采用信息技术推进建筑施工企业管理的现代化.doc

采用信息技术推进建筑施工企业管理的现代化 从场城集团的试点经验展望我省施工企业信息化建设前景黑龙江省建筑施工专家委员会信息技术已经成为当今世界的先进生产力。企业信息化管理不仅可以实现对物流、资金流、信息流的科学整合，还可以获得即时的相关信息，各项管理数据可以通过网络传到公司各部门，实现生产、技术、质量、经济、材料、财务等众多部门信息共享，大大提高企业的管理水平、工作效率和经济效益，使企业管理更加科学化和系统化。可以运用其掌握的市场信息、技术信息、资本信息、人才信息等，先人一步筹划市场开拓战略、技术创新战略、投融资战略和管理战略，从而在经济全球化的竞争中抢占先机，争取主动。不言而喻：采用信息技术改造和提升传统产业已经成为企业为了生存和发展而必然采取的技术途径。基于这一认识，2002年，长城集团公司领导层明确提出并着手实施了“全面利用计算机信息技术推进企业的调整改造以内部管理的创新应对外部市场的激烈竞争”的重大举措。三年来取得明显成效。一、公司信息化建设的基本情况1、信息化建设的目标和八字原则建立一个切实可行的强有力的信息化管理系统，最终实现企业生产过程的自动化、管理方式的网络化和决策支持的智能化，并通过信息化拉动施工企业向智能型和管理型企业转化。我们结合企业实际，确立了“总体规划，逐步实施”的原则，有条不紊地开展企业信息化建设。2、信息化建设的平台我们依托集团下属长城新奥智能网络工程公司的IT人才和施工专业人才的优势，在高新技术开发区创办了“新奥软件开发有限责任公司”作为集团的信息角，专门从事施工企业信息化软件的开发和研制。同时新奥软件公司还利用自身的条件，同中国建筑科学研究院软件研究所建立了长期的技术和产品互补合作伙伴关系。为长城集团的企业信息化建设打下了一个坚实、可持续发展的平台。3、信息化建设的管理人才公司近400名各类专业技术人员均为大专以上学历，具有一定的计算机操作水平。公司还派专人到哈尔滨工业大学进行信息管理师学习，并请软件开发人员对公司各职能部门和项目部的微机操作人员进行了强化培训，为实施企业信息化建设培养了专业的管理人才和技术人才。4、信息化建设的四个阶段我们的信息化管理系统建设主要分四个阶段，即：计算机网络建设阶段；应用软件采购与开发阶段；企业级信息管理系统和项目级工程管理系统开发阶段；企业级信息管理系统集成和项目级工程管理系统集成及互联阶段。目前我集团公司已经完成了前三个阶段的工作。（1）、计算机网络建设阶段。公司已投资70余万元，对公司办公楼进行网络综合布线，对机房进行标准化建设，采购、安装、调试计算机设备。近两年来，公司先后购置30余台计算机，绝大多数计算机的中央处理器CPU均为P以上，其内、外存容量，联网能力，主频速度和输入、输出设备均符合信息化管理系统的建设需要。其可靠性、安全性、数据传输和通讯也可以满足管理系统数据处理的要求，并建立了内部局域网。现在公司办公楼的主要职能部门和分公司已经初步实现了信息资源共享，并可以通过互联网从事网上工作。（2）、应用软件采购与开发阶段。我公司从2001年起先后购买应用了用友财务管理、梦龙技术管理和广联达工程量计算等系统软件。2004年年初，我们委托新奥软件公司全权负责信息化管理系统的设计、开发与系统维护。并针对我公司各部门具体工作研发了适合我公司业务需要的专业化工程管理系统软件。主要有：经营管理分系统、项目管理分系统和电子商务分系统。A、经营管理分系统包括：公文管理、档案管理、电子邮件管理、会议管理、工作流管理、资产管理、电子公告、信息中心、新闻发布、BBS论坛、在线交流、公用文件夹、个人事务、人事管理、后勤管理等。