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第六章会议文书工作 1 第一节会议文书工作的特点和内容 一 会议文书工作的特点二 会议文书工作的内容 2 一 会议文书工作的特点 会议文书不同于一般的文书 它是专门用于会议的公文 包括会议前 会议中和会议后需撰写的材料 主要特点 1 时效性时效性是指会议文书工作要提前运筹 及时发文 即必须按照会议主办单位的意图 提前谋划 及时撰写 发送有关文书 不能延误时间 3 2 准确性准确性是指会议文书的写作要具体明确 一目了然 3 规范性规范性是是有会议文书的性质决定 是指会议文书工作要规范引导 全面客观 4 二 会议文书工作的内容 会议文书工作是指对有关会议文书的制作 发送和管理工作 从时段上可分为会议前 会议中和会议后三个阶段 1 会议前这一阶段的工作主要是起草会议通知 会议规则 会议开幕词 闭幕词等文件 并根据会议时间安排 将这些材料送有关领导审核 经修改后打印成文 然后发送至相关单位和人员 5 2 会议中这一阶段的工作主要是作会议记录 同时要着手起草会议纪要 根据需要编印和发放会议简报 并根据会议发展情况充实或修改闭幕词 会议纪要的三个特点 一是具有较强的提要性 二是具有决议的性质 三是具有存查备考的作用 6 会议简报是指会议期间采取概括的手法 及时报道 反映会议进程和会议内容的文字 会议简报的作用 一是汇报作用 二是交流作用 三是辐射作用 7 3 会议后这一阶段的工作主要是编印会议简报 印制大会通过的会议纪要 并将这些材料发送至各有关单位和个人 在此基础上 要将所有会议材料整理归档 8 第二节常用文书的撰写要求 一 会议通知二 会议规则三 会议开幕词和闭幕词四 会议记录五 会议纪要六 会议简报 9 一 会议通知 一 写作格式1 标题会议通知的标题多采用 发文机关名称 事由 文种名称 或 事由 文种名称 两种形式 2 上款写明通知对象 一般在标题下一行顶格写 后面加冒号 通知对象时单位的 写单位名称 如通知对象有几个或几种类型 则在每个对象或每个类型之间有顿号或逗号隔开 10 3 正文正文一般分为三个部分 开头 主体 结尾 开头写发通知的原因 依据和目的 主体写通知事项 通常采用条款式 结尾写要求 希望等 也可因文而异 不写结尾 主体部分包括下列事项 1 会议的时间 包括开始时间 报到时间 结束时间 2 会议的地点 3 参加对象4 其他事项 11 4 落款在正文末的右下方写明主办单位的名称 通知日期 重要会议的通知应当加盖公章 发出通知的日期应当写具体的年 月 日 不能用 即日 代替 12 二 写作要求 通知要写得简明 具体 交代清楚会名 起止时间 地点 参加人员范围 主办和承办会议单位及联系人 入场凭证等 13 二 会议规则 一 写作格式会议规则不同于其他的会议文书 它没有固定的格式 通常包括标题 正文 落款等 1 标题居中写明 xx大会会议规则 2 正文1 会议的议题及其内容2 会议代表产生的程序3 会议机构的职能和产生办法3 落款 14 二 写作要求 1 内容要周全2 规定要合乎情理3 语言要明确平实除了具体明确外 还要做到行文简练 言简意赅 15 三 会议开幕词和闭幕词 一 写作格式开幕词的结构一般由标题 称呼 正文 结束语四部分构成 标题要注明xx会议开幕词 称呼在标题下一行顶格写 各位代表 各位来宾 等 正文包括宣布开幕 说明会议名称 性质 参与者情况 对会议的指导思想 主要任务和过程 意义和作用 希望和要求的阐述 16 结束语常以概括性词句对会议作出预示性评价 如 本次会议将如何如何 最后以 预祝会议圆满成功 作结 闭幕词和开幕词的结构基本一致 除标题和称呼外 正文部分可简明扼要地总结评价会议情况 强调会议的意义对会后如何贯彻会议主旨或宣扬会议精神提出要求 结束语可表示对有关各方的感谢 最后郑重宣布 xx会议胜利闭幕 17 二 写作要求 开幕词 闭幕式要注意呼应和连贯 前后一致 不能开幕词是一个意思 闭幕词是另一个意思 18 四 会议记录 一 写作格式会议记录的格式包括三部分1 会议概况包括会议的名称 时间 地点 主持人 职务 出席人 列席人 旁听人 缺席人 记录人 记录审核人 2 会议内容包括会议的议题 议程 临时动议 发言人的姓名及发言内容 会议的表决 选举结果 19 3 会议期间的有关情况如与会者的掌声 笑声 与会者迟到 早退 中途退场以示不满的情况等等 20 二 写作要求 会议记录的写作方式主要有两种 一种是摘要记录 另一种是详细记录 1 真实 客观2 准确 快速3 清楚 规范 21 五 会议纪要 一 写作格式会议纪要一般分为标题 正式 结尾 1 标题2 正文分为三个部分 第一部分 写会议概况第二部分 写出会议研究的问题第三部分