秘书基础第九章答案

1 / 18 秘书基础第九章答案 9-1 第九章 会议的概述 教学目标 知识目标： 1.了解会议的概念、要素和种类。 2了解会议的作用及加强会议控制的方法。 能力目标 ：掌握常用的工作方法与要领 德育目标：培养事业心和责任感 教学重点：会议的要素 教学难点：会议的种类 教学方法：讲授法 课时安排：一课时 教学过程： 【导入新课】 操办会议事务，为领 导人安排会见、会谈、是秘书人员的一项重要工作，秘书人员要做好这项工作，应当了解哪些知识 ,具备什么能力呢？ 【讲授新课】 一、会议概念 会，就是聚会，集合，回合；议，就是商讨，议论。会议，就是把人们组织起来，讨论和研究问题的一种形式，如全体会议、工作会议；会议还是一种经常商讨并处理重要2 / 18 事务的常设机构和组织，如中国人民政治协商会议，部长会议。 二、会议的要素 构成会议的要素有：会议名称、会议时间、会议地点、会议主持者、会议参与者、会议议题、会议进行的方 式方法、会议的文件、会议的结果、会议的费用等。 三、会议的种类 按规模分：特大型会议、大型会议、中型会议、小型会议。 按会期分：定期会议、不定期会议。 按级别分：中央级、地方级。 按功能分：决策性会议、分工协调会议、动员会、总结评比会议、纪念庆典会议、信息交流会议、研讨会、展览会。 按召开方式分：集中会议、分散会议；电话会议、电视会议、广播会议、网络会议。 按涉外与否分：国内会议、国际会议。 按秘密等级分：公开会议、内部会议、机密会议。 按内容分：综合性会议、专题性会议。 四、会议的作用 交流信息，互通情报；发扬民主，集思广益；增进3 / 18 了解，促进团结；科学决策，协调行动。 五、会议的控制 会议有很多积极作用，但会议不是实行领导的唯一手段，如果事事都必须开会才能解决，势必形成 会海 ，造成时间和精力的浪费，经济的浪费，信息的重复和浪费，滋长不正之风。加强会议控制，秘书人员应该做什么？ 1改变会议观念，提高工作效 率。摈弃凡开会必须请领导的旧观念，敢于负责，把问题解决在现场、基层。 2会议要有领导、有计划、有制度。 坚持 一支笔 审批制度，明确各种会议的审批权限和会议的职能范围。 明文限定一定时间内召开的会议的次数、会议日期、会议地点。 不开无准备的会议。 会议决议的事项必须落实，不重复开会。 降低会务费用标准，不发高档纪念品，不组织集体照相和游览，不硬请领导参加。 【课堂小结】 会议作为人类特有的活动方式，有它自身的构成要素。会议 的种类各式各样，作用各不相同，会议的组织工作要求周密细致。会议包含大量的知识和技能，作为秘书人员，应该了解会议工作的知识，掌握基本办会的方法，在每次会议中做有心人，协助领导开好每一个会议。 4 / 18 【课后练习】 一、单选题 1按会期分，会议可分为和不定期会议。 A集中会议 B.综合性会议 C.专题性会议 D.定期会议 2.按内容分，会议可分为和专题会议。 A.集中会议 B.综合性会议 C.电话会议 D.分散会议 3按召开 方式分，会议可分为集中会议和。 A.电话会议 B.内部会议 C.机密会议 D.定期会议 二、多选题 1构成会议的要素有。 A.会议时间 B.会议议题 C.会议事件 D.会议结果 2按规模分，会议可分为。 A.中央级 B.地方级 C.大型会议 D.中型会议 3按功能分，会议可分为。 A.专题性会议 B.信息交流会议 C.总结评比会议 A.专题性会议 9-2 会议的前期准备 教学目标 知识目标：掌握会议前准备工作的内容 能力目标：掌握会议前期准备工作的基本方法，常5 / 18 用的会议通知和会议管理性文件的写法 德育目标：培养终于职守，乐于奉献的职业道德，培养踏实、细致、周到、一丝不苟的工作作风。 教学重点：会议前准备工作的内容 教学难点：会议前期准备工作的基本方法 ,常用的会议通知和会议管理性文件的写法 教学方法：案例教学法、实验法 课时安排：三课时 教学过程： 【导入新课】 办文、办会是秘书工 作的内容，办会指的是办理会议事务的工作。办会，包括会议的前期准备、会中服务和会后服务几个环节内容。 