秘书学——浅谈秘书的工作职能.doc

.浅谈秘书的工作职能摘 要：秘书的工作职能在本质上是辅助管理、综合服务，它是各级各类社会组织管理系统中重要的辅助系统，是完整的管理系统中不可或缺的有机构成部分。总体来说，秘书的工作职能主要作用就是为领导工作服务，综合处理机关事务，促进管理机关发挥整体效益。具体来说，它在辅助管理中的作用还体现在参谋咨询、沟通协调、督促检查等方面。关键词：秘书；工作职能；参谋咨询；沟通协调；督促检查一、引言随着信息网络环境的普及和社会的不断进步发展，秘书工作的内容将不断扩大，秘书工作也将呈现出新的作用。在综合辅助管理中，只有了解秘书的工作职能，深入学习秘书工作的特点和作用，秘书人员在不断实践、调节与创新的过程中才能取得更大的进步，以适应新形势下的现代社会高效率的管理，使秘书工作更好地开展，充分发挥其职能作用。因此，研究和探讨秘书工作的职能，有利于秘书人员进一步认识和把握秘书工作的特点和规律，也有利于全面认识秘书工作的具体情况，更有针对性地做好秘书工作。秘书的工作概括起来，就是辅助管理，综合服务。综合辅助既是秘书活动的显著特点，又是指导秘书工作的重要原理；秘书的参谋咨询活动，很大程度上是对领导决策的有效辅助；秘书全面系统地辅助决策，又具体体现在协助领导人分析问题和解决问题的随机事件中；督促检查则是秘书辅助领导决策付诸实施的一项重要服务工作。秘书既要为决策形成提供各方面的服务，又要具体参与决策实施工作，在实施中为领导参谋、协调和检查决策工作过程，确保秘书工作的顺利开展。因此，秘书工作的综合辅助管理特点，要求秘书在职能活动中充分发挥参谋咨询、沟通协调和督促检查的重要作用。二、参谋咨询现代管理日趋复杂，各级组织的领导无论才干和精力，都无法独胜其劳，而必须依靠秘书人员，为领导分担部分工作，所以秘书要充分发挥参谋助手作用。参谋咨询工作的开展，是秘书职能自我完善的需要，是领导工作努力提高科学化水平和效能的需要，是不断发展变化的新形势的需要。所以秘书的参谋咨询功能在现代管理中具有不可替代的重要作用。（一）参谋咨询工作的特点现代社会领导的重大决策一般都离不开智囊团的智力支持。在西方发达国家，自20世纪上半叶起就出现了专门为各级各类领导提供智力服务的专门的商业性咨询公司，最著名的有美国的兰德公司、日本的野村研究所等，而为企业提供信息调查等智力服务的信息公司、点子公司更是比比皆是。在我国，国家和省市社科研究机构也承担为领导机关重大决策提供智力服务的职责，市场经济体制建立以后，商业性咨询公司开始大量涌现。与社科研究机构、商业性点子公司相比，秘书的参谋咨询具有主动性、综合性、从属性、直接性、随机性等特点。所谓主动性，是指秘书部门不能等领导提出研究任务再开始收集信息、分析情况，而应该积极主动地为领导工作提供智力服务。所谓综合性，是指秘书部门参谋咨询是全方位的，不是仅限于某一专门领域。所谓从属性，是指秘书部门必须根据领导工作的需要进行研究，不能像专业研究机关或咨询公司那样完全自主地进行独立的科学研究。所谓直接性，是指秘书提供的建议、方案等是直接提供给领导的，不需要经过任何中介环节。所谓随机性，是指秘书除了通过会议、文稿等正规形式外，还可以在出差途中、午餐桌上等非正式场合向领导提供参考意见。（二）参谋咨询工作的作用秘书的参谋咨询工作，是秘书参谋职能的具体化，具有其他工作无法替代的作用。首先，对领导思想具有充实完善的作用。秘书工作者的新鲜思想、观点、认识，通过参谋咨询工作与领导思想溶为一体，就会对领导者的思想有所帮助。其次，对领导决策具有辅助取舍的作用。参谋工作往往体现在工作建议、预案等若干方面。提出参谋意见，有利于领导决策的形成。就一个问题提出几个参谋意见，有助于领导决策的优选；提出决策方案的优选意见，有助于领导决策的确定。再次，对领导工作具有提醒警策的作用。在完成领导者交办工作的同时，主动考虑并提出那些领导者暂时没有想到而需要提出的问题以及秘书部门每天报送领导者的经过精选的有用信息，这些都能提醒领导者注意某种倾向、解决某一问题，或启发、警策领导者避免某些失误，促使领导者不断校正工作的运行轨迹。参谋咨询工作的这三种作用，有时是独立发挥，更多的时候是同时发挥。参谋咨询工作作用的大小，取决于问题的难易程度、解决办法的优劣、提供方式时机是否得当。 （三）注意参谋咨询工作的方法工作得法，事半功倍。有参谋之心，不得参谋之法，会南辕北辙，劳而无功。因此，当参谋，拟对策，出谋略，务要熟悉参谋之道。