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机关应用文写作JIGUANYINGYONGWENXIEZUO 1 第一章机关应用文概述 2 文体 文学文体 应用文 文书 通用文书 专用文书 法定公文 党政公文 共18种 事务公文 主要有24种 公务文书 公文 机关应用文 私人文书 文体 种 党的机关公文 14种 行政机关公文 13种 3 第一节机关应用文的定义 应用文 文书 的基本属性 机关应用文 公务文书 概念 党政机关 人民团体 企事业单位在处理公务时使用的 具有特定实用价值和一定贯用体式的文书 4 第二节机关应用文的分类 机关应用文 法定公文 18种 事务公文 主要有24种 党的机关公文14种 行政机关公文13种 5 法定公文 18种 党特有5 政特有4 党政共有9 党的机关公文 14种 有下划线者为特有 决议 决定 指示 意见 通知 通报 公报 报告 请示 批复 条例 规定 函 会议纪要 行政机关公文 13种 有下划线者为特有 命令 令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要 6 事务文书 24种 计划 总结 调查报告 简报 述职报告 介绍信 证明信 公开信 倡议书 慰问信 感谢信 贺信 邀请书 请柬 聘请书 启事 海报 广告 声明 讣告 唁电 悼词 条据 大事记 合同 讲话稿 7 第三节机关应用文的特点 1 公务性2 政治性3 工具性4 时效性5 程式性 表现 8 第四节机关应用文的作用 1 领导指导2 处理公务3 规范行为4 宣传教育5 凭证依据 9 第五节机关应用文的表达方式 机关应用文写作 常用的表达方式是叙述 说明和议论 其中 说明的方式常为主要手段 10 第六节机关应用文的语言 以书面语体为主 贯用句式 陈述句和祈使句 语言特点 基本要求 准确 简洁 平实 适体 11 第二章公文基础知识 12 第一节公文的涵义和分类 涵义广义 机关应用文狭义 法定公文 13 分类 公文 2 按发文机关所属组织系统分 3 按行文方向分 4 按涉密程度分 5 按处理时限分 1 按使用范围分 通用公文 专用公文 党的机关公文 行政机关公文 上行文 下行文 平行文 普通公文 秘密公文 机密公文 绝密公文 平件 急件 特急件 平急 加急 特急 特提 14 第二节公文规范 依据 中国共产党机关公文处理条例 简称 条例 中共中央办公厅1996年5月3日印发 国务院 国家行政机关公文处理办法 简称 办法 2000年8月24日国发 2000 23号通知发布 2001年1月1日起施行 国家行政机关公文格式 简称 格式 国家技术监督局1999年12月27日发布 15 公文规范 文种规范 选择文种 行文规范 行文关系 行文方式 行文规则 办文规范 收文办理 发文办理 公文办结 16 第三节公文的稿本及生效条件 稿本 文稿 文本 两稿五本 生效的条件 1 必须依法行文 2 必备的生效标志不能少 3 必须履行法定程序与审批手续 17 第四节公文的格式 公文格式 文面格式 用纸格式 印装格式 18 一 公文格式项目及标识规则 公文格式 公文要素 文头 眉首 6项 主体6项 版记3项 份号 秘密等级和保密期限 紧急程度 公文版头 发文字号 签发人等 公文标题 主送机关 正文 附件 成文时间 印章等 主题词 抄送 印发机关和印发时间等 为指定项目 为选择项目 19 一 文头 眉首 部分 20 1 份号凡涉密文件均标注 6位阿拉伯数字 版心左上角第一行 21 份号 22 2 秘密等级和保密期限密级分 秘密 机密 和 绝密 三级 秘密等级用3号黑体字 顶格标识在版心右上角第1行 两字之间空1字 党的公文标注于 份号 下 密级 和 保密期限 用五角星间隔 如 机密 20年 用3号黑体字 顶格标识在版心右上角第1行 23 秘密等级和保密期限 24 3 紧急程度紧急程度分 急件 党的公文为 加急 和 特急 两级 紧急电报分 平急 加急 特急 和 特提 用3号黑体字 顶格标识在版心右上角第1行 两字之间空1字 如同时标识秘密等级与紧急程度 秘密等级在第1行 紧急程度在第2行 25 紧急程度 26 4 公文版头 发文机关标识 用发文机关全称或者规范简称 联合行文 主办机关排前 用小标宋体字 居中套红排印在公文首页上方 上边缘至版心上边缘为25mm 对于上报的公文 发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm 大版头 中版头 小版头 27 发文机关标识 单一行文 28 0000001 机密 1年特急 文件 2004 1号 关于 的通知 联合行文 发文机关标识 29 机密特急 文件 2004 1号 关于 的请示 签发人 上报公文 发文机关标识 30 5 发文字号发文字号由发文机关代字 发文年份 发文顺序号构成 联合行文 只标明主办机关发文字号 于发文机关标识下空2行 用3号仿宋体字 居中排布 年份 序号用阿拉伯数码标识 年份应标全 用六角括号 括入 序号不编虚位 即1不编为001 不加 