XM-3-XZ-0006--(A1)-人事行政中心活动经费管理制度(内部受控即可).doc

珠海西默电气股份有限公司 第 1 页 共5页标 题部门经费管理制度编 号XM-3-XZ-006 制订部门人事行政部 版次A2制订日期2016-08-01特别声明：此文件为公司财产，未经允许，任何人均不得私自影印、损坏或带离本公司！ 珠 海 西 默 电 气 股 份 有 限 公 司 XIMO ELECTRIC INC. OF ZHUHAI行政人事中心活动经费及管理规定 文件编号： XM-3-XZ-006文件版本: A2发行日期： 2016-08-01实施日期： 2016-08-01核 准审 核编 制文件适用范围： ISO9001 文 件 履 历 表修订日期版次修 订 内 容20121223A0ISO9001体系整合制定第一版20160101 A1公司名称由科技改为股份20160801A2旅游经费使用标准及报销注意事项制定部门人事行政部 分发栏核 准审 核制 定 珠海西默电气科技有限公司 第 4 页 共5页标 题部门活动经费管理制度编 号XM-3-XZ-007制订部门人事行政部版次A2制订日期2016-08-01部门活动经费管理规定 为了充分提升员工业余生活团队活力，增强企业凝聚力。公司将根据每年财务收支决算情况对员工专项活动经费进行施行：按量计提、适当宽松、先申请后执行的专项管理机制。希望通过开展各项员工活动，感谢员工对企业的贡献，同时也体现企业对员工的关怀，从而持续的提升全员凝聚力、开创西默特有的企业文化。1.员工活动经费标准：1.1经费执行标准：1.1.1部门按￥50元/月/人核算，经费每年年初预算一次(部门负责人要对本部门用人进行预算，年初跟年末的人数取中间值），行政部会下发预算表至各个部门负责人。员工活动为半年考核制，原则上每个月组织一次或两个月组织一次，行政部会根据各部门活动的组织情况，对下半年的员工活动费用预算进行调整。若上一年内活动经费未使用完毕，经费将自动作废，将不再累计到下一年部门活动经费中。1.1.2公司提供￥600元/年/人的旅游经费，各部门自行组织活动，并提前向行政部报备。2.活动原则及方式：2.1为提升团队凝聚力、公司鼓励多举办跨部门活动，活动举办要求有主题、要求有专人负责记录、跟进，尽量减少单一聚餐式活动。2.2部门级内部活动，跨部门活动可自行组织，如需行政部协助的，行政部可予以适当协助。2.2跨部门活动人数超过20人（含20人）的，可邀请行政部协助负责活动的组织统筹安排，各部门助理予以协助配合。2.3部门经费每年不得用于聚餐的费用不得多于3次。公司提倡同事们多参加户外活动，比如旅游、温泉、爬山等等。3.活动经费申请及规范流程：3.1组织活动流程：活动费用指费用报销人在费用产生前，采用口头或书面的形式向行政人事中心领导提出本次费用计划，经行政人事中心领导同意后，产生的费用方能按费用报销流程到财务部门报销费用。3.2具体实施 （1） 旅游经费600元/年/人的使用：活动开展前2天，请活动组织负责人填写附件1员工活动备案表，经部门负责人、行政部负责人签字审核备案，行政部将根据活动的策划预算情况给出意见，交财务部审核，再呈报副经理审批，审批通的，活动予以执行。（跨部门活动可指定其一部门作为组织方执行），并在旅游活动之前必须签订附件2个人安全免责协议书及声明交由行政部保管。（超出部分，部门内部承担）（2）下午茶20元/周/人的使用：活动开展后三天内，请活动组织人填写附件1员工活动备案表，提交购买下午茶的明细表（包括数量、单价、总额等），经部门负责人、行政负责人签字审核备案。（超出部分，用部门50元/月/人的经费抵扣） 备注：附件1一式两份，一份交由行政部保管，一份交由财务保管。 4.活动经费的使用及报销：4.1经费的使用：4.1.1行政部负责活动费用的管理、预算、支出统计工作。4.1.2行政部会定期公布员工活动费用的支出情况，以便于各部门做好下次活动的开展计划。4.1.2员工活动费用只限于跨部门活动、部门内部活动使用。除此以外其他活动不属于员工活动预算经费内。4.2费用的报销4.2.1各部门组织的活动需要有活动主题，并配有相关的活动图片及软文。4.2.2费用报销单填列规范。 经办人在办理各项费用报销时，费用报销的票据要求是税务部门认可的正式发票。其中：服务业、餐饮业、运输业的发票为地税部门发票。商品、货物、提供劳物的发票为国税部门增值税专用发票。确实无法取得，可以采用付款凭单代替，但需写明原因。发票级次：增值税发票-普通发票-正式收据。填写费用报销单，经部门负责人签批后交行政部审核，再呈报财务部，财务部审核通过的予以报销。4.2.2建议活动组织部门提供活动图片及录像，以便作为公司年刊的新闻资料。5.收集活动反馈意见：5.1参与活动各部门的负责人，尽量将员工的建议或意见统一汇总，交行政部统计并归档，可作为下次活动开 展的借鉴。6.活动负责人职责6.1为了增进部门领导与员工间的和谐关系，相关部门领导必须积极参于部门内部活动，以此增强相互间的沟通，拉进领导与员工的距离。6.2部门负责人要掌控每个月的经费花销，做好安排及相关费用报销工作。6.3部门负责人应多组织有意义的户外活动（爬山、游泳等），增加活动的丰富性，达到强身