第12章 用好时间.ppt

第十二章用好时间 什么是时间管理时间管理的误区时间管理的技巧 一 什么是时间管理 1 关于时间时间是绝对平均 不用花费 被每个人无偿使用的稀缺资源时间的本质 供给毫无弹性无法蓄积无法取代无法失而复得 2 什么是时间管理 时间管理所探索的是如何减少时间浪费 以便有效地完成既定目标 所谓的 时间浪费 是指对我们的目标毫无贡献的时间消耗 时间管理是自我管理 自我管理就是 改变习惯 以使自己更富有效率 效能 案例1如果银行每天早晨向你的帐号拨款8 64万元 你在这一天可以随心所欲 想用多少就用多少 用途也没有任何的规定 条件只有一个 用剩的钱不能留到第二天再用 也不能节余归自己 前一天的钱你用光也好 分文不花也好 第二天你又有8 64万元 请问 你如何用这笔钱 有人曾粗略地统计过一个活到72岁的美国人对时间是怎么花的 睡觉 21年工作 14年个人卫生 7年吃饭 6年旅行 6年排队 6年学习 4年开会 3年打电话 2年找东西 1年其它 3年 我为何忙乱 回顾今天你的时间安排上午 下午 晚上 请分析 是没有足够的时间 还是不经意间或不知觉把时间浪费掉 或是被其他因素挤占了呢 二 时间管理中的误区 面面俱到完美主义注重细节思维中有很多应该拖拉拖延是时间的窃贼 是时间管理中的最重要的罪恶 拖延不愉快的事情拖延困难的事情拖延需要但难做决定的事情 犹豫不决犹豫不决意味着我们对某一任务不是一次完成 而是要花很多的时间 犹豫不决使我们的惶恐和恐惧更加严重 逃避中断人们一般每8分钟会受到1次打扰 每小时大约7次 或者说每天50 60次 平均每次打扰大约是5分钟 总共每天大约4小时 也就是约50 80 约3小时 的打扰是没有意义或者极少有价值的 迷惑 三 时间管理的技巧 方法之一 分清工作的轻重缓急请看下面的行事方式 看看你自己平时喜好用哪种方式 1 先做喜欢做的事 然后再做不喜欢做的事 2 先做熟悉的事 然后再做不熟悉的事 3 先做容易的做 然后再做难做的事 4 先做只需花费少量时间即可做好的事 然后再做需要花费大量时间才能做好的事 5 先处理资料齐全的事 然后再处理资料不全的事 6 先做已排定时间的事 然后再做未经排定时间的事 7 先做紧迫的事 然后再做不紧要的事 8 先做经过筹划的事 然后再做未经筹划的事 9 先做有趣的事 再做枯燥的事 10 先做易于完成的整件事或易于告一段落的事 然后再做难以完成的整件事或难以告一段落的事 以上的各种行事准则 从一定程度上说大致上都不符合有效的时间管理的要求 一般认为是按照事情的紧急程度来判断 假如愈是紧迫的事 其重要性愈高 愈不紧迫的事 其重要性愈低 则依循上面的判断规则 我们认为 处理事情优先次序的判断依据是事情的 重要程度 所谓 重要程度 即指对实现目标的贡献大小 紧急不紧急 第一象限 急 紧急重要 第四象限 缓 不紧急不重要 第二象限 重 不紧急重要 第三象限 轻 紧急不重要 重要不重要 排出优先顺序1 紧急 重要的工作诸如马上来临的考试 准时完成工作 住院开刀等等 2 不紧急 重要的工作主要是与生活品质有关 包括长期的规划 问题的发掘与预防 参加培训 向上级提出问题处理的建议等等 荒废这个领域将使第一象限日益扩大 使我们陷入更大的压力 在危机中疲于应付 3 紧急 不重要的工作迫切的呼声会让我们产生 这件事很重要 的错觉 实际上就算重要也是对别人而言 电话 会议 突来访客都属于这一类 4 不紧急 不重要的工作我们往往在一 三象限来回奔走 忙得焦头烂额 不得不到第四象限去疗养一番再出发 不重要的事 方法之二 ABC排序 不值得做的 ABC排序系统首先 列出你要做的事情的清单在最重要的活动上A 必须做的 在那些一般重要的活动上写上B 应该做的 在不重要的活动上写上C 不值得做的 考虑到你的时间有限 而且不同条目的紧迫程度也不一样 所以你可以对条目再做进一步的细分 A 1 A 2 A 3 A 4 你应该考虑把大部分时间花在A级活动上 1 你从昨天早晨开始牙疼 想去看医生2 