《归档文件整理规则》PPT课件.ppt

归档文件整理规则 1 归档文件整理的概念 归档文件整理是将拟归档的零散文件材料按其内容或形式的联系进行整理使之有序化的过程 归档文件整理有如下三层含义 2 1 归档文件整理的对象是归档的文件材料 应具备办理完毕 有保存价值等条件 2 归档文件整理的内容是将零散的文件材料进行系统化和编目的工作过程 具体内容有 系统化 编目 装盒 排架等 归档文件整理的目的是 使之有序化 即将同一年度 同一机构 问题 同一保管期限 同一事由的归档文件材料集中 将相近机构 相近时间的归档文件靠拢 将不同载体 不同年度 不同机构 问题 不同保管期限 不同事由的文件分开 3 不归档的范围 一 上级单位的文件材料主要指上级单位普发性不需本机关办理的文件材料 任免 奖惩非本机关工作人员的文件材料 供工作参考的抄件 征求意见未定稿的文件等 4 二 本单位的文件材料 主要指本单位重份文件 无查考利用价值的事务性 临时性文件 一般性文件的历次修改稿 各次校对稿 无特殊保存价值的信封 不需办理的一般性人民来信 电话记录 机关内部互相抄送的文件 本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料 有关工作参考的文件材料等 5 三 同级单位的文件材料指同级机关不需贯彻执行或不需办理的抄送文件材料 6 四 下级单位文件材料 主要指下级单位供参阅的简报 情况反映 抄报或越级抄报的文件材料 抄报备案的一般性文件材料 无保存价值文件的销毁应按有关规定办理 7 根据归档范围 以 件 为单位整理 区分不同保管期限 8 区分保管期限 凡是反映本机关主要职能活动 基本历史面貌 经济关系和个人利益的 对本机关有长远利用价值的文件材料 列为永久保管 凡是反映本单位一般工作活动 在一段时间内对本单位工作有查考利用价值的文件材料 列为定期保管 定期分为30年和10年 9 整理的步骤 1 件的确定2 文件的修整3 装订4 分类5 排列6 编制归档号7 编目8 装盒 10 一般情况 以每份文件为一件特殊情况 件的确定 11 1 文件正本与不同稿本2 正文与附件3 正文与文件处理单等4 原件与复制件5 转发文与被转发文6 报表 名册 图册等7 来文与复文 未装订的式样同一的表格 不便拆开整理的会议记录类材料 12 文件的修整1 对破损文件进行修裱 2 对字迹模糊或易褪变的文件材料进行复制 3 去除文件上易腐蚀的金属物 4 对过大的文件进行折叠等 13 装订装订前对相关文件的排序 正本在前 定稿在后 正文在前 附件在后 原件在前 复制件在后 转发文在前 被转发文在后 复文在前 来文在后 计算机及其网络环境中形成的文件 无定稿的 正文在前 发文稿纸在后 汉文本在前 少数民族文字文本在后 不同文字的文本 无特殊规定的 中文本在前 外文本在后 有文件处理单的 可放在最前面 这样可以作为首页加盖归档章 从而更好地保护正本的原始面貌 14 装订前应将 件 内的各页按一定方式对齐 一般来说 采用左上角装订的 应将左上角对齐 采用左侧装订的 应将左下角对齐 15 装订方式和用品的选择不锈钢钉装三角封套 16 分类 1 选择分类层次 1 按年度分类 2 按保管期限分类 3 按机构 问题 分类 17 2 文件的归类 1 按年度归类一般文件归入文件签发年度 跨年度办结的文件归入办结年度 几份文件作为一件时 归入排在最后面文件的签发年度 2 按保管期限归类 3 按机构 问题 归类 18 排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内 按事由结合时间排列 事由的确定同一事由中的文件 按文件形成先后顺序排列 被装订为一件的归档文件排列顺序不变事由间 按事由办结时间的先后顺序随办随归 会议文件 统计报表等成套性文件可集中排列 19 因故未及时整理归档的零散文件材料 可排在同一年度 期限 机构 问题 的所有文件的最后 或并入关系密不可分的相关文件中作为一件 上述情况应在备考表中加以说明 而在实际整理工作中应尽量避免 20 编制归档号归档号是在整理过程中 体现归档文件类别 排列顺序的一组数字 字符的集合 包括全宗号 档案门类代码年度 保管期限 件号 机构 问题 页数等编号项目 21 归档章的格式 22 归档章示例 23 归档章一般用红色印泥加盖在文件首页上端居中的空白位置上 文件阅办单随同归档的可盖在阅办单上 以保持文件原貌 填写编号项目的字迹材料应耐久 24 编目 归档文件目录 25 26 归档文件目录封面 27 装盒 1 不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒 2 不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒 