第二章公文的体式与稿本PPT课件.ppt

第二章公务文书 第一节文书的文体第二节公文的格式第三节公文稿本及其使用第四节公文文种及特点 1 1 公务文书的概念 公务文书 又称公务文件或公文 文件 是由法定的机关或组织在公务活动中按照规范的体式 经过特定的处理程序制定的凭证性信息记录 包括收发文件 电报 报表 会议记录 调查材料 登记薄册等 2 公务文书的特点 1 由法定的作者制定 2 具有法定的权威和现行效用 3 具有规范的体式 结构和格式 并需经过特定的处理程序 3 公务文书的作用 1 法律的约束作用 2 领导和指导作用 3 公务联系作用 4 宣传教育作用 5 凭证依据作用 一 公务文书 2 第一节文书的文体 一 文书的文体是为适应行政工作 公共事务管理的需要而形成的语文体式 它是一种兼有议论文 说明文 记叙文三种表达方式和一般特点的应用文体 其特点 1 文书在讲道理 说明观点 分析情况 下结论时 要有适当的议论 2 文书要说明一定的事实 但不需要对不必要的细节作过多的说明 3 文书在反映工作情况 事件发生的经过 介绍人员时 需要进行叙述 但叙述要简明扼要 朴实无华 3 一个文种采用什么文体 是根据文件的特定内容决定的 命令 批复 议案多以说明为主 表达其目的 要求 决定 指示 通知多以议论 说明为主 通报 报告 请示等多以叙述 议论 说明兼而有之 4 公文的格式 文书的格式 就是文书的表现形式 公文格式的范畴 1 公文的介质 2 公文数据的表达形式 3 公文的组成要素 公文格式的类型 1 行政公文式 2 专用公文式 3 事务文书式 5 公文格式标准化的意义 1 公文格式标准化是公文的性质所决定 它体现了公文的权威性 有效性 2 公文格式标准化是公文处理所需要的 方便了公文的处理 有利于提高工作效率 3 公文格式标准化是顺应社会发展的需要 有利于实现办公自动化 6 一 文件式 公文的格式要素 1 公文份数序号2 秘密等级和保密期限3 紧急程度4 发文机关标识5 发文字号6 签发人7 公文标题8 主送机关9 公文正文10 附件与附件说明11 成文时间12 公文生效标识13 特殊情况说明14 附注15 主题词16 抄送机关17 印发机关和印发时间 7 1 眉首部分 文头 1 公文份数序号 将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号 办法 规定带有密级的公文必须编制份数序号 编号的目的是准确掌握公文的印制份数和分发范围及对象 机关在收 发文时 都要登记份数序号 编制方法 001 2 秘密等级和保密期限 根据 办法 规定 涉及国家秘密的公文应当按照国家秘密及其密级范围的规定分别标明 绝密 机密 秘密 保密期限是对公文密级的实效加以规定的说明 标识等级喝期限 用3号黑体字 顶格标识在版心右上角第1行 等级与期限之间用 隔开 如单独用 两字之间空1字 8 一般公文首页版式 9 3 紧急程度 是对公文送达和办理时间的要求 根据 办法 规定 紧急公文应当分别标明 特急 急件 时间要求由发文机关定 紧急程度用3号黑体字 顶格标识在版心右上角第一行 两字之间空1字 如与密级同时标 紧急程度就标在版心右上角第2行 4 发文机关标识 由发文机关全称或规范化简称后加 文件 电报 组成 函 只标识发文机关全称或规范简称 命令 令 会议纪要 除标识发文机关全称或规范简称外 还应加上文种名称 发文机关标识原则上应使用小标宋体字 一般用红色标识 10 5 发文字号 发文字号是由发文机关代字 年份和序号组成 一般用3号仿宋体标注在发文机关标识下空2行 居中间 函 的发文字号置武文线下空1字处 命令 令 的文号标注在命令 令 标识下边缘空2行居中位置 会议纪要 编号置会议纪要标识之下 红色反线之上正中间 联合行文 只标明主办机关发文字号 发文字号的年份 序号用阿拉伯数码标识 年份用全称 用六角号括入 序号每年编一个 不用虚号 不用001 不加 第 字 6 签发人 上报的公文需标注签发人姓名 如联合行文还需标注会签人姓名 位置在发文字号右側 签发人 用3号仿宋体字后加全角冒号 冒号后用3号楷体字标识签发人姓名 11 例 3号黑体 推荐小标宋体 3号宋体 2号小标宋体 3号仿宋 附注 3号黑体 3号小标宋体 3号仿宋 12 联合行文主办机关排在前 13 联合行文过多时 保证首页显示正文 14 发文字号 由发文机关代字 年份和序号组成 年份 序号用阿拉伯数码标识 序号不能使用虚数 联合行文时使用主办机关发文字号正确 江府 2008 5号错误 江府 2008 5号江府 2008 5号江府 2008 05号 15 2 主体部分 1 标题 由发文机关 事由 文种三部分组成 三要素 标题部分省略是有条件的 标题一般不使用标点符号 除书名号 位置一般在红色反线下空2行处 函 的标题在发文字号下空2行处 居中排布 用2号小宋体字 2 主送机关 又称送达机关和行文对象 