第 字 发文顺序号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线 31 格式 发文机关代字 发文年份 发文顺序号例 中发 2004 16号渝府 2004 16号渝教函 2004 16号 32 发文字号 33 6 签发人 只用于上行文 上行文须注明签发人 会签人姓名 签发人 指机关主要负责人 平行排列于发文字号右侧 发文字号居左空1字 签发人姓名居右空1字 签发人 后标全角冒号 冒号后用2号楷体字标识签发人姓名 如有多个签发人 主办单位签发人姓名置于第1行 其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排 下移红色反线 应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红反线与之的距离为4mm 34 机密特急 文件 2004 1号 关于 的请示 签发人 签发人 35 二 主体部分 36 1 公文标题一般由发文机关名称 发文事由 公文主旨 和文种名称组成 三要素 完全式 省略式 标题 公文标题中除法规 规章名称加书名号外 一般不用标点符号 红色反线下空2行 用2号小标宋体字 可分一行或多行居中排布 回行时 要做到词意完整 排列对称 间距恰当 37 格式 发文机关名称 关于 发文事由 的 文种名称 例 中共中央国务院关于加快林业发展的决定国务院办公厅关于发布 国家行政机关公文处理办法 的通知 38 公文标题 39 2 主送机关 抬头 主送机关指公文的主要受理机关 应当使用全称或规范简称 同类型机关统称 主送机关应当明确 上行文只能标注一个主送机关 如 请示 标题下空1行 左侧顶格用3号仿宋体字标识 回行时仍顶格 最后一个主送机关名称后标全角冒号 如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时 应将主送机关名称移至版记中的主题词之下 抄送之上 标识方法同抄送 40 主送机关 主送机关 41 3 公文正文正文是公文的主体 实体 位于主送机关名称下1行 每自然段左空2字 回行顶格 数字 年份不能回行 内在模式是 凭 发文的缘由 依据 事 发文的事由 事项 断 发文的要求 希望 42 公文正文 43 4 附件附件说明 公文如有附件 应当正文后注明附件顺序和名称 在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识 附件 后标全角冒号和名称 附件如有序号使用阿拉伯数码 如 附件 1 附件名称后不加标点符号 在成文时间之前 附件 附件置于主件之后与主件装订在一起 并在附件左上角第1行顶格标识 附件 有序号时标识序号 附件的序号和名称前后标识应一致 如附件与公文正文不能一起装订 就在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件 或带序号 44 二OO一年一月一日 主题词 抄送 2000年 月 日印发 附件说明 45 5 成文时间成文时间以负责人签发的日期为准 联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准 电报以发出日期为准 要注意的是 千万不能将公文的成文日期写成拟稿者拟稿的日期 或者用印发日期作为公文的成文日期 行政公文的成文时间用小写汉字将年 月 日标全 零 写为 成文时间右空4字 党的公文成文时间用阿拉伯数字标识 46 二OO一年一月一日 主题词 抄送 2000年 月 日印发 成文时间 47 6 印章公文除 会议纪要 和印有特定版头的普发性文件 以电报形式发出的公文 之外 都应加盖印章 红色 联合上报的非法规性文件由主办机关加盖印章 联合下发的公文 发文机关都应当加盖印章 印章应与正文同处一页 48 1 单一发文印章单一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名称 只标识成文时间 加盖印章应上距正文2mm 4mm 端正 居中下压成文时间 当印章下弧无文字时 采用下套方式 即仅以下弧压在成文时间上 当印章下弧有文字时 采用中套方式 即印章中心线压在成文时间上 49 二OO一年一月一日 主题词 抄送 2000年 月 日印发 单一机关行文公文末页版式 50 2 联合行文印章当联合行文需加盖两个印章时 应将成文时间拉开 左右各空7字 主办机关印章在前 两个印章均压成文时间 只能采用同种加盖印章方式 以保证印章排列整齐 两印章间互不相交或相切 相距不超过3mm 当联合行文需加盖3个以上印章时 为防止出现空白印章 应将各发文机关名称 可用简称 排在发文时间和正文之间 主办机关印章在前 每排最多3个印章 两端不得超过版心 最后一排如余一个或两个印章 均居中排布 印章之间互不相交或相切 在最后一排印章之下右空2字标识成文时间 51 二OO一年一月一日 主题词 抄送 2000年 月 日印发 两个机关联合行文公文末页版式 52 二OO一年一月一日 主题词 抄送 