会议策划与组织-5PPT课件.ppt

项目五会议礼仪 1 会议策划与组织 课程内容 2 案例导入 小赵和公司老总应邀参加一个研讨会 该次研讨会议邀请了很多商界知名人士及新闻界人士参加 在会议报道处 看到人山人海 小赵为了再老总公司面前好好表现 机灵一动 插到队伍前面办理了报道手续 第二天 小赵早上睡过了头 等他赶到 会议已经进行了30多分钟 他急急忙忙推开会议室的门 吱 的一声脆响 他一下子成为了会场上的焦点 刚坐下不到5分钟 肃静的会场上又响起了了摇篮曲 是谁在播放音乐 原来是小赵的手机响了 这下 小赵可成了全会场的明星 没过多久 听说小赵就另某高就了 思考 会议中有哪些礼仪规范 作为一名秘书该怎么注重自己的会议礼仪 如何提醒领导和同事主义会议礼仪 3 会议策划与组织 一 会务人员礼仪规范 会议主持人礼仪常规会议的主持是一门学问 一门艺术 会议主持人能否把好的礼仪形象展现给与会者 对会议能否圆满成功有着重要影响 4 任务一会议基本礼仪规范 会议策划与组织 常规会议主持人礼仪主要体现在以下几个方面 1 会前做好准备2 严肃会议作风3 保持主持姿态4 把握主持语言5 引导会议内容6 把握会议时间7 程序化会议进程8 注重个人形象 5 会议策划与组织 会议发言人礼仪1 把握发言时间2 控制语言速度3 区分发言场合 6 会议策划与组织 制定会议接待方案 会议参与者礼仪1 把握与会时间2 注重个人形象3 处理会中环节4 会后礼貌退场 会议策划与组织 7 二 会议常规礼仪规范 一 了解会议类型 二 做好会前准备1 明确会议主题2 拟发会议通知3 起草会议文件4 做好常规准备 8 会议策划与组织 三 安排会中事项1 例行服务2 会议签到3 餐饮安排4 现场记录5 编写简报 9 浓度 温度 70 80度 七八成满从上位者送起 茶杯放置在客人右手边 会议策划与组织 10 请你判断以下人士的行为是否正确 一男士戴墨镜在街道上行走 路逢一女士 女士伸出右手与之相握 该男士与之相握 使用双手 C女士和D男士都是李小姐的朋友 但他们互不相识 李小姐为二人作了介绍 C女士伸出左手来准备和D男士握手 会议策划与组织 握手礼仪 11 握手 出迎三步 身送七步 起身站立 以示对对方的尊重 面含笑意 注视对方双眼 握手时双方彼此的最佳距离为1米 与人握手的时候用力适度 握手的全部时间应在3 5秒钟 会议策划与组织 12 握手时 谁该先伸出手 在正式场合 握手时的先后次序主要取决于职位 身份 应该由职位 身份比较高者首先伸出手来 在社交休闲场合 则主要取决于年纪 性别 婚否 女士与男士握手 应由女士首先伸出手 已婚者与未婚者握手 应由已婚者伸出手 年长者与年幼者握手 应由年长者伸出手 长辈与晚辈握手 应由长辈首先伸出手 社交场合的先至者与后来者握手 应由先至者伸出手 主人待客时应先伸出手来 与到访的客人相握 客人告辞时 应首先伸出手来与主人相握 会议策划与组织 乘车礼仪小轿车的座次通常为 右为上 左为下 后为上 前为下 小轿车的座位 如有司机驾驶时 以后排右侧为首位 左侧次之 中间座位再次之 前坐右侧殿后 前排中间为末席 如果由主人亲自驾驶 以驾驶座右侧为首位 后排右侧次之 左侧再次之 而后排中间座为末席 前排中间座则不宜再安排客人 主人亲自驾车 坐客只有一人 应坐在主人旁边 若同坐多人 中途坐前座的客人下车后 在后面坐的客人应改坐前座 13 会议策划与组织 14 吉普车的乘车礼仪 吉普车无论是主人驾驶还是司机驾驶 都应以前排右坐为尊 后排右侧次之 后排左侧为末席 上车时 后排位低者先上车 前排尊者后上 下车时前排客人先下 后排客人再下车 