内审员技术与实践PPT课件.ppt

内审员培训教程 1 第一章审核总论 质量审核的定义质量审核的类型质量审核的目的质量审核的特点审核的基本程序年度审核进度的安排 2 审核 定义 GB T19000 ISO9000 2000 为获得审核证据并对其进行客观的评价 以确定满足审核准则的程度所进行的系统的 独立的并形成文件的过程 3 审核准则 一组方针 程序或要求合同要求质量 环境管理体系文件和规定ISO9001 ISO14001标准法律 法规 4 审核证据 与审核准则有关的并且能够证实的记录 事实陈述或其他信息注 审核证据可以是定性的或定量的 5 审核发现 将收集到的审核证据对照审核准则进行评价的结果注 审核发现能表明是否符合审核准则 或指出改进的机会 6 审核结论 审核组考虑了审核目标和所有审核发现后得出的审核结果 7 审核的范畴 质量 环境管理体系审核产品质量审核过程审核服务审核 8 审核的范畴 环境标志审核清洁生产审核环境行为符合性审核产品安全审核 9 过程审核的四个基本问题 过程是否予以识别和表述职责是否分配程序是否实施与保持在提供所要求的结果方面过程是否有效 10 体系建立三必须 必须站在系统高度对质量管理进行综合 优化和规范必须有计划 有效地利用技术 人力和物质资源必须充分考虑利益 成本 风险对企业和顾客的重要作用内审应关注 三必须 11 质量管理体系审核 为获得审核证据 并对其进行客观的评价 以确定满足质量体系审核准则的程度所进行的系统的 独立的并形成文件的过程 12 环境管理体系审核 客观地获取审核证据并予以评价 以判断一个组织的环境管理体系是否符合所规定的环境管理体系审核准则的一个以文件支持的的系统化验证过程 包括将这一过程的结果呈报委托方 13 审核类型 外部审核第二方审核第三方审核内部审核第一方审核 14 第一方审核 使质量 环境管理体系满足标准和 或其它约定的文件 如合同要求 法律法规要求 作为一种重要的管理手段在第二 三方审核前纠正不足维持 改进和完成质量 环境管理体系的需要 15 第二方审核 提供选择 评价和认可供方 合作方的论据帮助供方 合作方改进其质量 环境管理体系增加双方对质量 环境要求的相互了解 16 第三方审核 建立公司应达到的最低标准获得注册证书减少顾客与供方不必要的开支有助于增强公司的市场竞争力寻求专业的帮助 17 异同点 18 异同点 相同点被审核的质量 环境管理体系都必须是正规的都应正式有序地进行 系统性 都应由有资格 授权的 不审核自己工作的人员进行 独立性 都是一种抽样过程 随机抽样 发现问题都要采取纠正措施 19 审核的特点 正规性系统性独立性客观性审核是抽样的过程 20 审核的正规性 审核依据正式特定的要求进行审核只能由有资格的人员进行审核必须按正式程序进行审核必须依据客观证据作出判断审核结果必须有正式报告和记录 21 审核的客观性 必须按照规定的程序和方法进行审核活动必须收集客观证据证实质量 环境体系的符合性和有效性必须以标准和有关规定为准绳判断质量 环境体系是否符合要求 22 审核的系统性 按规定的程序全面的审核和评价与审核对象有关的各项活动和结果全部审核 必须对所有相关部门进行定期审核 至少每年一次 包括标准所有适用的要求部分审核 例行审核之外 下列因素也可能导致进行内部审核 组织变化 产品结构变化 市场反馈 重大环境事故 投诉 后续审核 23 审核的独立性 审核员是与被审核活动 区域无直接责任的人员审核是被授权的活动 来自管理者决策 公司规定 合同要求 委托方或法律法规要求 审核员在审核过程中应保持公正 避免利益冲突审核员应具备开展相应审核工作的能力遵守职业规范 办事准则 行业一致性 保密 素养 24 审核的人员 接受正式的专业培训具备参加审核的经历与被审核的工作无直接责任经资格确认 25 审核是抽样的过程 随机抽样 适当数量 检查表 审核员亲自抽样 征得被审核人员同意 26 审核范围 审核涉及的活动或区域包括 组织机构管理 运作和质量 环境体系的程序人员 设备和材料资源工作区域和过程正在生产的产品工作产生的记录文件 报告和记录的保管 27 提高内审效果的途径 提高对目的的认识把握审核实质 创造性实践 提高有效性发挥其独特作用 