ZOHOCRM-系统定制操作.ppt

ZohoCRM系统定制 ZohoCRM产品顾问 目录 用户权限分配及管理系统定制 用户权限分配及管理 角色 职位 用户 组 创建角色 默认 ZohoCRM提供管理员及标准两种角色 新建角色时需要选择复制已有的角色 根据访问权限控制 创建之后还可以根据需要随时对角色权限进行更改 提示 点击设置 用户及权限 角色 新建角色 保存只能选择复制已有角色的方式创建角色 且只有拥有管理角色权限的用户可以创建及修改角色信息 模块级权限 模块级权限控制各角色的用户对不同模块的访问权限 包括模块可见 创建 编辑 删除及浏览记录 例如 销售代表拥有访问线索及报价单模块的权限但没有访问发货单模块的权限 提示 点击设置 用户及权限 角色 编辑指定角色 选择对应权限 保存 子模块级权限 子模块级权限用来控制模块中各种操作 例如 某个角色拥有查看和创建线索的权限但是不能导出线索 文档报表及统计图表导入导出工具管理常规 提示 点击设置 用户及权限 角色 编辑指定角色 选择对应权限 保存 字段级权限 字段级权限设置用于控制模块中的字段可见及编辑权限 例如 某个角色只允许查看商机中的金额字段 其它角色可以查看并编辑金额字段 其它角色可能没有查看金额字段的权限 提示 点击设置 用户及权限 字段及链接权限 从下拉框中选择角色及模块 编辑 选择对应选项 保存 分配用户角色 管理员在添加用户时可以为用户分配角色 用户将拥有指定角色配置的模块及字段权限 提示 点击设置 用户及权限 用户 编辑指定用户 选择角色 从下拉框中选择 保存 删除角色 使用删除角色功能可以删除系统中不再需要的角色 删除角色时需要将相关用户转换为其它系统中存在的角色 提示 点击设置 用户及权限 角色 选择角色 删除 转换并删除不能删除默认的管理员及标准角色 职位 概览 创建职位 分配职位 编辑职位 删除职位 概览 职位用来定义公司内使用ZohoCRM系统的用户之间的组织结构 在ZohoCRM中高层职位的用户拥有访问其直属下属及其下属的数据 例如 销售经理可以访问销售代表的数据 但是销售代表不能访问销售经理的数据 创建职位 默认 ZohoCRM中有CEO及经理两个职位 根据需求用户可以自己设计并创建职位管理公司的组织结构架构 提示 点击设置 用户及权限 职位 新建职位 输入职位名称 选择 报告给 和同事共享数据 可选 保存不能编辑或删除默认CEO职位 只能对其做重命名操作 为用户分配职位 职位创建之后 管理员用户需要根据公司的组织结构为用户分配相应的职位 例如用户小李是公司的销售代表 因此可以为其分配销售代表职位 提示 点击设置 用户及权限 用户 用户名 点击对应链接 在用户明细页点击编辑 从职位列表中选择职位 保存 编辑职位 管理员用户可以根据组织结构变动随时修改用户职位 也可以重命名职位 更改上级职位或者修改职位共享设置 提示 点击设置 用户及权限 职位 职位超链接 编辑 保存 修改职位时 相关的数据共享及用户也将自动修改 删除职位 根据组织结构变更可以随时删除不需要的职位 删除职位时需要将关联的用户转换为其它职位 提示 点击设置 用户及权限 职位 职位超链接 删除 在删除职位页将职位转换为职位图中的其它职位 转换并删除 删除职位时 职位相关的用户将转化为其它选定的职位 所有下属职位也将转换为指定职位 管理用户 访问ZohoCRM系统的人员成为ZohoCRM用户 用户可以管理及共享ZohoCRM中的记录 例如 小李和小王都是某公司的员工 但是只有小李有ZohoCRM帐号 因此只有小李是ZohoCRM用户 如果以后小王也被邀请加入系统 那么小王也将成为ZohoCRM用户 用户类型 添加用户 激活 休眠用户 删除组 