《行政秘书技能培训》PPT课件.ppt

EssentialSkillsforExecutiveSecretary行政秘书技能培训 行政秘书技能培训 秘书写作与文档管理 沟通与协调 秘书时间管理 秘书商务礼仪 秘书的角色 工作自信成长 TheRoleoftheExecutiveSecretary第一章 行政秘书的角色 Chapter1 1秘书的类别 2秘书的职业特征 3秘书工作的性质与特点 4秘书的作用 第一章 秘书的角色 秘书人员由其所服务的单位性质不同而有大体的分类 如服务于政府机关的统称为 机关秘书 眼务于工矿企业的统称为 企业秘书 服务于私人的则统称为 私人秘书 此外 还有 商业秘书 涉外秘书 等等 同在政府机关和某种企事业单位的秘书 则又因其工作的内容或专业不同而有更细的划分 如在政府机关中主要从事日常行政工作的被称为 行政秘书 主要管理机密文件的被称为 机要秘书 主要从事撰文拟稿的被称为 文字秘书 高等院校的院 系则有 教学秘书 科研秘书 和 行政秘书 之分 1秘书的类别 1秘书的类别 A行政秘书 他们在机关或企事业单位内处理函件 收集资料 管理档案 接待来访 办理会务 编制工作程序表 管理办公室设备 器材 用品和小额现金 购置办公物品 办理上司交办事项 安排上司的会晤 差旅事宜等等 B公司秘书 又称 董事会秘书 执行秘书 他们执行董事会决议或董事会指示 监督并管理公司财务 人事 对外联络事务 与公司总经理及各部门经理保持公务联系 做好协调工作 组织董事会 向董事会汇报公司财务 人事等情况 答复董事质询等 1秘书的类别 C通讯秘书 他们普遍服务于政府机关 社会团体和大中型企业 其职责是负责办公室电话 电报 电传 信件等通讯事务 文件的起草 打字 誊印 编排 校对 记录上司口述或会议情况 整理录音 传递上司口头指示和书面指令等等 1秘书的类别 d技术秘书 这类秘书人员服务于政府技术部门或工程技术公司 他们从事记录 编写技术资料 文件 科技合同 绘制图表 编制技术项目预算 保管技术性文稿 图纸 表格等 1秘书的类别 E医学秘书 这类秘书人员服务于医院或私人诊疗所 他们负责与病人约定诊疗时间 挂号 收费 办理住院手续 打印病史资料和医疗护理记录 帮助配药 送药 负责订购药品 医疗器材和办公用品等 1秘书的类别 f法律秘书 这是指服务于法院 企业及社团律师或私人律师事务所的秘书人员 他们负责接待或随同律师访问当事人 记录 整理当事人口述 起草 打印法律文件 安排法律事务处理程序 保管法律文件或证明材料 执行律师交办的其他事务等 1秘书的类别 服务的直接性 A秘书工作的内容与领导工作是一致的 即领导做什么秘书也做什么 B秘书做工作几乎都是领导亲自指派 直接安排的 秘书也是直接向领导请示 汇报的 C秘书做工作是直接对领导负责的 其结果 成败与领导直接有关 2秘书的职业特征 服务的稳定性 很多职业的服务都有其 业缘性 和 偶然性 比如营业员与顾客之间 一次商品交易完成了 其关系就结束 医生给病人治疗 病人治愈或不治身亡 其关系也就随之断绝 而秘书与其服务对象之间却有相对的固定性 可能是几天几个月 也可能长达几年甚至几十年 要到秘书自己辞职或被解聘才告结束 2秘书的职业特征 知识化 秘书以处理书面信息为主要工作内容 以办公室或称 写字间 为主要工作地点 以笔墨 打印机 复印机 电话 电脑等现代工具 设备为主要工作手段 秘书必须具有中等以上文化和专业知识为基础 秘书属于知识分子 属于办公人员 属于 白领 阶层 中 高级秘书还被称为 参谋 顾问 属于 智囊型 人物 2秘书的职业特征 年轻化 从世界范围采看 秘书队伍比较年轻 平均年龄为26岁左右 一般为20岁至35岁 客观上讲 秘书工作繁忙 对脑力 体力要求都较高 尤其是记忆力 灵敏度 准确性等 这些都是年轻人的优势 因此 秘书的职业年龄比较短 新陈代谢 也较快 但少数高级秘书 秘书官员或私人秘书除外 2秘书的职业特征 女性化 从世界范围来看 女性秘书在人数上占绝对优势 这是由女性的心理素质决定的 西方国家的中 初级秘书女性达到90 而高级秘书侧重于调查研究 