费用报销流程.doc

费用报销管理制度新制度编码YJJS-MR-CW-001文件版本V1.0编写人编写日期原制度编码文件密级公开审核人审核日期制度级别集团级正文页数复核人评审日期制度分类管理制度附件数批准人生效日期版次作者修订内容修订日期下次审查时间原件存 此文件版权属公司所有，未经许可，不午以任何方式外传1目的：规范公司各项报销管理流程，确保报销的准确和及时。2范围：适用于本公司所有报销业务。3定义：无4相关文件：无5职责： 51财务部 511对报销单据的完整性、真实性、合法性、准确性、规范性进行审核。 512报销款项的支付和借支款项的处理。 513依据相关法规进行报销业务的帐务处理、费用分析等。 52业务部门521索取真实、有效、合法、准确的发票或税务机关认可的单据并在有效期内报销。522规范据实、完整填写报销单据，并把按规范分类整理好的原始单据粘贴附后。523按审批权限交相关负责人审核及审批。6流程图： 申请部门财务审核总经理审核出纳付款财务签字会计记账财务负责人审核总经理审核YOS申请部门请款部门负责人审核合同协议原始单据打印系统审核单据并附合同协议7内容 71报销的时限性： 711报销人员须遵循及时性原则进行报销。 712当月发生的费用在当月内完成报销，特殊情况当月不能报销的，需要部门负责人签字并在次月内进行报销。 713区域报销必在次月1日前将上月报销单据寄到公司。 72票据的合法性： 721所有费用报销均需提供真实合法原始单据。 722有效发票至少需要印有两个章：国家或地方税务局专用章+发票专用章，如少其中 一个章，发票无效。 723财政机关批准并统一监制的行政事业性收据。 724购买方名称必须是费用归属公司全称，公司名称不全或抬头开具个人，发票无效。 725发票上文字、数据清晰可见，模糊不清的发票不予报销。73单据的规范性： 731所有原始单据需分类、有序的粘贴。 732 报销单据金额、类型相同的（如车票等），应尽量粘贴在一块，并按金额大小排列。 733 增值税专用发票无需粘贴，需把抵扣联和报税联同时送交财务认证。 734财务部发现不按以上要求填制报销单据的，有权退回不予报销，直到单据符合标准。 74 YOS系统操作： 741申请人需准确填写归属主体、单据类别、费用类别、费用主题、金额等，并把相关合同、 协议、明细附件上传至附件中。742跨公司业务的报销：7421报销必须对应到申请人社保归属公司。742 2跨公司业务选取指定同事作为集团报销助理，协助报销人在系统中提交跨公司 业务的报销申请。742 3报销助理只负责按照业务部门的要求进行系统的提交，具体的借款、报销、由实 际负责人和财务对接。（具体人员和名单详见附件一）76预付款报销： 761相关部门因业务需要，需先预付款项后取得发票的，需在YOS中提交预付款申请，同时上传预付清单、合同或协议。 762商品采购：需凭采购订单、合同在YOS中请款，采购合同中需对商品主要内容特别是质量等级、交货的时间、地点、方式、支付金额和方式、双方权利及义务、理赔条款等信息约定清楚。零星采购金额在10000元以下、确实无法取得合同的除外。 763平台费用：平台提请预付款，原则上需提供合同，因电商行业的特殊性确实无法取得合同的，需提供网上协议或平台公示截图并加盖公章，在YOS中申请预付款的同时上传到到附件中。764 安装服务：安装工程师需提前付款后获取发票的，需提供明细清单。765押金保证金：因租房、投标等需预付押金、保证金，需提供合同或协议、同时取得对方的收款凭据。766其他费用：水电、房租或其他需预付的款项，相关部门需提供符合预付条件的资料。767预付款原则上需在当月报销，采购、各种平台费因特殊原因无法在当月取得发票，需在次月内取得发票并进行报销。 77采购款报销：771商品采购：771. 1货到票到：采购人员凭供应商送货单、发票仓库检收入库单等在YOS里申请报销。771. 2货到票未到：对于货到入库、发票未到，需按合同付款的，由采购人员在YOS中请款，部门负责人审批，财务负责人审批、金额较大时需总经理核准后付款。（原始单据：供应商签订的购货合同、入库单、凭供应商送货单、检收单、入库单、合同等）7. 7. 2固定资产采购：772. 1固定资产：为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有的；使用年限超过一年； 单位价值超过500元以上。包括厂房、机器设备、电子设备、办公家俱等。（原始单据：合同或协议、资产验收单，发票（固定资产采购不允许定额发票报销）7. 7. 3办公费用及其他采购：需提供采购需求清单。