图书馆自动化管理系统.ppt

图书馆自动化管理系统 主讲人 图书馆自动化管理系统简介 本 图书馆自动化管理系统 是一款适合于中小型图书馆使用的图书管理软件 常用功能主要有 书籍管理 期刊管理 物品管理 读者管理 借 还 预借 续借和统计分析等 具有操作灵活 界面简单 智能化好 开放性好 报表丰富 安全性好等特点 有着良好的兼容性 先进性与扩充性 图书馆自动化管理系统简介 对于图书馆管理人员来说 一款图书管理软件的好坏不在于软件功能有多么的花哨 界面有多么的炫丽 而是在于图书管理人员学习起来是否简单 操作起来是否费事或者难于理解等等 我们经过长时间摸索 总结了多年使用电脑管理图书馆业务的经验 使得本图书管理软件在业务上做得尤为人性化 图书管理人员在使用软件过程中 一切操作都非常自然和便于理解 管理人员根本无需花太多时间在学习使用上 基本上打开界面就会操作 这些我们稍后来验证 图书馆自动化管理系统结构 系统结构拓扑图 图书馆自动化管理系统结构 按功能可以分为 1 主程序操作端主要用于流通操作 借书 还书等 和资料管理操作 录入 删除等 以及统计分析等操作 操作者主要是图书馆的管理人员 读者查询端主要用于查询图书馆的书籍馆藏情况 馆藏位置以及读者当前的借阅情况 方便读者根据具体提示信息进行更精确的操作 操作者主要是读者 读者借阅图书简单流程 对于开放式图书馆 常用读者借阅流程有以下两种 1 读者明确知道自己想借的具体图书 可以先在图书管理系统查询端查找 根据检索到的信息进行处理 可参考以下流程图 2 读者没有明确目标 则不仅可以在图书管理系统查询端查找 也可直接到图书馆中查找 一般情况下 图书馆摆放图书是有一定规律的 比如按分类号摆放 读者可以根据自己感兴趣的分类进行查找 图书馆管理人员日常操作 其实 图书馆一旦建设 建库 完成 日常操作中最常用的操作就是进行流通管理 借书 还书等操作 了 关于本图书管理软件在图书馆建库方面的优势 我们稍后再谈 为了验证前面提到的软件功能如何的清晰易懂 现在我们首先就图书管理人员最常用的流通管理进行讲解 为了便于后面讲解 我先假设软件中已经存在了编号为0001的读者资料和编号为0001 0002的书籍资料 关于如何在系统中新增资料 可以参考附带的语音操作演示 出借操作 读者借阅图书的具体操作一般是 读者携带自己的读者会员卡 到馆藏地找到对应想要借阅的图书 然后携带会员卡及图书到图书馆柜台办理借阅业务 图书管理人员的业务流程是 首先用条码枪或者读卡器配合软件系统识别读者会员卡 以便确认读者身份 然后再用条码枪依次识别读者携带的图书 最后由图书管理软件自动记录到数据库中 至此整个借阅业务完成 以下是详细借阅流程 您也可以参考附带的语音演示 出借操作 用鼠标点击工具栏上的 出借资料 出现如下对话框 出借操作 在读者编号输入框内输入0001 用键盘或者条码扫描枪 出现如下图 出借操作 先选择书籍选项 然后在资料编号输入框内输入0001 用键盘或者条码扫描枪 出现如下图 出借操作 在资料编号输入框内按回车键 ENTER键 出现如下图 出借操作 我们重复以上操作 以便一次借出两本书 如下图 输入书籍编号0002后按回车键 出借操作 再在资料编号输入框内按回车键 ENTER键 即可完成借出操作 出现如下图 借出操作演示完毕 归还操作 读者归还图书最简单的操作是 读者携带自己将要归还的图书到图书馆柜台 图书管理人员的业务流程是 用条码枪识别读者携带的图书条码 图书管理软件根据图书条码编号从数据库中获取借阅此书的读者 然后自动把归还信息添加到系统的数据库中 至此整个归还业务完成 以下是详细借阅流程 您也可以参考附带的语音演示 其实软件本身有多种操作方式 