凡事预则立，不预则废 ，秘书在会议前期的准备中该做哪些工作？如何才能做好这些工作？这堂课我们告诉你这方面的知识，并帮助你掌握会议前期准备的方法。 【讲授新课】 一、会议前的准备内容 会议前的准备工作内容有： 安排会议议题、确定会议时间、确定与会人员、确定会布置好会场、准备会议文件资料。 二、会议前期准备工作的基本方法 6 / 18 1安排会议议题 会议 为议事而开，要讨论的核心内容即为议题。会议前要确定明确的会议议题，会议的议题需科学合理、有针对性，才能达到开会的目的。如果没有明确的议题，开会的时候会出现怎样的局面呢？ 案例一 ：跑题会 某部召开常委会议，学习上级下发的文件，与会的常委都是基层单位的领导，大家一段时间没有见面，聚在一起特别热闹，彼此都忙着交流信息，联络感情。开会前你争我抢地发言，会场静不下来。会议开始，主持人传达完文件的内容，让大家就文件内容表态时，会场上却出奇的安静。看报的，喝茶的，交头接耳的，就是没人往正题上说。 这时，某领导发言了，挑头说起了与会议内容不相干的内容。会场立即活跃起来，整个会场生发出去，热热闹闹地跑了题。会议的时间很快到了，主持人无奈地只好宣布散会。同时，他让秘书整理一份会议讨论情况，向上级汇报。秘书心里想，大家都跑题了，什么都没有说，让我怎么写呢？ 提问 如何确定会议议题？ 一是由领导提出； 二是由秘书部门上下广泛征求意见后，按重要程度、缓急程度提出，简要拟出 近期会议安排议题 的书面材料，送有关领导审定后纳入会议计划。这种书面材料一般按顺序7 / 18 逐条排列即可。 小 窍门 一次会议的主要议题不宜过多。重大议题以一会一题为妥，议题多了会出现多个主题。安排议题时，要考虑与会人员的心理，将最重要的、最复杂的议题先讨论。因为人对首先接触的事物会产生新鲜感，对后接触的事物缺乏新鲜感。 2确定与会人员 合理确定与会人员，应根据会议性质、议题、任务，确定出席会议人员的范围、资格、条件等，与会人员一般包括主持人、记录员、来宾、会议代表、列席代表听众等。对出 秘书基础复习题 第一章秘书工作及其发展趋势 一、填空题： 1、汉书 刘向传中记载：成帝“诏向领校中五经秘书”这里的秘书是皇宫内秘藏的书籍或谶纬图篆之类的文图资料，东汉时设“秘书监”，曹操为魏王时，设“秘书令”这里的秘书是指一种官职。现在的秘书是指一种职称或职务，是一种社会职业，是指直接协助各领导机构和领导人或私人处理日常工作的人员。 2、秘书工作的基本属性有：辅助性、政治性、服务性。 8 / 18 3、秘书工作的本质就是为领导服务 4、秘书工作的政治性主要体现在三个方面，即：鲜明的阶级性、明确的政策性、高度的机要性。 5、我国党政机关的秘书部门，历来坚持“三服务”的宗旨，即为领导机关服务、为各部门服务、为人民服务。 6、秘书工作具有收录整理、录入打印、信息传递、会务服务、事务管理等多种手段。现在科技的发展使秘书工作手段不断开拓与创新，将为其工作开辟更为广阔的服务领地。 7、根据秘书工作的各项具体任务的性质，可分为政务和事务两大类主要任务。 8、以“三个代表”为指导，做好办公室工作，必须在指导思想和工作把握上切实处理和解决好以下几个方面的问题：在思想认识上，要强化“三种意识”在工作目 标上，要做到“三个满意”在工作措施上，要实现“三个转变”在工作安排上，要抓好“三个环节”。 9、我国秘书工作呈现出三大发展趋势是：参谋职能强化趋势、秘书工作管理科学化趋势、办公手段现代化趋势。 10、办公手段现代化的发展大体经历四个阶段，即起始阶段、发展阶段、完善阶段、成熟阶段。我国秘书部门的办公手段处于起步阶段。 二、单项选择题 9 / 18 1、汉书 .