工程档案管理制度.doc

工程档案管理制度 九、工程档案管理制度 一、档案资料的归档分类及范围 1.档案资料的归档分类 工程建设档案主要有公文、工程建设技术资料、经济合同、工程建设财务、行政管理及图片等几类。档案资料应按国家标准进行统一分类、立卷、归档和存放。 2.档案资料的归档范围 （1）省、市政府的来往公文； （2）建管处的来往公文； （3）建管公司的来往公文； （4）有关技术问题的审查、咨询意见； （5）会议文件、记录等； （6）工程建设期间形成的工程技术材料： （7）工程价款结算等资料。 二、工程文件收发及管理规定 为加强工程文件收发管理，理顺传递关系，并按工程进度作好工程文件的提供利用，特制定本制度。 1. 工程文件接收 （1）各单位提供给工程部的工程文件（工程技术文件、图纸资料、来文通知等）由档案资料员统一接收。 （2）工程部个人从外单位带回或通过其它途径收到的工程文件，一律移交档案资料组进行统一归档。 （3）档案资料组对接收的工程文件资料，必须进行数量和外观质量检查，发现问题应及时通知寄发单位补发。 （4）档案资料组对收发工程文件应及时建立工程文件收发登记帐（收文簿、发文簿） （5）登记完毕的工程文件，应及时予以处理，在保证归档份数后，及时报审工程部领导审定，并及时处理。 （6）对接收的密级文件资料，要严格按保密规定妥善收存，并认真执行密级文件资料的借阅规定。 （7）档案资料组对归档的工程文件资料实施整编作业，并建立档案分类登记帐 2. 工程文件资料发放 （1）分发外单位和部门的工程文件资料由档案资料组统一办理。 （2）呈送上级单位的工程文件由工程部领导确定发放单位和数量。 （3）分发的图纸资料应建立资料分发台帐，资料分发台帐应留存备查。 （4）为避免工程文件资料分发过程中可能出现的错发现象，图纸、资料领取单位应指定领取人名单或部门，并及时通知档案资料组；档案资料组按指定名单发放工程文件资料。 3.设计修改通知单、工程联系单、传递及管理规定 （1）设计修改通知单、工程联系单统一由档案资料组按设计修改通知单、工程联系单中所指定的部门及时传递并建立签收记录。 （2）设计修改通知单、工程联系单原件一律及时交档案资料组归档保存，工程结束后由档案资料组向设计院提供全部设计修改通知单、工程联系单的复印件供设计院编制竣工图。 三、工程项目各参与方档案部门职责 参建单位（总承包、发包、建设、设计、施工、监理、承办单位）应按各自的职责，将负责承建、承办的项目文件 材料进行收集、积累、，按照归档要求移交建设单位。 项目实行总承包的，由总承包单位负责对其总包项目的文件从形成到编制的全过程进行监督、检查与指导。并负责组织、协调分包单位的归档工作。按规定向建设单位提交全套完整、准确系统的符合档案规范标准的项目档案。由建设单位分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集、积累、其承包项目的全部文件。 1.建设单位各机构：负责对形成或收到的有关建设项目的前期、设备技术、工艺、涉外、专利及商检索赔、竣工、试运行及验收等全部项目档案进行收集、组织及汇总。 2.设计单位：负责对形成的基础材料和项目设计等文件进行收集、积累、。 3.施工单位：现场的译文及安装、调试形成的非标准图、（竣工图）、设计变更、试运行及维护、工程事故处理文件。 4.监理单位：负责对各参建单位在工程建设中文件的形成及竣工档案的编制进行监督与审核，特别是对竣工图完整、准确、系统进行监督和审查。负责收集、积累、归档项目监理文件。建设单位委托监理单位负责监督、检查项目文件的收集、积累和完整、准确、系统情况，并审核、签署。同时向建设单位提交有关专项报告。验证材料及其他监理文件。 四、 声像档案管理办法 1.建设工程声像档案主要是指在城市规划、建设、管理活动中直接形成的，具有保存价值的照片、底片(包括反转片)、影片、录像带、光盘及磁性载体，以声像为主，辅以文字说明的历史记录。 2.建设单位应向城建档案管理机构报送的声像档案主要有：建设工程的照片档案、录像档案和相应的文字说明。 3.照片档案应符合以下要求： （1）主体明确、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁； （2）能体现工程竣工后的外观、设计特色、地理位置； （3）以传统感光材料为载体的照片需报送底片、正片（照片）； （4）使用数码相机拍摄，其影像不能进行后期加工,光学分辨率不得小于400万有效像素（不允许插值）。 4.