 司SHENZHEN BESTWILL ELECTRONICS CO.,LTD文件编号BWL -QP-10版 本B页 次6/7程序文件采购控制程序生效日期2007/11/095. 相关文件： 5.1生产设备模治具控制程序 BWL-QP-05 5.2供货商评鉴控制程序BWL-QP-08 5.3进料检验控制程序 BWL-QP-175.4样品控制程序BWL-QP-20 6. 相关窗体记录： 6.1物料报缺单 BC-0436.2采购协议书 BC-044 6.3变更通知单 BC-026 6.4样品采购单 BC-045 6.5供货商单价状况一览表 BC-106 6.6供货商准时到货率统计月报表 BC-107 6.7样品新材料采购单 BC-108 6.8采购申请BOM清单 BC-109 6.9集中申购计划表 BC-110 6.10辅料申购计划表 BC-111 6.11质量保证协议书 BC-112深 圳 欣 冠 佳 电 子 有 限 公 司SHENZHEN BESTWILL ELE