刘向传中记载：成帝“诏向领校中五经秘书”，说文“秘书说曰：日月为易”，这里的秘书是指 A、皇宫内 秘藏的书籍或谶纬图箓之类的文图资料 B、一种官职 C、一种职称或职务 D、秘密的书 2、秘书工作的本质是 A、为领导服务 B、为人民服务 C、为各部门服务 D、为私人服务 3、在办公手段现代化中是处理信息使办公室设备智能化的主要工具 A、信息来源 B、计算机 C、互联网 D、通信技术 4、是在办公手段现代化的环境下办公室之间相互传递信息所依赖的主要技术手段 A、计算机 B、互联网 C、激光排版 D、现代通信技术 5、秘书工作的政治性主要取决于的政治性 A、国家的 B、机关的 C、领导工作 D、秘书个人 三、多项选择题 1、秘书工作的基本属性有 A、明确的政治性 B、辅助性 C、服务性 D、政10 / 18 治性 2、秘书工作的的政治型主要体现在三个方面 A、鲜明的阶级性 B、明确的政策性 C、服务性 D、高度的机要性 3、秘书工作具有等多种服务手段 A、政务和事物 B、处理整理录入打印 C、信息传递 D、会务服务事务管理 4、我国秘书工作呈现出的三大发展趋势是 A、参谋职能强化趋势 B、领导多问趋势 C、秘书工作管理科学化趋势 D、办公手段现代化趋势 5、办公手段现代化追求的目标是 A、尽量减少差错 B、提高办公效率和质量 C、缩短活动周期 D、减少行政开支 6、办公手段现代化的发展大体经历四个阶段即 A、起始阶段 B、发展阶段 C、完善成熟阶段 D、顶峰阶段 四、名词解释 1、秘书 2、秘书工作 五、简答 1、秘书工作的基本属性是什么？其中的政治性主要11 / 18 体现在哪几个方面？ 2、新时期秘书工作参谋智能化主要原因有哪些？ 3、办公手段现代化的含义是什么？ 4、办公手段现代化追求的目标是什么？ 5、完善的办公手段现代化系统，一般具有哪些功能？ 6、秘书工作的繁杂性表现在哪几个方面？ 六、综合题 新领导今天上任，秘书小李心里忐忑不安。以前在老领导身边鞍前马 后地跑，现在新领导会怎样待自己呢？无论怎样，先把精心准备好的新领导施政演讲稿、欢迎会上的讲话稿、单位基本情况汇报材料等都恭恭敬敬地送到新领导的手里。谁知新领导不领情，反批评小李没做好基层调研的准备。请你根据所学知识，分析小李挨批评的原因。 职业高中文秘专业秘书基础复习题参考答案 第一章秘书工作及其发展趋势参考答案 一、填空题 1、皇宫内秘藏的书籍或谶纬图篆之类的图文资料 一种官职，是指对担任某种工作的人的称呼是指一种职称或职务，是一种社会职业，是指直接协 助各领导机构和领导人或私人处理日常工作的人员。 2、辅助性、政治性、服务性 12 / 18 3、为领导服务 4、鲜明的阶级性、明确的政策性、高度地机要性 5、为领导机关服务、为各部门服务、为人民服务 6、录入打印、信息传递 7、政务 事务 8、在思想认识上，要强化“三种意识”； 在工作目标上，要做到“三个满意”；在工作措施上，要实现“三个转变”；在工作安排上，要抓好“三个环节”。 9、参谋职能强化趋势 秘书工作管理科学化趋势 办公手段 现代化趋势 10、起始阶段 发展阶段 完善阶段 成熟阶段 二、名词解释 秘书：是指直接协助各领导机构和领导人或私人处理日常工作的人员。 秘书工作：是指直接为机关或部门负责人提供综合服务的辅助性管理活动。 三、单选 1、 A2、 A3、 B 4、 D5、 C 四、多选 1、 BCD 2、 ABD3、 BCD 4、 ACD5、 ABCD6、 ABC 五、简答题 1、基本属性是：辅助性、政治性、服务性 。政治性主要体现在：鲜明的阶级性、明确的政策性、高度的机要性。 13 / 18 2、主要原因有两方面： A、飞速发展的经济建设的客观需要 B、领导决策由经验决策向科学决策转变的需要。 3、含义是把计算机技术和现代通信技术，系统科学和行为科学应用于办公室，使办公室内数量庞大而且无规律的业务活动进行智能化、电子化、自动化处理。 4、提高办公室的办公效率质量、尽量减少差错、缩短办公活动周期、减少行政开支。 5、具有文字处理、文件处理、事务管理、图形图像处理、声音处理、提供轻型印刷手段、 辅助决策、通信网络技术、警戒和保卫等功能。 6、整理办公室、收集情报、领导的保健、工作程序化等 7、在思想认识上，要强化“三种意识”即要强化政治意识、要强化大局意识、要强化责任意识；在工作目标上，要做到“三个满意” 即让领导满意、让部门和基层满意、让人们群众满意；在工作措施上，要实现“三个转变”即要转变工作职能、要转变工作方法、要转变工作作风在工作安排上，要抓好“三个环节”一是在领导决策前，深入调研，提供预案 二是在领导决策中，积极主动地进行协调 三是在领导决策后，要及时督查反馈。 