录像档案应符合以下要求： （1）主题明确、内容连贯简洁、影像清晰、镜头平稳； （2）需注明工程项目所在的地理位置、外观、周围环境、人防设施、消防设施、水电设施、保安设施、标准房、标准层、设计特色、建筑特色等； （3）报送第一代素材录像带，以及后成品带或光盘（DVD或以上素质的格式）。 文字说明包括：工程名称、建设单位名称、设计单位、施工 工程资料管理制度 1目的 1.1为了建立健全集团公司开发项目工程资料管理，完整、准确、系统地管理好工程资料档案，充分发挥工程资料档案在投资、开发工作中的重要作用，为公司提高工程管理和投资效益提供更好的服务。 1.2工程资料是指整个建设项目从前期、开工、施工、竣工及验收、备案全过程中形成的有归档保存价值的文件资料，包括在此过程中形成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其它载体。 2工程资料的归档范围 2.1对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的资料，均应收集齐全，立卷后归档。 2.2工程资料的具体归档范围应符合建设工程文件归档范围和保管期限表的要求。 3工程文件材料的质量要求 3.1工程资料应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备（不能代签或打印）。 3.2复印、打印文件材料及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固度应符合规定的质量要求。 3.3工程资料应为原件，复印件必须注明原件的存放地，经办人并加盖原件存放单位的公章。 3.4工程资料的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。 3.5工程资料的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。 4工程施工过程中的资料检查： 工程部资料员在工程施工过程中不定期检查（每月必检一次）施工单位、监理单位的质量验收和安全资料，及时检查资料是否按国家质量/安全验收规范、地方主管部门相关文件要求编制，与施工现场是否同步，原材料、试件等是否按规范留置、送检，发现有缺漏的，列出缺漏清单，督促施工、监理单位及时补齐。 必须检查的施工阶段：项目开工前；基础、主体等各分部工程验收前；竣工验收前二个月。 5工程资料的接收： 5.1递件单位提供给工程部的工程资料（工程技术文件、来文、图纸、资料）由部门资料员统一接收，并应填写工程资料接收记录和收文登记表。 5.2工程部或其它部门从外单位带回或通过其它途径收到的工程文件，一律交资料员，并应登记。 5.3对接收的工程资料，必须进行数量和外观质量检查，发现问题应及时通知寄发单位补发。 5.4对接收的工程资料应及时建立工程资料接收总登记台账和分类台账（簿式台帐和电子台帐）。 5.5对各单位提供的不符合规定的档案资料文件，资料室有权退回归档单位，归档单位应按资料室的有关要求进行整改，直至提交符合规定要求的归档资料。 5.6凡因工程文件材料归档不完整，不符合有关归档规定者，不能进行工程决算、工程款支付，各项工程款的付款必须由资料室对竣工资料签收合格后支付。 5.7工程档案在工程项目竣工验收后一个半月内由施工单位向建设方提交完整、准确、并经各参建方有关负责人签章的工程技术档案资料。 5.8施工方要按合同约定的份数移交工程竣工资料到公司资料室，在取得资料室资料员接收资料的确认签字后，才能与公司成本部、财务部进行结算工作。移交归档材料必须填好移交清单，一式两份，移交人和资料室接收人双方在移交清单上签字，各自保存一份，以备存查。 5.9凡归档的文件材料，如不符合有关规定和标准的，资料室有权不接收。 5.10凡不按归档范围、时间、要求归档的，资料室有权追查。 6工程资料的发放 6.1分发外单位和部门的工程资料（工程技术文件、发文、图纸、资料）由部门资料员统一办理。 6.2呈送上级单位的工程资料由工程部（项目部）确定发放单位、部门及份数。 6.3工程部分发的图纸资料应编制图纸资料分发清单，分发的图纸资料至少预留一份，连同图纸资料分发清单原件存档。 6.4为避免工程资料分发过程中可能出现的错发现象，图纸、资料领取单位应指定专人领取，并电话或书面通知部门资料员，剖门资料员填写图纸资料发放领取登记表。 7设计变更、工程联系单管理规定 7.1设计变更、工程联系单统一由部门资料员按设计变更、工程联系单中所指定的部门及时分发并建立签收记录。 7.2设计变更、工程联系单原件一律及时归档保存。 8工程资料的保管 8.1及时将收集的资料、图纸等，分类、编写目录，装订成册，在保管过程中，严格遵守档案接收、查阅、出借、归还的登记制度。 