从“力”的角度谈如何做好秘书工作.doc

从“力”的角度谈如何做好秘书工作在信息化、网络化迅速发展，社会竞争日趋激烈的今天，秘书工作被除赋予了许多新的内涵，提出了许多新的要求。秘书人员要创造性地做好本职工作，就需要在提高观察力、执行力、协调力、克制力等方面下功夫。现笔者结合多年的工作经验，就此话题略谈一二。一、培养观察力，当好信息员观察力即善于发现客观事物不显著特征的能力。秘书人员具有良好的观察力，是收集信息、及时了解各种新情况、发现新问题的重要前提。观察力具体表现在以下五个方面：一是观察的目的性，指预判观察结果的能力。二是观察的精确性，指从复杂现象中发现有意义细节的能力。三是观察的敏锐性，指迅速准确地发现事物本质特征和重要细节的能力。四是观察的客观性，指按照事物的本来面貌观察的能力。五是观察的全面性，指善于从不同角度、不同侧面对事物作总体观察的能力。秘书要辅助领导决策、当好参谋，就必须具备敏锐的观察力和正确的分析力，对所掌握的大量信息作综合、分析、提炼、加工，及时准确地提供给领导，做一名合格的信息员。二、展现执行力，当好业务员比尔.盖茨曾经坦言，微软在未来十年内所面临的挑战就是执行力。执行力是完成工作任务和实现既定目标的能力，是目标和结果之间“不可缺失的一环”。执行，可以说是一套系统化的流程，它包括对方法和目标的严密讨论、质疑、坚持不懈地跟进以及责任的具体落实。秘书人员执行力的强弱，直接影响着领导决策的落实与否，影响着领导工作的效能。在这个过程中，秘书人员应注意以下两点：一是执行的过程过于繁琐，拘泥于各项条款，不知变通；二是缺乏良好的方法，没有对工作进行有效的分解汇总。秘书人员要展现良好的执行力，首先要有明确的目标，能站在全局的高度、领导的角度、大家的立场去想问题、办事情；其次要有明确的完成时间，能按照轻重缓急先后顺序把办公室千头万绪的工作、纷繁复杂的事务梳理好，突出抓好关系全局的中心工作、领导关注的重要事情和大家关心的热点问题；最后要坚持实事求是的原则。只有把握住这三点，才能顺利完成领导交给的各项任务，做一名合格的业务员。三、发挥协调力，当好联络员协调力是指善于沟通、协调各部门内外关系的能力。办公室处于一个单位和部门沟通上下、联系各方的枢纽位置，功能多、任务重，必须统筹兼顾，围绕中心工作，充分发挥协调功能，提高协调能力。秘书人员的协调力体现在以下几个方面：一是与领导的关系。秘书与领导的关系在本质上是组织上的上下关系、工作上的服务关系、人格上的平等关系。这种特殊的关系要求秘书人员摆正自己的位置，对领导做到尊重而不奉承、主动而不越位，真正发挥助手作用。二是与群众的关系。秘书人员对待群众的态度要周到热情，不能怠慢拖沓，不能言辞生硬，要及时、真实地反映群众的心声，切实解决群众的实际困难。三是与同事的关系。秘书与同事之间既是合作者又是竞争者，关系处理不好会给工作带来负面影响。因此，秘书人员要有豁达、宽容的心态，对同事多一点信任和忍让，少一点计较与怀疑，营造团结合作的氛围。只有处理好这三方面的关系，才能发挥好联络员的作用。四、增强克制力，当好消防员善于控制自己的情绪与行为，是秘书人员良好心理素质的表现。秘书人员只有善于控制自己的情绪，才能经受住各种挫折和失意，保持良好的精神状态。在办公室工作难免会遇到一些矛盾，如领导的批评、群众的意见、同事的看法等，对此不管有多少怨言、多大怒火，都要做到心平气和，坚持以微笑面对。只有如此，才能理智地思考问题，尽可能地化解矛盾纠纷，较好地推进领导决策部署的落实。此外，秘书人员的克制力还表现在抵制外界诱惑上，要抗得住各种诱惑，耐得住寂寞，老老实实做人，扎扎实实做事，做一个思想高尚，遵守纪律，清正廉洁的人，甘愿在秘书岗位上默默奉献，不断培养自己的吃苦耐劳精神、无名英雄精神和安贫乐道精神。五、提高意志力，当好加油站坚韧的意志品质是秘书人员克服一切困难的法宝。做任何事情能否有不达目地不摆休的劲头和毅力，是评判秘书人员是否具备坚韧意志力的一个标准。一般情况下，许多人都能随众向前，顺利时也肯努力奋斗。可是，面对复杂的情境、头绪繁多的任务，秘书人员怎样才能既避免工作虎头蛇尾、有始无终，又不让自己身心疲惫、心理失调呢？笔者认为采用“一日三省”的人生态度来时刻督促自己，有助于培养恒心和毅力。只有以这种意志贯穿始终，工作上才能兢兢业业、不松不懈，胜利到达理想彼岸。六、激发创新力，当好领航员创新是新时期对秘书工作的要求，也是促使秘书人员不断提高素质、做好服务的不竭动力。有人认为秘书工作千篇一律无创新性要求，只需按部就班完成日常工作即可。事实上，秘书工作更需要与时俱进、不断创新。在当今社会各种新思想、新事物层出不穷的情况下，秘书人员首先必须树立创新意识。创新意识是一种不安于现状的精益求精的意识，它是创新的重要心理素质之一。只有在强烈的创新意识引导下，才能产生强烈的创新动机，从而激发自己的创新能力。其次必须在方法上创新。秘书人员只有打破传统工作方式方法框框的限制，结合时代要求和工作实际独立思考，提出