B、项目管理分系统包括：标书制作、网络计划、现场绘制平面图、施工图库、项目管理、建筑工程资料管理、质量验收资料管理、安全资料管理、形象进度、工料分析、监理管理、模板设计、脚手架设计、施工安全计算手册、结构常用工具箱、基坑支护、降（排）水计算、建筑工程量计算、建筑工程钢筋统计、工程量清单计价、概预算报表等。C、电子商务分系统我公司在2002年就已建立，但根据企业的实际情况，我们正在着手将其改建功能更加强大的电子商务系统。新的电子商务分系统下设信息发布平台、项目管理平台、通讯管理平台、供求管理平台、协同办公平台等五个平台。主要功能包括：企业概况、组织机构、企业精神、企业荣誉、用户反馈和网上工程信息交流等。（3）、企业级信息管理系统和项目级工程管理系统开发阶段：由新奥软件公司研发的企业级信息管理系统和项目级信息管理系统也已正式开通启用。企业级信息管理系统主要由通知公告、电子邮件、信息发布、收发管理、发文管理、会议室管理、工作计划管理、个人事务管理、人力资源管理、考勤管理、车辆管理、用款管理、办公用品管理、资产管理、图书管理、档案管理等若干模块组成。能够对办公和日常事务的信息广泛集成和充分运用。能够按个人、部门、事项进行自动分类管理。对日常工作及各荐事务进行详细的记录、统计、提高管理水平，为公司决策提出信息支持。通过各种分类的查询，能够对每个部门、每个人以及每项工作有一个详细的了解。这个系统将实现集团总部与各职能部门、分公司之间的信息资源共享，实现数据的信息化、流程的信息化和决策的信息化。 项目级信息管理系统主要是对项目管理的每一个过程遵循计划、实施、检查、处理的管理信息平台，通过这个平台来构建“四管”、“四控”的项目管理模式。这个项目管理模式是通过对计算机的应用，根据建设工程施工项目管理规范并结合长城公司总承包管理的特点，完全实现了对项目管理的“四管”（即合同管理、现场管理、信息管理、生产要素管理）“四控”（进度控制、质量控制、安全控制、成本控制）“一协调”：为组织协调提供数据依据。它的主要特征是对工程项目可进行动态管理，优化配置，目标控制，节点考核。它的运行机制是总部宏观调控，项目委托管理，专业施工保障，社会力量协调。它的组织机构形态是两层分离，三层关系，即：管理层与作业层分离，项目层次与企业层次的关系，项目经理与企业法人代的关系，项目经理部与劳务作业层的关系。它的特点是将实现“两个建设，三个升级”，即：项目经理责任制和项目成本核算制，技术进步、科学管理升级，总承包管理能力升级，智力结构和资本运营升级。将实现项目管理体制中计划、实施、检查、处理的持续改进，以满足项目建设的计划要求，以尽可能快的速度、尽可能低的费用圆满完成项目任务。根据系统建设计划的四个阶段，目前我们已经顺利完成了前三个阶段的工作任务。二、通过开展信息化建设，我们实现了五大突破1、实现了一个定位目标通过利用信息技术，对企业信息资源的深入开发和广泛利用，实现了企业生产过程的自动化、管理方式的网络化、决策支持的智能化和商务运营的电子化。提高了生产、经营、管理、决策的效率和水平，进而提升了企业的经济效益和企业核心竞争力。2、打造了两个管理平台通过对计算机、软件产品、信息技术和网络通信技术的系统集成，打造了企业级智能办公管理信息平台和项目级管理信息平台。企业级管理信息平台主要由（通知公告、电子邮件、信息发布、收发管理、发文管理、会议室管理、工作计划管理、个人事务管理、人力资源管理、考勤管理、车辆管理、用款管理、办公用品管理、资产管理、图书管理、档案管理）等若干模块组成。能够对办公和日常事务（行政、业务）的信息广泛集成和充分运用。能够按个人、部门、事项进行自动分类管理。对日常工作及各荐事务进行详细的记录、统计、提高管理水平，为公司决策提出信息支持。通过各种分类的查询，能够对每个部门、每个人以及每项工作有一个详细的了解。例如：对一位员工能够查询到个人资料、考勤情况、外出次数、一段时间内每项工作列表、支出费用情况等。