8.2归档的资料要完整、系统、准确。 8.3资料按类别存放，在相应的档案盒上贴上标签。 8.4做好资料的“防火、防盗、防潮、防尘”工作，档案柜必须加锁。 8.5保存的工程资料每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理。 9声像资料管理办法 9.1工程施工声像资料主要是指施工过程管理活动中直接形成的，具有保存价值的照片、影片、光盘及磁性载体，以声像为主，辅以文字说明的历史记录。 9.2公司应向城建档案管理机构报送的声像档案主要有：建设工程的照片档案、录像档案和相应的文字说明。 9.3照片档案要求 9.3.1技术要求 9.3.1.1建设工程声像档案归档内容是指整个工程建设过程，从原貌、施工到竣工验收等一系列活动中，用照片、录像等形式现场采集的有保持价值的工程声像素材以及后期成果。 9.3.1.2录制、拍摄的内容必须真实、准确、完整，与实际工程相符。 9.3.1.3应按照工程施工顺序进行拍摄，保持画面之间的有机联系。 工程项目如果为多个单位工程，各单位工程的名称必须标示清楚，各单位工程的内容应保持完整和连续。 工程照片必须是原版、原件，底片与正片相符，底片不得磨损、划伤、有污渍，胶卷、相纸应选择质地良好的产品。 （1）照片应当主题明确，画面清晰完整，色彩还原准确，无污染，被摄主体不能有明显失真变形现象。 （2）照片规格为6英寸光面彩色照片，无需过塑，同时附照片对应的元数据光盘和文字说明。照片文字说明包括拍摄照片的事由、时间、地点、人物、背景、摄影者。 （3）数码照片应当使用不低于800万像素的数码相机拍摄，图像格式为JPEG格式，不能进行压缩、修改、添加、合成、挖补等处理（为提高画面质量、增强画面效果所做的技术后期处理除外）。手机拍摄、电脑合成的照片不能作为归档的照片。 9.3.2 编制要求 9.3.2.1分类：同一工程项目内按照建设程序、问题等进行分类。 9.3.2.2排列：按照分类方案，结合时间和重要程度等进行排列。 9.3.2.3编号：照片号是固定和反映每张照片在整个工程项目照片中的代码，同一个工程项目的照片应连续编号，从“1”开始按顺序编号。 9.3.2.4入册：应按照分类、排列顺序将照片固定在芯页上，组成照片册。应使用国家规定的标准照片册。 9.3.2.5说明：分单张照片说明和组合照片说明两种。 (1)单张照片说明的格式：每张照片要对应填写一张著录卡片，采用横写格式，分段书写。其格式如下： 照片号（底片号）：即照片的编号 参见号：由档案保管单位填写 题 名：简明概括、准确反映照片的基本内容 时 间：用8位阿拉伯数字表示，如xx1013 地 点：工程所在地点 摄影者：一般填写个人，必要时可加写单位 (2)每张照片要对应填写一张著录卡片，题名的正确书写： 工程名称（栋、标段）十部位（详细施工内容） (3)组合照片说明的填写: 一组（若干张）联系密切的照片按顺序排列后，可拟写组合照片总说明。 组合照片总说明应概括揭示该组照片所反映的主要信息内容及其他需要说明的事项。总说明中应指出所含照片的起止张号和数量。组合照片一般不宜越册。 (4)照片册卷内目录 卷内目录排列在卷内文件首页之前。 (5)照片册脊背 卷盒封面无须填写，照片夹脊背的“案卷号”栏留空。“题名”栏填写业主和工程名称，“年度”填写移交时所属年份，脊背要求用70g牛皮纸打印好后粘贴。 9.3.2.6装具：使用符合GB/T 11821-1989/2000标准的6英寸照片档案册。 照片说明、卷内目录、照片档案册脊背统一用黑白激光打印机打印。 9.4视频档案要求 9.4.1技术要求 9.4.1.1工程录像档案资料应当主题明确，主题明确、内容真实、连贯简洁、影像清晰、镜头平稳。专题片一般按整个项目时间顺序制作。 （1）工程录像档案资料应当使用专业级别摄像机，配以合适稳固的脚架，记录信号为数字方式，清晰度在2k（19201080像素）以上。 （2）录像档案资料应配有相应的文字说明，反映录制时间、地点、内容、人物、背景及拍摄者。 9.4.1.2建设工程声像档案素材全部做完后，应填写声像档案卷内目录。 9.4.1.3录像资料需剪辑，根据工程项目等级制作成工程简介视频短片或专题片，视频短片配解说字幕、背景音乐，专题片还须人工配音。字幕、图像画面要同步准确。视频短片或专题片输出格式为高清格式，像素19201080，编码格式为HD H.264 MPEG-4 AVC VIDEO或HD H264 QUICKTIME VIDEO，总比特率不能低于30mbps，帧速率每秒25帧或50帧。 1. 目的 规范公司建设工程档案的收集、归档、保管、移交、利用等工作。 2. 