离职管理制度.doc

精品文档 员工离职管理制度第一章 总则第一条 为规范公司员工的离职管理程序，加强人员的流动管理，确保员工离职时，其工作及物品能明确的交接，以保障工作的顺利开展，以及公司和离职员工的合法权益，特制定本制度。第二条 适应*有限公司所有离职员工，均依本制度办理。第三条 管理原则1、公平、公开、公正的原则。2、公司与员工权责对等原则。3、内部处理与司法解决相结合的原则。第二章 职责分工第四条 人事行政部职责1、负责离职人员的离职面谈工作，了解离职原因。2、指导离职人员办理离职手续，并协助用人部门办理员工交接工作。3、负责离职人员的个人档案材料、证据等的收集整理和最终归档工作。4、负责离职人员办公用品等的回收工作。5、负责与离职人员本人及相关部门协调解决有关遗留问题。6、配合财务部处理离职人员所涉及的财务事项。第五条 离职员工所在部门职责1、负责离职申请的批准及工作交接期限的确定。2、负责落实并监督离职员工工作交接。3、负责本部门离职人员各项问题的内部处理，及与各部门协调处理离职人员的遗留问题。第六条 财务部与离职员工职责1、财务部负责离职员工工资及相关款项的核算与支付。2、员工应配合办理好相关工作交接，以及完善好相应离职手续。第三章 离职种类第七条 辞职在合同期内，由员工提出提前终止劳动合同关系，经双方协商同意可解除劳动关系。第八条 自动离职在合同期内，员工未经公司批准而擅自离开工作岗位的行为，有下列情况之一者，公司将按员工自动离职处理。1、连续旷工3个工作日或在1年内累计旷工达5个工作日，经劝诫无效者。2、未按正规手续申请离职而自行离开工作岗位者。3、已申请离职但未办妥离职交接手续而自行离开公司者。第九条 合同期满离职员工履行劳动合同期满，双方无续签意向而离职。第十条 辞退是指在任职期间内，员工不合格或工作表现、学识、技能等不符合公司要求，或因劳动合同无法继续履行等，公司决定提前终止劳动合同关系，符合下列情况之一者，公司可以辞退员工。1、试用期内，被证明不符合录用条件或能力较差、表现不佳者。2、患有非本职工作引起的疾病或非因公负伤，医疗期满后，经医疗部门证实身体不适，不能胜任本职工作的。3、工作能力明显不适应本职工作要求，又无法转任其它岗位者。4、参加岗位适应性培训后考核仍不合格且又无法转任其它岗位者。5、劳动合同订立时所依据的客观情况发生重大变化，致使原劳动合同无法履行，经当事人协商不能达成变更劳动合同协议的。6、公司因生产经营状况确需裁减人员。7、试用期满后工作态度差，工作缺乏责任心和主动性的，无法满足工作需求者。8、公司制度或法律法规规定的其它情形。第十一条 开除是指在任职期间内，员工违反公司有关规定或做出有损于公司利益的行为，给公司造成较大损失，公司根据有关规定随时与其解除劳动合同，予以开除，有下列情况之一者，公司有权开除员工。1、严重违反劳动纪律或公司规章制度的。2、严重失职、营私舞弊、贪污腐化或有其它严重不良行为，对公司利益或声誉造成损害的。3、对公司有严重欺骗行为的。4、因触犯法律而被羁押拘留、劳教、逮捕、判刑或被追究刑事责任的。5、泄漏公司商业或技术秘密，使公司蒙受损失的。6、年度内被处罚大过达3次的。7、国家或地方政府法律法规规定的其它情形。第四章 离职程序第十二条 离职申请1、 辞职（1） 试用期内：需提前3天将员工离职申请书提交至人事行政部。（2） 正式员工：需提前30天将员工离职申请书提交至人事行政部。2、自动离职由部门直接领导在发现员工无故旷工当日，了解并关心员工的具体情况，若发现已符合自动离职规定，2天之内向人事行政部书面递交员工离职情况说明报告，人事行政部门需在2个工作日内核实其具体情况，根据劳动合同上的地址向离职员工邮寄解除劳动合同通知书，保留其底单作依据归档，并在公司张贴该员工自动离职公告。3、 劳动合同到期劳动合同到期前60天，由人事专员将需续签合同名单提交各部门负责人，各部门根据员工工作表现及公司发展需要，决定是否续签劳动合同，并在5个工作日反馈给人事行政部门，人事专员将在3个工作日内将向部门负责人同意续签的员工发放劳动合同到期通知书，员工在接到通知5个工作日内确定是否续签。（1）员工提出不再续签：应在合同期满前一个月，填写员工离职申请书，按正式员工的辞职手续一样进行。（2）公司提出不再续签：部门负责人应在规定的5个工作日填写好辞退员工情况说明表，并详细说明其不同意续签理由，必要的提供其相关证明材料，人事行政部在得到反馈后提前30天以解除劳动合同通知书的形式通知员工本人。