而每一小项又能知道详细情况，如：外出去向、时间长度、办理的事情。又如用款也有详细的用途，对于部门希望能作对部门内各种信息的记录、统计、查询。项目级管理信息平台主要由（项目基本信息、文档管理、合同管理、技术管理、进度管理、质量管理、成本管理、物资管理、安全管理、环境管理、项目月报、项目竣工报告）等模块组成。是对项目管理的每一个过程遵循计划、实施、检查、处理的管理信息平台，能够形成计划、实施、检查、处理的闭路循环。使人们企业的资源能够合理的分布和有序的流动。为我们建设的工程项目进行一个从概念到实施的全方位的计划、控制与协调，以满足项目建设的计划要求。可实现在限定的时间内，在限定的资源（投入资金、劳动力、设备、材料等）条件下，以尽可能快的速度、尽可能低的费用（成本或投资）圆满完成项目任务。3、形成了三个信息化3.1数据的信息化，实现了日常办公信息、客户资料、合同文件、工程信息等以数据的形式进入到管理系统中，可以用来统计分析、查询管理；3.2流程的信息化，实现了各个管理环节用管理系统贯穿起来达到文件的流转和数据的交互；3.3决策的信息化，通过对信息化的原始数据进行科学的统计分析，运用一定的计算模型，达到辅助决策的目标，为企业决策层提供决策依据。4、构架了“四管”、“四控”的项目管理模式这个项目管理模式是通过对计算机的应用，根据建设工程施工项目管理规范并结合长城公司总承包管理的特点，完全实现了对项目管理的“四管”（即合同管理、现场管理、信息管理、生产要素管理）“四控”（进度控制、质量控制、安全控制、成本控制）“一协调”：为组织协调提供数据依据。它的主要特征是对工程项目可进行动态管理，优化配置，目标控制，节点考核。它的运行机制是总部宏观调控，项目委托管理，专业施工保障，社会力量协调。它的组织机构形态是两层分离，三层关系，即：管理层与作业层分离，项目层次与企业层次的关系，项目经理与企业法人代的关系，项目经理部与劳务作业层的关系。它的特点是可实现“两个建设，三个升级”即项目经理责任制和项目成本核算制，技术进步、科学管理升级，总承包管理能力升级，智力结构和资本运营升级。可实现项目管理体制中计划、实施、检查、处理的持续改进。在此我仅对公司管项目，尤其是项目资金管理为例做简要介绍：公司管项目实际上就是要加强公司对项目经理部的控制力度和决策力度，尤其是项目资金管理一定要做到能管得住、管得好、管得活。项目资金的管理实际上涉及到如下几项权力的分配与使用问题：（1） 项目工程款所有权、管理权；（2） 投资决策权；（3） 分包模式、分包权；（4） 物资采购权；（5） 机械设备的租赁权；（6） 人力资源招聘、使用权；（7） 资金使用权；（8） 项目竣工时，按项目审计、考核项目经理。只要以上几项权力分配好并使用好，公司就能管理控制好项目。要实现公司对项目部管控，那么权力要如何分配呢。我们认为：（1）项目工程款所有权毫无疑问应属项目法人，公司为每一个项目建立一个账号，由公司财务部统一管理，项目所发生的工程款都记入本账号；（2）公司是投资中心，对外投标都由公司统一决策、统一实施。中标后由公司选定（或竞选决定）项目经理，项目经理要与公司签订项目管理目标责任书；公司据此检查、控制项目成本的执行情况；（3）项目上的分包，项目经理部不得擅自处理，经授权或申报分包计划，要公司批准后，由公司或项目部组织招标，中标合同出公司统一审批、管理，分包工程款由公司财务统一支付；（4）物资采购分为公司统一采购和项目经理部自行采购，凡公司在项目管理目标责任书或公司文件中规定必须由公司统一采购的物资；凡由项目经理部组织采购的，也要先报计划到公司，公司审批后，项目经理部才能组织实施采购，采购合同公司审批后，才能正式签订，并在公司备案，发生的费用统一由公司财务执行；（5）机械设备的租赁同物资采购；（6）人力资源这里指的是用于项目管理、项目临时用工和计日工。