是指发文机关要求对公文予以办理或答复的对方机关和单位 主送机使用全称或规范简称 按性质级别依此排列 同级机关之间用顿号 不同级别机关之间用逗号 最后用全角冒号 位置在正文之上 公文标题下空一行 靠左顶格书写 3 正文 写作要求见教材 16 正文部分注意事项 1 标题 3个以内联合发文标题不能省略发文机关 不能出现过多的文种 正确 不规范 17 2 数字 年份不能回行 阿拉伯数字 年份不能分成两行 3 标题序号 一 一 1 1 4 除特定需要汉字外 正文中一般使用阿拉伯数字 在公文中主要使用阿拉伯数字 如表示数量 长度 高度 面积 体积 重量和百分比等 词 词组 成语 惯用语 缩略法和具有修辞色彩语句中做为词素使用的数字应用汉字 如 50 不能写成 百分之五十 20世纪90年代 不能写成 二十世纪九十年代 党的十四大 错成 党的14大 18 4 附件 是用以说明属在公文正件之后的有关文件材料的名称及件数 附件同正文一起组成一个完整的公文 附件包括图表 目录 名单及其他有关材料 位于正文的左下方 公文生效标志之上 注明所附文件材料的名称及件数 然后在发文机关落款和成文日期之后或另起一页附上所列附件的材料 5 成文日期 是指文件的制成时间 它是文件生效及日后查考的重要依据之一 标注位置在发文机关名称的左下方 用汉字年 月 日标全 在正文右下方 命令 的成文日期标识在签发人签名章下一行右空2字处 会议纪要 的成文日期居右顶格标识在红色反线之上右側 19 6 印章 印章是发文机关对公文表示负责并标志公文生效的凭证 公文除会议纪要 电报 翻印件外 均应加盖印章 联合发文的机关都要加盖印章 单一机关制发的公文在落款处不署名发文机关名称 只要标识成文日期并加盖印章 加盖印章应上距正文2 4MM 端正 居中下压成文日期 7 附注 是对公文的发放范围 使用时应注意的事项等情况的说明 附注用3号仿宋体字 居左空2字加圆括号标识在成文日期下一行 机关的 请示 应当在附注处注明联系人的姓名和电话 20 5 附件 公文如有附件 在正文下一行标识 附件如有序号使用阿拉伯数码 附件名称后不加标点符号 如 附件 1 2 21 22 正确 错误 23 6 一般不标注 此页无正文 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时 应采取调整行距 字距的措施加以解决 务使印章与正文同处一面 不得采取标识 此页无正文 的方法解决 24 3 版记 版记的特点是位置要依公文主体的构成而定 版记应置于公文最后一页 版记的最后一个要素置于最后一行 版记由主题词 抄送机关 印发机关 时间 份数和版记反线等要素组成 1 主题词 主题词 用3号黑体字 居左顶格标志 后标全角冒号 词目用3号小标宋体字 标注位置在附注的左下方 文尾横线上端 词目之间应有一个词的距离 2 抄送机关 是指主送机关之外需要执行或知晓公文内容的其他机关 抄送机关标注在主题词下方位置 用与图文区等长的横线与主题词隔开 3 印发机关和印发时间 包括文件制发单位的名称 制发日期和印发份数 25 一般公文末页版式 26 7 成文日期与印发日期成文日期 行政机关公文要求必须用汉字标全 如 二 八年九月二十四日党的机关未做具体要求 但惯例使用阿拉伯数字标全 如 2008年9月24日印发日期一律用阿拉伯数字标全 成文时间 印发时间 27 8 主题词标注 最多5个 最后为文种 28 10 公文生效标识 行政机关联合向上行文 为简化手续和提高效率 由主办单位加盖印章即可 联合下发的公文 发文机关都应当加盖印章 1 单一发文印章落款处不署发文机关名称 成文时间右空4字 29 2 联合行文印章当联合行文需加盖两个印章时 主办机关印章在前 两个印章均压成文时间 两印章之间不相交或相切 30 当联合行文需加盖3个以上印章时 主办机关印章在前 每排最多排3个印章 最后一排如余一个或两个印章 均居中排布 印章之间互不相交或相切 成文时间 最后一排印章之下右空2字 31 32 二 信函式公文格式要素及其标识规则标识发文机关名称而不标识 文件 二字的 信函式 公文 用于处理日常事务的平行文或下行文 使用频率很高 三 命令的格式要素及其标识规则命令标识由发文机关名称加 命令 或 令 组成 用红色小标宋体字 字号由发文机关酌定 但不宜超过上级机关的字号 四 会议纪要的格式要素及其标识规则会议纪要标识由 会议纪要 组成 其标识位置同发文机关标识 用红色小标宋体字 字号由发文机关酌定 会议纪要通常不单独对外发出 所以不加盖印章 33 第二节文书稿本及其使用 一 文书的文稿1 草稿 指内容和文字表述都未成熟的文书原始稿件 在定稿之前的历次稿件都是草稿 草稿按其文稿的作用和形成特点 可称为讨论稿 征求意见稿 修改稿 送审稿 2 定稿 是指公文的草稿经过修改并由领导人审阅 签发或者会议讨论正式通过的最后完成的定型文稿 也称 原稿 正稿 底稿 二 文书的文本1 