公文写作知识讲课教案.doc

文秘知识讲课教案一、常用公务文书的格式（一）公文用纸及印装要求1.公文页边与版心尺寸： A4型纸，其成品幅面尺寸为210mm297mm 公文用纸天头（上白边）为：37mm1mm 公文用纸订口（左白边）为：28mm1mm 版心尺寸为：156mm225mm（不含页码）2. 文中图文的颜色：未作特殊说明公文中图文颜色均为黑色。3. 排版规格：正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行28个字。4. 印制及装订要求： 双面印刷；两面误差不得超过2mm。印品着墨实，均匀；字面不花、不白、无断划。公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订（在中缝装订成册）或平订的订位为两钉钉锯处订眼距书芯上下各1/4处，允许误差4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页。（二）公文眉首格式公文中各要素标识规则：组成公文的各要素划分为眉首（文头）、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版芯，即156mm）以上的各要素统称训眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。1.发文机关标识（公文版头）由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。 发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但是最大不能等于或大于22mm15mm。 联合行文时应使用主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，保证公文首页显示正文。同一机关可以有不同规格的发文机关标识，在国务院的发文机关标识中，有国务院文件、中华人民共和国国务院等多种。2. 公文份数序号 公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。一个公文一个号，一般按照文件的总印数确定用几个阿拉伯数字，至少要有两位数，即01-99。3. 发文字号发文字号由发文机关代字、年份和序号组成（发文字号三要素）。位于发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。如国务院2000年8月24日发布的国务院关于发布国家行政机关公文处理办法的通知，其发文字号为“国发200023号”。国是国务院代字，2000是发文年份，23号是国务院2000年的发文序号。发文字号的书写位置有三种：一是在发文机关标识下方：下行文的发文机关标识是（机关名称）文件时，且发文机关标识与红色反线（间隔横线）之间有相当的距离，发文字号标在发文机关标识正下方空2行处，用3号仿宋体字，居中排布。这是最常见的标注方式。二是发文机关标识与签发人左右对称：上行文需注明签发人姓名时，把发文字号放在左侧，签发人姓名放在右侧，二者对称，发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字。三是对一些特定的公文可酌情处理：如平行文函的发文机关标识是（机关名称），由于间隔横线紧挨着发文机关标识，发文字号可标在公文标题右上方，间隔横线的右下方。4.签发（会签）人 上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。签发人后标全角冒号，冒号后用2号楷体字标识签发人姓名。 如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红反线与之的距离为4mm。一般情况下，为了表明对公文内容负责，防止弄虚作假，便于查明责任，按规定，下级机关上报给上级机关的公文，业务主管部门上报给领导机关的公文，都应注明签发（会签）人，以示负责。平行文、下行文可以注明也可不注明签发人。5.秘密等级和保密期限 如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级各保密期限之间用“”隔开。6. 紧急程度如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1行；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。公文的紧急程度分为“特急”“急件”“限时送达”，还有的在标题中加以紧急程度的限定，如公司关于的紧急通知7.红色反线其作用在于分开眉首和主体部分，党的领导机关的专用公文眉首，红色反线中间印一颗红五星。（三）公文主体格式1.公文标题 红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。2. 主送机关 标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。所有上行文都必须有主送机关，一般只能有一个，便于公文的办理，需要另一个同级上级机关知道的，一般不同时主送，根据解决问题的需要主送其中一个，另一个在版记处“抄送”，必须同时主送两个上级机关的，应在二者之间加“并报”一词。下行文的主送机关有两种情况：一是针对性强的下行文，都应当有主送机关。批复、指示性通知等主送机关可以是多个，需要注意的是，如果下行文的主送机关是一个受双重领导的单位时，应当抄送另一个领导机关。多个主送机关的排序依据：与内容的密切程度、系统和级别的高低、有关法规和具体规定（如各省、自治区、直辖市）3. 公文正文 主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。（word文档操作细节：标点符号、序号回车）正文案例正文结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。4. 附件 公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件：1.”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，就在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。应注意：一些批转、转发、印发类的通知，从形式上看也有附件，实际上并非原来意义上的附件，无需在文尾写上“附件”字样，而是将相关内容与前面的通知一起装订，页码连贯，如：国务院关于发布国家行政机关公文处理办法的通知国发200023号各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：现发布国家行政机关公文处理办法，自2001年1月1日起施行。