旅行车的乘车礼仪 我们在接待团体客人时 多采用旅行车接送客人 旅行车以司机座后第一排即前排为尊 后排依次为小 其座位的尊卑 依每排右侧往左侧递减 会议策划与组织 陪同礼仪走路 电梯 介绍 15 并排行进讲究 右为上 或 居中为上 单行行进 讲究讲究 居前为上 特殊情况陪同人员在 左前方引导 进入无人驾驶的电梯时 陪同者首先进入 并负责开动电梯 离开电梯时 陪同者一般最后一个离开 在出入房门时 陪同人员通常负责开门或关门 一般先将地位低者介绍给地位高者 将年轻着介绍给年长者 将男性介绍给女性 会议策划与组织 餐饮礼仪 16 基本原则女士优先恭敬主宾以右为尊面门为上远门为上 会议策划与组织 17 筷子的十二种使用忌讳 1 三长两短 2 仙人指路 3 品箸留声 4 击盏敲盅 5 执箸巡城 6 迷箸刨坟 7 泪箸遗珠 8 颠倒乾坤 9 定海神针 10 当众上香 11 交叉十字 12 落地惊神 会议策划与组织 三 常见会议礼仪规范 参见任何会议的与会者都必须遵守会议礼仪 本节主要介绍社交场合最常见的三种会议礼仪 工作会议礼仪洽谈礼仪茶花会礼仪 18 会议策划与组织 会议接待 制定会议接待方案 工作会 1 工作会议纪律要求工作会议礼仪规范 会议策划与组织 19 会议接待 洽谈会 2 洽谈会的礼仪性准备洽谈会的座次按哦洽谈会的三原则 会议策划与组织 20 茶话会 3 茶话会的主题茶话会的时空选择茶点准备座次安排茶话会的议程茶话会的发言 会议策划与组织 21 任务二接待人员形象设计 22 形象意味着一切 人与人之间的沟通所产生的影响力和信任度来自 语言 7 语调 占38 视觉 即形象 占55 会议策划与组织 一 仪容整洁 23 自我形象十大检查 会议策划与组织 24 会议策划与组织 二 仪态大方表情自然 目光坦诚 25 人类最廉价且又能带来最大收益的物质就是微笑 拿破仑 微笑基本要求 放松面部肌肉 使嘴角微微向上翘起 双唇微展呈弧形 微露牙齿 一般露6 6颗牙齿 不要露出牙龈 不牵动鼻子 不要发出声音 会议策划与组织 26 会议策划与组织 看对方是一种尊重看对方是一种自信看对方是一种重视 27 忌 目光长时间注视对方目光飘忽 会议策划与组织 28 公务区 上三角 眼睛以上的部分 也称之为公务凝视 比较庄重 正式 一般适合公务场合和听的场景 亲和区 下三角 眼睛以下 脖子以上 也称之为社交凝视 比较柔和 亲切 一般适合社交场合和说的场景 亲密区 大三角 胸至脖子的部分 也称之为亲密凝视 比较亲密 关切 一般适合亲人 爱人等亲密关系 目光语 会议策划与组织 29 手势优雅 规范适度 指示性手势 情绪性手势 象征性手势 会议策划与组织 30 姿态大方 规范得体 挺拔的站姿优雅的坐姿潇洒的走姿斯文的蹲姿 礼仪视频观摩 会议策划与组织 三 着装得体1 服饰搭配和谐款式 色彩及搭配的和谐美服饰与自身条件的和谐美 31 会议策划与组织 2 遵循国际法则着装的TPO原则T 代表时间 Time P 地点 Place O 场合 Object 着装应该与当时的时间 所处的场合 地点相协调 32 会议策划与组织 1 衬衫衬衣后领应比西装领高1 5cm左右 衬衣袖长应及手腕骨位置 并且比西装袖长约半2cm 袖子不能卷起 颜色以纯色为宜 其中白色为最容易搭配的颜色 衬衣配领带时 应把所有的扣子系上 不系领带时 最上面的扣子不要扣 33 3 男子着装的准则 会议策划与组织 34 2 上衣新买来的西装在穿上之前要把袖子上的商标 小布条 减掉 单排两粒扣只系上面一粒显得庄重 敞开都不扣显得潇洒 两粒都扣显得呆板 只系下面一粒显得有些流气 穿着三粒钮西装时 