六、综合题 答：小李所犯的是工作“唯上”的错误。他的准备14 / 18 内容体现了“为领导服务”的宗旨，但一切考虑都围绕着领导进行，眼中只有领导，没有群众。“三服务”中最重要的是为人民服务，新局长走的是“唯实”的路子，而小李违背了这以思想，所以他挨新领导的批评。 2016 年春秘书学与秘书工作网上作业 参考答案 1、请简述秘书工作的作用和原则。 答：作用：参谋助手作用；沟通协调作用；督促检查作用；信息反馈作用；中介枢纽作用。 原则：准确原则；及时原 则；严谨原则；同步原则；保密原则。 2、结合你自身的实际，根据秘书的 T 型知识结构和能力要求，分析你自身的优势和劣势。 答：优秀的秘书既要有横向比较广泛地综合知识能量，又要有纵向颇为深厚的专业知识方面的能量。运用社会科学与自然科学知识得以综合各方面的全面情况，运用比较深厚的专业知识，才能熟练地完成本职工作任务。 我个人认为根据秘书的 T 型知识结构和能力要求，自己在基础知识和专业知识掌握较好，但在一些相关知识掌握方面有所欠缺，未能跟上时代步伐，知识结构老化。要在今后的工作中加强 学习和进修，不断提高综合知识水平，拓宽知识面。 3、请论述秘书如何更好的体现辅佐决策的职能。 15 / 18 答：一、全面系统和随机辅佐相结合。秘书要发挥综合办公的职能优势，全面系统地辅佐决策。他不仅从可行性，还可以从时空变化，组织内外环境条件发展的角度，考虑决策执行的适度性和决策宗旨的维持性。秘书是追踪决策目标实现全过程的实际工作者，无论其发现哪一方面、某个因素出现问题，便能立即协助领导人分析和解决问题，这就形成了秘书全面系统地辅佐决策与随机性的辅佐决策的有机结合。 二、决策辅佐与实施 辅佐相结合。秘书既要为决策形成提供各方面的服务，又要具体参与决策实施工作，在实施中帮助领导指挥、协调和控制实施过程，确保决策目标的实现。更具体地从实施决策地各步骤、各环节和各项具体措施，深入细致地考虑决策方案的科学性、可行性和可受性；在决策实施的，完整全面地考虑实施方向与决策目标的一致性，决策要求与实施效果的统一性。 三、超脱性辅佐和参与性辅佐相结合。秘书的辅佐决策是超脱于决策的权力与责任。这有利于秘书用不同于领导人的比较超脱的目光更客观地观察问题和分析问题；又不同于局外人或第三者对决策的议论。 秘书自始至终参与决策，与决策成败有着不可分割的相关性，使其必须认真负责、全力以赴地投入决策全过程。 4、 请述秘书在实践活动中如何运用对立统一原理。 16 / 18 答：第一是随机参与。秘书与领导在一起工作，对领导的工作意图、工作内容、工作方式、工作态度和工作能力等都十分了解，同时也了解问题发生、发展的始末，这就是有利于秘书随时发现问题，相机提出意见和建议。 第二是务实与超前。要处理好秘书活动中被动与主动的关系，必须在实际工作中既要注重务实求真，准确地了解现状，又要注重分析各方面的变化和发 展，把握未来发展的态势，工作中具有一定的超前性。这样不仅能够提高工作效率，而且能促进组织取得长远的工作效果。 第三是 T 型能量。优秀的秘书既要有横向比较广泛地综合知识能量，又要有纵向颇为深厚的专业知识方面的能量。运用社会科学与自然科学知识得以综合各方面的全面情况，运用比较深厚的专业知识，才能熟练地完成本职工作任务。 第四是同步与异步。秘书与领导思维和行为同步，才能够配合默契，领导所想的，需要的，正是秘书想到的，在做的，这样的秘书才是领导得心应手的助手。秘书与领导思维和行为，秘书根据发展 的态势，进行预测，才能提出对未来对策有价值的参谋建设方案；并且对已做出的决策和措施，根据实践的效果，分析研究发现问题，提出补充修正性意见和建议，才能志到劝谏性参谋作用。 第五是开放与控制。秘书职能活动既要把领导的决17 / 18 策指令船长地传递给各组织成员，又要保守机密，既是对外联系的窗口和门户，又要