1993年11月21日国务院办公厅发布，1994年1月1日起施行的 国家行政机关公文处理办法同时废止。中华人民共和国国务院二年八月二十四日国家行政机关公文处理办法第一章 总 则第一条 为使国家行政机关（以下简称行政机关）的公文处理工作规范化、制度化、科学化，制定本办法。5.成文日期及印章成文时间用汉字将年、月、日标全；“零”写为“”。成文时间右空4字。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm4mm，端正、居中下压成文时间（骑年压月），印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。联合行文印章：当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多3个印章，两端不得超过版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。特殊情况说明：当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。6.附注公文如有附注（需要说明的其他事项），用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。这一格式过去叫“阅读（传达）范围”，一般是对公文的发放范围、使用时需注意的事项加以说明，如“（此件传达至群众）”等。“请示”可以在附注处注明联系人的姓名和电话。7.签署签署是发文时，由机关领导人在公文落款处签写姓名或加盖签名章，代表公文的作者，证实公文的执行效用。签署的位置要求：由签发公文的领导人亲笔在公文落款处签字，大批印发的公文可使用签章，位置在正文下一行右空4字标识签发人签名章，签名章左空2字标识签发人职务（全称）。签署与签发的区别：代表公文的作者，证实公文的执行效用，文件上标注签发人姓名，有利于增加决策的透明度，有利于基层和广大干部群众对决策的监督，进一步增强公文签发者的责任感。（四）公文版记（文尾）格式1.主题词主题词是能够代表其内容特征的、最能说明问题的起关键作用的词，是确切表达公文主题的规范化的名词或名词性词组，主要供制作公文索引和电子计算机检索之用。中共中央办公厅秘书局和国务院办公厅秘书局分别颁发了公文主题词表，前者分19类5116个主题词，主题标引分为高层次和低层次两层次，后者分15类1049个主题词，主题标引分为固定码区和自由码区，高层次标引和固定码标引区、低层次标引与自由码区标引的含义基本相同，前两者的含义都是选用公文主题词表以外的词。上报的公文，应当按照上级的要求和公文主题词表的规定标注主题词。任何单位，在上报公文时，除了参照自身的公文主题词表外，更要按照上级机关的主题词表来标注主题词；如果是下发公文，就得使用自身的主题词表。 “主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空一字。按国务院公文主题词表要求，一份公文的主题词一般不超过五个。确定主题词的方法、步骤：审读文稿、了解主题；分析主题，确定主题概念；查阅主题词表，转换主题概念；著录标引。标引时应根据主题词的含义由大到小，从内容到形式这样的次序进行；如国务院关于发布国家行政机关公文处理办法的通知，其主题词顺序是：行政机关 公文 办法。主题词构成格式是“类别词”加“类属词”，所谓“类别词”是反映主题内容的类别，所谓“类属词”是反映文件内容和形式（文种）的词。动词不可单独使用，应与相关的词组配成名词性词组；标引地名、人名时尽量使用全称。国务院关于加强水土保持工作的通知的主题词是：农业 水土保持 通知，其中第一个词是类别词，标题中并没有，而后面两个是类属词，都在标题之中。2. 抄送机关抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。格式：公文如有抄送，在主题词下1行；左空一字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。另见纸质文件。抄送原则：本机关的重要下行文，可以抄送直接上级机关；双重领导的机关要处理好主送与抄送的关系；因特殊情况必须越级行文时，应抄送越过的机关。3.印发机关和印发时间位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。印发机关是指具体承办公文印刷和发出的部门。通常都是机关的办公部门，或办公部门下属的秘书部门。一般多属“办公厅”“办公室”等。印发日期，指办公部门接到定稿后起因日期，“以公文付印的日期为准”，一般写成“年月日印发”。经批准翻印的公文，除注明原文的印发机关名称和印发日期外，还应注明翻印机关名称和翻印日期。（例示：信息产业部令）4.版记中的反线和版记的位置版记中各要素下均加一条反线，宽度同版心。（为了显示各要素之间的区别、美观好看）版记应置于公文最后一页（封四），版记的最后一个要素置于最后一行。5.页码用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白以后的页不标识页码。6.公文中的表格公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。（五）常用的公文特定格式二、公文文种基础知识及常用公文拟写（一）公文文种基础知识行政机关公文的主要种类有13种（类）：1.命令（令）：适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。2.决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。3.公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。4.通告：适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。5.通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。6.通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。7.议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。8.报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。9.请示：适用于向上级机关请求指示、批准。10.批复：适用于答复下级机关的请示事项。11.意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。12.函：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。13.会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。