1.重在调查研究。在参谋咨询工作中，调查研究的目的在于掌握信息。信息是谋略的基础，谋略以信息为根据。因此，事关谋略的调查研究应从宏观、政策、对策上想全局，议大事，求上策，使自己的谋略进入领导的决策圈。 2.善于分析形势。分析客观形势，把握事物发展的趋势，增强预见性，是做好参谋咨询工作的重要一环。因此，要“审大小而图之，衡彼己而施之，酌缓急而布之”，用马克思主义辩证唯物主义的立场和用系统、联系、层次的观点分析、把握趋势。 3.加强组织领导。秘书直接为领导机关服务，经常接触各级领导，在参谋咨询工作中，要利用良好的组织形式，广开言路，集思广益，提高参谋咨询的整体效用。为了完善参谋咨询活动，也需要建立健全的参谋咨询活动安排、组织工作要求、成果评审、奖励等制度，促使参谋咨询工作逐步走向经常化、规范化、制度化的轨道，进而实现科学化。 4.学会谋略比较。参谋方案应多而好，需全面考虑，详加探查，仔细比较，认真权衡。不同方案，孰优孰劣，不能妄加评说，要靠计算分析取得根据。古语说：“多算胜，少算不胜，何况不算乎！”（孙子兵法计篇）因此，设计和比较方案，要多做定性分析与定量分析，做到多算于前，少失于后。 5.掌握参谋咨询时机。参谋咨询工作要把握好时机，做到言当其时，不失良机。选择恰当的时机，不要在领导工作繁忙或心情烦躁时进谏。选择恰当的场合，避免在正式场合进行劝谏，而应在无他人在场时与领导交流。要注意应用语言的艺术，巧用比喻、典故，学习“邹忌讽齐王纳谏”的高超技巧。不要一味说“不”，要正面提出建设性的意见。三、沟通协调沟通协调是保持组织机能的整体性的重要手段，是秘书人员的重要职责。现代组织系统结构复杂，分工密细，必须以有效的沟通协调维系其整体性。 秘书是组织内外信息集散的重要枢纽，秘书在处理信息的过程中，能够及时发现组织管理中的局部失调现象和潜在的失调危险，然后有的放矢地加强信息沟通协调，使各有关方面了解事情的真相，促进上情下达，下情上达，相互理解、信任和各相关方面的配合与合作，维系组织和谐运转。怎样才能做好协调工作，要注意秘书工作中的沟通协调艺术：（一）秘书的沟通协调既重要又微妙，必须遵循协商办事的原则1.把握身份，不以势压人。把握身份，动之以情，晓之以理，以情感人，以理服人，在沟通协调工作中是十分重要的。如果只凭自己的身份和手里的“尚方宝剑”，居高临下，盛气凌人，甚至以势压人，不仅无助于问题的解决，反而会使矛盾激化。2.公正处事，不偏心偏爱。在日常工作中，上级与下级，部门与部门之间出现意见或分歧是难免的。秘书在协调这类问题时，应依据分歧的客观情况，从维护大局、有利于工作出发，客观公正地协调，把领导的指示与客观实际结合起来，把对上负责与对下负责统一起来，在充分沟通协商的基础上搞好“微调”，并认真听取各方的意见，从中找出“共同点”，并以“参谋”的角色，提出容易被双方接受的意见和建议，使他们逐步取得共识，以达到令人满意的结果，从而既保证领导意图的落实，又符合客观实际，能够被群众所接受。3.诚实为本，不欺骗他人。沟通协调时，要光明磊落、实实在在，不要在牵头承办一项重大活动，开始沟通协调时，需要别的部门出钱出力，就陪着笑脸与大家商量，一旦大功告成，就一人独揽功劳，翻脸不认人。这种过河拆桥的做法，不仅不利于调动方方面面的积极因素，也有损秘书工作者的形象。在与同级部门进行工作协调时，首先要想一想自己能够做些什么，怎样才能为对方完成工作创造便利条件；在与下级部门协调时，首先要想一想怎样帮助下级解决困难，是不是理解了下级的苦衷，是不是调动了下级的积极性。（二）秘书的沟通协调既琐碎又繁杂，必须强化主动办事的意识1.准备预案，确保沟通协调的超前性。 “凡事预则立，不预则废”，秘书只有不断提高超前思维能力，才能把握协调的主动权。对一个时期和一个阶段的工作，从上级指示要求、本级机关工作内容到所属单位工作动态，以及领导当前思考的问题、思路等，都要进行全面的考虑和思索，从中预测出下一步工作形势的发展变化及可能要做的协调工作。2.信息畅通，确保沟通协调的及时性。信息沟通是整个协调工作的主线，任何协调无不以信息为依据，达到认识的统一和行动的一致。秘书要了解和收集各部门的工作动态和短期内的工作安排，为领导安排近期工作和调整各部门之间的工作提供依据；传达和通报领导的指示和各部门的工作进程，使各部门了解整个机关工作的全局，明确自己所负责的工作与全局是否协调，并以领导指示和各部门工作情况为向导，调整和确定自己的下一步工作。3.