用户类型 普通用户 拥有CRM系统的访问权限及一些基本功能权限的用户 销售代表 客服代表等 特权用户 拥有普通用户的权限及一些管理员权限如界面定制 添加用户 管理工作流等 如销售总监 客服总监等 管理员用户 可以访问整个CRM系统 ZohoCRM系统最少需要配置一个管理员用户用来根据公司需求定制CRM系统 通常管理员用户由公司里管理层的某些员工或者专门分配定制系统工作的员工担任 默认 管理员用户拥有系统的所有权限 特权用户拥有部分管理员权限 例如 可以将部门主管设置为特权用户满足部分特权功能 添加用户 第一个注册ZohoCRM的用户将被作为管理员用户 帐号升级之后该用户需要将其他公司同事邀请到CRM系统中以开放其对CRM系统的访问 提示 点击设置 用户及权限 用户 添加新用户 在添加用户页中填写所有必填信息 保存备注 用户添加之后不能删除 但是可以休眠 休眠之后可以添加其他新用户 激活 休眠用户 根据业务需要 可以随时激活或休眠用户 比如 当有员工离职的时候 就可以将其帐号休眠并可以将休眠用户帐号中的数据转换给其他用户 提示 点击设置 用户及权限 用户 激活 休眠的用户 选中需要修改的用户 激活 休眠用户备注 只有激活状态的用户计算在您购买的用户数中 休眠的用户不能访问您的CRM系统 管理组 创建组 关联用户 编辑组 使用组共享数据 删除组 创建组 ZohoCRM允许创建不同类型的用户组并在组之间共享数据 但是记录不能直接将所有者分配给组 提示 点击设置 用户及权限 组 创建新组 保存 关联用户 组成员可以使用户 职位 职位及其下属或其它组 提示 点击设置 用户及权限 组 在组成员中选择用户 职位 职位及其下属 组 保存 使用组共享数据 创建数据共享规则时可以选择在组之间共享数据 提示 点击设置 用户及权限 数据共享设置 新建共享规则 保存 二 系统定制 系统预定义 页签定制 页面定制 字段定制 公司级定制 高级定制 系统预定义 系统预定义是系统定制准备阶段 需要弄清楚为什么要做系统定制以及如何定制 系统预定义步骤 审视业务流程讨论业务需求 包括深刻理解业务流程 未来可能的需求扩展等 审查行业专用术语每个行业对CRM系统都有其独特的需要 定制ZohoCRM时需要确定是否会用到某些行业术语 查看系统字段ZohoCRM提供的字段及模块可能并不适用于所有行业 因此您需要根据需求查看并选择符合您的需求的字段及模块 查看页面布局该步骤帮助您定义页面布局中必要的信息并为全方位定义页面布局做准备 系统定制级别 页签定制 产品定制准备工作完成之后 就可以开始根据您的业务逻辑来定制CRM系统了 以下是完整定制ZohoCRM的各步流程 显示 隐藏页签 重命名页签 页签组 Web页签 定制应用 隐藏 显示页签 默认 ZohoCRM显示18个页签 通过该选项您可以选择只显示需要的页签 提示 点击设置 定制 页签 页签布局 显示 隐藏页签 保存主页不能隐藏 默认显示的页签根据版本不同显示的有所不同 不管用户为什么角色 隐藏的页签将对所有用户隐藏 重命名页签 根据不同的行业及业务需要可以重命名模块 页签 提示 点击设置 定制 页签 重命名页签 编辑 需要重命名的页签 新页签名称 保存新的页签名称将显示在除报表及统计图表以外的所有地方 页签组 页签组可以帮助您组织不同的页签分类 比如销售 市场 服务支持等 您还可以根据角色分配对页签组的访问权限 提示 点击设置 定制 页签 页签组 创建页签组 根据步骤提示操作 保存 Web页签 Web页签可以帮助您在ZohoCRM内访问经常使用Web页面 比如公司内部论坛 人力资源管理平台及第三方应用门户等 同时 可以基于角色设置用户对Web页签的访问权限 提示 点击设置 