这里只列举一种比较简单的方式 比如您也可在归还图书时先识别读者会员卡 然后根据读者信息一次性检索出所有当前读者借阅的图书 之后再一次性归还 也很方便 具体使用哪种 需根据图书管理人员的喜好 归还操作 用鼠标点击工具栏上的 归还资料 出现如下对话框 归还操作 在资料编号输入框内输入0001 用键盘或者条码扫描枪 出现如下图 出借操作 在资料编号输入框内按回车键 ENTER键 出现如下图 对应的借阅者编号会自动出现 出借操作 根据界面的提示 再在资料编号输入框内按回车键 ENTER键 即可完成归还操作 出现如下图 归还操作演示完毕 软件的续借和预借功能的使用方法跟以上操作差不多 这里就不一一演示了 以下将讲解下一个重要话题 图书馆建库 图书馆建库 在图书馆日常管理中 最常用的是图书流通管理 日常借书和还书等操作 但是最麻烦的却是图书馆建馆之初的图书加工和建库工作 主要包括 1 把书目数据录入到软件系统中 2 给每本书贴上唯一的条码 并结合每本书的特点 给每本书贴上书标 索书号 部分图书馆可能还需要给每本图书加磁条 按照书标指定的位置并按照一定的规律进行上架 根据图书馆的特殊需求对图书进行加工操作 如盖章等等 这些工作说起来很简单 但做起来确是相当麻烦 还好 我们有一套建库的步骤 见附带的图书馆建库步骤材料 可以给大家节约不少时间和少走不少弯路 图书馆建库 我们这里暂且不讨论建库的具体步骤 因为具体步骤不同的软件应该都有介绍 当然我们也有多年的经验 具体可以参考我们附带的建库步骤资料 根据实际情况简单调节一下就可以直接使用了 我们这里现在主要要讨论的是建库工作中大家公认的难点 具有以下特点 1 大家都可以用得上的 2 在建库工作中最麻烦的 3 其他软件比较难解决的 图书馆建库 图书馆建库中最麻烦的应该算是图书编目 书目信息录入 工作了 按常规思维 书目数据需要一条条的录入到系统中 包括书名 作者 出版社 中图分类号 价格 页码等等 若要保证录入的数据信息质量好 普通人录入一条数据就要花费好几分钟时间 这样算下来 一个人一个小时才能录入不到20条 一天工作 小时 也才录入不到160条的书目数据 那么怎么样才能提高书目数据录入的效率呢 我们主要通过两种方法进行提高效率 电子数据共享 就是现成的数据拿过来作为基本数据导入到我们软件中去 这种现成的数据可以是别的图书馆的数据 或者在购买图书的时候图书供应商提供的电子数据 格式一般为马克格式或者EXCEL格式 远程书目数据共享平台 通过我们公司提供的远程书目数据共享平台远程获取数据 您只需要录入图书自带的 码 软件就可以自动获取到书目数据的信息 非常方便 书目数据共享平台可以跟本图书管理软件配套使用 直接把获取到的数据转移到本系统中 下面我们来分别进行图示演示 马克 marc 概念 要是第一次接触 马克 这次词语 肯定会被吓倒 认为又一个复杂的概念来了 其实不然 这个词语就是名字听起来洋气 其实 它就是一种简单的文本文件格式 这里为了大家能理解 我把概念简化一下 其实马克格式就是为了能在不同的图书馆之间共享书目数据而诞生的一种数据格式 例如 A图书馆和B图书馆有相同的图书 各10万册图书 A图书馆用某款软件花了大批时间和精力录入了10万条数据 B馆又用另一款图书管理软件进行录入数据 并且B馆想用A馆已经做好的数据资料 该怎么办呢 因为A馆和B馆用的是不同的图书管理软件 所以数据库肯定不一样 数据肯定不能通用 于是这时候马克数据格式出现了 也就是说 不同的软件支持同样的格式就可以达到数据资源共享的目的 所以马克格式数据就是在这种需求下产生的 按照上面的例子 其实可以共享资源的格式不应该仅仅是马克格式 常用的格式应该都可以作为共享资源的媒介 比如EXCEL DBF等格式 