2000年 月 日印发 单位 单位 单位 单位 单位 两个机关以上联合行文公文末页版式 53 特殊情况说明当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时 应采取调整行距 字距的措施加以解决 务使印章与正文同处一面 不得采取标识 此页无正文 的方法解决 54 7 附注附注是对公文使用方法 传达范围 联系方式等的说明 如 此件发至县团级 此件可自行翻印 等 经过批准在报刊上发表而不另行文的 应在报刊发表时注明 可视为正式有效公文 公文如有附注 用3号仿宋体字 居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行 55 二OO一年一月一日 主题词 抄送 2000年 月 日印发 附注 56 三 版记部分 57 1 主题词主题词是反映公文主要内容的规范化名词或名词词组 一般用2到5个主题词 主题词用3号黑体字 居左顶格标识 后标全角冒号 词目用3号小标宋体字 词目之间空一字 58 二OO一年一月一日 主题词 抄送 2000年 月 日印发 主题词 59 2 抄送机关抄送机关指除主送机关外的需要告知公文内容的上 下级或不相隶属机关 抄送机关的名称应当使用全称或者规范化简称 统称 下发的重要文件应抄送直接领导的上级机关 越级行文应抄送越过的机关 双重领导单位发文除主送直接有关的一家外 另一家要抄送 上级机关向受双重领导的下级机关行文 必要时应当抄送其另一上级机关 抄送机关在主题词下1行 左空一字用3号仿宋体字标识 抄送 后标全角冒号 抄送机关间用顿号 逗号 隔开 回行时与冒号后的抄送机关对齐 在最后一个抄送机关标句号 60 二OO一年一月一日 主题词 抄送 2000年 月 日印发 抄送机关 61 3 印发机关和印发时间印发机关指机关的办文部门 通常是办公厅 或办公室 或文秘部门 如果翻印文件还应同时标出翻印机关名称 印发时间一般采用印付文件的日期 印发机关和印发时间位于抄送机关之下 无抄送机关在主题词之下 占1行位置 用3号仿宋体字 印发机关左空1字 印发时间右空1字 用阿拉伯数码标识 62 二OO一年一月一日 主题词 抄送 2000年 月 日印发 印发机关和印发时间 63 特别注意 旧 办法 中 在公文版记中 最后还标注印制份数 如 共印120份 新 办法 已经取消了印制份数的标注 党的公文仍保留印制份数项 印制份数位于印发时间之下 占1行位置 用3号仿宋体字 右空1字 用阿拉伯数码标识 共印份 64 版记中的反线和版记的位置版记中各要素下均加一条反线 宽度同版心 版记应置于公文最后一页 版记的最后一个要素置于最后一行 65 二OO一年一月一日 主题词 抄送 2000年 月 日印发 版记中的反线 66 二 公文用纸 印装格式 67 一 公文用纸格式公文用纸一般采用国际标准A4型 210mm 297mm 左侧装订 张贴的公文用纸大小 根据实际需要确定 党的公文用纸可采用16开 184mm 260mm 也可采用A4型 公文用纸天头 上白边 为 37mm 1mm公文用纸订口 左白边 为 28mm 1mm版心尺寸为 156mm 225mm 不含页码 68 1 7mm 156mm 210mm 37mm 1mm天头 28mm 1mm订口 210mm 225mm 297mm A4型公文用纸页边及版心尺寸 1 7mm 156mm 69 二 文字和排版要求1 文字排版要求2 字体字号要求3 数字使用要求4 装订要求 70 附 一 拟文格式 拟文 即起草公文 在起草公文时 也要采用法定的发文稿纸 发文稿纸的构成要素大多数与文件格式 成文稿 相同 只是多了一些记载参与公文制作相关人员职责的项目 其具体格式请参见下图 71 密级 会签 缓急 正文 标题 主题词 附件 印刷校对份数 拟稿单位拟稿核稿 抄送 主送 签发 号 部门名称 发文稿纸示意图 白色部分为版心 72 附 二 发文一般程序 73 发文流程图 主办部门起草文稿 主办部门负责人草签 有关部门会签 办公室审核 分管领导审签 单位负责人签发 办公室再审及编号 印制并分送 将文稿及文件归档 不适宜发文的退主办部门 不合政策要求或有重大修改的退主办部门 74 第三章党政公文的写作 75 第一节命令 令 指示第二节决定 决议 意见第三节条例 规定第四节公报 公告 通告第五节通知 通报第六节报告 请示 批复第七节函 会议纪要 议案 知识点 重点文种 具体文种特点和写作要求 76 第四章机关常用事务文书的写作 77 第一节计划第二节总结第三节调查报告第四节简报第五节会议讲话稿 述职报告第六节感谢信 贺信第七节启事 海报 声明 知识点 重点文种 具体文种特点和写作要求 78 党政公文及机关常用事务文书写作规律 79 标题 成文时间 正文 题注 主送机关 结束语 发文机关 附件 附注 建立主体框架 80 完善 清晰正文结构 三段式 结构 即开头 中段和结尾三个部分 凭 事 段 脉络 81 开头 公文的开头 又称 引据 开门见山 直截了当 便于读者了解它的性质和内容 这个部分既要概括 准确 全面 又要简短扼要