周密筹划，确保沟通协调的稳妥性。1999年 5月8日，美国战机悍然袭击中国驻南斯拉夫大使馆，中美关系顿时跌入低谷，中美双方关于中国加入世贸组织的谈判中断。4个月后，两国领导人准备在新西兰召开的亚太经济合作组织领导人非正式会议期间举行会晤。如何协调安排两国元首会面，是一个非常敏感的问题。会晤的地点选在新西兰总督在奥克兰的官邸，有关方面在会见细节的安排上煞费苦心：会晤厅设了两个门，分别通向两侧的休息室。中美两国首脑来到这里后，先各自在休息室里休息，这样就不必让谁去等谁了。下午5时，江泽民主席和克林顿总统分别从休息室走出来，相聚在大厅中央，在中美两国记者的闪光灯下握住了手。由于有关方面的精心安排和妥善协调，使两国元首的会晤达到了预期的效果。秘书的协调，就需要这样深思熟虑、周密筹划和谨慎稳妥。（三）秘书的沟通协调既必办又难办，必须探索科学办事的方法1.讲究语言艺术。语言是沟通协调的重要媒介和基本载体。沟通协调工作能否顺利进行，语言艺术是关键。常言道：“良言一句三冬暖”。得体的语言既能简明扼要地表达自己的意图，又能使对方愉快地接受。要发挥好语言在沟通协调中的作用，除加强语言修养外，在应用中还要注意区别对象选择适宜的说辞，多用商量征询的口气，态度随和。2.做到灵活应变。凡事因人、因事、因时而异，要善于捕捉时机，根据不同人的不同特点，有针对性地进行沟通协调，不同的事情也要用不同的方式解决。四、督促检查检查督办是上级领导机关检查、督促所属子系统对上级的决策指令执行情况的重要管理手段。秘书是领导人的助手，直接受命于领导人，于领导人保持着密切的信息沟通，所以领导经常把督促检查的任务委派给秘书去执行，从而直接将督促检查的情况，反馈给领导人，以避免贻误时机，反馈信息失真或受到干扰。秘书参与了决策指令形成前后的全过程，因此对决策指令的背景、目的、内容和实质，能够全面深入的理解，有利于督促检查中把握目的、标准，分析执行决策指令的状况和发现存在的问题以及评价执行决策指令的效果。秘书具有熟练高效的信息处理手段和丰富的经验，在督促检查中，秘书能够迅速准确捕捉信息，了解情况，摸清执行决策指令的情况，发现执行决策指令的差距和问题，起到督查作用。（一）督促检查的目的 督促检查的目的是为了保证决策指令能够及时、完整地贯彻实施。秘书督促检查不仅有明确的督促检查对象，而且在内容上也是明确地以督促、检查下级对上级的某项决策指令执行行为为目的。秘书督促检查的内容是执行上级决策指令的系统情况。催促办理，不是简单地检查是否办理，而是系统地督查对上级决策指令执行的情况，包括决策指令是否办理、怎样在办理，以及办理的效果怎样等，形成层次分明紧密联系的督办内容体系。秘书代表上级机关到下级单位督办，但并不是上级领导人。一方面，秘书要严肃认真，实事求是，深入具体的了解情况；另一方面，秘书必须平等待人，态度谦和，行为检点。 （二）督促检查包含以下三个内容：1.督查内容与领导决策相联系。秘书督查的内容，无论是重大事项，还是领导批办专项，都与领导决策密切相关。因此，秘书在督查工作中，必须把领导决策事项作为督查的重点，跟踪追击，检查督促，狠抓落实。2.督查方法与秘书工作性质相一致。督促检查本是一种领导行为，具有很大的权威性。但是，秘书的辅助性质，要求秘书督查不能采用领导督查的方法，而必须采用秘书督查的方法，即协助领导者进行督查，在督查活动中，其所做所为以及方式方法和语言都必须符合秘书的身份。否则，将会出现越位、擅权和独断等错误行为。3.督查效果与决策落实相一致。检验秘书督查效果的惟一标准，就是看领导决策落实情况如何。因此秘书的督查必须看实绩，重实效，绝不能摆花架子走过场。这就要求秘书在督查工作中，必须坚持把推动领导决策落实作为出发点和归宿点。五、结语随着网络信息化时代的到来，秘书已经成为一种独特的职业，正在为社会经济的发展做着巨大的贡献。时至今日，无论是在各企事业单位，还是各党政机关，秘书都是其不可缺少的一部分，它已成为推进整个社会发展的重要力量之一。秘书工作是一个富于挑战的职业，秘书人员是领导和群众的桥梁，是领导的参谋和助手，在快节奏的现实工作中，要求领导高效率的工作，更离不开秘书的协调和帮助。秘书的工作职能在本质上是辅助管理、综合服务，它是各级各类社会组织管理系统中重要的辅助系统，是完整的管理系统中不可或缺的有机构成部分。作为一名现代秘书，要想在人群中脱颖而出，出类拔萃，就必须充分发挥秘书的参谋咨询、沟通协调和督促检查三大作用，即为领导工作服务