出谋划策 侧重于逻辑思维和高科技 工作富于变动和挑战性 因此男性较多 欧美国家大多数女性秘书是初级秘书 是 文员 被称为 Officegirl 2秘书的职业特征 无论是政府机关 企事业单位或是私人秘书 也无论秘书人员的类别或层次 其工作性质与特征是大体相同的 具有某些共性 或可以说是职业特点 3秘书工作的性质与特点 辅助性 辅助 是相对于 主导 而言的 辅助 既非主导的 又是与主导密切相关 相对于主导而存在的 辅助 是指在主导的领导 指挥 控制之下 又是从旁帮助主导完成共同的目标 秘书人员就是处于助手的地位 它的工作就是帮助上司或雇主完成其规定的任务 实现其预定的目标 3秘书工作的性质与特点 综合性 所谓综合 就是指不同类型 不同性质的事物聚合在一起 秘书工作就明显地具有综合的性质 秘书既有日常的 程序性较强的例行性工作 又有临时的 突发性工作 既有操作简易的工作 又有操作复杂的工作 门类众多 内容复杂 3秘书工作的性质与特点 机密性 秘书 最初是 秘藏图书 和 秘密文书 是指物 后来发展为指人 即 秘密文书工作者 到了近代 秘书才有了更为丰富 更为确切的涵义 但至今仍有人戏言 秘书秘书 姓 秘 名 书 一离不开秘密 二离不开文书 不管是机关 企业 私人的秘书 其工作内容都或多或少地涉及到机要和秘密 或者是个人的隐私 所以 善于保守秘密就成为秘书人员的首要职业道德 3秘书工作的性质与特点 服务性a 1 文书撰写 上司口述或会议记录 整理 文件起草 修改 润色等 2 文书制作 打字 复印 编排 装订等 3 文书处理 收发 传递 办理飞保管 立卷等 4 档案管理 归档 鉴定 管理 提供等 5 会议组织 准备 记录 文件 善后等 3秘书工作的性质与特点 服务性b 6 调查研究 计划 实施 分析 研究等 7 信息资料工作 收集 整理 提供 储存等 8 信访工作 群众来信来访或顾客投诉处理等 9 接待工作 日常来访与计划来访接待 安排 服务等 10 协调工作 政策 工作 地区 部门 人际关系等 3秘书工作的性质与特点 服务性c 11 督查工作 政策推行或决议实施的督促 检查等 12 日程安排 为上司安排工作日程 会晤及差旅事宜等 13 日常事务 通讯 联络 值班 生活 管理等 14 办公室管理 环境 设备 经费等 15 其他临时交办事项 3秘书工作的性质与特点 助手作用 秘书作为上司的直接工作助手 起着无可置疑的助手作用 这种助手作用还包括在某些方面秘书应为上司把关 譬如上司会见来访者的把关 接听电话的把关 发出文件 信函的把关 接待 会议以及办公室费用开支的把关等等 董事会或公司总裁的秘书 作为高级助手 对公司和下属人员还有着 监理 作用 4秘书的作用 参谋作用 中 高级秘书具有参谋作用 他们为上司调查研究 收集和提供信息 提供咨询 他们辅助上司决策 为上司草拟计划或实施方案 或组织专家论证 选定最佳方案 高级秘书还能充当领导人的 顾问 和 智囊 解决领导的疑难问题 为领导主动出谋划策 4秘书的作用 协调作用 秘书的协调作用是由秘书的工作任务 工作地位和工作方式决定的 秘书常常代表上司 传达上司的指令或收集上司所需要的情况 与其他部门 人员有着广泛的接触 也容易产生矛盾 需要及时协商 沟通 调解 秘书的地位又往往是在 一人之下 众人之上 又处于工作网络的 结点 上下左右的工作与人际关系都要求秘书去调处 力争达到平衡和统一 4秘书的作用 信息 枢纽作用 以往的秘书最主要的工作就是处理书面信息 现代秘书则又从接待 联络 调研 电话等工作中接触大量的口头信息 秘书的办公室可以说是机关 公司的信息集散地 秘书为上司和整个机关 公司起着信息的提供 反馈 传递等枢纽作用 4秘书的作用 公共关系作用 秘书工作中有 对外联络 内部协调 等内容 理应起着 内求团结 外求发展 的公共关系作用 企业秘书人员应帮助上司密切和融洽与股东 职工 顾客 社区公众 新闻媒介乃至政府部门等内外各方面的关系 树立并维护单位和上司的良好的知名度与美誉度 4秘书的作用 1交际距离 2肢体语言 3倾听及赞美 4自我保护 5穿衣味道 6说话境界 秘书商务礼仪 