电算化用友系统：总账账务系统日常处理、凭证处理、月末结账PPT课件.ppt

总账账务系统日常业务处理之凭证处理 2015财会 总账账务系统初始设置完成后即可开始日常业务处理 凭证处理是日常业务处理中业务量最大的一块 也是日常业务处理的第一步 凭证处理 凭证是登记账簿的依据 是总账系统的主要数据来源 其正确性直接影响账簿的准确完整与否 凭证处理工作主要包括填制 修改 删除 出纳签字 审核 记账等 一 填制凭证 填制凭证是凭证处理工作的第一步 是电算化方式下工作量较大的一项内容 一般根据原始凭证直接在计算机上填制记账凭证 填制凭证 1 进入用友T3系统双击桌面上的用友T3图标 弹出用友T3注册登录窗口 填制凭证必须由相关会计人员进行 按照课本要求 以 02李冬 的身份注册 操作日期应填写期末日期 即2011 01 31 填制凭证 填制凭证 2 凭证的增加选择 点击增加一张空白凭证 即可增加凭证 进行记账凭证的有关操作 填制凭证 3 凭证的填制凭证填制包括两部分内容 一是凭证头部分 凭证类别 编号 日期 附件 二是凭证正文部分 摘要 科目 金额 辅助核算信息 1 凭证头部分 凭证类别 可以输入凭证类别字 收 付 转 也可以参照输入 1 收款凭证 收款凭证是用来记录现金和银行存款等货币资金收款业务的凭证 借方必有 2 付款凭证 付款凭证是用来记录现金和银行存款等货币资金付款业务的凭证 贷方必有 3 转账凭证 转账凭证是用来记录与现金 银行存款等货币资金收付款业务无关的转账业务的凭证 凭证必无 想一想 涉及现金与银行存款之间的转账业务 属于收款凭证 付款凭证还是转账凭证 付款凭证 凭证编号 一般由系统分类按月自动编号 即每类凭证每月都是从0001号凭证开始 制单日期 填制凭证的日期 设置了序时控制时凭证制单日期应大于等于启用日期 不能超过机内系统日期 附单据数 输入原始单据张数 凭证头部分 2 凭证正文部分 摘要 输入本笔分录的业务说明 要求简洁明了 不能为空 科目 必须输入末级科目 金额 金额不能为零 但可以是红字 红字金额以负数形式输入 辅助信息 对于要进行辅助核算的科目 系统提示要输入相应的辅助核算信息 如 数量核算业务 要输入数量和单价 部门核算业务 要输入部门名称或代码 个人往来业务 要输入名称和所属部门客户 供应商往来业务 要输入客户 供应商名称或代码 录入的辅助核算信息将在凭证下方显示 凭证正文部分 4 凭证的保存输入完凭证后 可对凭证进行保存操作 直接点击保存按钮即可 但出现以下问题时 将拒绝保存凭证1 凭证日期滞后系统日期 2 凭证类型与凭证内容不一致 3 凭证借贷金额不平衡 操作 例1 2011年1月5日 万兴发公司销售业务一部经理赵一山出差预借差旅费现金500元 附件1张 借 其他应收款 赵一山500贷 库存现金 人民币500 步骤 总账 凭证 填制凭证 单击增加按钮 选择凭证类型 付 输入制单日期 2011 1 5 输入附单据数 1张 输入摘要 输入科目名称 输入辅助核算的部门和人员 借方金额 回车自动跳到下一行 输入科目名称 贷方金额 注意 该题涉及个人往来的辅助业务核算 操作 例2 1月7日销售业务一部以现金支票 011213 支付广告费10000元 附件2张 借 销售费用 销售业务一部10000贷 银行存款 人民币10000 练一练 1 1月12日销售业务1部经理赵一山出差回来报销差旅费500元 附件4张 2 1月23日以现金支付办公费500元 附件1张 3 1月26日 收到银行利息结算账单 扣缴短期借款利息1250元 