至于在图书馆行业中马克格式为什么这么流行 可能是因为马克产生的时候EXCEL等格式还不存在吧 还有就是现在大多资源已经以马克形式存在了 当然 马克格式作为图书馆行业标准发展到现在 内部有些结构可以说是其他格式所替代不了的 但是若仅仅共享书目数据这一功能 EXCEL DBF等其他格式也是完全可以的 马克数据导入 点击菜单 系统设置 导入数据 出现如下图 马克数据导入 选中 所导入的数据格式为MARC格式 出现如下图 马克数据导入 点击 下一步 出现如下图 左边的项目表示马克数据中的字段 右边项目表示马克字段对应的我们能看得懂的书目数据字段名 如果对马克字段很了解 可以添加或者修改 以便符合自己的需要 马克数据导入 点击 下一步 出现如下图 选择需要导入的马克格式数据 然后点击 打开 马克数据导入 出现如下图 等所有的马克数据全部处理完成 然后点击 下一步 马克数据导入 下图中 左边项目表示被导入进来的马克数据中的字段 右边表示我们软件系统中的字段 这里的意思表示从左边导入到右边 如果映射有错 可以随时点击左边项目进行修改 如果正确 则点击 下一步 马克数据导入 下图中 数据正在导入中 等数据标准化结束后 点击 自定义编号 给每条数据另外分配一个编号 马克数据导入 下图中 点击 是 马克数据导入 所有编号重新分配 如下图 点击 完成 马克数据导入 至此 马克数据导入完成 特别说明 刚我们演示了马克数据的导入步骤 其实大部分情况下 导入的马克数据跟图书馆里实际存在的图书是有差别的 比如导入了5万条马克书目数据 但是实际上图书馆内只有5000册图书能在被导入的数据中找到 剩余的45000条没有用 而且导入的书籍条码编号跟图书馆里的也不同 怎么办呢 下面我们来解决这个问题 特别说明 按快捷键 ALT B 打开书籍资料录入窗口 特别说明 我们一本本地录入图书馆中的图书 假设被导入的马克数据中存在ISBN码为9787115147844的图书 那么当我们录入到这本图书的时候 书籍资料会被直接掉出来 注意 若ISBN已存在 则调出对应的数据 复选框应选中 特别说明 给新录入的图书分配一个条码编号 一般已经贴好在书上了 直接用条码枪可以扫描到书籍编号中 如下图 特别说明 等图书馆内的所有图书都录入完成之后 就可以把之前导入进来的马克数据删除了 具体方法是 在菜单中点击 资料管理 借阅资料管理 批量删除管理 出现批量删除对话框 筛选出导入的马克数据即可 特别说明 全选后点击 删除选中资料 提示如下图 特别说明 我们到图书资料管理界面刷新一下 可以看到 剩余的资料就是我们真正需要的书目数据资料 马克数据导入操作演示完毕 EXCEL格式及兼容二维表格式概念 EXCEL格式及兼容二维表格式的数据 表示数据的存在形式为二维表格式 即由多行的数据组成 一行数据表示一条书目数据 一般第一行表示书目数据的标题 每列都表示书目数据信息的一个属性 比如书名 作者等 如下图 EXCEL格式及兼容数据导入 点击菜单 系统设置 导入数据 出现如下图 EXCEL格式及兼容数据导入 点击 下一步 出现如下图 选择需要导入的EXCEL或兼容格式数据 然后点击 打开 EXCEL格式及兼容数据导入 出现如下图 等所有的EXCEL或兼容格式数据全部处理完成 然后点击 下一步 EXCEL格式及兼容数据导入 下图中 左边项目表示被导入进来的马克数据中的字段 右边表示我们软件系统中的字段 这里的意思表示从左边导入到右边 如果映射有错 可以随时点击左边项目进行修改 如果正确 则点击 下一步 到这里 大家应该能清晰的看到 EXCEL格式数据及其他兼容的二维表格式数据导入操作方法跟我们之前说到的马克数据导入操作基本上没有什么区别了 这里就不一一演示了 