1交流的距离 人与人之间都有一段距离 以线来表示距离的话 则可区分为下列几段 1 0 5公尺 WB 亲密领域 亲近朋友的领域 2 0 5米 1 5米 DW 个人领域 个人隐私的领域 3 1 5米 3米 DW 社会活动领域 商业空间的领域 4 3米 7米 DW 公共活动领导 演讲 会议的领域 秘书商务礼仪 秘书自我保护意识 言谈举止端庄大方 不卖弄 不轻佻 对人态度真诚礼貌 既不冷漠 也不过于亲昵 不接受分外的报酬和贵重的礼物 不参与同事关于男女情事的谈话 不在上司办公室作非工作性的逗留 不聆听男性上司或伺事婚姻不幸的倾诉 不让对方误解你的关心和帮助是爱情 尽量避免与男性上司单独出差 差旅中尤其要注意言行细节 及时表明你已婚或已有男友 不得已时可提出辞职 以摆脱纠缠 必要时依靠法律 寻求保护 秘书商务礼仪 缓解压力 大部分压力毫无必要 40 的担忧永远不会发生 30 的忧虑涉及过去的决定 是无法改变的 12 的忧虑集中于别人出于自卑感而做出的批评 10 的忧虑与健康有关 而越担忧问题就越严重 8 的忧虑可以列如 合理 范围 秘书商务礼仪 6说话境界A想说 B敢说 C能说 D会说 秘书商务礼仪 让别人看看你的 肢体语言形象礼仪 还有 有声语言流利的表达和蔼可亲而且 很难忘的 我很难忘的一件事情 一 秘书写作概述 秘书写作的内容相当广泛 题材多样 因工作和业务需要 各有所侧重 大致如下 1 公文类国务院所规定的行政公文共有13类14种 命令 令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要 2 法规类主要有 规定 条例 办法 细则等 秘书写作与文档管理 3 经济类主要有 经济合同 协议书 市场预测报告 经济活动分析报告等 4 事务类主要有 信函 计划 总结 讲话稿 简报 调查报告 声明 启事 条据等 5 礼仪类主要有 贺词 祝词 请柬 讣告 悼词等 秘书写作与文档管理 二秘书写作的特点1 代单位立言 非个人意愿秘书写作与文艺创作或论文写作相比 有一个最大 的特点就是非个人意愿 而是代机关 单位立言 代笔立言 这是秘书的职业特征所决定的 秘书写作与文档管理 2集体成果 非个人创作 秘书写作有一定的程序 即使是小单位的一封简单的信 也要有 上司授意 卡 秘书拟稿 上司审核三个程序 较大单位较重要的文章往往还得加上集体讨论 部门会商 反复修改才可定稿 定稿之后还得经过签发 打印 校对 缮印才能成为正式文件 一 份文件 往往要集中多人的智慧 要经过好几个人的手笔和努力才能完成 秘书写作与文档管理 3 内容真实 实用 客观 符合政策 秘书写作的内容要有新闻那样的真实性 决不允许文艺创作的虚构 要求实用 有针对性 能解决实际问题 而不能像文艺作品或新闻那样追求感染或宣传效果 也不允许如某些论文那样纯理论化和抽象化 要求客观 排除个人情绪或好恶 要求符合党和国家的方针政策 法律法规 不允许随心所欲 秘书写作与文档管理 4 语言要求流畅 平实 简洁 规范 要求明明白白 通俗流畅 不要求像文艺语言的含蓄 独特或科技语言的深邃 理性和抽象 要求平铺直叙 不要求曲折 华丽 要求规范的词语和句法 不允许用方言或作家所谓的语言风格 不用夸张 拟人等修辞手法 秘书写作与文档管理 5 讲究文体格式凡是正式公文都应遵照国家规定的公文格式 既要齐全 又要按规定的位置落款和操作 如 文件名称 文号 编号 密级 缓急标志 横隔线 标题 受文机关 正文 附件 发文机关 发文日期 主题词等等 其他应用文也有约定俗成的格式 讲究的是统一 规范 不存在百花齐放 因而 秘书写作不可标新立异 秘书写作与文档管理 文书处理的内容与要求 通常所说的文书工作 是指在使用文书 处理日常公务的活动中 围绕着文书的拟制 办理 管理以及立卷归档所进行的一系列衔接有序的工作 文书处理工作具有政治性 时限性 机要性和规范性等特点 其内容和基本任务包括 秘书写作与文档管理 1 发文 从文书起草 修改 审核 签发到印制 发出的一系列处理环节 2 收文 从来文的签收 登记 分办 传阅 拟办 批办到承办 