工作的统筹安排ppt课件.ppt

工作的統籌安排 在许多管理文章中介绍过下面这样一张图 并描述如何按照工作的紧急程度与重要性来合理的安排我们的工作 在图中所示的坐标 横坐标为工作的时间紧迫程度 越向右 时间的紧迫性越高 可用的时间也就越少 纵坐标则为工作的重要性 越向上 工作的重要性越高 对未来的影响越大 影响的面越大 影响的人越多 当然这张图的画法很多 但基本上意思是一致的 现就该图形 谈谈一些想法与认识 图中分成红 黄 绿 蓝四个区域 在实际工作中 所有的事情都可以放到以上四个区域中 红色指既紧急又重要的事 黄色代表紧急而不太重要的事 绿色代表不太紧急但重要的事 而蓝色代表既不太紧急也不太重要的事 这个管理思想是想要说明的是 对我们自己日常工作安排时 如何安排工作的优先级 有人可能按照 1234 也有人可能按照1243 有人是1423 甚至于有人3421 不论采用那种顺序 最多在这里也就是16种 选择哪种顺序我觉得并不是最重要的 关键是看我们把什么工作放到哪个区域中 其实我们在实际工作中 可能没有刻意去划分什么重要性 但却在不知不觉中按照某个规律去安排我们的工作先后顺序 如果有这个习惯 我想只要再重新认识一下我们安排的合理性就可以了 最怕的是 做事从来就不分主次 抓到就做 一个做完了再做下一个 这种情况还算不错 更糟的是 一件事没做完 就去做另一件 最后一样事也做不好 要利用该图形 首先应该认识什么是重要工作 何为重要工作 重要工作应该是对企业 部门或个人的工作产生深远影响的一类工作 在短时间内该工作并没有明显的影响 某种程度上讲 重要工作对管理人员而言 实际上指对规划的结果产生直接影响的重要因素 因此工作的重要性 虽然是我们主观认定的 但从以上概念上来讲 也是可以识别的 其实我们在工作之前 首先要做的 就是搞清我们的工作目标 只有围绕工作目标的实现的工作 才是有效的工作 才是真正重要的工作 针对我们公司的实际情况 我跟车间的技术人员聊天时 就谈到一个对比 凝汽器端差偏低 与 发电机定子漏水 你更关注哪一个 当然是发电机定子漏水 如果不处理 可能造成几十万到上百万的损失 不错 情况确实是这样 换一个定子线圈 最快也得八九天 造成的损失也不小 但前者呢 因为这种影响一时间不明显 因此没有多少人来关心他 作为技术人员 如果不把这个事情放在心 就没有人会去管 可能一直要到下一次大修 端差每相差一度 接近煤耗3克 四年造成的损失 可能也不是个小数字吧 还有如 阀门的内漏 与 偶合器渗油 因为后者涉及到考核 一个渗漏点就是多少钱 因此无论如何 我们也要想办法处理 甚至不惜代价的返厂处理 但因为内漏很难查 外表又看不出来 所以就可以放一放 但我们专业技术人员却很清楚 这中间造成的损失有多大 再 如 控制机组启动时间 与 按规程操作 虽然在短时间内 缩短了启动时间 减少了燃油 启动的汽耗等 但长期讲 因为机组在短时间内受到的热反应太大 对金属的寿命成了很大的影响 原来机组可能服务30年 结果现在只能服务25年 但这要到几十年之后才能看到 而且过了很长时间以后 也无法说清就是哪一次启停过程产生的影响 所以说 重要 实际上是基于长远利益与眼前利益相比较而言 重要而不紧急的事 要有计划的去做 不论工作如何紧张 都要抽出时间来做 经过一段时间 就会逐渐减少重要而紧急的事了 我们总是以这样那样的借口 逃避去做这些一时间看不到效果的工作 有句老话 前人栽树 后人乘凉 这句话可能有很多理解 但在这里应该看到的 前人做了一件很重要 但当事不紧急的事 何为紧急工作 是指对工作的时间要求比较严格 而且时间上相对很紧张的工作 时间长短并不是关键 而关键是对时间的要求比较严格 也许一件工作 给你两天 可能感觉很宽松 而另一件工作给你两个月 却感觉时间太紧张一样 这是与很多因素相关的 但紧急工作都是指那些时间要求严格而且较紧的工作 只有搞清楚重要工作与紧急工作的概念 我们才能把手中的工作放到图中相应的区域 然后按照我们自己认定的顺序来做 我们这里强调是自己认定的顺序 而不是固定的什么顺序 这是有原因的 紧急的不一定是重要的 