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三级秘书知识点 会议管理 1 会前筹备 2 会前筹备 会议准备会议筹备方案的内容确定会议的主题与议题确定会议的名称确定会议的议程确定会议的时间与地点确定会议所需设备和工具 要满足会议的需要确定会议文件的内容 并做好文件的印制和复制工作确定会议与会代表的组成确定会议经费预算确定会议住宿和餐饮安排确定会议的筹备机构 大型会议需确定筹备机构与人员分工 3 电话会议信息交流的特点 1 电话会议方便灵活 准备时间短 回复迅速 是电子通讯会议中花费最少的2 电话会议缺少身体语言 难以进行互动交流 而且缺少文本 难以传递大量细节信息3 为了提高电话会议效率 可以搭配使用其他通讯方式 增进信息的传输与交流4 电话会议适用于分公司不远 规模不大的企业 4 电话会议信息工作的要求 准确发出开会信息认真分发会议书面信息材料合理安排会场信息传输设备 人数较少或单位个人参加会议 可以直接使用带有免提扬声器的电话机 会议设备在会议开始前要认真调试 确保性能良好 按时接通电话互相通报出席情况做好会议记录 5 视频会议的特点 实现了声音与图像同时传递打破了空间的限制节省了时间和费用交流效果较好视频会议局限 初始准备时间较长 初始投入成本较高 没有面对面会议形式所具有的互动效果 交流不够深入广泛 6 视频会议信息工作的要求 发出开会通知分发文件信息资料布置会场 会场的环境要安静 清洁 主会场和分会场要悬挂会标 突出会议主题 同时便于电视宣传报道 设置与检查会场信息传输设备做好会议信息准备采用先集中后分散形式汇总情况信息 7 链接 签字仪式要求为表慎重 桌面应铺墨绿色或蓝色桌布 不可用白色 表彰大会可用红色 座位安排 面门方向右为尊 客人坐在主人右手边不可摆放茶杯 茶水 矿泉水国际签字时需悬挂双方国旗示隆重 可摆花可准备香槟酒和高脚酒杯 在会后以示庆祝签字文本应精美 8 远程会议筹备方案的特点 远程会议具有节省金钱和时间 与电话服务机构商定使用录音带的形式作用就记录 交流更加直接与简短的优点 9 会务机构分工的要求 会务机构分工主要指会议组织部门和人员落实会议组织分工包括文件起草和准备 会务组织 会场布置 会议接待 生活服务 含娱乐活动安排 安全保卫 交通疏导 医疗救护要根据会议的规模和类型组织人员队伍会务机构要分工明确 责任到人加强协调 定期沟通 10 会议筹备方案的制定程序 组建会议筹备委员会 分成筹备小组 形成筹备方案 领导审核方案组建会议筹备委员会划分筹备机构各小组 选举或指派筹备会议编写负责人与领导沟通 确定会议的主题与议题 名称 议程 时间和地点 所需的设备和工具 文件的范围 与会代表的组成 会议经费预算以及住宿和餐饮的安排方案拟出后要交上司审核 再行具体安排和部署 11 安排座次的具体事项 中 大型会议事先应划好区域 贴上标示牌 指示牌 座位名签 使与会人员顺利入座做一些表彰 总结类型的大会上 应将被表彰 受奖励对象或其代表安排在前几排 并在座位上贴上名签如果是报告会 表彰会 联席会 一般采取报告人和主办单位负责人或联席的各单位负责人相间的方法要注意分清上下座 一般离会场的入口处远 离会议主席位置近的为上座 反之为下座 12 会前准备工作的基本要求 充分周密安全 13 主席座次的安排 依职务的高低和选举的结果安排座次 职务最高者居中 然后按先左后右 由前至后的顺序依次安排为工作便利起见 会议主持人有时需在前排的边座就坐 有时可按职务顺序就座在主席台的桌上 与每个座位的左侧放置姓名台签 14 会议筹备情况检查结果的形式 书面形式口头形式协调会形式 15 会务筹备情况检查的方法 听取会议筹备人员的汇报听取汇报的领导要加强前期的调查 深入一线 发现问题 解决问题会议筹备人员对汇报材料的准备要侧重困难和问题 注重实效选择的汇报时间一定要正当其时 太早或太晚都不能达到良好的效果对会议筹备情况的汇报关键是发现筹备过程中的薄弱环节 及时地调整和加强 16 会前现场检查确保所有事项都条理清晰注意气味设立入场登记台佩戴徽章和名牌准备接待休息室安排接待服务人员 17 现场检查的程序 现制定现场检查的路线和确定现场检查的重点 并通知有关部门将现场检查的项目制成检查单 以便记录和汇总按照既定的检查路线和项目逐一现场核对 对达到和未达到预期要求的准备项目都要有明确的记录对未达到检查要求的项目整理出整版和修订意见 并以电话 文件或会议等形式及时通知相关筹备部门予以纠正 18 对检查所发现问题的纠正 先要对问题的性质和范围进行分析 确定问题对会议质量的影响程度找出问题产生的原因 寻找解决问题的方法在人 财 物等方面为纠正偏差做好相应准备责任到人 抓紧落实 并及时将纠偏的结果进行通报 19 审核会议文件的准确性和完整性 一定要认证核对每一项细节 尤其是时间 地点 活动内容 