重在区别确保关键过程 因素受控抓住关键 保证重点推动内部持续改进 28 审核的程序 审核准备审核实施审核报告审核的跟踪 29 年度内审进度安排 确定年度审核的频次和形式集中式审核的进度安排分散式审核的进度安排 30 审核计划 年度审核计划 审核活动实施计划 审核大纲 年度审核计划 保证内审计划性 便于管理 监督 控制 在年内对所有部门 过程全部覆盖并突出关键部门和过程内审实施计划 活动具体实施安排 时间 人员 地点 会议 记录 报告 31 年度审核的频次和形式 每年至少一次 覆盖标准所有要求集中某一段时间完成对所有相关部门的审核分部门在不同时间进行审核 32 集中式审核进度的安排 在程序文件中明确大致时间具体时间用通知或审核实施计划形式通知相关部门 33 分散式审核的进度安排 编制年度内部审核计划对计划进行滚动修改 34 年度内审计划 受审核部门预计的审核月份建议内审组长人选 35 年度内部审核进度计划 已计划 已审核 已制定措施 措施已实施 已验证 36 第二章审核准备 确定审核组编制审核实施计划制订检查表审核前沟通 37 审核组的确定 管理者代表任命审核组长审核组长的选定A 资格B 业务范围C 工作经验D 组织能力审核员的选定A 资格B 业务范围C 专业知识D 工作中的协调E 为受审核部门所接受 38 审核的目的和范围 审核目的 第三方认证 调查重大不合格的原因 外部的检查 定期的审核审核范围 全公司范围 某一个或几个部门 标准的部分条款要求 公司部分质量文件的要求 39 审核实施计划的内容 审核的目的和范围审核依据的文件审核组成员审核详细的日程安排1 首次会议 末次会议时间2 审核组人员的分配3 受审核部门及具体时间4 主要的审核要点拟制 批准人的签字通知 发放 的相关部门 40 检查表的编写 检查表的作用编制的准备检查表的基本内容检查表的要求 41 检查表的作用 指导审核整个过程的路线图明确审核要点和方法确保审核的覆盖面减少组员之间不必要的重复保持审核的方向和节奏体现审核的正规化和专业性作为审核的记录档案 42 编制的准备 了解审核的范围确定审核的重点确定审核的策略文件收集和审查 43 检查表的要求 明确部门与条款的关系依据标准及质量 环境文件要求选择主要的工作内容考虑薄弱环节及部门接口抽样具有代表性注意可操作性 44 检查表的基本内容 依据的标准条款依据的质量 环境文件审核区域 部门检查要点验证方法抽样数验证结果 记录 45 检查表的四要素 去哪里地点找谁被审核人查什么检查要点如何检查验证方法 46 检查表案例 看什么 LOOKAT 要点合格供应商清单找什么 LOOKFOR 验证内容是否存在 是否批准 是否包括所有外购 外协供应商看什么 LOOKAT 要点合格供应商档案找什么 LOOKFOR 验证内容是否包括规定的记录 供应商评定记录 进货检验记录 质量部门监控记录 47 审核的策略 审核的方法a按部门 考虑涉及的主要活动及涉及的相关条款b按条款 考虑涉及的部门审核的路线a自上而下b自下而上c随机 48 审核路线 1 某一部门审核路线前台预订接待服务入住服务退房 自上而下 自下而上 49 审核路线 2 某一活动的审核路线接收预订信息评审记录抽查更改 自上而下 自下而上 50 审核路线 3 运作体系审核的路线签订合同采购制造检验入库交付服务 自上而下 自下而上 51 审核路线 4 某个活动的审核路线供应商分级按级评审供应商批准供应商清单供应商监控定期评估 沟通 纠正供应商取消清单更新 自上而下 自下而上 52 文件的收集与审查 与被审核范围相关的文件审核要点中涉及的记录和文件 53 审核前沟通 提前通知受审核部门审核组内部会议 必要时 a 审核准备情况b 讨论疑难问题c 提出注意事项 54 第三章审核的实施 首次会议现场审核不合格报告审核组会议末次会议 55 首次会议 审核签到介绍审核组成员介绍审核目的和范围审核计划安排的确认介绍审核的方法和程序问题澄清确认末次会议时间 56 首次会议要求 准时 简短 明了 不超半小时审核组长主持建立审核活动风格 氛围获受审方支持与理解人员 审核组 高层管理者 受审部门代表 主要工作人员 57 现场审核 