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人力资源部2011年6月 时间管理 参加培训须知 手机静音 积极参与 谢谢合作 注意事项 签到 培训反馈表的上交 扣分规则 1 迟到一次 1分 次2 接听电话 1分 次3 随意走动 1分 次4 抢答违规 1分 次5 中途退场 2分 次 分组规则 茄子 西红柿 蘑菇 萝卜 按照箭头的顺利依次报出蔬菜名字 报出相同蔬菜的同学组成一组 目录 一 时间管理概述二 时间管理原则三 时间管理方法 游戏 报纸塔 工具 胶带 报纸时间 15分钟要求 完成报纸塔的制作评判标准 1 高度2 稳固3 可移动得分规则 满足一项 1分 同时满足三项标准另外多 2分 抄袭 偷看 与其他组讨论 1分 启示 有效 合理地分配时间 做好计划 才能做好时间管理 六个思考 为什么在春节的时候 听到很多时间的感慨 为什么一起进公司的同事两年后会有很大的差距 为什么有的时候感觉时间很快 有的时候感觉时间很慢 为什么有的人时间是用分计算的 而有的人是用月计算的 为什么总是感觉时间不够用 为什么要学习时间管理 小沈阳的 人生理解 其实人这一生可短暂了 有时候一想这人生和睡觉是一样一样的眼睛一闭一睁这一天就过去了哈敖 这眼睛一闭不睁这辈子就过去了哈敖 1 1什么是时间 1 时间管理的概念 时间是一种稀缺资源时间是一种特殊的资源 一旦浪费了就再也不能恢复 虽然人们总在谈论如何节约时间 事实上时间是不能节省下来 它不能被储存起来 供未来某个时期使用 时间的特点 1 无法蓄积 2 无法取代 3 供给毫无弹性 4 无法失而复得 1 2什么是 时间管理 时间管理 所探索的是如何减少时间浪费 以便有效地完成既定目标 由于时间所具备的四个独特性 所以时间管理的对象不是 时间 它是指面对时间而进行的 自我管理 1 所谓 时间的浪费 是指对目标毫无贡献的时间消耗 2 所谓自我管理 你必须抛弃陋习 引进新的工作方式和生活习惯 包括要订立目标 妥善计划 分配时间 权衡轻重和权力下放 加上自我约束 持之以恒才可提高效率 事半功倍 1 3有效时间管理的重要性 1 提高工作效率 2 享受生活 第一个问题 请问你现在几岁 把相应的部分从前面撕掉 第二个问题 请问你想活到几岁 如果不想活到100岁的话就从后面把那部分撕掉 第三个问题 请问你想几岁退休 请把相应的退休以后的部分从后面撕下来 不用撕碎 放在桌子上 第四个问题 请问一天24小时你会如何分配 第五个问题 比比看 请用左手拿起剩下的1 3 用右手把退休那一段和刚才撕下的2 3加在一起 并请思考一下您要用左手的1 3工作赚钱 提供自己另外2 3的吃喝玩乐及退休后的生活 第六个问题 想一想 第七个问题 请问你现在有何感想 假如现在你个人的生命处于0 100岁之间 接下来我们来玩一个游戏 每天做的哪些工作是在浪费时间 1 3时间管理的误区 误区之一 工作缺乏计划误区之二 组织工作不当误区之三 时间控制不够误区之四 整理整顿不足误区之五 进取意识不强 误区之一 工作缺乏计划 由于我们的工作缺乏计划 将导致如下恶果 1 目标不明确2 没有进行工作归类的习惯3 缺乏做事轻重缓急的顺序4 没有时间分配的原则 案例 钢铁公司总裁查尔斯的故事 误区之二 组织工作不当 组织工作不当主要体现在以下几个方面 1 职责权限不清 工作内容重复2 事必躬亲 亲力而为3 沟通不良4 工作时断时续 1 为了避免对棘手的难题采取行动 我于是寻找理由和借口 A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意 2 为使困难的工作能被执行 对执行者下压力是必要的 A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意 3 我经常采取折衷办法以避免或延缓不愉快的事是困难的工作 A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意 4 我遭遇了太多足以妨碍完成重大任务的干扰与危机 A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意 5 当被迫从事一项不愉快的决策时 我避免直截了当的答复 A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意 拖延商数测验 请据实选择以下每一个陈述最切合你的答案 误区之三 时间控制不够 6 我对重要的行动计划的追踪工作一般不予理会 A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意 7 试图令他人为管理者执行不愉快的工作 A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意 8 我经常将重要工作安排在下午处理 或者携回家里 以便在夜晚或周末处理它 A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意 9 我在过分疲劳 或过分紧张 或过分泄气 或太受抑制 时 以致无法处理所面对的困难任务 A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意 10 在着手处理一件艰难的任务之前 我喜欢清除桌上的每一个物件 A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意 评分标准 每一个 非常同意 评4分 略表同意 评3分 略表不同意 评2分 