办公模式PPT课件.ppt

正确选择办公模式 什么是办公模式 都有哪些办公模式 1 办公模式 办公过程中根据需要所采取的工作方式 工作模式和办公环境的变化会对秘书工作产生影响 随着社会和企业的发生 出现了很多的新兴的办公模式 2 导致办公模式变化的原因 1 办公场地费用过高 压缩办公面积 最小的面积创造最大的效益 2 城市交通拥挤日益严重 上班高峰时段困难 3 高科技的发展 尤其是通信技术的改变 使人们的联络更加的方便 不再办公场所也能互相沟通 4 企业自身的发展更需要灵活地聘用人力资源 5 企业间竞争的加剧 使得企业不断压缩工资费 管理费 差旅费等人工成本 6 一些企业的组织结构进行改变 用人制度也需要改变 7 在宽松的社会环境中 人们希望最大限度地发挥自己的才干 多做工作 也需要不同企业实施多种模式的工作方式 3 都有哪些办公模式呢 在家工作 soho一族 远程工作虚拟办公室临时办公室弹性时间兼职工作合同工作交叉工作项目团队 4 在家工作 出现原因 为了缓解办公场所拥挤压力 减少花在交通上的时间和交通环境问题 在家工作的人越来越多 适用群体 研发部门的科技人员 不需要与其他员工或客户有太多的接触 5 在家工作 优点 节省办公空间 用品设备和资金 能把往返于办公室花费的时间用在工作上 有更大的灵活性管理自己的时间 安排工作与生活 减少交通的拥挤和污染 减少交通费用 6 在家工作 缺点 需要投资计算机和电话给工作人员 以保持联系和能够在家开展工作 初次投入就会比较大 有的家庭环境嘈杂 缺乏合适的办公环境 注意力不容易集中 增加了组织监督 管理和控制工作人员工作的难度 同事之间业务交流和情感交流减少 团队意识减弱 感到寂寞 减少了与专业人员及社会的联系 7 在家工作 管理方法 组织可以要求在家工作人员在电子工作日之上记录工作时间和工作情况 以便掌握每个人的工作进度 保证质量和完成的时间 通过定期会议要求在家工作人员去办公室参与活动 在家工作人员的上司要经常与之联系 8 远程工作 工作人员通过电话或计算机等现代工具在异地接收指令 完成组织交给的工作 员工可以在家中 当地的工作间工作 组成本地团队 设立主管与总部保持联系 属弹性时间工作模式 引入很多企业 提供员工灵活的工作时间 适用范围 常用于不必与客户进行实际接触的情形 只适用于某些部门 其他部门要保持正常上班时间 其他部门 9 远程工作 优缺点 优点 减少总部办公空间 取暖 照明 租赁等费用 在低工资区聘用工作人员 人工费减少 减少交通时间 费用 污染 工作人员在控制工作时间上有更大的灵活性 给企业更多灵活性 可在工作高峰期聘用更多的当地员工而不需要提供工作空间 缺点 难以监督人员的工作 必须加强管理和联系以确保工作人员明确指令 达到要求 加大了对员工的监督和控制的难度 远离组织缺少同事间的联系会感到寂寞 10 远程工作 管理方法 选择准确记录每个员工工作时间的方法选择管理 监督和跟踪员工工作表现和进展的方法 保证工作质量 组织要对远程工作人员同样给予工作环境的保障 实施相应的安全等规范 远程工作人员要经常与总部联系 若由可能 在人员较集中的地方安排较高级别的主管进行监督和管理 11 虚拟办公室 通过电话和计算机等现代工具和技术使所有任务能在一个虚拟的环境中进行 同时 管理者也在虚拟环境下对员工的工作进行管理的一种工作模式 所需 有一个计算机的位置地点 改变了原有的办公环境 无论在家里 办公室还是在异地其他远程工作的地方都可以使用虚拟办公 在办公室也可以不固定办公桌 只要提供电脑及座位就可以了 12 虚拟办公室 优点 减少工作空间和办公用品的耗费 能实现即时的国内 国际间的交流 工作信息能存储 归档和通过计算机网络发送缺点 要投入资金购置计算机等现代设备 工作中难以控制任务和信息的质量 难于管制网络 难以控制信息的安全保密 管理方法 当计算机工作场所是在办公室 企业提供临时办公桌 在家中或是在其他的远程位置工作 需要提供计算机 要注意计算机环境的健康和安全 教育员工养成正确 安全的工作习惯 13 临时办公桌 出现原因 由于在家 远程 弹性时间工作及兼职人员没有或者不需要有固定的办公桌 