（原始单据：采购清单、发票）78 日常费用报销：781差旅费用：包括出差有关的交通费、住宿费、差旅补助及各种杂费（订票费、行李托运 费、寄存费）等。（原始单据：人资批准的差旅申请单、发票）782运费：为完成运输活动所反生的一切相关费用,包括发货运费、运输保险费。（原始单据 ：发票、物流公司物流清单）783车辆使用费：车辆使用费是指公司车辆在使用过程中所发生的各种费用。车辆使用费包 括汽油费、通行费、过桥（江）费、停车费、养路费和车辆保险费，但不包括车辆修理费。（原始单据：发票）784交通费：因公需要而使用的市内出租车、公交车等所发生的费用。（原始单据：发票）785办公费：各种文具、纸张印刷品(包括各种规程、制度、报表、票据、账簿等的印刷费和购置费)、报纸杂志费、图书资料费、以及银行结算单据工本费等。（原始单据：发票、对方盖章的购货清单）786通讯费：包括办公座机费、手机费。补贴给个人的通讯费因无法取得公司抬头的发票不予报销，按通讯补贴列入工资表中。（原始：发票）787广告宣传费：企业开展业务宣传活动所支付的费用，主要是指未通过媒体传播的广告性 支出，包括企业发放的印有企业标志的礼品、纪念品、如意投、直通车、钻展、品销宝、推广费、 促销费等。（原始单据:发票（不允许定额发票）、合同或协议）788服务费：安装服务费、审计、评估、咨询、律师、技术服务、参团服务、订单处理费(商家）、短信群发软件等各种软件购买费用、小家电物流服务_订单处理费(商家）、小家电物流服务_退货入仓费(商家)、小家电物流服务_正向配送费(商家)、信用卡支付服务费等。（原始单据：发票（不允许定额发票）、合同或协议）789工资：是指发放员工的薪资，是雇主或者法定用人单位依据法律规定、或行业规定、或 根据与员工之间的约定，以货币形式对员工的劳动所支付的报酬。包括基本工资、奖金、绩效、 补贴等。(原始单据：相关审批人员审核签字后的工资表）7810员工保险费：员工的各种保险费，包括养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险，生育保险，住房公积金等。（原始单据：缴费单、明细单）7811税费：企业按照国家税法规定的税率向税务部门交纳的税款。包括：关税、消费税、增 值税、营业税及附加、企业所得税、房产税、印花税、车船使用税等。（原始单据：缴税凭证和银行回单）7812业务招待费：企业为生产经营而发生的应酬费用。 包括为开展业务发生的餐费、烟、 酒、礼品等。（原始单据要求提供发票及购物清单，餐费1000元以上的要提供点菜单）7813福利费：职工因公发生的工伤医药费、部门聚餐、会议水果及零食、生日礼品、员工 结婚、生育、子系亲属丧事补贴等费用。（原始单据：发票，员工结婚要提供结婚证、生育要提供出生证明、丧事要提供死亡证明），此项费用由人资行政部请款。7814手续费：包括银行手续费、支付宝手续费、信用卡、花呗分期支付、花呗支付付款手续费。（原始单据：银行回单、支付宝支付截图等）7815折扣费：京东等各种平台的返利、返现退差、消费券、满减等费用。（原始单据要求提 供合同、协议）7816、装修费：装修店铺、办公场所、厂房等产生的费用。（原始单据：发票（不允许定 额发票）、装修合同、进度单、验收单）7817、房租：包括厂房、宿舍、办公场所、区域办事处、办事处门面等。（原始单据：房屋租赁合同、发票）7818、物业费：物业对房屋建筑及其设备、公用设施、绿化、卫生、交通、治安和环境等项目 进行日常维护、修缮、整治及提供其他与居民生活相关的服务所收取的费用。（原始单据：发票（不允许定额发票）、合同。）7819水电费：包括办公场所、宿舍等用水用电费用。（原始单据：发票、缴费清单）7820配件耗材:安装工具、管件、配件及其他安装服务耗材。（原始单据：发票、购货清单）7. 9报销审批权限：791 审批人：部门负责人-财务负责人-总经理，如涉及到两个以上部门的业务需提请相关部 门负责人审批。792 YOS审批权限：792. 1预付金额2000元=5000元；部门负责人-财务主管/经理-财务总监审批。792. 3预付金额5000元以上的（平台费用10000以上，采购50000元以上）；部门负责人- 财务主管/ 经理-财务总监-总经理审批。792. 4日常费用金额2000元=5000元；部门负责人-财务主管/经 理-财务总监审批。792. 6日常费用金额5000元以上；部门负责人- 财务主管/ 经理-财务总监-总经理审批。793 纸质签字流程：793. 1 武汉员工由申请人在YOS里打印纸质报销单并签字，同时将纸质发票提交出纳在YOS系统中做发票批注，再按审批权限找相应财务部负责人签字。793. 2北京及外地员工统一由收发票人在YOS里做发票批注，武汉出纳见发票批