记录控制要求范文.doc

记录控制要求范文 1范围本标准规定了公司质量管理体系所要求的记录的定义、管理职责和管理内容。 本标准适用于本公司质量管理体系有效运行的记录的控制。 2定义2.1记录是指质企业经营和生产运行过程中有关的审核、评审、验证、确认、培训、制造、原材料和产品的标识、监视和测量、设备维护和校准等记录以及有关的供方和顾客的记录。 2.2记录的范围2.2.1包括原材料及产品的标识、过程和产品的监视和测量及设备维护、校准等记录。 2.2.2有关的供方和顾客的记录。 3管理职责3.1质量部【企管】负责公司各部门在质量管理体系运行中的记录的综合控制和管理。 3.2各部门（工区）负责各自管理范围内有关记录的形成、收集、检查、分析、保存及归类存档、销毁等管理。 4管理内容4.1总则4.1.1记录应真实、客观的反映质量管理体系的运行。 4.1.2记录填写要及时、客观、真实、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改；如确属错填，可在该处划两条横线并在空档处填写正确内容。 4.1.3记录原则上不得缺项，所有栏目都应填写齐全。 如未生产而不能填写的，空白的首栏处画上斜线。 4.1.4原始记录编号说明注1原始记录分类号用字母Y、B表示Y表示原始凭证；B表示台帐或报表。 注2公司代码在原始记录编码中一律用汉语拼音“xx”表示。 注3部门代码、从属部门或职能代码编写应按本公司标准xxxx-xxxx标准化工作实施手册企业标准体系表的编制和标准编码规定的附录D规定执行。 4.2记录的管理4.2.1编制、审核各职能部门自行编制所需使用的记录，经部门主管审核并填写原始记录生成审批表后提交质量部审定并编号。 4.2.2编号公司代码*/CQ*原始记录分类号部门代码从属部门或职能代码流水码质量部负责对各部门编制的记录进行协调和审定，并按相关规定予以登记编号。 4.2.3表式更改记录方式更改由原编制部门进行，更改后的记录应由【企管】重新审定、登记。 新表式投入使用时，原则上应停止使用原记录方式。 4.2.4收集记录由使用部门收集。 4.2.5保存4.2.5.1记录由使用部门负责保存，应注意保存的环境以防止损坏、变质或遗失，同时应考虑到查阅和存取的方便。 4.2.5.2记录的保存期限由使用部门提出，归口管理部门确定，应考虑顾客要求和产品的使用寿命再加上一个日历年。 基本要求如下4.2.5.2.1生产件批准文件、工装记录、采购订单（包括所有配套顾客采购订单/修订单）保存时间为4年,质量运行状态记录（控制图、检验和试验状态记录、生产过程记录）等保存时间应为4年；4.2.5.2.2各类标识卡保存一周；4.2.5.2.3内部审核和管理评审记录保留三年。 4.2.5.2.4如顾客有特殊要求，则按顾客要求执行。 4.2.5.3凡需归档的记录，按档案管理有关规定归档。 4.3处理4.3.1保存期满的记录统一由档案室或使用保管部门负责销毁，有合同要求时按合同规定执行，同时做好相应记录。 4.3.2【企管】应收集各部门（工区）所使用的记录方式，形成“记录样张集”，遇表式更改时，应及时更新；如新表式批准后，原有表式继续使用直至用完时，“样张集”中应保留原有表式。 4.3.3【企管】负责编制公司记录有效版本一览表(见附录C)并分发至各有关部门，以确保对记录监控管理。 如有变化，应定期更新。 并每六个月要检查一次各部门记录的使用、管理情况。 4.3.4凡需归档的记录，按档案管理有关规定归档保存。 现场查阅的记录要及时归还，归档的记录需借阅时应办理借阅手续。 合同约定时顾客可对记录进行查阅，由管代协调。 5检查与考核5.1各使用部门定期组织检查与考核。 5.2【企管】组