应只扣上第一 第二粒钮 避免过于呆板 忌把钢笔 笔记本等装在西装外套上的口袋 会议策划与组织 3 领带领带的颜色要与外套搭配领带的长度以大箭头垂到腰带下沿处为佳 可上下浮动1寸左右 35 会议策划与组织 4 长裤西装长裤的裤长以裤脚接触脚背 一般达到皮鞋后帮的一半为佳 裤线要清晰 笔直 裤扣要扣好 拉链全部拉严 穿绑带鞋时 裤脚应稍长 以刚及鞋面最标准 5 配套的鞋袜 36 会议策划与组织 4 女士着装的选择 1 考虑体型特征 2 考虑肤色 3 整体搭配协调 4 配饰搭配 37 不同色彩会给人不同的感受深色 冷色调的服装 产生视觉上的收缩感 显得庄重严肃 浅色或暖色调的服装 会有扩张感 使人显得轻松活泼 问题 女性身上的装饰品最好不要超过多少件 会议策划与组织 选择着装三大步 STEP1首先要了解自己适合哪一种色彩类型 色彩应与肤色搭配关于职业装的色调 一般而言 中性色是职业装的基本色调 白 漂白 乳白等 黑 米色 灰色 天蓝 藏蓝 棕色 驼色等 尽量避免俗艳搭配 会议策划与组织 38 STEP2确定款式上基本选择职业装款式选择的大原则 裁剪简洁 款式平实 大方simpleisbeautiful 最适合办公时间穿着的服装基本上是 衬衣配西裤 西裙 裙套装 包括上下两件或里外两件 较正式的上衣配裙子或西裤等 会议策划与组织 39 STEP3确定自身体形特点 实现购买要对自己的体型有详尽的了解 重质不重量 不能试穿的衣服最好不购买 不要盲目追求潮流寻找合适自己的品牌利用专卖店的打折期 POINPOINT 避免过紧 过亮 过薄 太过露的衣服 切忌性感衣着 会议策划与组织 40 建议 重新收拾衣柜 分门别类 将学生味 休闲味太浓的衣服与比较正式适合上班的衣服分开 将所有衣服当中1 2个月 指在相应的季节 都不会穿一次的衣服处理掉 同时看需要补充那种类型的服装 记下来 有目的性地购买 随时注意办公室内其他人员的穿着 同栋写字楼其他人员的穿着也可留意一下 进行比较和参考 另外可适当阅读一些时尚类的杂志 会议策划与组织 41 任务三会议礼仪文书 一 会议请柬的写作礼仪 42 会议策划与组织 43 1 标题 由会议名称和 邀请函 组成 一般可不写主办机关名称和 关于举办 的字样 比如 中国素材网论坛邀请函 邀请函 三字是完整的文种名称 与公文中的 函 是两种不同的文种 因此不宜拆开写成 关于邀请出席 会议的函 2 称呼 邀请函的邀请对象一般有三种 1 发送到单位的邀请函 xx单位名称 由于邀请函是一种礼仪性文书 称呼中要用单称的写法 不宜统称 以示礼貌和尊重 2 邀请函直接发给个人的 应当写个人姓名 前面加上 尊敬的 敬语词 后缀 先生 女士 同志 等 3 网上或报刊上公开发布的邀请函 由于对象不确定 可省略称呼 或以 敬启者 统称 44 3 正文 正文应逐项载明具体内容 开头部分写明举办会议的背景和目的 用 特邀请您出席 列席 照应称呼 再用过渡句转入下文 主体部分可采用序号加小标题的形式写明具体事项 最后写明联系联络信息和联络方式 结尾处也可写 此致 再换行顶格写 敬礼 亦可省略 4 落款 因邀请函的标题一般不标注主办单位名称 因此落款处应当署主办单位名称并盖章 5 邀请时间 写明具体的年 月 日 比如 2010年4月20日 45 会议邀请函范文 第30届国际服装展示会暨2000年大连国际服装艺术节邀请函尊敬的 先生 您好 第30届国际服装展示会暨2000年大连国际服装艺术节开幕仪式 定于2000年10月15日上午9 00在大连会展中心举行 本届展会 展厅面积达4万余平米 参展的中外服装企业1000余家 而且都为国