附件1张 课堂小结 这堂课我们学习了总账账务系统中凭证处理的第一步 填制凭证 填制凭证包括4步 进入用友T3系统 凭证的增加 凭证的填制 凭证的保存 二 修改凭证 在填制凭证中 通过翻页查找或输入查询条件 找到要修改的凭证 将光标移到修改的地方进行修改即可 可修改的内容包括摘要 科目 辅助项 金额及方向 增删分录等 练一练 将 付0003号 凭证1月23日支付办公费用金额修改为600元 三 删除凭证 作废 恢复凭证 凭证作废的方法 进入填制凭证并找到作废的凭证后 执行 制单 作废 恢复 命令 凭证上显示 作废 字样 表示已作废 作废凭证仍保留凭证内容及凭证编号 对当前的作废凭证执行 制单 作废 恢复 命令 可取消作废标志 恢复为有效凭证 3 删除凭证 整理凭证 凭证整理指删除所有作废凭证并对凭证重新编号 但只能对未审核的凭证做整理 选择制单 整理凭证 根据提示删除不需要的凭证 并对剩下的凭证重新排号 练一练 将 转0001号 凭证赵一山出差报销作废删除 四 出纳签字 在 用友T3会计信息化软件 窗口执行总账 凭证 出纳签字命令 进入 出纳签字 查询条件窗口 选择凭证类别 输入凭证号等 单击确认按钮 4 查询凭证 总账系统的填制凭证功能不仅是各账簿数据的输入口 同时也提供了强大的信息查询功能 不仅可以查询符合条件的凭证信息 还可以查看到当前科目最新余额 外部系统制单信息 联查明细账等 操作操作 例27 查询未记账的付款凭证 操作步骤 执行系统菜单 凭证 查询凭证 命令 打开 凭证查询 对话框 选择输入查询条件 例如 付款凭证 未记账凭证 单击 辅助条件 按钮 可输入更多查询条件 单击 确认 按钮 进入 查询凭证 窗口 双击某一凭证行 则屏幕可显示出此张凭证 2 审核凭证 审核凭证是指审核员按照财会制度 对制单员填制的记账凭证进行检查核对 主要审核记账凭证是否与原始凭证相符 会计分录是否正确等 审查认为错误或有异议的凭证 应交与填制人员修改后再审核 凭证应逐张审核 操作 例28 更换审核的操作员 以 王刚 的身份重新注册会计电算化通用教学软件 操作步骤 执行 文件 重新注册 命令 打开 注册控制 对话框 以 王刚 的身份重新注册会计电算化通用教学软件 帐套 666 会计年度 2006 操作日期 2006 01 31 用户名 002 单击 确定 按钮 操作 例29 审核凭证操作步骤 执行系统菜单 凭证 审核凭证 命令 打开 凭证审核 查询条件对话框 输入查询条件 可采用默认值 单击 确认 按钮 进入 凭证审核 的凭证列表窗口 双击要审核的凭证或单击 确认 按钮 进入 凭证审核 的审核凭证窗口 凭证审核 无误后单击 审核 按钮 凭证底部的审核处自动签上审核人姓名 单击 下张 按钮 对其他凭证签字 最后单击 退出 按钮 3 记账 记账凭证是审核签字后 由有记账权限的操作员发出记账指令 由计算机按照预先设计的记账程序自动进行合法性检查 科目汇总并登记总账和明细账 日记账 部门账 往来账 项目账以及被查账等 记账一般采用向导方式 使记账过程更加明确 记账工作由计算机进行数据处理 不用人工干预 记账操作每月可多次进行 操作 例30 记账操作步骤 执行系统菜单 凭证 记账 命令 进入 记账 窗口 第一步 单击 全选 按钮 选择所有要记账的凭证 单击 下一步 按钮 第二步显示记账报告 如果需要打印记账报告 可单击 打印 按钮 如果不打印记账报告 单击 下一步 按钮 第三步记账 单击 记账 按钮 打开 试算平衡表 对话框 单击 确认 按钮 