组长控制审核的全过程审核路线的展开检查表的使用审核技术与诀窍审核的抽样审核的验证做好检查笔记不确定问题的处理不合格的处理 58 现场审核原则 以客观证据 事实为基础 可陈述 可验证 不含推理 猜测 为依据标准与实际 有没有 作没做 作的怎麽样 核对独立 公正 三要三不要 要讲客观证据 不要凭感情 印象 要追溯到实际作的怎样 不要停留在文件和回答上 要按计划进行 不要 不查出问题非好汉 坚持 无罪推定原则 59 审核过程的控制 执行计划保持进度协调气氛保持客观审定结果 60 现场审核控制 忠于审核目的 组长随时掌握动态 把握方向 纠偏 排干扰审核员保持沟通 协调 互补 审时度势 保持节奏 调查到必要深度小组会议 了解 协调 统一 分析计划控制 实事求是 适当变更 气氛控制 排除紧张与潦草范围控制 扩大范围应经组长同意不合格项控制 从有利改进出发 发出报告 对结论负责与受审方的沟通其他控制 纠正不利言行 违纪现象 确认证据 处理意外 61 审核路线的展开 记录实施记录相关文件实施记录相关活动相关文件实施记录部门职责相关活动相关文件实施记录相关活动相关文件实施记录相关文件实施记录实施记录记录 62 检查表的使用 依据检查表并考虑灵活性 标准要求文件要求 检查表 问题 回答 事实 记录结果 结论 合格 不合格 检查表 答案 现场审核 面谈 提问 观察 抽样 验证 63 技术与诀窍 询问适当的问题验证对问题的回答观察实际发生的事情 64 现场审核技巧 沟通 充分 流畅的双向沟通是审核成功的关键面谈 得当 少说多听 关系融洽 选择对象 礼貌友善 客观公正 65 审核的面谈 选择合适的面谈对象被审核区域 部门的负责人直接责任人 操作者提问策略提出恰当的问题正确的提问方式 66 提问与聆听 1 提出恰当的问题 WHATWHYWHEREWHENWHOHOW 67 提问与聆听 2 正确的提问方式开放型封闭型引导型 68 开放型 怎麽样 是什麽 以得到广泛回答为目的请你谈谈不合格品处理的要求 69 封闭型与引导式 封闭型 是或不是 这份文件是你的吗 引导式 为什麽 请告诉我你是按主管的要求进行这项工作的 是这样的吗 70 审核的验证 依据客观证据面谈所获得的信息应再验证责任人的谈话可作客观证据非责任人的信息只作线索 71 客观证据 实际 客观 存在的不受情绪或偏见左右的可以阐述的可以形成文件 书面表达 的可以是定量的可以是定性的与质量或环境有关的可验证的 72 证据收集 面谈查文件 记录现场观察 核对对实际活动及结果的验证数据汇总 分析图表和业绩指标各方面的报告职能接口测量控制 73 审核笔记的内容 审核不合格的证据文件名称 编号 版次产品 服务名称 标识区域 工位设备名称 所在区域记录名称 标识 时间不合格事实审核线索 74 不合格 不符合的确定 什么是不合格 不符合 没有满足要求A 合同要求B ISO9001 ISO14001标准C 公司质量 环境体管理系文件和有关规定D 法律 法规及其他要求 75 不合格 不符合的确定 体系性不合格 不符合质量 环境管理体系文件与选定的标准 合同要求或有关法律法规不符实施性不合格 不符合实际操作与体系文件描述不符有效性不合格 不符合按规定要求进行实施 但效果未能达到规定要求 76 确定不合格项的原则 规定与实际相核对 未经核对 证据不充分 超出规定范围的不宜提出不合格项以客观证据为依据 证据不足不判 有意见分歧的 协商或重审 77 严重不合格 不符合 质量 环境管理体系与约定的质量 环境管理体系标准或指定的要求不符造成系统性或区域性严重失效的不合格 不符合 可能由多个轻微不合格 不符合说明 可造成严重后果的不合格 不符合 如对质量 环境等造成严重危害 78 轻微不合格 孤立的人为错误文件偶尔未被遵守 造成的后果不严重对系统不会产生重要影响 79 不合格的判断 依据客观证据确定不符合标准的条款确定不符合相关的文件要求 80 不合格的判断 能细则细最贴近原则最有效原则最关键原则最密切联系原则合并同类项原则具体分析对象 切忌望文生义 81 不合格判断 是不是孤立次要的问题 这项不合格是否过于频繁的发生是严重的还是轻微的 是否有足够的事实支持我的发现 需要采取什么样的纠正措施 