催办以及答复的一系列处理环节 3 管理 平时管理 发挥公文的效用 公文保密的一系列管理环节 4 立卷归档 整理立卷 归档保存的处理环节 秘书写作与文档管理 5 基本任务主要是 1 文件的收发 登记和分送 2 文件的拟办 批办 承办和催办 3 文件的拟写 校核 签发 缮印 校对和用印 4 会议 汇报 电话的记录和整理 5 文件材料的平时归卷 提供借阅与保管 6 文件材料的系统整理 编目和归档工作 7 处理群众来信 8 为机关领导准备有关资料并完成机关领导人交办的其他文书工作的任务 秘书写作与文档管理 四公文立卷 1公文立卷的概念公文立卷 是指机关文书部门将已经办理完毕的 具有一定查考利用价值的文件材料 按照它们在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷 案卷 也称卷宗 指有关某一问题或某一工作活动的系统的 具有密切联系的文件材料的组合体 秘书写作与文档管理 2公文立卷的意义是 a 公文立卷能够保持文件之间的历史联系 便于文件的查找利用 b 公文立卷可以维护文件的完整与安全 也便于文件的保管 c 公文立卷 为档案工作打下了基础 秘书写作与文档管理 3公文立卷的原则与要求公文立卷的原则是 保存文件之间的历史联系 区分保存价值 便于保管和利用 秘书和文书管理人员必须对卷内文件的数量有一定的限制 卷内文件的数量是50张到200张之间 国标文件规定案卷的厚度为10毫米 15毫米 20毫米三种 秘书写作与文档管理 4 公文立卷的基本方法主要有三种方法 1 根据文件的特征组卷 问题特征 时间特征 文种特征 作者特征 地区特征和通讯者特征 a按问题特征立卷 即将有关同一事件 同一人物 同一事物 同一问题或同一工作性质等所形成的文件材料 组合在一起进行立卷 按问题特征立卷 是一种自然的分门别类的方法 秘书写作与文档管理 b按时间特征立卷 形成于同一时间的文件或内容针对同一时间的文件组合在一起立卷 c按名称特征立卷 指公文文种的名称 如决定 报告 请示 会议记录等 d文件按名称特征立卷 就是把相同文种名称的文件组合在一起进行立卷 秘书写作与文档管理 E按作者特征立卷 作者特征是指制发文件的机关 单位或个人 按作者特征立卷就是将反映同一作者制发的文件组合在一起立卷 f按地区特征立 卷 就是将内容涉及同一地区的文 件组合在一起进行立卷 G按通讯者特征立卷 即针对一个或几个问题双方机关的回复往来的文件 组合在一起进行立卷 秘书写作与文档管理 5 文件的保存价值组卷划分文件的保管期限 分为永久保存的 长期保存的 保管期限为16 50年 短期保存的 15年以下 三种形式 秘书写作与文档管理 五公文立卷的准备1 立卷类目的编制立卷类目是指机关文书部门在一年的实际文件没有形成以前 根据本机关工作活动的规律 预测该年可能形成的文件 按照立卷的原则要求和方法 事先拟制出来的归卷条目 立卷类目主要由类名和条款两部分组成 1 类名 即类别 是综合概括归卷文件材料的类属名称 如组织类 宣传类 工交类 城建类 财贸类 文教类 综合类等等 秘书写作与文档管理 2 条款 即条目 是类名之下按照立卷要求和方法概括出来的一组文件的总标题 条款顺序排定以后 依次编上顺序号 如第一类第一条为 1一1 第二类第二条为 2 2 等等 立卷类目的类别和条款的排列呈表格式 是平时文件归卷的 索引表 指导文件 对号入座 定点归宿 秘书写作与文档管理 2 平时归卷工作指公文立卷人员依据已经编好的立卷类目 将已经处理完毕的文件 随时按类目上的有关条款归人卷内 要做到 1 注意做好文件材料的收集工作 2 对已经归卷的文件材料 要进行定期检查和调整 3 事先预编的立卷类目 要注意调整修改 4 可以确定组卷的 也可以提前进行编目装订 5 千些文件不便归卷 可单独设立一个卷夹 注明 待归文件 秘书写作与文档管理 六 案卷的组合 案卷的组合 简称组卷 指年终或第二年上半年对归卷的各个条款内的文件材料进行调整立卷 卷内文件排列和编号以及拟写案卷标题等一系列工作 1 调整立卷是指在平时归卷的基础上 详细检查每一条款中所积累的文件材料 