3 分机构 问题 的情况下 不同机构 问题 形成的归档文件不应放入同一档案盒 每盒放一张备考表 28 29 30 数码照片档案管理规范 31 一 概念 数码照片 用扫描 数码照相等设备获得的 以数字形式存储于磁带 磁盘 光盘等载体 依赖计算机系统阅读 处理 并可在通信网络上传送的静态图像文件 数码照片档案 法人 其他组织和个人在各项社会活动中形成的 有保存价值的数码照片 数码照片档案一般由数码照片和对该照片的文字说明两部分组成 32 二 数码照片收集归档要求 1 数码照片的形成部门要制定管理办法 明确数码照片归档的时间 范围 格式等要求 保证归档数码照片的质量 同时要有相应的技术措施 确保其真实性 完整性和有效性 2 数码照片的形成部门负责对应归档的数码照片进行收集 按规范要求填写文字说明后及时向档案室移交 3 数码照片及其文字说明应同时归档 33 4 归档的数码照片格式应为TIFF JPEG格式 5 拍摄数码照片的像素数应在500万以上 扫描照片的线数应不低于600dpi 6 对具有永久保存价值的数码照片 归档时须冲印出纸质照片 按双套制要求保存 7 纸质照片的档案管理参照国家标准 照片档案管理规范 执行 34 数码照片档案的归档范围 1 反映单位概貌2 单位历届主要领导的照片3 上级领导机关授予单位或个人的奖杯 奖状 奖旗 证书等照片4 领导人和著名人物参加本单位有关的重大公务活动照片5 单位召开的各类重要会议的照片 包括大会会场 主席台 主要领导等场面 35 6 单位组织或个人参加的重要外事活动的照片7 记录本单位重大事件 重大事故 重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片8 记录本地区地理概貌 城乡建设 重点工程 名胜古迹 自然风光以及民间风俗和著名人物的照片9 其他具有保存价值的照片 36 三 数码照片的整理 鉴定 归档的数码照片原则上为原件 以确保其原始性 经过修改的照片不能作为档案归档 归档的数码照片应当主题内容明确 易于辨认 一次活动选择一至两张照片进行归档 数码照片档案的每一张照片都应有简要 准确的文字说明 并能准确概括照片所反映的内容 37 数码照片档案的分类 数码照片按其形成年度分类 不同年度的数码照片应分别整理 排列 数码照片档案应排列有序 反映同一主题活动的照片应排列在一起 编目 数码照片档案应编制光盘目录和盘内照片目录 38 四 数码照片档案目录的编制 数码照片档案应编制光盘目录和盘内照片目录 39 1 光盘目录应逐张编制 项目应包括全宗号 光盘号 保管期限 起始年月 张数 备注等 2 盘内照片应逐张编制目录 项目包括全宗号 光盘号 保管期限 照片号 照片题名 责任者 拍摄时间 摄影者 套别 备注等 可录入档案管理系统 40 五 数码照片档案的存储 1 整理好的数码照片档案应脱机保存 推荐采用只读光盘 一次写光盘 为存储载体 软磁盘不能作为数码照片的载体 2 同一个年度的数码照片档案应刻录在一张或多张光盘中 不同年度的数码照片档案不应存储在同一张光盘中 3 每一个年度建立一个文件夹 每个活动再建立一个文件夹 标明活动名称 荣誉类单独建文件夹 41 实物档案管理办法 42 概念 实物档案 是指法人 其他组织以及个人在其工作活动中形成的对国家和社会有保存价值的以物质实体裁为载体的物品档案 43 实物档案的归档范围 1 本单位获得的各种奖状 奖标 奖牌 锦旗 荣誉证书 光荣册等 2 上级领导 知名人士 有关单位赠给本单位的题词 锦旗 字画 工艺品等 3 本单位对外交往中获赠的重要纪念品 4 本单位组织的各种重大活动中形成的纪念品 5 机构成立以来使用过的牌 匾 6 其它有保存价值的实物 44 实物档案的整理 1 实物档案的分类 实物以件为单位整理 归档实物可按物品种类分类 实物档案较少的单位 可不分类 2 实物档案的排列 实物可按种类结合时间进行排列 也可按归档时间顺序排列 3 实物档案的编号 实物应按分类方案和排列顺序逐件编档号 并在不影响实物品像的合适位置粘贴标签 填写档号 归档实物的档号由全宗号 件号组成 45 实物档案目录的编制 实物档案应按分类方案和档号顺序编制实物档案目录 实物档案目录设置档号 题名 实物来源 形成日期 实物类别 实物数量 保管期限 存放地点 备注等项目 46 47 设备档案的整理 1 一机一档 开箱所有材料 2 编制卷内文件目录及案卷目录 48 49 档案的排架 1 排架顺序 进入库房 从面对的第一列 排 柜架开始 为第一箱 档案从左边 人的左手边 第一组 节 柜架最第一层从左到右排列 最高层排完后排第二高层 第一组排完后 排第二组 一列排完后 排后面或背面的第二列 排架顺序如同写字 正面从左到右 从上到下 背面也是如此 不能间断 编箱号时遵循排架顺序 不得断号 50 2 档案排列 先