（二）企业常用公文的拟写1.通知：指示型通知：通知原因首先要写明通知的主要依据，如根据某项方针政策、根据某次会议精神、或是根据某项工作的发展近况与存在问题等，扼要说明通知的针对性和目的性。其次简要阐明通知的意义，使下级机关易于接受，引起重视，提高贯彻执行的自觉性和积极性。应知应办事项要表达明确。“发布”型通知：发布通知本身的主要作用一是认可发布对象，二是直接赋予发布对象以执行效力，通常是“现将发给你们，请。”末条也统一写作“自发布之日起施行”或另行规定施行日期。批转型通知：批示、批准、转发的通知。实际工作中，批转的具体使用主要有两种情况：一是上级机关认为下级机关的请示、报告、总结等所反映的情况和问题，对全局有普遍意义，可以借以指导面上的工作，因而加以批转；二是有些下级机关需要解决的问题，涉及到平行的或不相隶属的机关，请求上级机关批转下发，以便推动那些需要合作完成的工作任务。不管哪种情况，下级机关的公文一旦经过批转，实际上就变成了批转机关的意见，具备了在一定范围内的执行效力。通常写作“（发文机关）同意，现转发给你们”。转发型通知：既可以用来转发下级机关、平级机关以及不相隶属机关的公文材料，也可以用来转发上级机关的批复、通知等公文，通常写成“现将转发给你们，请（望）执行（参阅）”。任免通知：上级机关需要向下级机关知照对有关人员的任免决定时使用。通常写作关于同志任职的通知，关于免去同志职务的通知，关于等位同志职务任免的通知。文内用于注意“经会议研究决定：”2.通报：适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神或情况。一般分为：表扬性通报、批评性通报、情况通报。前两者在写作上一般包括四个要素倾向性导语、通报的事实（事件）、对事实（事件）的认定和分析、处理意见。3.请示：下级机关向上级机关请求指示或批准时使用的文种。分类有：请求指示的请示、请求批准的请示、请求审批的请示。请示正文由请示原因（事实依据、理论依据或二者结合）、请示事项（如请求指示则写明遇到了什么问题，有哪几种不同意见，现状如何，并要求上级机关在哪些方面或哪几个具体问题上给与明确指示；如请求批准则写明准备干什么，如何干，请求上级在哪些环节上给与支持或帮助承认、拨款、调配人财物等）、结束语（另起一行，常用语“以上事项，请明示”“以上请示，请予审核批准”“妥否，请批复”等）。写请示应坚持一文一事原则，不要多头主送。4.批复：是针对请示的一个文种。标题一般由发文机关、事由、文种三要素组成。应态度明确及时有依据的一事一批。常用语：批复或复函引述来文作为依据的用语：悉（知道）、收悉、电悉、敬悉、欣悉等。批复“此复”“特此专复”5.报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问，分为工作报告、情况报告、调查报告、报送报告（向上级机关报送公文、物件时随文或随物写的一种报告）。正文由报告导语（现说明为什么要写这份报告，用“现将报告如下”或“现将汇报于后”之类的承启语）、报告内容、报告结束语（另起一行，多用“特此报告”“以上报告，请审阅”等）三部分构成。6.函：函是机关之间相互商洽工作、询问和答复问题、向无隶属关系的有关主管部门请求批准时使用的公文文种。可分为商洽函、问复函、请准（审批）函。格式要求使用信函式格式： 市 人 民 政 府0000001 政函20039号紧 急秘 密发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐使用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条武文线（上细下粗），两条线长均为170mm。每行距居中排28个字。首页不显示页码。发文机关名称及双线均印红色。发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识。发文字号下空1行标识公文标题。如需标识秘密等级或紧急程度，可置于武文线下1行版心左边缘顶格标识。函的常用语：“不知贵方意见如何，请函告”“恳请贵方大力协助，不胜感激”“请予以接洽是荷”“特此函告”“特此函商”“特此函复”“特此函谢”“特此函达”等。三、常用事务文书的拟写1.简报是国家机关、企事业单位、社会团体为汇报工作、交流经验、反映情况、沟通信息、报道动态而编发的内部常用事务文书，常见的有工作简报、会议简报、动态简报等。简报格式：内蒙古伊利实业集团股份有限公司冷饮事业部工作简报第（10）期伊利冷饮部办公室伊利冷饮部党支部 二七年十月三日编者按：根据抄报：抄送： （共印23份）2.事务性通知主要包括事项通知（平行下行文，让对方了解某件事情或某些情况，一般不要求执行或办理，其实用性强，政策性弱，多针对一些临时性的事务，只起告知和沟通作用，这类通知在形成时大都不编发文号）、启事型通知（把一些临时发生的情况和准备采取的措施告知有关单位和个人时多用，冷饮部关于报送2007年工作总结的通知，也可不标明事由）、凭证型通知（既起到告知有关情况的作用，又起证明对方身份的作用，如学术会议通知）及会议通知。3.邀请信是各级机关、企事业单位于社会团体举办重要活动，召开重要大会，邀请上级领导、写作单位和有关人士参加所用的信函。它比请柬适用范围更广，信息容量更大，受文单位更广。商业邀请信标题通常使用“会议名称文种”，正文内容较为详尽地说明了邀请的原因和活动的内容，介绍了活动安排的细节。格式要求：顶格书写被邀请者的姓名或单位名称，个人姓名之后应加职务、职称或同志、先生、女士等相应称谓。信末问候语在正文下1行左空2字书写，落款在信末尾有下方适当位置写上邀请单位名称或个人姓名，成为日期用汉字大写。四、公务文书专用词语1.开头用语为了、为；根据、按照、遵照、依照；鉴于、关于、由于；当前、目前；兹（指现在）、兹有、兹将、兹介绍、兹派、兹聘。2.承启用语连接开头与主体部分：根据规定，根据特通告如下，为了现决定，为通报如下；现将（情况）报告如下；现就问题，提出如下意见，经研究，答复如下等。3.结尾用语用语请示：当否，请批准用于函：请研究函复；盼复；望协助办理，尽快见复。五、公文制发程序及管理（是否讲依时间而定）第五章 发文办理第二十四条 发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。第六章 收文办理第三十条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。第三十一条 收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核的重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。第三十二条 经审核，对符合本办法规定的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。