以下将讲解下一个重要话题 通过 远程书目数据共享平台 进行书目数据的录入 EXCEL格式及兼容数据导入操作演示完毕 书目数据共享平台 介绍 书目数据共享平台 是一款实现书目数据资源共享的软件 它采用最新网络技术实现了图书的套录 即管理人员录入书籍信息时只需要输入书籍的ISBN码就可以远程获取我们公司服务器里的图书书目信息 书目数据共享平台 可以跟我公司的图书管理软件配套使用 直接把获取到的数据转移到本系统中 书目数据共享平台 介绍 书目数据共享平台的主界面如下图 书目数据共享平台 介绍 选择图书编目中的编目管理 点击工具栏中的添加 出现如下图的图书编目窗口 书目数据共享平台 介绍 用条码扫描枪或手工将书本后面的ISBN码录入到标准ISBN输入框中 按回车键 系统就会远程调用数据 点击新增 一条数据就编目好了 如下图 书目数据共享平台 介绍 注 想在我们公司的图书信息数据库里获取数据就需要在 远程获取图书信息 栏打勾 书目数据共享平台 介绍 选择图书编目中的典藏管理 进入界面后 选择典藏新书 输入需要典藏的书籍的ISBN码 按回车键 该本书信息调出 给这本书编个号 选择馆藏地 如若含复本 就输入复本数 如下图 书目数据共享平台 介绍 上面我们演示了通过共享平台录入书目数据并给每本书分配条码和索取号的操作 等到所有的图书都已经录入好了 我们就得进行下一个重要的步骤了 就是把当前共享平台里的做好的数据转移到我们的图书管理软件中 下面我们来解决这个问题 书目数据共享平台 介绍 先在图书管理软件中点击菜单 系统设置 数据库连接 打开 连接设置框 将数据库连接方式设置为网络版 并设置为服务器端 服务器名称设置为 abc 如下图 书目数据共享平台 介绍 在上面的操作中点 确定 后 图书管理软件就被设置成服务器端了 可以在软件的左下角看到设置情况 如下图 书目数据共享平台 介绍 然后在 书目数据共享平台 中点击图书典藏中的转移数据 输入数据库名 abc 点击连接 如下图 书目数据共享平台 介绍 点击 开始转移 数据便可一次性转移到图书管理软件中了 如下图 书目数据共享平台 介绍 等所有数据全部转移完成了 系统会提示如下图信息 一般点击 是 就可以了 注 种次号是指录入该类书籍时按录入时间先后的顺序号 比如TP类图书 按时间先后录入的顺序 第一本的种次号为1 第二本就是2了 这个在附带的图书资料录入演示中有介绍 因为在 书目数据共享平台 中也记录了录入的种次号 可能跟图书管理软件中的不一样 所以这里会询问是否一起转移 转移了就表示当前用共享平台中的种次号 不转移就表示继续使用图书管理软件中之前的种次号 其实通常经过多次导入和转移 图书管理软件中种次号都会乱掉 还好我们的图书管理软件中提供了一个非常好的解决方案 等下我们在补充说明中进行详细讲解 至此 书目数据共享平台操作演示完毕 种次号补充说明 一般情况下 图书录入等工作都是多人协同工作的 有的管理人员进行数据导入 有的通过共享平台逐条录入 方法很多 每种方式录入的数据都会产生自己的种次号 经过多次导入和转移 图书管理软件中种次号都会乱掉 最后所有工作人员再把做好的书目数据合并在一起 种次号肯定就非常乱了 大多数图书馆中 图书的种次号跟每本图书的排架位置是相关的 如果乱了 可能会影响后期的图书上架 那么怎么来解决这个问题呢 还好我们的图书管理软件中提供了一个非常好的解决方案 下面我们来解决这个问题 种次号补充说明 在我们的图书管理软件中 图书的种次号跟图书的排架位置是相互关联的 每本图书的种次号和分类号最终是需要被打印出来做成书标贴在图书的书脊上的 所以必须在书标打印出来之前先解决种次号混乱的问题 一旦书标打印好了 就不能按照我下面演示的方