档-案-管-理-办-法8.18.doc

档 案 管 理 制 度第一章 总 则第一条 为加强档案管理，确保档案的完整和安全，逐步实现档案管理规范化、现代化，更好地服务于集团的各项经营活动，结合本公司实际,特制定本规定。第二条 档案是集团公司及下属子公司在各项经营管理活动中形成的具有保存价值的全部文件、材料的总和，包括文件、合同、证照、报表、账册、录音、录像、光盘、图片、实物、图纸、技术资料等所有档案。（范围）第三条 集团行政中心是集中、统一管理档案的机构，负责收集、整理、保管集团公司所有的档案以及各子公司相关档案，并利用档案为公司的经营管理服务。第四条 各子公司档案统一由各子公司行政管理部门存档管理，每年第一季度完成上年度档案归档工作，并向集团行政中心报送档案目录（含电子版）；集团各部门档案按归档时间要求定期向集团档案室移交。第二章 立卷归档第五条 集团各部门在工作中形成的各类文件、材料必须统一归档，定期向档案室移交，任何人不得据为己有。第六条 各部门应指定专人负责本部门文件、材料的收集、整理与归档，应积极主动地将本部门档案收集齐全，随时掌握各类信息，经常督促经办人员及时移交手中的档案。并及时向档案室移交。（移交日期）第七条 档案的收集与归档时间要求：一、财务档案由财务中心制定会计档案管理办法自行归档管理。二、人事档案中的在职员工档案由集团人力资源中心自行归档管理。三、工程类档案在单项工程竣工验收并结算后一个月内，将工程竣工验收资料包括有关图纸、验收资料、招投标资料、承建合同、主材质检报告等收集整理齐全，移交档案室归档。四、合同类档案应设立合同登记台帐，各部门在合同签订完毕后留存一份原件在档案室存档。 五、外出参观学习、考查和参加各种会议的员工回公司后三天内将有关会议文件、声像资料、课件等资料交商学院，由商学院甄别是否归档。六、领导来访、开盘、开业、营销策划等大型活动，应在活动结束后三天内由品牌战略中心将有关文字资料、声像照片等资料收集并移交档案室。七、各种对外报表、公司设立、变更、年检的上报材料及荣获的奖牌、荣誉证书等在办理完毕后三天内、各种证照原件应在办理完毕当日内，由经办人及时交档案室归档。八、各部门的发文档案，将签发文稿、印本及附件、文件送达表等在发文后及时归档；各部门接收外单位文件应建立来文登记记录，文件处理完毕后，连同文件处理单（附领导批办意见）一齐交档案室归档。九、总裁办例会、月工作例会形成的会议纪要及录音记录、督察考核记录应统一交档案室归档。十、新购设备、仪器等固定资产和低值易耗品在拆箱时，应有资产管理员参加，对随机配备的图样和说明书以及调试安装过程中的技术性资料，由资产管理员登记验收后方可领用，并在设备正常运转三个月内由经办部门或领用人负责将相关资料移交归档。十一、其他档案资料由集团各部门、各子公司分类整理后在每年第一季度内送交集团行政中心档案室或各公司行政管理部门存档，完成上一年度档案归档工作。第八条 各子公司应向集团公司档案室移交的档案及要求：一、荣誉证书、奖状等复印件；二、营业执照、组织机构代码证、法定代表人证书，在襄阳市区内的提供原件，在襄阳市区外的提供复印件（每年年检或变更后均应提供）；三、公司章程、股东会纪要、验资报告（含每次变更资料）；四、各地关于项目的优惠政策、政府会议纪要、市级以上领导对公司及项目建设与管理方面的政策批示、项目可行性研究报告、项目立项批复、开工批复复印件；五、各地有关项目的工程规划许可证、施工许可证、土地出让合同、土地证、房屋预售许可证复印件；六、各地关于项目的宣传画册原件、新闻媒体宣传资料原件、宣传光盘；七、各地举办项目的奠基、开业、新闻发布会等大型活动的照片、光盘、领导发言稿及筹备策划的相关文字资料；八、省级以上领导视察参观公司及项目的照片；九、以上范围内的档案由各子公司档案管理人员负责按归档时间要求收集，在收集到档案后一个月内向集团档案室移交。