进行适当地调整 并且最后确定组合案卷的一项工作 秘书写作与文档管理 2 卷内文件排列和编号 1 卷内文件排列 指将每个案卷内的文件按照一定的规律和顺序进行系统化排列 可以按时间 问题 重要程度 文号 作者 地区 通讯者 文种名称 人名的姓氏笔画或拼音字母等顺序进行排列 2 卷内文件的编号 应当用阿拉伯数字给卷内文件编页号 以固定它们的排列顺序 秘书写作与文档管理 3 拟写案卷标题案卷标题是案卷的名称 也称案卷题名 一般的案卷标题不需标明时间 只有计划 报告 总结 预决算和重要文件以及跨年度文件组成的案卷才需要标明时间 标明卷内文件针对的时间要准确 不可随意简化 秘书写作与文档管理 七编目成卷 编目成卷指在组合案卷的基础上 对卷内文件进行编目 装订 以及案卷的排列 编号等一系列工作 1 案卷的编目指在卷内文件排列编号的基础上 填写卷内文件目录 备考表和案卷封皮等工作 秘书写作与文档管理 2 案卷的装订与装盒 案卷都需要进行装订 对于某些特殊珍贵的手稿 照片 图纸在不便于进行装订时 也可以采用卷盒 卷袋进行保管 案卷装订的要求是 整齐 牢固 不影响阅读 在装订之前 要去掉文件上的金属物 以防年久锈蚀文件 注意不要有倒置 脱漏的页张 秘书写作与文档管理 3 案卷排列与编号指案卷经过编目装订以后 将一个年度 一个组织机构的案卷进行系统化排列 编号 以固定其顺序 1 案卷的排列 案卷先按保管期限分开 即按永久 长期 短期分别排列 也可按重要程度 作者 名称 时间 地区等体现条理化和一定的规律 秘书写作与文档管理 2 案卷的编号 编号的顺序如 永久卷l一50乙 长期卷5l一100 短期卷10l 150 副卷151 200 秘书写作与文档管理 八 案卷归档 1 案卷目录的编制案卷目录的项目有 案卷号 立卷类目号 案卷题名 卷内文件起止日期 卷内文件份数 页数 保管期限 备注 等等 编制案卷目录一般有两种方法 一种由各部门的公文立卷人员编制移交目录 然后由档案室汇总编排卷号 编制正式的案卷目录 二是由机关档案室统一组织 指导各部门的文书立卷人员统一分类 编排卷号 直接编制案卷目录 秘书写作与文档管理 2 文件检索工具的编制文件检索工具指用来查找 利用文件材料的目录 卡片等等 其编制内容主要有 1 文号索引 又叫文件作者目录 目录设置的项目一般有 文件作者 加标题 文号 文件日期 所在卷页号 秘书写作与文档管理 2 文件分类目录 又叫文件综合分类目录 设置的项目一般有 类别 顺序号 文件作者 加标题 文号 文件日期 卷页号 并加封面和底页 一年编制一本 编制号后付印装订成册 秘书写作与文档管理 3 案卷的归档文书部门立好的案卷 必须逐年移交给机关档案室集中保管 称为 归档 1 归档范围 也即文书立卷的范围 指机关在工作活动中形成和使用的文件以及其他有关的材料 包括照片 图表 印模 录音带 录像带等 秘书写作与文档管理 2 归档时限 一般应在第二年上半年向档案部门移交档案 秘书写作与文档管理 3 归档要求 应归档的文件材料必须齐全 完整 归档的文件材料 要保持它们之间的历史联系 区分保存价值 分类整理 立卷 案卷标题应简明确切 机关档案室在接收案卷时 应按照以上要求对案卷检查验收 移交目录一式二至三份 一份经签字后留公文处理部门使用 另外一至二份交机关档案室保存 秘书写作与文档管理 秘书时间管理 1沟通的特点 1 社会性 秘书工作的沟通往往以代表组织的个人为对象 而不是秘书个人的亲友间的沟通 也不仅是组织直接关系的上下左右的沟通 而是有着社会性 普遍性 广泛性 既有与合作伙伴或潜在合作伙伴的沟通 又有为寻求理解和支持的沟通 既有为收集信息的沟通 又有为听取反馈意见 沟通与协调 2 选择性 与社会性相矛盾的是沟通又有选择性 或说目的性 秘书的沟通对象只能选择与本组织生存 发展有密切关联的组织或个人 选择领导授意或批准的 沟通的内容和方式也必须选择自己的职责范围内的 不违反方针 政策 法律 法规和组织纪律的 沟通与协调 3 互助性 沟通的对象和内容必须以互助性为目的 以有助于双方的经济效益和社会效益为目的 而不能只是一厢情