4、 辞退（1）试用期内：若员工表现不符合公司要求，用人部门负责人需将填写好的辞退员工情况说明表交于人事行政部，人事行政部需在当天根据其试用期员工跟踪情况记录表进行审查其具体事实情况，若情况属实，需提前3天通知员工，员工收到通知后按要求办理离职手续。（2）合同期内：部门负责人将辞退员工情况说明报送人事行政部后，人事行政部需在3个工作日内根据其员工的档案记录情况进行审查，并搜集好相关事实证明材料，并提前30天以解除劳动合同通知书的形式通知员工本人，员工收到通知书后按要求办理离职手续。5、开除对于符合开除条件的员工，公司可随时进行开除，无需提前通知，并于当天办理完离职手续，对公司造成相关损失，公司有权向其追偿相应的补偿金。第十三条 离职面谈1、面谈准备工作（1）人事行政部确认其离职信息后，对于正式员工，人事行政部需在2个工作日（试用期员工需在1个工作日）内完成员工信息的收集整理，主要内容为离职员工的档案信息，离职原因、员工有关的绩效和薪酬信息，包括所获得的荣誉和奖励信息、薪酬福利信息、绩效表现等内容。（2）准备面谈主题2、离职面谈注意事项（1） 注意平衡维护企业、部门主管和员工三方的利益。（2） 面谈场所和时间选择：场所一般选择轻松明亮的空间，面谈时间一般控制在20-30分钟左右。3、面谈人及挽留人的选择（1）总监级及其以上员工：由人事行政总监或总经理负责离职面谈。（2）主管级及其以上员工：由人事行政经理负责离职面谈。（3）主管级以下员工：由人事专员负责离职面谈。4、挽留原则（1）看该员工是否是公司的骨干力量。（2）看该员工现阶段的工作是否处于关键阶段，离开后是否会导致工作无法正常进行。（3）看该员工是否认同公司的文化。5、面谈结束后,将员工面谈结果与部门负责人意见和离职员工信息对比，与同岗位在职员工交流，核实面谈信息的准确性。整理分析面谈结果，提出分析观点和建议，报送人事行政部总监审批，并进行归档管理。第十四条 离职审批程序及权限1、正式员工将离职申请书首先交于部门负责人，部门负责人在接到其离职申请书后需在2个工作日内签署意见，分管领导应在2个工作日内审核并提出意见，人事行政部负责人应在2个工作日内审核并提出意见，最后报总经理审批，总经理在3个工作日内将审批结果反馈人事行政部。2、试用期员工的离职申请书需各领导在当天给出审批意见。3、会签人对手续办理的合规性和合理性负责，不具有决定权，但具有否决权。第十五条 离职时间的确定人事行政部在收到员工离职申请书时，按国家相关制度规定确定正式办理离职时间，若员工本人、用人部门、人事行政部三方协商一致后，在不影响正常工作运转的同时，可适当调整离职时间。第十六条 离职工作交接1、人事行政部在收到总经理审批意见2个工作日内，与其部门负责人共同协商确定工作交接时间、监交人、接收人，如暂时无合适的接收人，原则上由移交人的直接上司作为接收人，对于监交人原则上由部门负责人或其指定人员监督交接。2、工作交接事项严格按照工作交接表进行。3、交接程序及内容（1）部门内部交接交接完成后，由监交人、交付人、接收人三方签字确认。资料交接：文件、客户资料、合同、技术手册 、业务帐号秘密交接等（电子版和纸质版）。工作交接：工作职责、工作流程、工作进度、代办事项、工作联系人等。（2） 人事行政部交接所有办公用品（电脑、桌椅、电话）等回收，还有未用完名片的回收，交接完之后，由行政专员签字确认。（3） 财务交接借款清算、报销清算、客户应收账款、工资及项目提成具体发放时间及发放形式，需双方签字确认。 4、所有工作在离职前两天必须交接完毕，并将工作交接表交于总经理审核签字，在最后工作日中午之前交于人事行政部归档。 第十七条 员工后续手续办理1、人事行政部在收到工作交接表之后，确定其离职人员手续办理完整，并开具其解除劳动合同通知书、离职证明，离职人员签字并加盖单位公章后，原件由公司归档，复印件员工留存。2、员工正式离职的第一天，人事行政部需在上班之后更新在职员工电子档案、通讯录等资料。并将所有离职员工的个人信息资料归档。3、员工离职之后，由人事行政部准备其相关社保减少资料，并于离职次月在规定时间为其离职员工办理社保减少。4、人事行政部应在员工离职的当月做好其考勤记录与离职时间的确定，并于月底前交于财务，以备其发放工资。第十八条 经济追偿凡员工在离职时具有以下行为之一者，公司有权对其进行经济追偿：1、擅自离职者。2、工作交接未清，给公司造成损失者。3、违背国家法律与公司保密协议，泄露公司业务秘密情节者。