第九条 文件材料归档的要求和手续：一、档案管理人员应严格按照档案的收集及归档时间要求移交归档文件，并按档案分类类目与保管期限表（附件1）正确划分保管期限，加盖归档章。二、各类文件、材料归档一式一份，比较重要的和调用频繁的文件应适当增加归档份数。三、归档文件严禁采用字迹耐久性差的铅笔、圆珠笔书写，应用黑色或蓝黑色钢笔书写。四、各部门归档的文件材料要用原件。五、各部门负责人应负责督促本部门文件移交归档，并对材料的完整性进行审核签字，杜绝归档范围内的文件材料在部门或部门负责人手里截留。六、归档文件必须在办理完毕后及时移交，需频繁使用延期移交的，不得超过次年第一季度末。七、各部门在移交档案时应填写移交清单，由部门负责人对移交资料予以确认签字，档案室接收人员按照清单逐项验收，在确定无误后予以接收，交接双方在移交单上签字，移交单一式两份，双方各执一份。第十条 员工在内部进行岗位调动时，人力资源中心应及时通知档案员，将其在原岗位经手的文件交接完毕和借阅的资料归还后，方可办理调动手续。第十一条 员工离职前，应将本人保管的所有文件、材料与接收人办理书面交接手续，并报档案室备案，档案管理员在离职会签单上签字确认。第三章 档案的管理第十二条 档案管理员要根据国家有关档案管理规定分类编号，认真编制检索目录，做到迅速、准确地查询档案。第十三条 档案案卷装订前，要去掉易锈蚀的装订品，用线绳或不锈的材料装订。文书档案整理归档时，可在每件文件左上角或左侧装订，便于复印和扫描。第十四条 出入档案室的档案，应进行仔细清点和登记，土地相关资料、策划、设计方案、战略报告、年度经营目标和计划等为机密档案，人事档案薪酬部分、财务数据等为绝密档案，上述档案应放入专门地点保存。第十五条 档案员应认真做好档案的安全工作，经常检查档案管理状况，对破损的图纸和变质的文字要及时进行修补和复制。第十六条 档案员应定期对档案清理核对，做到帐实相符。第十七条 对重份及无保留价值的资料，应编写清册，由本部门签署意见，经集团行政中心负责人（行政管理部经理）签字核实后，报执行总裁办批准，集中统一销毁，销毁时应派专人监销（两人以上），销毁后应在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期，并由监销人签名。第十八条 严禁各部门将不属于归档范围内的图纸、表格等资料移交至档案室。第十九条 集团行政中心对各部门档案立卷归档情况进行经常性的检查，督促各部门做好档案的收集与归档工作。由集团行政中心组织，对各子公司的档案工作进行抽查（每年不少于一次），发现问题及时敦促落实整改，并指导、培训各子公司的档案管理工作。第二十条 本单位人员非因工作需要不得随便进入档案室，外单位人员一律不准进入档案室（领导陪同参观除外）。第二十一条 档案室应配备消防设施，并做好防盗、防潮、防霉、防光、防鼠、防虫、防高温等防范工作。第二十二条 档案室内严禁烟火，严禁携带易爆易燃物品进入档案室，电器和电器线路均应按安全规范设置，以防事故发生。 第四章 档案的微机管理第二十三条 集团各类档案立卷归档后，应将卷内文件目录录入电脑，分类编辑，便于检索和查找。第二十四条 重要档案或查找频繁的档案除录入目录外，还应录入要点和提纲。第二十五条 录入的档案数据应定期核对，进行必要的补充或更改，做到帐实相符。 第五章 档案的借阅第二十六条 员工因工作需要查阅档案的，须在档案室查阅；需要相关资料的由档案员提供复印件，注明用途并加盖“再次复印无效”印章；确因需要借阅档案的，应办理借阅手续，方可借出。第二十七条 借阅档案必须严格履行登记手续，在档案借阅登记簿上详细填写案卷内容、卷号、使用期限和借阅目的，并按期归还。