来到企业工作时间可以临时安排空闲的工作位置办公 14 临时办公桌 优点 使用较少的空间 办公桌和办公空间有灵活性 不固定有某人使用 可以节省办公资金 常外出的员工不用先去办公室报到 而直接去办事 节省时间 缺点 员工因为没有自己固定的位置 缺乏归属感 容易降低工作的积极性 组织需要细致管理 保证工作人员来办公室工作时有办公位置 员工交流少 不能得到充足信息 从而降低工作效率 由于办公桌和周围的人总在变换 员工的团队意识差 难于对这类人员进行监督和管理 管理方法 文件信息存放在计算机里 书面文件放在存储间的一辆小推车里 当前来工作的时候 员工领取小推车 然后使用企业的一个空闲的工作位置工作 15 弹性时间 在灵活的体制下 员工可以自己选择一天工作的起止时间 并积累计算总工作时间的一种方法 征得组织认可 工作时间累计计算 但必须达到组织规定的工时标准 16 弹性时间 优缺点 优点 给员工在工作时间上更大的灵活性 缺勤减少 能有更灵活的时间做其他事情 如处理私事 迅速完成紧急工作不产生积压 有更大的灵活性管理自己的时间 安排工作与生活 自由控制上下班时间 避免交通高峰出现 激发工作动力 更好的安排工作时间 提高效率 缺点 某些时间难以监督员工的工作 上司可能不在现场 有些特定的岗位不能实施 正常上班时间必须保持人员足够 必须仔细协商安排实施者的工作时间 保证工作时间衔接妥当 难以满足所有员工的期望时间 员工可能对监督和检查他们工作时间感到反感 17 弹性时间 管理方法 实施前 先确定员工工作的时间带宽 实施时 明确告诉员工一周弹性时间累计时数以及午餐时间 安排人员先了解每个员工的意愿 再根据单位工作 统一协调每个员工的上班时间 保证有足够的人力完成任务 注意避免节假日前夕或周五下午出现无人的现象 选择准确记录每个员工工作时间的方法 18 兼职工作 一人在多家企业和单位工作 充分发挥其专业技能 其兼职的组织与其协商好兼职的期限 任务 费用 并以合同确立的工作模式 19 优点 因为只提供专业服务费用 节省了全职人员和固定人员昂贵的费用 节省人工费用 能有目的 灵活的聘用组织缺乏的专项工作和服务人员 通常兼职人员自己配有设备 节省设备费用 兼职人员能自己控制工作时间和多份工作 有动力有效益 兼职人员能够充分发挥自己的专长 做愿意做的事 就有成就感 20 缺点 因为不属于本组织的职工 控制和监督比较困难 兼职结束 如果不再继续合同 企业难于保证该项工作的连续性 兼职人员因为休息或生病不能够兼职 就没有酬劳 兼职人员难以控制自己的工作量 可能会出现有时有多份工作 有时工作很少 难以控制报酬 兼职后可能会出现拖延支付报酬的情况 21 定期 合同工作 为完成某项任务聘用一些专门技术人员 并制定合同明确其权利和义务 直至完成项目的工作模式 聘用承包人和顾问提供一种灵活的选择来完成特定的工作量 这些员工可以在企业内部工作或在企业外部自己的地方工作 聘用渠道 以自由职业为基础工作的个人 在自由顾问组工作的个人 由合同公司聘用的个人 22 优点 能灵活聘到非常优秀的技术人员或者有特殊才能的人员 能在需要时将特定的项目承包给一个人或一个组织完成 只支付完成该工作的费用 不用支付诸如医药费 假期等费用 有的项目是在组织外的地方进行 节省企业空间和费用 这些人工作有动力 效率高 23 缺点 需要高级别的监督来保证工作达到标准并及时完成 难以控制这些人对企业的忠诚 难以保证机密和安全 承包人可能会因为遇到更加优越的业务而突然提出离职或更换人员 造成工作不连续 这种合同工有合同任务才有报酬 缺乏工作保障 24 交叉工作 由两个人员分担全部时间的工作或共同承担一项任务 每人工作一部分时间 但是必须有一段重叠的工作时间以交换信息 协商工作进度 共同管理这个工作并完成任务 工作时间 每一个人通常工作半周 连个人重叠的时间可以交换信息和更新进展 25 交叉工作 由两个人员分担全部时间的工作或共同承担一项任务 每人工作一部分时间 但是必须有一段重叠的工作时间以交换信息 协商工作进度 共同管理这个工作并完成任务 工作时间 每一个人通常工作半周 连个人重叠的时间可以交换信息和更新进展 26 交叉工