THKC200记录控制程序OK.doc

合肥安景物业服务有限责任公司文件编号：AJWY200页 数： 5记录控制程序A/0初版 曹可松 葛宜山2013年05月01日版次修订说明编制审批生效日期分发号合肥安景物业服务有限责任公司文件编号AJWY200版 本A/0记录控制程序页 码第 1 页 共 5 页生效日期2013.05.01目 录1.0目的2.0适用范围3.0名词定义4.0职责和权限5.0程序5.1记录分类及范围5.2记录的形式、拟制、填写及审批要求5.3记录的编号5.4记录管理与控制6.0记录管理7.0相关文件7.1文件控制程序8.0衍伸文件8.1文件标识规定9.0附件9.1记录清单汇总一览表合肥安景物业服务有限责任公司文件编号AJWY200版 本A/0记录控制程序页 码第 2 页 共 5 页生效日期2013.05.011.0目的 对管理体系及活动规定的记录进行管理和控制，以提供服务产品符合规定要求和管理体系有效运行的客观依据，特制定本程序。2.0适用范围 本程序适用于公司管理体系及与活动相关的记录的管理和控制。3.0名词定义 无4.0职责和权限4.1综合管理部负责管理体系运行中规定的记录的建立、登记、编号和检索的管理和控制。4.2各部门、管理处负责各范围内有关的记录的拟制、建档、保持及管理与控制。5.0程序5.1记录分类及范围5.1.1管理体系设置的记录：管理评审记录、人力资源控制记录、内部审核记录，文件控制记录，培训记录，检查、测量和试验设备的检定记录，设备管理记录，信息反馈记录，纠正和预防措施记录等。5.1.2活动设置的记录：合同评审记录，供方评价记录，采购物资检验记录，过程检验记录，库存品检验和测量记录，不合格品处置记录，产品标识及追溯记录、数据分析与统计技术应用记录、运行记录、培训记录、计划相关记录，顾客服务、回访及投诉记录等。5.2记录的形式、拟制、填写及审批要求5.2.1记录的形式可以是卡片、标签、表格、图表、报告、记录等。亦可以是拷贝、软盘或磁带等。5.2.2记录的式样（格式）、内容可详见各相关文件中规定，其规范的格式样本由综合管理部统一保存和控制。合肥安景物业服务有限责任公司文件编号AJWY200版 本A/0记录控制程序页 码第 3 页 共 5 页生效日期2013.05.015.2.3记录的填制应及时、正确和完整，文字应清晰、工整、不得随意涂改，签批应齐全，日期应确切。5.2.4记录格式的审批和更改应按文件控制程序执行。5.3记录的编号 体系设置的记录和质量活动设置的记录必须按文件标识规定规定，由综合管理部实施统一编号和登记，应确保一文一号，不可重号和一文多号。5.4记录管理与控制5.4.1各部门应对本部门使用的管理体系记录和活动记录及时的填制、汇集、整理和保持，并应确保同一记录编号的流水顺序号和日期的正确、准确以及页码的连续性,以便于查阅和检索。5.4.2各部门使用的记录应每月收集、整理一次，装订成册，在封面标注记录的名称、月份和使用部门，每年进行汇集归档。5.4.3记录的有效保存期限见记录清单汇总一览表（附件1），在有效保存期限内的记录，各相关部门应妥善保存，不得丢失、损坏和随意销毁，愈期的记录，由保管人提交书面报告申请销毁，并注明记录类别、名称、日期、数量，由使用部门负责人审核、管理者代表批准后执行。5.4.4记录应保存在安全、干燥的环境下，便于查阅和检索并应注意做好防灾、防虫蛀和防潮等工作。5.4.5记录的借阅和检索参见文件控制程序。5.4.6如合同中有规定，经综合管理部负责人审核后，相关记录可提供给顾客或其代表现场查阅。6.0记录管理 按照本程序规定的要求执行。7.0相关文件7.1文件控制程序合肥安景物业服务有限责任公司文件编号AJWY200版 本A/0记录控制程序页 码第 4 页 共 5 页生效日期2013.05.018.0衍伸文件8.1文件标识规定9.0附件9.1记录清单汇总一览表合肥安景物业服务有限责任公司文件编号AJWY200版 本A/0记录控制程序页 码第 5 页 共 5