紧急的工作不一定就是重要的工作 不重要而紧急的事 现在看起来不得了 需要立即就做 过一段时间以后 回过头来一看 其实也没什么了不得的 完全没有必要那么紧张 现在很多人有手机 而且是二十四小时不关机 感觉关机就会影响到工作 哪怕是开会 培训等场所 也是如此 我想 手机出现也只是近几年的事 在有手机以前 人们工作 学习生活了多年 也有各种各样的事情发生 但仍然能处理得很好 可能更多的事情 并不如我们想的那么紧张 不紧急不代表不重要 紧急的工作 当然要先做 不做不行呀 如送风机电机振动严重超标 不能再开了 这个不先处理能行吗 负荷只能代到一半 不处理钱就被扣死了 一个专业的人全上来 累得要死 有时还要借人 现在呢 采取定期检查所有的电机 发现有振动偏大的 立即利用机会核一下中心 这样只需要花很少的人力与精力 就可以保证所有电机的正常运行 这种定期检查与核对 就是一项很重要 而又不紧急的事 少做一次可以吗 当然可以 反正一时间也不会有多大影响 但这种思想 正是我们面对重要而不紧急的工作最大敌人 重要而不紧急的事 要有计划的去做 不论工作如何紧张 都要抽出时间来做 经过一段时间 就会逐渐减少重要而紧急的事了 不紧急有时会变为紧急 紧急程度是会发生演化的 我们搞工程技术的人员都知道网络计划图 如果把网络计划图与上面的图联系来看 重要而紧急的事就是关键路径上的事 但实际工程进展来看 随着时间的发展 有些原来看起来不紧急的事 却会变成紧急的事 而有些原来不太重要 也不太紧急的事 却会成为又重要又紧急的事 如对于我们二期工程来讲 开始时 主设备到货是很重要很紧急的 但最后 辅机的安装却成了重要紧急的工作 当淡水资源不紧张时 补给水管道安装是一项既不重要也不紧急的工作 最后会议中谈到的却都是这件事 因为时间与环境发生了改变 在一年前 我们就看补给水管道施工 可能对二期来讲 就是既不重要 也不紧急的事 但如果 4机组上来 还没有完工 刚好一期的管道也出了一点小问题 那个时候 可能就成了非常重要而紧急的事了 这样的例子是举不胜举 也许我这里讲 的例子可能我们理解上有偏差 但有一点是肯定的 那就是 事情要有计划的进行 而且要想办法保证计划的如期进行 只有这样 才能尽可能的避免少发生紧急而又重要的事 看起来紧急 其实并不紧急 现在重要 将来不一定重要有些事情 现在看起来紧急得不得了 需要立即就做 过一段时间以后 回过头来一看 其实也没什么了不得的 完全没有必要那么紧张 我们还是来看看我们的手机 现在不论官大官小 那怕是一个骑人力三轮车的 也会带上一部手机 而且不论场合 铃声是响个不断 我们只需要回头想一下 有多少事情是我们现在仍然记得的 当时确实应该立即就回电话解决的 仔细想一下 有吗 这样想过以后 我们就会知道 很多事情 原不需要那么紧张的 只要能平时有一点计划性 基本上都可以摆平了 有些事看起来既不重要 也不紧急 但在将来非常重要的事 有些事看起来既不重要 也不紧急 但在将来非常重要的事 其实事情只有要不要做 而没有重要与不重要 该做的事如果不做 就会从一件日常事务变成一件很重要而很紧急的事 直至变成救火一样的事 防患于未燃 这才是我们做事的原则 因此不能忽视我们认为不重要也不紧急的事 因为这些事情的重要性是我们根据当时的情形来界定的 不重要也不紧急的事 很多是因为我们认为的 其实可能很重要 也许举个实例来说可能更好些 如我们在实际工作中 日常卫生清洁工作 卫生清洁工作 除了对清洁工人来说是主要职责 但对于我们其他人来说 这只是一个很平常又细小的事 让我们这些大工来做 似乎不值得 如果平时又没人检查卫生 则这件事就是既不重要 也不紧急的事 但换个角度来看 就不一样了 长时间处在一个赃 乱 差的环境中 人的精神很难好得起来 既影响 了人的身体健康 也影响到人的身心状况 一个心情不佳的人 往往容易出差错 而且 良好的习惯是慢慢养成的 一个从来不整理自己办公场所的人 也很少会整理自己的思路 当然伟大的人物除外 这些东西 你说重要吗 可能不重要 但却不只影响到我们的工作 还能对我们的人生产生影响 最近看到开心妈妈的主讲人 屈开老师讲的