备用金管理细则.doc

江苏普航送变电工程有限公司备用金、临时借款管理细则PH CW-2013XZ-XXX1管理目的和适用范围1.1 本标准旨在规范公司备用金管理工作。本标准适用于公司各个部门或人员从公司借支的备用金、临时借款的管理。2管理基本职责2.1 各个部门或人员的备用金的额度应根据各部门的业务特点制订。2.2 各个部门或人员借出的备用金不能超过额度。2.3 财务部要监督备用金的使用状况，确保公司资金不被无理占用。2.4 借有临时借款的人员，要及时报帐，不得占用公司资金。2.5 财务部要督促借有临时借款的人员，要及时还款。3 管理内容与要求3.1 定义3.1.1 备用金指公司员工因工作需要向财务部预借的业务经费。3.1.2 备用金分为定额备用金和临时借款。定额备用金，指公司根据个别特殊岗位之工作需要而分别核定的，由指定人员借支并负责长期保管、周转使用的业务经费。临时借款，指员工因工作需要而临时向公司借支的业务经费。3.2 定额备用金管理3.2.1 定额备用金的核定，一般由公司根据业务需要与岗位特性，经部门经理提出、总经理批准，财务经理核准。3.2.2 定额备用金采用“定额备用金登记表”进行严格管理，经核定的定额备用金应先登记于表，而后办理借支手续。3.2.2.1原则上，定额备用金一年核定一次，年中不予变更。3.2.2.2原则上，有定额备用金的员工不允许再借支临时借款。3.2.2.3特殊情况下需加借临时借款的，必须提交书面报告，详细说明原因、已借金额、需加借金额、归还日期、归还方式等。3.2.3 定额备用金按岗位核定、按人员管理。员工工作岗位异动前，必须先归还、核销该笔定额备用金。3.2.4 有定额备用金的员工，年内报销帐务时，不应归还或核销其所借支的定额备用金，由财务部以现金补足其额度。但因员工工作异动或公司决定取销该项定额备用金等特殊情况例外。3.2.5 有定额备用金的员工，应每季度来财务部签认一次。定额备用金额度在3000元以内（含）的，允许半年签认一次。签认时，会计打印出该员工该段时期内的“备用金明细帐”，由该员工对其期初、期末余额进行签认。3.2.6 每年末或次年初，依据公司决定，员工来财务部还款并核销定额备用金，3.3临时借款管理3.3.1员工因工作需要，可向公司请求借支临时借款。3.3.2申请及审批程序3.3.2.1员工按要求填报报销单，部门经理核准。3.3.2.2财务部会计审查。会计负责审查该员工的借款记录，就其的已借未还款之金额、还款责任心等签明意见。3.3.2.3 3000元以内（含）的财务经理批准，6000元以内（含）的财务总监批准，10000元以上须由总经理批准。3.3.3原则上，要求借款员工于用款后15个工作日内报帐。出差，从返回公司日算起；采购，从物品到达并验收，且取得发票或临时结算票据日算起；付费，从取得报销凭据日算起；招待，从餐后取得发票日算起。3.3.4超过一个月尚未报帐，必须提交书面报告述明原由，并经部门经理、分管副总批示意见。3.3.5逾期一个月未报帐且不提交书面报告的，当月起，从该员工工资中扣还。屡次发生的，另依公司有关规章制度进行处罚。3.3.7严格遵循“前帐不清、后帐不借”的原则。3.3.6借款日算起，逾一周仍未出差或办理相应业务的，应及时还款或口头向财务部门告知原由。逾两周，则应比照3.3.4条款提交书面报告，否则比照3.3.5条款进行追责。3.4备用金限额管理3.4.1 限额的限定对象，指备用金明细帐余额加本次申借金额的合计数。会计实施审核、控制。3.4.2 备用金的限额为：行政办：40000元；食堂：8000元，其它部门：5000元。3.4.3 有定额备用金的员工，遇特殊情况，需加借临时借款的，必须提交书面报告，详细说明原因、已借金额、需加借金额、归还日期、归还方式等。该书面报告随申请加借临时借款的“借据”一并报批。借据的用途栏须注明“加借临时借款”并加以相关文件支持。3.4.4 备用金借支、临时借款借支，必须由经办人本人填表办理。3.4.6 借支备用金的员工，负责所借备用金的安全保管、按期归还，并严格按规定用途使用，不应私自挪用，不得擅自转借他人。3.4.7 借款人在还款期限15日内未能返还欠款及没有合理理由的，财务部会从下一期工资中把欠款扣除，直至把所有欠款扣完为止4检查与考核4.1 每月月末，会计审查备用金及临时借款的余额，如发现异常情况（例如备用金余额超出或临