适用范围 本制度适用于公司所有新建、扩建、改建和其它专项工程项目。 3. 术语与定义 3.1 建设工程档案：建设工程项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理，到竣工、验收全过程中直接形成的，具有归档保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种形式的原始历史记录。包括工程建设前期文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收等； 3.2 立卷：亦称“组卷”，系按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类成案卷； 3.3 归档：建设工程的勘察、设计、配套、材料设备供应、施工、监理等单位在完成其工作任务或阶段性任务时，向公司报送经立卷的工程文件、资料以及公司各职能部门将项目阶段形成并经过立卷的工程文件、资料及时送行政管理部的过程； 3.4 移交：工程竣工验收后，公司向集团档案管理部门、物业管理部门和项目建设当地的档案管理主管部门移送有关建设工程档案的过程。 4. 职责 4.1 行政管理部 4.1.1 负责各项目工程档案的编目、接收、归档、保管、利用等管理工作； 4.1.2 负责建立公司工程档案的分类、检索及调用体系； 4.1.3 指导各部门制订部门立卷类目，督促和检查有关文件的归档； 4.1.4 协助开发管理部完成建设当地城建档案管理机构对工程档案的预验收及档案移交工作； 4.2 项目工程部 4.2.1 负责项目建设前期文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收等工程文件的收集、汇总、立卷、归档、保管与保密； 4.2.2 负责向公司各职能部门催要归档的工程文件、资料； 4.2.3 负责提请项目建设当地档案管理机构对工程档案进行预验收； 4.2.4 负责按照工程档案相关规定和要求移交； 4.3 工程管理部 4.3.1 负责收集和从初步设计到施工图设计完成阶段的工程文件的立卷、保管、保密与归档； 4.3.2 负责监督和检查项目工程部对工程文件的收集、汇总、立卷、保管与保密等工作； 4.4 开发管理部 4.4.1 负责收集和汇总各工程建设用地、征地、拆迁文件并立卷、保密、归档； 4.4.2 负责收集和各工程立项文件并立卷、保密、归档； 4.5设计管理部 4.5.1 负责收集和汇总各工程总体规划设计、方案设计文件并立卷、保密、归档； 4.6 成本管理中心 4.6.1 负责收集和汇总工程设计、施工、材料设备等集中招投标采购文件并组卷归档、保密； 4.6.2 负责检查工程设计、施工、材料设备等授权、分散招投标采购文件的组卷归档和保密工作； 4.6.3 负责检查工程投资估算、概算，施工预算、结算等成本造价有关文件并立卷、保密、归档。 5. 工作内容 5.1 工程档案管理体系的建立 5.1.1 建立工程档案管理的组织体系； 5.1.2 各职能部门应制定内部档案管理制度； 5.1.5 各职能部门须实行工程档案预立卷制，即在项目立项后，各专（兼）职档案员 按工程档案分类要求拟好名目标签，便于各类文件、资料对号归档，为工程档案的立卷和移交打好基础。 5.2 工程档案的收集、 5.2.1 项目立项是各类工程文件、资料收集的开始时间； 5.2.2 各职能部门专业技术人员、管理人员有义务在完成工作（或事项）后3天内主动将文件、资料的原件交专（兼）职档案员鉴别； 5.2.3 各专（兼）职档案员将鉴别确认有归档保存价值的文件、资料归入拟好的名目标签的文件夹； 5.2.4 各专（兼）职档案员每月至少一次提醒各专业技术人员、管理人员提交文件、资料原件； 5.2.5 各专（兼）职档案员每月对工程档案的预立卷进行一次，以保证预立卷文件、资料的完整。 5.3 工程档案的立卷、归档 5.3.1 案卷卷皮及卷内目录表应统一执行国家规范和建设当地规定的规格和样式； 5.3.2 各职能部门在完成阶段性工作后15天内对形成的工程文件和资料予以、立卷，并及时送交项目工程部归档； 5.3.3 工程管理部须要求设计单位在完成初步设计和施工图设计任务后向项目工程部提供整套设计文件，且在施工过程中不断充实设计变更文件； 5.3.4 在工程竣工后，工程管理部须督促项目工程部组织设计、施工、监理等单位的技术人员、专（兼）职档案员在7天内完成对项目竣工档案的、核实、确认、立卷、归档等工作； 5.3.7 开发管理部应按照建设当地档案管理机构的要求对竣工资料进行装订和立卷。 5.4 工程档案的移交、保管 5.4.1