时间管理2013617潘.ppt

时间管理 课程内容 一 认识时间管理二 了解时间管理的现状三 时间管理的陷阱四 如何跨越时间管理的陷阱五 时间管理的工具六 时间管理的进一步提升 导言 内德 兰塞姆 最后的话 假如时光可以倒流 世上将有一半的人成为伟人 一 认识时间管理 1 时间的特性供给毫无弹性无法蓄积无法替代无法失而复得 2 时间可否管理我们无法管住它 不让它流逝 子在川上曰 逝者如斯夫 但我们可以管理时间的用法 有选择的运用我们的时间 3 如何管理时间最根本的要素是 事件 时间管理 就是一种 事件管理 如果你不去控制生活中的事件 你将被这些事件所控制 不能控制完全控制 小组讨论什么事是 不能控制 的 什么事是 完全控制 的 条件的影响有些事情我们能控制 但我们认为我们不能 有些事情我们不能控制 但我们认为我们能 适当的控制事情可以提高较高的生产力并获得内心的平静 二了解时间管理的现状 美国著名时间管理专家尤金 葛里斯曼曾对数百人提出过 要是你今天就去世 你最后悔的是什么 你的答案 我后悔没多读点书 没有好好约束自己 没有多尝试新鲜事物 没有花更多的时间与家人相处 故事分享 你是如何管理自己的时间的 小组讨论 小叶的时间管理出来什么问题 感想 上述现象是否似曾相识 上诉情况是否经常发生在你的身上 问题不是没有时间 而是在支配和使用时间上出了问题 评估你的一天做时间日志 将你的时间以30分钟为单位进行分割 做2 3个星期的记录 观察 你用在有用和没用的事情上的时间各是多少 故事分享 三时间管理的陷阱 时间管理的陷阱1 猪八戒踩西瓜皮 滑到哪里是哪里2 不好意思拒绝别人3 反正时间还早 拖延4 不速之客5 会议病6 文件满桌病7 事必躬亲 1 猪八戒踩西瓜皮 滑到哪里是哪里 没时间做计划工作是程序化和工作化 根本没必要做计划计划常常被打断不喜欢被计划束缚 船到桥头自然直 2 不好意思拒绝别人 接受请托比拒绝更容易拒绝请托会触怒请托人 而导致请托人报复我想做一个广受爱戴的人我不懂得如何拒绝 3 反正时间还早 拖延 帕金森定律 工作会自动膨胀占满所有的时间时间管理隐含着你可以为一项工作安培过多的时间 如果你给自己安排了充裕的时间从事一项活动 你会放慢你的节奏以使用掉所有分配的时间 4 不速之客 没有预约的客人 无端的申诉 往往会使你难以专心致志的工作 5 会议病 基于合群的愿望而聚会倾谈为符合传统为推卸责任没有勇气 逃避指出别的员工的错误无效的会议不断重复 6 文件满桌病 安全感犹豫的个性半途而废的工作习惯个人的喜好 7 事必躬亲 担心下属犯错安全感不愿意放弃得心应手的工作找不到可以授权的下属 四 如何跨越时间陷阱 跨越时间管理陷阱 1 明确目标2 去除不必要和不合适的事物3 制定你的计划4 剔除行动障碍5 及时行动 1 明确目标 正确目标的价值拟定目标的原则目标的金字塔设定目标的步骤 1 1正确目标的价值 目标刺激我们奋勇前进有目标才会有结果目标引导我们发挥潜能 1 2拟定目标的原则 符合自己的价值观了解自己目前的状况制定目标的SMART原则 符合自己的价值观 你希望听到别人如何评价你 你这一生有任何成就 贡献或值得怀念的事情吗 你是个称职的丈夫 妻子 爸爸 妈妈 亲戚吗 你是个令人喜欢的同事或伙伴吗 失去了你 对关心你的人会有什么影响 故事分享 制定目标的SMART原则具体的可实施的行动计划specific可度量的 数量 质量 measurable可达到的attainable与个人价值观相吻合的relevant有时间限制的time based 1 3目标的金子塔 短期目标 每天目标 1 4设定目标的步骤 步骤一 列出目标步骤二 上述目标带来的好处步骤三 主要困难与阻碍步骤四 所需技能及知识步骤五 为达到目的必须合作的对象步骤六 计划于行动带来的好处步骤七 目标完成日期 2 去除不必要和不合适的事务 要事第一以始为终减少冗长的会议学会说 NO 对付不速之客学会委派 2 1要事第一 大石头 理论ABC法则二八定律 大石头 理论 一个小游戏请谈谈你的想法 ABC法则 A型 重要且紧急的事务B型 重要或紧急 但不是既重要又不紧急的C型 既不重要也不紧急的日常事务 平衡日常工作任务 一个工作日A型任务 你应该尝试每天完成几项紧急而有难度的事务 B型任务 你的工作主要由这部分任务组成 这部分工作应占大部分工作时间C型任务 这些不紧急的事情应放在有时间的时候做 考虑一项任务的优先程度 这项任务是否既重要又紧迫否是 这项任务是否重要或紧迫否是 这项任务是否日常性的 否是 不必做 取消它 是否今天就需要完成否是 这项任务是否有最后期限否是 这项工作是否助你有效地工作否是 这些任务是否必要否是 立即行动 