定制 页签 页签组 创建页签组 根据步骤提示操作 保存 字段定制 默认 ZohoCRM每个模块都有默认的字段 同时 允许用户根据需求添加自定义字段 标准字段 ZohoCRM每个模块都包含系统默认的字段 所有者名称 公司名 姓 名 线索来源等 自定义字段 ZohoCRM每个模块最多可以添加130个自定义字段包括文本框 选择列表 数字等类型 特殊字段 某些特殊需求的字段如 税率 条款及条件等 提示 点击设置 定制 字段 选择模块 新建自定义字段 选择并填写必要的内容 保存 自定义字段 字段定制 线索模块的字段可以在线索转换时映射到其它模块 字段类型 下表是对自定义字段类型的简单说明 除预测模块以外的所有模块均可添加自定义字段 还可以重命名默认字段 但是不能隐藏必填字段 字段类型 字段类型 页面定制 产品定制准备工作完成之后 就可以开始根据您的业务逻辑来定制CRM系统了 以下是完整定制ZohoCRM的各步流程 页面布局 自定义链接 相关列表 搜索布局 自定义视图 页面布局 页面布局可以帮助您排列 显示 隐藏字段 根据需求通过拖放选项排列字段 提示 点击设置 定制 布局 选择模块 编辑页面布局 新建分栏 命名 布局选项 保存 页面布局组件 模块布局可以重新排列 字段也可重新排列或者删除 创建记录页面 设置完成后 销售人员就可以录入线索或联系人等信息了 自定义链接 自定义链接可以帮助您定义并访问第三方应用 只需要通过点击即可轻松实现CRM与其它应用的集成 提示 点击设置 定制 链接 选择模块 创建链接 添加链接 保存 相关列表视图 自定义相关列表视图可以重新排列相关列表的显示内容 不能删除系统定制的必填字段 相关列表视图 每个模块显示的相关列表均可自定义 搜索布局 ZohoCRM每个模块均支持搜索设置 提示 点击设置 定制 搜索设置 选择模块并选择字段 保存 全局搜索最多只支持选定6个字段 公司级定制 产品定制式 有些公司级的设置只有管理员用户可以访问 管理员级的定制包括 公司Logo 自定义链接 相关列表 搜索布局 自定义视图 公司Logo 为了实现CRM的个性化设置 ZohoCRM允许用户自定义企业Logo 提示 点击设置 机构设置 公司明细 编辑 公司Logo 保存 添加公司Logo需要对应的付费版本 货币 默认 系统对应的货币是美元 您可以根据业务需求更改货币信息 提示 点击设置 机构设置 货币 管理货币 保存 专业版只支持一种货币 企业版中可以配置多币种 最多可以配置10种货币 财年 根据公司的实际情况设置财年 财年设定之后 将自动在销售预测及销售报表中显示对应的财季 提示 点击设置 机构设置 财年 选择财年开始月 保存 更改财年开始月会影响到已经创建或者以后新建的销售预测 高级定制 线索转换映射 映射字段依赖性 阶段 可能性映射 联系人职位 公式字段 自定义相关列表 线索转换映射 当线索有购买您的产品或服务的意向时 可以将线索转换为客户 联系人及商机 可选 线索中的字段可以通过线索转化工具设置对应到其它模块对应的字段中 线索转换字段映射 提示 点击设置 定制 字段 线索 映射字段 更新字段 保存 映射字段依赖性 提示 字段依赖性可以通过一个选择列表字段的值来决定另外一个选择列表的数据选项 有些字段值需要依赖于其它字段的值 比如分行业字段会依赖于您选择行业字段 ZohoCRM中支持设置选择列表字段间的依赖关系 阶段 可能性映射 提示 点击设置 字段 商机 阶段 可能性映射 更新字段 保存 定义销售阶段对于销售预测的分析非常重要 使用阶段 可能性映射 预期收益 金额 可能性 100 联系人职位 点击设置 字段 商机 联系人职位 更新 联系人职位信息可以帮助销售人员明确客户公司的联系人