系统开始登录有关总账和明细账 辅助账 登记完后 弹出 记账完毕 信息提示对话框 单击 确定 按钮 记账完毕 提示 第一次记账时 若期初余额试算不平衡 不能记账 上月未结账 本月不能记账为审核凭证不能记账 记账范围应小于等于已审核范围记账过程一旦断电或其他原因造成中断后 系统将自动调用 恢复记账前状态 恢复数据 然后重新记账 4 账簿查询 企业发生的经济业务 经过制单 审核 记账等程序后 就形成了正式的会计账簿 账簿的管理包括基本会计核算的查询输出 以及各种辅助的查询和输出 1 基本会计核算账簿管理 基本会计核算账簿管理包括总账 明细账 余额表 序时账 多栏账的查询及打印 总账的查询及打印 明细账的查询及打印 日记账的查询及打印 操作 例31 明细账的查询 操作步骤 执行 总账 账簿查询 明细账 命令 打开 明细账查询条件 对话框 默认查询条件为 按科目范围查询 默认月份为 2006 01 单击 确认 按钮 进入 应收款明细账 窗口 双击某行或将光标定在某行再单击 凭证 按钮 可查看相应的凭证 单击 总账 按钮 可查看此科目的三栏式总账单击 退出 按钮 2 各种辅助核算账簿管理 辅助核算账簿管理包括客户往来 供应商往来 个人往来 个人往来 部门核算 项目核算账簿的总账 明细账查询输出 以及部门收支分析和项目统计表的查询输出 操作 例32 部门总账的查询 操作步骤 执行 总账 辅助账查询 部门三栏总账 命令 打开 部门三栏总账条件 对话框 输入查询条件 科目 550203差旅费 部门 管理部 单击 确定 按钮 显示查询结果 将光标定在总账的某笔业务上 单击 明细 按钮 可以联查部门明细账 1 4结账 会计期末要进行结账处理 结账实际上就是计算结转各账簿的本期发生额和期末余额 并终止本期的账务处理工作 结账是一种成批数据处理 每月只结一次账 主要是对当月日常处理限制和对下月账簿的初始化 由计算机自动完成 结账前要进行数据备份 在结账之前要做下列检查 1 检查本月业务是否全部记账 有未记账凭证不能结账 2 月末结账必须全部生成并记账 否则本月不能结账 3 检查上月是否已结账 上月未结账 则本月不能记账4 核对总账与明细账 主体账与辅助账 总账系统与其他子系统数据是否一致 不一致不能结账 5 损益类账户是否全部结转完毕 否则本月不能结账 6 若与其他子系统联合使用 其他子系统是否结账 若没有 则本月不能结账 操作 例32 结账 操作步骤 执行 总账 期末 结账 命令 进入 结账 窗口 单击结账月份 2006 01 单击 下一步 按钮 单击 对账 按钮 系统对要结账的月份进行账账核对单击 下一步 按钮 系统显示 01月工作报告 查看工作报告后 单击 下一步 按钮单击 结账 按钮 若符合结账要求 系统将进行结账 否则不予结账 提示 结账只能由有结账权限的人进行结账前 系统要进行数据备份 一 如何取消月末结账 二 如何取消记账 三 取消审核 一 如何取消月末结账 在结账状态下 CTRL SHIFT F6 取消结账必须由账套主管完成 操作 在月末结账的状态处 点击到 取消结账的月份 处 按CTRL SHIFT F6 会弹出口令的确认 由于 王处长 的口令是空的 点击 确定 取消结账以后 点击 填置凭证 就可以完成 二 如何取消记账 现在的目的是修改凭证 必须把已经记过账的凭证取消记账 并且把要修改的凭证取消审核 才能完成更改 取消记账的方法分为 1 在期末菜单下 进入对账界面 点击总账下的 期末 点击 对账 2 选中需要取消记账的月份 按Ctrl H 按后会有提示 恢复