4、挪用公款、收受贿赂者。5、其它给公司造成经济损失或声誉损失者。第十九条 离职档案的保管1、 员工离职后，离职相关资料随个人人事资料档案一起存档封存，离职档案属于公司财产，不允许被非档案管理人员调用。如确有需调用的，须有充足合理的调用原因及人事行政部负责人审批后可调取使用。2、 离职员工的纸质个人档案，从离职之日起计算，保存期限不得少于两年，保存期限结束后可进行销毁。3、 离职员工的电子信息档案，从离职之日起计算，保存期限不得少于十年，保存期限结束后可进行销毁。第五章 离职管理要求第二十条 若员工辞职申请书已交于人事行政部之后，不得再以任何理由撤回（除总经理特批），人事行政部按正常时间流程办理离职手续。第二十一条 员工在离职时，所涉及到的培训服务协议与保密竞业限制协议的违约责任按协议规定执行。第二十二条 凡违纪辞退、开除的员工，公司不需要进行事先通知和作任何补偿。第二十三条 在提出离职期内，如员工故意缺勤、推诿不配合工作交接，或因不尽职责而给公司带来经济损失的，公司有权追究其经济责任。第二十四条 移交人于离职6个月内，经发现有亏空、舞弊或业务上不法事情，应负担赔偿责任；情节严重者，将追究法律责任。如监交人知情不报或故意疏失，须受连带处分。第二十五条 正常工作任务需要跨期执行的（应收账款回收，客户追踪），由移交人协助接收人熟悉工作各种工作关系，交接后由接收人继续处理。如造成损失，由接收人全责承担。第二十六条 已正常办理离职的员工，由于涉及到各项财务的清算，工资的发放日期为离职的第三个月发放正常薪资的同时发放给离职员工。第二十七条 未办妥离职手续和完成工作交接者，公司有权冻结其工资，直到办妥各项手续为止。第六章 附则第二十八条 本制度由公司人事行政部负责制定、修改和解释。第二十九条 本制度自颁布之日起实施。第三十条 相关附件附件一：员工离职申请书附件二：解除劳动合同通知书附件三：劳动合同到期通知书附件四：辞退员工情况说明表附件五：工作交接表附件六：离职证明附表一：员工正常离职流程图附表二：员工辞退流程图员工正常离职流程图程序离职员工用人部门人事行政部财务部提出离职申请开始工作交接不同意同意审批提交离职员工考勤更新员工档案开具相关离职证明文件办公用品回收指导办理离职手续离职面谈挽留结束核算工资财务清算辞退员工流程图程序用人部门人事行政部财务部提交辞退员工情况说明表开始工作交接离职面谈指导办理离职手续是否审核情况真实性提交离职员工考勤更新员工档案开具相关离职证明文件办公用品回收结束核算工资财务清算员工离职申请书 申请日期： 年 月 日姓 名部 门岗位名称入职日期拟离职日期离 职 原 因 直接领导 意见分管领导意见人事部 意 见总经理 意 见备 注 1、凡是员工离职，必须亲自办理离职手续。 2、员工离职必须按有关规定提前申请并经批准方生效。 3、此表审批结束后，交由人事部保存。 员工离职面谈记录表离职人员名单员工编号所在岗位所在部门入职时间离职时间面谈者岗位1离职原因2你认为公司在哪些方面需要改进3当初选择加入公司的原因4公司在哪些方面与你想像和期望差距较大5最喜欢本公司的哪些方面，最不喜欢本公司的哪些方面6在你所在的工作岗位上，你面临的最大的苦难和挑战是什么7你对公司招聘该岗位的任职者有什么建议8你认为公司应该采取哪些措施来更有效地吸引和留住人才9你是否愿意在今后条件成熟时返回公司并未公司继续效力，请说明理由 离职交接表 离职人情况姓名部门发起日期离职类型： 合同期满停止续约 个人离职 公司辞退 试用期离职提出离职日期： （附件：离职报告） 离职人签名： 于30天后正式离职。 试用期离职 其他 于 年 月 日正式离职 交 接 手 续于下班前完成本职岗位有关移交工作及与各部门间的有关清尾工作，请各部门予以配合。 本部门工作内容交接： 文件/资料/技术手册/名片 业务帐号秘密交接 其他 ：主管签名：日期：所有工作内容已经交接清楚交接人： 日期： 人事行政部借用品：备注：签名：日期：财务部借款清算 报销清算 客户应收账款 其他：注：我已经结清了与公司的各项公用款项等。若涉及有项目提成，应在3个工作日退还到公司。否则该公司将追究其一切责任！离职人签名： 主管签名：日期：总经理用人单位解除/终止劳动合同通知书 先生/女士：鉴于 （原因），根据劳动合同法第 条第 款第 项的规定，本单位现定于 年 月 日与你 （解除/终止）劳动合同。请你于 年 月 日前办理（解除/终止）劳动合同的相关手续。 重庆*有限公司（盖章） 年 月 日签 收 人：