第二十八条 调阅一般文档，由档案员审定直接提供；调阅机密、绝密文档，应经执行总裁同意后方可提供，但不得借出。第二十九条 借阅者不得借阅与本部门业务活动、工作内容无关的资料，非工作需要不得借阅其他部门的任何档案。第三十条 涉及到价值较高的财产证件，如土地使用证、房产证，借出抵押时应集团执行总裁批准同意后，方可借出。第三十一条 任何员工不得将档案借出后带回家。第三十二条 档案借阅期间，借阅者应对档案的完整和安全负全部责任，不得擅自将档案转借，不得在档案上作任何标记和涂改，更不得将档案损坏甚至丢失。第三十三条 档案借阅期限原则规定：一、文档：一周；二、图纸：三天；三、其他类：半个月。如借阅期满，仍需继续使用，应先将其归还，再办理续借手续。第三十四条 档案管理员应掌握档案的借出情况，督促借阅者按时归还。第三十五条 档案员收回借出档案时，应对案卷数量和卷内文件情况进行仔细检查核对。第六章 罚 则第三十六条 违反第七条和第八条规定未及时移交档案的每次处以当事人B类过失成长。第三十七条 携带烟火进入档案室并不听劝阻的处以当事人C类过失成长。第三十八条 违反第三十一条将所借保密档案私自带出公司的，处理当事人B类过失成长。第三十九 违反第三十二条规定对借出档案进行涂改的，或造成档案缺损的，处理当事人C类过失成长；遗失档案的，处以当事人C类过失成长，并赔偿由此造成的损失。第四十条 档案员违规罚则：一、未按规定履行借阅手续档案员借出档案的，发现一次，对其处以A类过失成长。二、档案员对收集的档案未及时整理、分类，造成档案任意堆放、查找困难的，处以B类过失成长。三、档案员管理不善造成档案缺损或遗失的，处理当事人C类过失成长，并赔偿由此造成的损失。附件1： 集团档案分类类目与保管期限表类别类 目保管期限综合类机构设置、变更、注销、年检等资料永久营业执照、税务登记证、法人代码证等证照永久先进企业申报及评选资料、奖牌、荣誉证书永久年度工作报告、计划、总结永久行政管理类企业印发的重要文件、规章制度、岗位职责等永久一般行政事务性请示、报告、批复等文件五年企业召开的重要会议材料永久企业的一般专业会议材料十年单位之间协商工作的往来文件五年不相隶属机关制发的针对本企业主管业务并要贯彻执行的文件永久不相隶属机关制发的非本企业主管业务但要贯彻执行的文件五年处理有省市主要领导人重要批示和处理结果的文件材料永久处理有集团领导批示的文件材料十年企业宣传类集团编辑的并反映主要职能活动的出版物永久集团大事记、组织沿革永久报刊杂志刊登集团重要工作活动的材料永久安全工作类集团安全工作会议记录永久安全生产、检查等文件五年安全事故处理材料十年财产保险资料五年社会公益类捐物、捐款资料永久社会扶贫资料永久大型活动类集团举办的大规模奠基、开业庆典、签字仪式有省以上领导人参加的永久集团举办的有市级领导参加的活动、仪式资料永久集团领导外出参加重要会议并需要贯彻执行的资料永久设备购进设备的说明书、保修卡、合格证十年设备维修及改装、报废文件十年经营管理类集团经营方针、决策、规划十年经营业绩突出、创优文件资料永久与外单位签订的重要合同、协议等永久与外单位签订的一般合同十年劳动人事类人事管理制度永久工资改革、调整方案十年员工培训、考核资料、员工劳动合同十年人事任免文件（集团高层领导及下属单位负责人任免文件）永久人事任免文件（部门负责人任免文件）十年劳模、先进工作者文件材料永久员工养老、医疗保险资料永久督察类对影响大、问题严重的有关人员的处分材料永久对员工一般的处分材料十年法律事务类资料十年专项审计报告十年财务管理类财务工作计划、文件十年税务、贷款等方面文件资料十年设计文件项目建议书及批复永久可行性研究报告永久项目评估、设计任务书、设计合同永久工程地质勘察报告永久总体规划设计永久设计