项目管理人员的用人数、工资、岗位等，由项目经理申报计划，定人定编，纳入项目管理费，由公司审批；项目临时用工也须早报计划，公司审批后才能执行；计日工有合同的按合同执行，没有的按项目临时用工处理；（7）项目经理部的资金使用权应在项目管理目标责任书中明确规定，项目经理部的财务会计应由公司委派或指定，受公司的委托在项目经理部执行财务工作，凡是超出项目管理目标责任书中规定的，会计有权制止；（8）当项目竣工时，应按项目进行审计，对照项目管理目标责任书进行检查，考核项目经理和项目经理部。我们的项目管理信息平台就是按上述思路来分配管理项目的权利，并按上述思路进行管理。如果项目部当天所发生的上述资金问题的数据能及时上报，公司第二天就能获得这些数据或报表，当公司获得这些数据后，利用有关软件马上就进行统计分析，及时发现偏差，如属不正常的偏差，公司马上就采取纠正措施。那么，这样公司管项目的目的就能实现了。5、赢得了五项管理效果5.1公司领导达到的总体效果公司领导在项目管理信息化平台上可以完成以下工作：（1）通过信息化，建立公司内部的标准业务流程，以支持将要运作的信息系统和系统标准功能，规范企业和所属各项目经理部、职能部门的运作，提高运营管理与决策的效率，增加信息的透明度，加强对各项目经理部、职能部门的控制；（2）可以做到对工程项目的进度、成本进行分析、控制，以及成本的计划管理、采购、生产和库存的控制，实现物流、资金流与信息流的统一，并及时获得可靠的决策信息；（3）可以了解公司各个项目的具体情况，以便对各个项目部进行资源调配和优化管理，调阅各职能部门专为公司领导提供的统计报表、综合报表或直接查阅某职能部门的原始资料；（4）根据提示审批签报和文稿，实现网上办公；（5）可以在知识中心查询工程所在地与工程建设相关的法律、法规、施工技术等；（6）通过专用信箱可以收集、查阅工程利害相关者各方的意见和建议；（7）可以书写便条指令直接发送到指定部门或员工，发布企业的各种公告或通知；（8）收发电子邮件，查阅国际网络资料。5.2各项目经理部、职业部门负责人达到的总体效果各项目经理部、职能部门负责人在项目管理信息化平台上可以完成以下工作：（1）减少手工收集、处理及分类分析数据所需的工作量，提高工作、计划的效率与成效；（2）对公司领导的指示做出快速的反映，提供及时和准确的分类、分析和汇总部门数据；（3）根据公司的目标计划编制本部门应完成的控制和生产计划，并和各职能部门负责人协同工作；（4）审核本部门专为企业领导提供的各种统计报表；（5）按权限查阅企业领导、其它职能部门的有关文件、统计报表等；（6）根据提示审批签报和文稿，实现网上办公；（7）审批部门人员出差、经费报销、请假等事项；（8）可以在知识中心查询、建立工程所在地与工程建设相关的法律、法规、施工技术等；（9）签发传真、部门报告或在网上通知；（10）发出指令到员工，阅读员意见；（11）查看会议、活动安排，查阅国际网络资料。5.3公司有关工作人员达到的目标、总体效果公司有关工作人员在项目管理信息化平台上可以完成以下工作：（1）使用与本职工作相关的分系统完成本职工作，并与其它部门协同工作；（2）完成职责内的各种基本信息收集、整理、输入；（3）为企业领导提供有关的统计报表；（4）按权限查阅公司领导、其它职能部门的有关文件、统计报表等；（5）可以知识中心查询、建立工程所在地与工程建设相关的法律、法规、施工技术等；（6）发传真、部门报告或在网上通知；（7）查看会议、活动安排，查阅国际网络资料等。5.4项目管理者达到的目标、总体效果（1）完成职责内的各种基本信息收集、整理、输入；（2）为项目管理者（生产管理者）提供项目管理决策所需的信息和部分管理工具；（3）项目管理系统主要用于各个项目经理部的生产过程管理，从进度、成本、人员、质