后天是男朋友 女朋友 的生日 你还没有给她买礼物 还没有想好怎么样过生日3 你有好几个月没有回家 也没有写信或打电话4 有一份兼职不错 但你必须在星期二或星期三晚上去面试 19点以前 估计要花3小时 5 明晚8点有个1小时长的电视节目 你很感兴趣6 明晚有一场演唱会7 你在图书馆借的书明天到期8 你想好好洗个澡 9你的导师留下一张便条 要你尽快与他见面10 你没有干净的内衣 一大堆脏衣服没有洗11 你身上只有5块钱 需要取钱12 宿舍同学晚上聚餐13 你收到一个朋友的信1个月了 没有回信 也没有打电话给他14 后天上午的英语课上 你需要做一次presentation 预计准备要花费5个小时15 两周后 你要参加一次计算机考试 需要时间复习 ABC排序 A类活动你身上只有5块钱 需要取钱 A 1 你从昨天早晨开始牙疼 想去看医生 A 2 你的导师留下一张便条 要你尽快与他见面 A 3 后天上午的英语课上 你需要做一次presentation 预计准备要花费5个小时 A 4 两周后 你要参加一次计算机考试 需要时间复习 A 5 你想好好洗个澡 A 6 你没有干净的内衣 一大堆脏衣服没有洗 A 7 B类活动 后天是男朋友 女朋友 的生日 你还没有给她买礼物 还没有想好怎么样过生日 B 1 你有好几个月没有回家 也没有写信或打电话 B 2 你收到一个朋友的信1个月了 没有回信 也没有打电话给他 B 3 你在图书馆借的书明天到期 B 4 C类活动 明晚有一场演唱会 C 1 宿舍同学晚上聚餐 C 2 明晚8点有个1小时长的电视节目 你很感兴趣 C 3 方法之三 帕累托法则 也称80 20原理 总结果的80 是由总消耗时间中的20 所形成的80 的销售额是源自20 的顾客 80 的生产是源自20 的生产线 80 的电话是来自20 的朋友 80 的病条来自20 的员工 80 的灰尘来自20 的办公区域 80 的财富集中在20 的人手中 80 的钱花在20 的贵重食物上 80 的清洗时间花在20 经常穿的衣服上 80 的看电视的时间花在20 的电视节目上 80 的读报纸的时间花在20 的报纸栏目上 80 的时候你会选择自己喜欢的少数几家餐厅冰箱的原理 80 20原理对我们的一个重要启示便是 避免将时间花在琐碎的多数问题上 因为就算你花了80 的时间 你也只能取得20 的成效 所以 你应该将时间花于重要的少数问题上 因为掌握了这些重要的少数问题 你只需花20 的时间 即可取得80 的成效 方法之四 克服拖延的习惯 打破帕金森定律 帕金森认为 一般人总会把工作拖延到期限的最后一天才完成 以及 工作时间愈充裕 工作进度就愈缓慢 亦即 工作总是要拖到最后一刻才完成 帕金森定律在时间管理上的启示是 为了要避免拖延的现象 最好的方法就是将完成工作的期限提前 使时间紧缩 提高时间的使用效率 方法之五 确定目标和计划崔西定律 任何工作的困难度与其执行步骤的数目平方成正比 方法之六学会说不直接拒绝 我知道这件事情对你很重要 可我现在确实很忙 如果愿意的话 你还可以向对方表示歉意 有效的折衷有人请你尽快完成一项任务的时候 他可能只是希望你尽快完成 但是并不关心工作的质量 坐下来和对方讨论告诉对方自己的工作安排 方法之七 莫法特休息法 圣经新约 的翻译者詹姆斯 莫法特的书房里有3张桌子 第一张摆着他正在翻译的 圣经 译稿 第二张摆的是他的一篇论文的原稿 第三张摆的是他正在写的一篇侦探小说 间作套种 其它技巧 同类事物批量处理 良好沟通可以节省时间 抓住最有生产力的时间段 值得我们花时间做的事情 呼吸庆祝成功交流 赞美喝水 吃饭锻炼身体发泄计划 定目标 区分先后顺序想象 有这样一个故事 有三只猎狗追一只土拨鼠 土拨鼠钻进了一个树洞 这只树洞只有一个出口 可不一会儿 从树洞里钻出一只兔子 兔子飞快地向前跑 并爬上一棵大树 兔子在树上 仓皇中没站稳 掉了下来 砸晕了正仰头看的三只猎狗 最后 兔子终于逃脱了 故事讲完后 老师问学生 这个故事有什么问题吗 学生说 兔子不会爬树