提出这样的问题对受审核方有多大的帮助 82 不合格的描述 事实的准确观察 判断 在哪里发现 地点 发现了什么 事实 为什么不合格 原因 谁在场 职位 采用专业术语 正规 要便于查找 追溯 利于改进 帮助 83 不合格描述 注意事项 描述文件的标识 名称 描述记录的标识 名称 描述相关职位 工位 描述设备的编号 名称 描述相关的区域 描述不符合的原因 描述不符合标准条款和文件 84 不合格描述 例一 不完整的描述 A 工作区域的测量设备有部仪表超出了校准日期 不符合GB T19001 ISO9001之7 6 a条 85 不合格描述 例一 完整的描述 B 放在后车间的设备编号为E17上的两个电压表已超过校准日期 表上标签注明校准有效期为6个月 现已超出两个月 不符合GB T19001 2008idtISO9001 2008之7 6 a条 86 不合格描述 例二 不完整的描述 A 高压空气稳压箱的实际压力为P 0 75Mpa 超出规定压力P 0 85Mpa 不符合GB T19001 ISO9001之7 5 1条 87 完整的描述 B 在送粉车间 编号为EQP A 13的高压空气稳压箱上压力表读数为P 0 75Mpa 而编号为WI PR 007的作业指导书要求此压力为P 0 85Mpa 不符合GB T19001 2008idtISO9001 20087 5 1条款 88 不合格描述 例三 不完整的描述 A 成品绝缘性能未测量 不符合文件规定 不符合GB T19001 ISO9001的8 2 4条款 89 完整的描述 B 程序文件COP10 4要求 产品出厂前需进行6个项目检验 但实际上绝缘性能一项已有一个月未进行测量 而产品仍旧放行出厂 不符合GB T19001 2008idtISO9001 2008的8 2 4条款 90 不合格 不符合描述 例四 不完整的描述 A 保全处从来没有组织过消防演习 违反了文件和标准的要求 91 不合格 不符合描述 例四 完整的描述 B 公司程序文件EOHSMSP 06 应急准备和响应控制程序 4 5 6条规定 保全处每月应组织一次消防演习并记录 但查3个月来体系运行的记录资料 没有发现有关的记录 保全处处长证实从来没有进行过消防演习 不符合GB T24001 2004idtISO14001 20044 4 7的要求 92 不合格报告 现场审核观察结果的陈述经受审核部门确认审核报告的组成部分提交受审核部门的正式文件 93 不合格报告的内容 受审核部门审核员不合格报告编号日期不合格描述受审核方确认提出建议的纠正措施要求 94 不合格报告三要素 不合格现象的描述不合格现象的结论不合格项性质 95 不合格报告注意事项 不合格事实描述清楚 正规 完整 受审方确认陈述5W1H 指出正确做法 适当陈述理由证据证明 可追溯 有反证验证 坚持方法多样性 坚持审核 从善如流 冷静耐心 报告发到责任部门不能感情用事 勿形容 夸张式描述考虑其后纠正措施的效果 事实积极还是消极 对产品质量影响是直接 主要还是间接 次要 96 审核组会议 现场审核结束后 末次会议之前 或审核过程中定期 每天结束 召开同审核组成员参加 评审所有审核发现讨论审核结果 达成一致审核结论沟通审核信息 线索协调审核方向 讨论审核的跟踪措施审核组长作审核总结准备 97 末次会议 签到致谢重申审核目的和范围确认审核计划的实施情况正式提出不合格项澄清宣布审核结论提出纠正要求结束 98 末次会议注意 不能省略重点围绕不合格项提出纠正措施及要求审核结果 意见涉及到的部门 人员应到会保持审核风格与氛围一小时 切忌拖沓 争执 保存会议记录 签到有的不合格项在会前已采取纠正措施且验证满意 可在会上表示适当肯定受审方成功经验宣读不合格项时选择恰当方式防陷僵局审核具有一定不确定因素 99 第四章审核报告 纠正措施审核报告的内容 100 纠正措施 审核员协调受审核部门提出纠正措施要求采取必要的补救措施发现不合格的根源针对根源采取纠正措施纠正措施的描述要具体 101 审核报告的内容 审核的目的和范围审核依据文件审核组成员审核时间审核不合格项分布审核综述不合格报告 102 审核综述 说明发现的不合格项根据审核的不合格项对受审核部门的质量 环境体系