文秘英语写作.ppt

AppliedWriting1 BusinessLetter商务信函2 InvitationLetter邀请函 信3 Note便条4 Notice通知 告示5 Memorandum备忘录 商业书信的构成要素 1 Letterhead信头2 Date日期3 InsideAddress封内名称和地址4 Salutation称呼5 Body信文6 ComplimentaryClose结尾敬语7 Signature签名 Letterhead信头Date日期InsideAddress封内名称和地址Salutation称呼Body正文ComplimentaryClose结尾敬语Signature签名 PersonnelDepartmentHunanUniversityHunan ChinaMay13 2010MissSallySmithEducationDepartmentManchesterUniversityManchester054321 UKDearMissSallySmith YourrecentapplicationforthepositionofEnglishteacherhasbeenreceivedandapprovedbythePersonnelDepartment Yourabilitiesandexperienceseemsuitabletotheneedsofouruniversity WecanofferyouthepositionbeginningfromSeptember Ifyouchoosetoacceptouroffer pleasecontactthePersonnelDepartmentbeforeJune30 Sincerely ChenGuo 邀请信 函 邀请函是用来向对方发出邀请的一种礼节性信函 在商务活动中 当公司成立 周年庆典 或举行产品发布会 招待宴会或展览会时 一般都需要秘书起草邀请函 并发到相关单位及个人 发函时 应给对方留出足够的时间 供对方考虑并作出安排 英文邀请函通常包括以下内容 简要介绍邀请目的 活动内容 活动地点及具体时间 有时需注明着装要求 或要求对方回复能否光临 邀请函一般分正式和非正式两种 正式的请柬有固定的格式 1 正式请柬 Sample1 2 邀请函及复函 Notes 便条是书信的一种形式 特点在于其内容笔一般书信更简短 用于询问 留言 通知 要求等 便条的基本组成部分是 日期 称呼 正文和署名 日期 便条日期通常写在右上角 一般只要写上星期几或上下午的具体时刻 写上几月几日也很普遍 但无需写年份 称呼 给熟人 朋友留言可直呼其名 不用任何头衔 但下级给上级的留言 称呼仍应保留头衔 抬头的 Dear 可用可不用 正文 一般用一两句话写成 说明写便条的目的 署名 常可省去书信中用的结束敬语 署上写便条者的姓名或姓或名即可 便条的一种常见类型 留言条具有广泛的用途 访客不遇 委托别人办事 预约 询问 通知 道谢 道歉 电话留言等 均可使用便条 一般都是传递简短信息 如果是给熟悉的人留言 只要写他的姓或名 结尾留你的姓或名即可 无需客套的称呼 时间一般除日期或星期几外 还会加上上午或下午的具体时刻 9 50a m MondayMr Smith Mr ChangofPearsonCompanyhasjustrungup sayingthatheissosorryhewon tbeabletocomeoverthisafternoon Hehopestoseeyouatninetomorrowmorning Pleasewaitforhimatyourofficethen orringhimbackifthetimedoesn tsuit AliceZhou Task Writeanotewiththeinformationgivenbelow Writerofthenote XiaoYanReaderofthenote CharlesTime 5月12日Message 我有急事明天去北京 能否将我们的会面推迟到下个星期 对由此带来的不便很抱歉 May12DearMr Charles I mafraidIhavetorushtoBeijingtomorrowonurgentbusiness Couldweputoffourmeetinguntilnextweek SorryfortheinconvenienceI vecausedyou XiaoYan Notice 告示是一种文字简短的应用文 公司 学校或企事业单位可利用告示向公众告知某一事情 通常张贴在公司 学校或企事业的公共场所 英文告示一般用Notice作标题 写在正文上方正中部位 英文告示一般由以下四部分组成 1 标题 Headline 2 正文 Body 3 落款 Inscriber 4 日期 Date Memorandums 备忘录是公司内部最基本 最常用的一种信息传递方式 如会议安排 情况报告 责任确认 问题处理等 备忘录通常由公司统一印制成标准的表格 备忘录中To一栏中的收笺人和From一栏中的发笺人可以是姓名后加上其职位和部门 也可只写职位 收笺人的姓名前可写上Mr Mrs Ms Dr 等 而发笺人的姓名前则不写 Subject即内容标题 一般用名词或动名词词组等少数几个字做简略叙述 内容部分时备忘录的主要部分 应力求简明 确切 最后 结束时不用签名 如果备忘录同时还发给除收笺人以外的其他人 在末段cc 或c 之后写上其姓名即可 MEMORANDUM To AllDepartmentalManagersFrom SalesManagerDate March4th 2003Subject AnnualSalesReportsAllDepartmentalManagersareremindedthattheAnnualSalesReportsarerequiredtobesenttothePersonnelOfficebyApril1st Ifanydifficultiesaremetinitscompletionbythisdate pleaseinformme Cc EllenStaley GeneralManage Task Changethefollowingtelephonemessageintoamemo July5th Hello isthatStephenChan ThisistheManagingDirectorhere Couldyousendthatreportyou reworkingonovertomethismorning Youknowtheone aboutexpandingourrangeofproduct Thanks MEMORANDUM To StephenChanFrom ManagingDirectorDate 5JulySubject