与会人员名单 车辆 会议名称 出席人数 主持人姓名等 要确保每一项与实际相符 20 会议文件审核的方法 对校法折校法读校法 21 会议文件审核的程序 由起草文件的秘书就文件内容进行自审 使会议文件在初始期就能严格把关由主管秘书进行会议文件的初审 根据领导的意图对会议文件进行初步审核 特别是对文件中涉及到的方针 政策和法规以及重要的事实 数据应进行认真的审核如会议文件的内容涉及的部门较多 要进行必要的公审在会议文件审核修改之后 要由主要领导或主管领导进行终审 22 与领导沟通有关事宜的原则 时间性原则及时性原则 发现问题及时通气会报 应急方案 全面性原则 23 与领导沟通有关事宜的方法 定期向领导提交书面报告由会议负责人定期向领导口头汇报会议的情况领导亲自参加有关会议其他途径 如通过举办会议工作进展情况的小型展览向领导汇报工作 24 与领导沟通有关事宜的时机 会前筹备阶段会中阶段会后阶段 25 分配会议组织与服务工作应考虑的因素 筹划确定会议工作所需的资源 重要的阶段 计划时间表 以及每个成员的个人任务和责任成员工作经验的多少承担的工作量统筹分配任务考虑会议人员的特长爱好 发挥每个人的积极性组织会议共同讨论如何分配成员工作 公开化讨论时分配工作更合理 更公平在实施执行中还要有灵活性 监督和检查会议成员的工作进展 26 会议举行过程中可能出现的问题 人员问题 应根据会议的类型采取不同的备用人选 场地问题设备问题资料问题健康与安全问题行为问题 27 住宿安排要妥善 在选择住宿的招待所 饭店 宾馆和会议中心时 要充分考察其基本设施是否齐全 安全性如何 价格是否合理 地点是否方便 环境是否安静 整洁 然后综合考虑选择 如果由与会人员自己支付住宿费 就需选择几家价格不等的或同家不同标准的客房供其选择如果由主办方支付费用的 则按其职务标准安排住房具体安排住宿时 要根据与会人员职务 年龄 健康状况 性别和房间条件综合考虑年龄较大的与会人员和女性应尽量安排到向阳 通风 卫生条件较好的房间注意尽量不要把汉族与会人员与有禁忌的少数名族与会人员安排在同一房间可预先在会议回执上将不同规格的住宿条件标明 请与会人员自己选择预定预定住宿地点的工作一定要打出提前量 预定数量上应略有富余 28 餐饮服务要周到 认真做好饮食预算 采购 烹调等工作饮食要干净卫生 美味可口 品种多样事先要准备好干净的饮食用具尽量照顾到不同口味人的需要提倡实行自助餐制和分餐制照顾不同国家 不同民族与会人员的饮食习惯 风俗和禁忌应预留饭菜应做好饮水 饮料的供应 29 会中服务 30 推进会议进程应遵循的原则 认真倾听 最少限度的打断谈话树立自信心 确信自己能对任何冲突产生积极的影响消除交流障碍强调问题使用精湛的人际交流技巧 接受他人积极有益的批评和建议 31 在会议中与会人员应注意的问题 讨论中要专心投入 和他人保持和谐的交流气氛不随便打断他人的发言 不随便插言 不侵犯其他与会人员的权利不随便进进出出 影响他人的发言自己的论点被证明根据不足时 应显示自己的风度 放弃己见 32 会议经费的类型 与会人员交费 预算公式 与会人员交费 预期的与会人员人数 交费额 预期陪同人数 交费额 交费折扣额 参展商交费联合主办者交费广告 赞助和捐助公司分配其他收入项目 33 会议经费使用的主要方面 文件资料费邮电通讯费会议设备和用品费会议场所租用费会议办公费会议宣传交际费会议住宿补贴费会议伙食补贴会议交通费其他开支 34 会议经费使用的监督方法 报告和会议授权与自我控制质量损益平衡表 比较各项成本的预算与实际值 在损益预算结算表中计算出两者的差额 并对该差额进行说明 比率分析审查时要逐项细审 35 会议经费使用中的各种票据管理 企业工作人员国内外出差的经费 经常由秘书办理或协助办理会议经费预算的制定是控制会议成本 提高会议效率 节省时间和资金的重要手段 提出会议预算方案 首先要以成本观念 时间观念 效率观念为指针 尽量减少会议的有形和无形支出 控制会议的数量 压缩会议的时间 36 突发事件与规章制度 应急方案的定期检查制度突发事件的第一时间报告制度各种应急设施的检查维护制度值班工作责任到人制度 37 会后落实 38 会议总结的内容 包括 会议名称 时间 地点 规模 与会代表人数 主要议题 参加会议的上级领导人 会议的主持者 领导报告或讲话的要点 对会议的基本评价和贯彻要求 会议的决议情况及今后的工作任务布置等 39 会议总结的方法 座谈会表彰会书面总结 40 会议总结程序 对会议征询意见 拟就工作总结稿 向领导报告会议结论 总结定稿 印发 归档 组织全体工作人员进行总结 41 撰写会议总结的注意事项 及时全面科学 42 会议评估工作的内容 会议的效率是会议所取得的效果和会议成本之间的比值 提高会议效率 即提高单位工作效率 是节省开支 降低成本 提高单位综合效益的强有力手段构成有效会议的要素 清晰的目标