极不同意 评1分 总分小于20分 表示你不是拖延者 你也许偶尔有拖延的习惯总分在21至30分之间 表示你有拖延的毛病 但不太严重总分多于30分 表示你或许已患上严重的拖延毛病 拖延的表现 当你必须着手于一篇重要的报告时 你却在不停地整理桌子上的东西 不为一位潜在的大客户准备简报 反而打电话给一位友善但订购量极少的客户 总以为要思索全面后才能开始着手于工作 是典型的完美主义者 拖延的代价 愧疚常伴左右在压力下工作待处理问题接踵而来 如何克服拖延 把大工作分成许多小工作直接面对而不是逃避不愉快的工作不妨让别人来监督你奖励自己 误区之四 整理整顿不足 文件堆积定律 文件的堆积将被扩展 导致填满可供堆积的空间 误区之五 进取意识不强 主要表现在以下几个方面 个人的消极态度 做事拖拉 找借口不干工作 唏嘘不已 做白日梦 送大家一句话 昨天是一张已被注销的支票 明天是一张尚未到期的本票 今天则是随时可以运用的现金 请善用它 2 时间管理的原则 2 220 80原则 2 1目标原则 2 3四象限原则 2 1目标原则 目标刺激我们奋勇向上 美国著名经纪人邓尼斯创业的故事如何制订目标 SMART的工作目标 具体的 specific 可衡量的 measurable 可达到的 attainable 相关的 relevant 基于时间的 time based 练习题 以下的目标符合SMART原则么 1 提升下游环节客户的满意度2 加强文档的规范建设3 2000年的发货投诉率要比98年改善20 抢答 答对1点 1分答错1点 1分违规抢答 1分 思考 今年的实际目标是否符合SMART原则 a 20 80原则是由意大利经济学家巴莱多发明的 因此 也叫巴莱多定律 b 你80 的价值来自20 的工作 80 的工作只能创造20 的成果 c 利用20 的时间完成80 的工作 d 我们要找到那20 的事 做真正重要的 会影响你的 能创造价值的事 专心致志地完成 2 220 80原则 重要 紧迫 重要又紧迫 重要而不紧迫 紧迫而不重要 不重要也不紧迫 2 3四象限原则 美国管理学家科维提出 重要 紧迫 灾难 危机紧急问题有期限的压力 项目 会议 汇报 建立人际关系挖掘新机会问题的发掘与预防做计划 规划技能的更新 无关大局的会议不速之客 琐碎的事情某些无谓的电话或者电子邮件 小王早上9点到达办公室 预在10点30分与准备合作的大客户进行产品介绍 此时部门经理给他打电话问 昨天小王对他提出的问题有何处理建议 并要求提交书面报告 并告之近期将有一次业务培训 要小王做好准备 下午上班后 小王上网查看了私人邮件 听了半个小时的MP3 翻了翻随身带的专业知识书籍 之后又被前台叫去收了件快递 下午2点突然接到前台电话说 来了一位印度客户要了解公司产品信息 此时小王感觉腹部一阵阵剧烈疼痛 进医院检查 是急性阑尾炎 需要立刻动手术 我们先看一下小王一天的工作 请大家将以上小王的工作内容正确地归入四象限抢答 答对一点 1分 答错一点 1分违规抢答 1分 重要 紧迫 对大客户的产品介绍动手术 参加业务培训提交书面报告阅读专业书籍 接待印度访客收快递 上网查看私人邮件听MP3 3 时间管理的方法 一 分析自己使用时间的方式和状况二 做好工作计划三 缩短别人干扰的时间四 省时之道 方法一 分析自己使用时间的方式和状况 表一 时间使用清单表表二 一星期日志与简略分析表表三 一星期时间总结表 表一 时间使用清单表 表二 一星期日志与简略分析表 表三 一星期时间总结表 例 表一 时间使用清单表 销售经理 表二 一星期日志与简略分析表 表三 一星期时间总结表 表一 时间使用清单表 招聘主管 表二 一星期日志与简略分析表 表三 一星期时间总结表 自检题 1 我是怎样把我的时间浪费掉的 未来有什么好途径预防或减少时间的浪费 2 我是怎样把别人的时间浪费掉的 我浪费了谁的时间 我应该怎样预防 3 哪些活动我现在可以减少或交给别人做 4 别人是怎样浪费了我的时间 未来有没有方法减少或排除其发生 是什么方法 5 我做的哪些事既重要又紧急 6 我做的哪些事对我的目标很重要 7 我有没有花费时间追求那些对我很重要的事 如果没有 原因何在 如果有 是哪些事 最好的时间做最重要的事 注意记录自己的体力 脑力出现高峰的时间和持续的时间 以掌握自己的生物钟 案例 张小姐早上9点 11点精力特别充沛 中午就开始疲惫 下午的工作效率显然比上午低 她一大早到了办公室 花了半个小时查看邮件和当天的报纸 然后把昨天余留的工作处理完 和上司花了一点时间讨论 其间还有其他同事过来商讨问题 等这些事情做完了 张小姐一看表 已经11点30了 今天重要的工作职能放在下午做了 下午工作效率较低无法完成 于是退到第二天 第二天 又开始重复自己前一天的工作 方法二 做好工作计划 1 计划的基础概念 2 注意事项 1 事先的了解 2 遵循5W2H原则 3 设置控制点 所在部门的业务定位所在岗位的业务定位上级主管的业务目标上级主管对你的期望和要求与其它相关岗位的业务接口关系 WhyWhatWhenWhereWhoHowtoHowmuch 3 利用计划工具 WBS WorkBreakdownStructure 定义 工作任务分解 是创造出产品所必须进行的全部活动的清单 例 宴会项目的WBS 宴会项目 邀请 房间准备 宴会 项目管理 制作请柬 餐桌 环境 食品及饮料 编制预算 制定任务清单 房卡领取 房间布置 确定客人名单 宴会选址 练习 各组画出完成某一任务的WBS 并做详细解释准备时间 10分钟呈现时间 3分钟 组评分标准 合理性 2分 陈述清晰 2分评委 讲师及非呈现组组长 方法三 缩短别人干扰的时