留出时间来完成 指定可行的期限 分出时间来完成 留待有空时再做 A型任务 B型任务 C型任务 判断 下列任务分别属于A型 B型 C型任务中的那种任务 1 整理文件 2 接紧急电话 3 准备会议 4 和朋友一起喝下午茶 5 下属请示 6 会见一个重要客户 7 阅读专业期刊 8 想上司汇报工作情况 9 给家人打个电话 10 同事请求协助 二八定律 意大利经济学家帕累托 parto 80 salefrom20 customers80 profitfrom20 productline80 problemsfrom20 employees 2 2以始为终 是必须要做的吗 不完成会怎样 是自己想要的吗 和目标直接相关回报和收益直接相关吗 2 3减少冗长的会议 会议前会议中会议后 2 4学会说 NO 耐心倾听如无法当场决定则要告诉他你要考虑多长时间显示慎重表情应当和颜悦色态度坚定指出拒绝的理由拒绝的是请托而不是他如果可能 为他提供其他可行方案切忌透过第三者来拒绝 2 5如何对付不速之客 不要采取无条件的 门户开放政策 授权秘书甄别并拦截来客规定接见部属的时间移樽就教站立会客限时面谈宁可提早上班 但不要拖延下班 2 6有效委派 做过类似的工作的人 备忘录 传真 电子邮件 必要时 委派给谁 如何指示 跟进工作 新手 个别会晤 每天 2 6有效委派的要点 委派做出决定的权利 而非实施任务的权力灵活处理时间要求对方复述你的指示提供成功完成任务所必需的必要资料全面责任由你来负担对他人表现提出建设性的反馈慷慨奖励 适度批评 3 制定你的计划 长期计划周计划日计划 3 1长期计划 活动计划表 目标 在9月31日前出版一个工作计划和工作手册的综述 3 2周计划工作安排 目标 第周 3 3每日工作计划表 日期 4 剔除行动的障碍 克服拖延避免混乱告别完美 4 1克服拖延 不要把难事往后拖 工作细分不要把不喜欢的事往后拖延 自律不要把喜欢的事做过了头 防患于未然 4 2避免混乱 办公室桌上的5s运动处理信息洪流 办公桌上的5S运动 整理废纸篓的作用文件存档系统各就各位的摆置集中精力做一件事不要总是重复处理同一文件不要为了表面的整洁而塞入一处下班前的清理整理 整顿 清扫 清洁 素养 处理信息洪流 报纸和杂志 备忘录 外部邮件和传真 电子邮件和内联网 委派 添入阅读文件夹 丢弃 速读 留出时间细读 归档 委派或传阅 细读 复印和传阅 采取措施 4 3告别完美 清楚你所从事的工作对质量的要求不要为自己预留充裕的时间80分标准感受缺陷 完美根本就不存在 了解这句话的人就等于任性职能的极致 期待拥有完美者是人类最疯狂的危险之举 19世纪法国诗人马塞特 5 及时行动 我其实没有什么辉煌灿烂的业绩 只有一点令我自豪的是 凡是我觉得应该做的 我就去做 而当我决心做后 我便着手去做了 罗斯福 只有行动才能靠近目标 使用更好的工具工作提升工作的熟练度运用既有的情报和经验 案例 经理的一天 1 邀请总经理共进午餐2 拟定下一年度广告预算3 处理积压过多的公文4 与业务经理讨论上个月的业绩5 处理急待回复的若干信件6 浏览桌上堆积如山的医学杂志7 为下个月业务会议准备口头报告8 据说客户服务部最近接到特别多的客户投诉电话9 召见客户服务部经理 了解情况10 参加下午2 00召开的主管会议 但议题不明 五时间管理的工具 时间管理的工具 月历行事历与甘特表效率手册商务通与订房卡闹钟其他工具 甘特图 使用时间管理工具的四把钥匙 只用一个个人的管理系统随身携带远离废纸以最合适的方式使用工具 六时间管理的进一步提升 时间管理学的四代理论 第一代着重利用便条与备忘录 第二代强调长 中 短期日程表 反映出时间管理已经注意到规划未来的重要性 第三代重视优先顺序的观念 将有效的时间和精力加以分配 争取最高效率 第四代重在个人管理 注重提高个人生活和工作的质量 帮助平衡发展工作和生活的不同角色 并全盘规划日常生活 故事分享 以人为本的第四代时间管理学 第二象限组织法效率与效能 1 第二象限组织法 时间管理矩阵图将时间投资于第二象限 1 1时间管理矩阵图 1 2将时间投资于第二象限 偏重第一类事务 既紧急又重要 的结果 有压力 精疲力尽 危机处理忙着收拾残局 1 3将时间投资于第二象限 偏重第三类 紧急但不重要 事务的结果 短视近利处理危机被视为巧言令色轻视目标与计划缺乏制自制力 怪罪他人人际关系浮泛 甚至破裂 1 4将时间投资于第二象限 偏重第四类 既不紧急也不重要 事务的结果 全无责任感工作不保依赖他人或这会结构卫生 2 效率与效能 关注如何做 规划 程序比结果更重要目的是改善流程和提高产出目标是提升数量 提高质量希望任何事情运作得顺畅 没有变化 没有改变 关注