时间管理培训教材.pptx

时间管理 时间管理的关键要素 时间的分配与要实现的目标相匹配 了解事情的4个象限分布 及你的关注点在哪儿 分清例行事务和例外事务 新事务导入的要点 系统意识 管理你的会议 充分授权 提高效率 培养下属 高效能的时间分配图 时间管理的本质是选择管理以原则为依据进行选择80 的效益来自于20 的工作 掌握关键 我没有时间 其实只是一个藉口 时间管理的本质 德鲁克 管理者的定义 德鲁克认为 仅将管理者定义为 对他人的工作负有责任的人 是不够的 管理者应该是 对企业的绩效负有责任的人 这里所谓的绩效 就是合理使用资源 人员 设备 原材料等 当然还有 时间 管理者两项核心要务 建立团队 权衡利益 5 善于管理自己的时间 时间完全没有替代品有效的管理者与其他人最大的区别 就是他们非常珍惜自己的时间人往往最不善于管理自己的时间如果要管理好自己的时间 首先应该了解自己的时间实际上是怎么耗用的用脚走不通的路 用头可以走得通 如何诊断自己的时间 第一步 先记录时间第二步 要做有系统的时间管理要找出什么事根本不必做 这些事做了也是浪费时间 无助于成果时间记录上的哪些问题可以由别人代为参加而又不影响工作管理者在浪费别人的时间 消除浪费时间的活动 找出由于缺乏制度或远见而产生时间浪费的因素人员过多 也常造成时间浪费 当然 人员太少 力量不够也不行 否则工作纵然完成了 也肯定不理想另一个常见的浪费时间的原因 是组织不健全 其表现就是会议太多最后一项浪费时间的因素 是信息功能不健全 4D原则 Doitnow 亲自做 不能丢掉不管 不能拖一拖再办 不能授权的事 按照优先顺序自己亲自去完成 Delegateit 授权 学会授权 将能派出去的事尽量派给他人干 这样可以节约时间干最重要的工作 Doitlater 稍后再办 把一些偏离目标的精神情绪活动 次要的工作 信息资料不全的工作 暂时挂在一边 待有空时再去处理 Don tdoit 丢掉不管 把一些与目标无关的事 无效益的事 应差的事丢掉不管 谁更重要 方向使命价值观 日程约会行动 习惯三 要事第一 方向比速度更重要 时间的分配与要实现的目标相匹配 习惯六 危机客户投诉紧急的问题有限期的项目 会议 报告等 基础工作预防工作规划 计划关系的建立自我更新价值观的澄清等 不必要的干扰不必要的报告不重要的会议电话 信件 电邮其它人的琐事等 杂事 琐事逃避性的活动无关的电话 信件 电邮浪费时间的事过多看电视 上网 放松等 生活在这条线之上 分清例行事务和例外事务 例行事务的定义 经常性 重复性发生的事 设备故障的报修 对所缺物料的跟进 定期的部门会议 各种报表的填写与上报 例外事务 一次性的事 发生频率很低的事 项目 员工从计时工资改为计件工资 工伤事故的原因分析及改进措施 在年底前将不良品下降50 对下属在时间管理方面进行培养 车间布局进行调整 建立一个新的报表 或对现有的报表进行整合 例行事务和例外事务 不同的处理方式 例行事务 建立流程 游戏规则 制度 工具 定期检查和检讨 是否按期望运行 是否要做专项整顿 例外事务 你处理例外事务的比例越高 你所处的高度越高 例外事务处理过程中 应考虑日后如何能顺利地执行 对出现频率变高的例外事务转化成例行事务 例外事务的处理重质量 而不是数量 新事务导入的要点 先期的规划决定了实施的速度和质量 你和你的团队在前期投入的精力和资源越多 一次成功的概率就越大 并且所消耗的总时间最短 建立流程后 应及时跟进其合理性 和执行过程中可能出现的问题 并及时解决 让员工21天养成一个新的习惯 通过培训 一起工作 陪伴 提醒 检查 跟踪 监督 跟进的频率 实施开始后的时间 系统意识 牵一发而动全身很多问题执行不到位 是因为一 两个关键环节没有梳理到位 让你的下属负责3 4个相对独立系统的运行 而不是不相关的20 30件没有联系的事 任务的设计要有闭环 有责任人 问题的解决 从系统中来 到系统中去 是否找到了根本原因 才谈解决方案 管理你的会议 能不开会 就不要开会 可用如下形式取代 一定需要我去参加吗 负责这个系统的下属可能是最好的人选 回来花2分钟时间汇报和讨论就行了 如何我一定要参加 请参考 三星高效会议10原则 2 3个人碰头讨论 到他的办公室去 打电话发邮件或短信 凡是会议 必有准备凡是会议 必有纪律凡是会议 必有主题凡是会议 会前必有议程凡是会议 必有结果凡是会议 必有训练凡是开会 必须守时凡是开会 必有记录凡是散会 必有事后追踪 三星高效会议10原则的第十个 开会 不落实 零布置工作 不检查 零抓住不落实的事 追究不落实的人 落实 充分授权 提高效率 培养下属 当今社会 评价一个管理者 主要取决于培养团队的能力 团队的能力 最终决定了你的绩效 通过让下属做有一定难度的事 是培养下属最好的方法 当下属的工作内容丰富了 感到技能在不断得到提升时 满意度会更高 工作的积极性也会提高 授权的循序渐进 我做你看 你我一起做 我说你做 我说重点你做 你先说你的规划 我确认后你再做 你给我说出重点后再去做 你去做 有问题找我 你自己去做 我们定期总结 如何授权 必须授权的工作特征一 下属能做好或做得更好特征二 经常重复特征三 无风险或风险较低的特征四 非生产性的 可以授权的工作难度较大 需要能力较高培养人 发现人的重要方式责任重大 要勇于担当 应该授权的工作在上司的教练或培训下 基本掌握了此项技能过去虽然没做过 但有挑战性 且风险不大可以通过关键点进行控制的应该授权的工作是工作授权解决的重点 主管的战略选择 只做自己该做的事 不做下属该做的事 松下幸之助 时间管理金科玉律 设立有挑战但可实现的目标设定所有工作的完成期限建立固定的日常工作模式在精力最充沛时做最用脑力的工作不要推迟你不喜欢但重要的事情 不重要的事迟一点做分析你在时间管理方面的障碍确立你不希望被打扰的时间一次只做一件事如果你开始做一件事 尽可能做完它 时间管理金科玉律 续 做好电话沟通的计划在工作效率低时做几次小休的安排用固定的时间 会议与下属讨论日常事宜有选择 要学会拒绝在同一地方收集你所有的想法 定时检讨时间的