正本 根据已经签发的定稿所制发的正式文件文本 正本具有法律效力 根据内容成熟程度和时间等因素 正本可分为定型本 试行本 暂行本 修订本 2 副本 根据工作需要 依照正本复制 誊抄的其他文本称为副本 3 存本 是指发文机关印制一份文件正本留为备用的印制本 34 思考与练习 1 党的公文与政府公文的眉首部分 版头 有何区别 2 公文发文字号的作用及规范 3 请示文与其他公文公文格式上比较有哪些特殊之处 4 公文标题的结构有哪几种类型 5 比较主送机关与抄送机关的区别 6 公文成文时间与公文生效时间的区别 7 印章的作用与使用要求 35 第三节公务文书的种类及其用法 1 命令 令 2 决议 3 决定 4 指示 5 公告 6 通告 7 通知 8 通报 9 议案 10 报告 11 请示 12 批复 13 条列 14 规定 15 办法 16 意见 17 函 18 会议纪要 36 依据 国家行政机关公文处理办法 2000 规定 行政机关公文有13种 独有的4种 命令 议案 公告 通告依据 中国共产党机关公文处理条例 1996 规定 党的机关公文有14种 独有的5种 公报 指示 条例 决议 规定共有的公文有9种 通知 报告 请示 批复 通报 决定 意见 函 会议纪要 37 命令 令 运用于 依照有关法律公布行政法规和规章 宣布施行重大强制性行政措施 嘉奖有关单位及人员 可分为三种 公布令 行政令 嘉奖令 命令 令 具有法定强制性和严肃性的特点 党的机关 群众团体一般不以命令行文 对一般性的先进事迹和个人进行嘉奖也不用嘉奖令 县及县以下机关一般不使用该文种 38 决定适用于 对重要事项或者重大行动作出安排 奖惩有关单位及人员 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项 分三种 决策性决定 奖惩性决定 变更性决定 决定一般用于上级机关向下行文 也可以在本机关内部使用 决定的使用范围比较广泛 除国家行政机关外 企事业单位乃至人民团体 都可使用决定 39 公告适用于 向国内外宣布重要事项或者法定事项 可分为 重要事项公告 必须是国内外关注的大事 如国家权力机关的重要决策 国内外需要周知的事项 对国内外有重大影响的庆吊礼仪活动等 决定事项公告 国家机关特别是立法 司法以及监察机关向国内外宣布有关事件的处理事项 公告通常由权力机关 监督机关使用 人民团体 基层单位一般不用 40 通告适用于 公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项 可分为 法规性通告 用以公布社会各有关方面应当遵守的事项 知照性通告 用以公布社会各有关方面应当周知的事项 公告与通告的使用区别 从发布的事项看 公告的事项更为重大 从发布的机关看 公告一般由高级机关发布 而通告各机关甚至企事业单位都可以发布 从受文对象看 公告的受文对象不仅有国内的 也有国外的 41 通知适用于 批转下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项 任免人员 可分为 批转通知 转发通知 传达通知 任免通知 通知适用范围较广 适用于各级行政机关 人民团体和企事业单位也广泛使用通知 通知属于下行文 42 思考 县人民政府关于转发 市人民政府关于转发的通知 的通知 假如到镇级政府标题如何处理 XX镇人民政府转发民政部关于开展扶贫捐助和慰问活动的通知 43 通报适用于 表彰先进 批评错误 传达重要精神或者情况 可分为 表彰性通报 批评性通报 传达性通报 通报与决定的区别 一般来说 决定的事项要比通报的事项重大 要 表彰决定一般用于授予模范称号或记功等事项 表彰通报一般用于表彰先进分子等事项 处分决定一般用于错误性质较严重 须给予党纪或行政处分的事项 批评通报一般用于涉及的错误事项比处分决定要轻 但必须引起足够的重视并加以改正 议案适用于 各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项 议案 的使用机关比较明确 就是各级人民政府 人民政府以外的机关一般不使用 议案 这一文种 议案 属上行文 44 报告适用于 向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问报告可分为 汇报工作报告 反映情况报告 答复询问报告 报告 属于上行文 平行或不相隶属的机关商洽问题 互通情况用 函 就行 请示适用于 向上级机关请求指示 批准 可分为 请求指示的请示 请求批转的请示 45 请示与报告的区别 行文目的不同 请示一般要求上级机关给予直接的答复 即批复 报告则主要是下情上达 不要求批复 行文的时间不同 请示必须是事前行文 报告则根据实际情况 事前 事中 事后均可行文 行文内容不同 请示是写带有迫切性的 需要上级机关指示 批准的事项 报告主要着眼于汇报工作 反映情况等 46 批复适用于