设计院办公室工作计划

1 / 15 设计院办公室工作计划 设计院将怎样更好的完成项目 设计院 2016 年上半年工作总结暨下半年工作计划 2016 年上半年工作总结 2016 年过去的半年，设计院在公司领导的带领下，按照公司既定的发展方向，配合各部门开展设计工作。工作中，设计院严格执行公司项目管理流程，发挥团队合作精神、统一目标、共同努力完成公司的各类工作。现将工作总结如下： 1.严格执行公司项目管理流程，完成各类业务。 对公司承接的各类大小业务，设计院都能按照项目管理流程，了解 好项目概况及甲方要求后，根据公司领导确定的项目定位，首先做好前期计划安排工作，制定出项目执行周期表；其次项目执行过程中，严格按照项目执行周期表执行，关键节点召开项目研讨会，避免出现方向性设计问题；最后项目阶段性成果通过设计负责人、设计院长、业务负责人及公司领导层层审核后，提交给甲方。 2.全面使用资源部已有资源。 设计院针对资源部的现有资源，将资源的利用写入了项目管理流程，树立了设计提案、方案意向图片、方案效果图、施工图 节点大样等全方面充分使用公司现在资源的思想，从2 / 15 而加强 此项的管理和考核。充分调动公司资源的开发和利用。 3.坚持学以致用，不断培训，提升设计院人员的专业技能水平。 在公司项目执行周期外的时间，设计院安排了两期的专业学习。一期着重学习了公司基本的制图规范和管理制度，二期根据设计院人员的要求对个别技能进行了加强培训，在一定程度上提高了专业技能的水平。 2016 年上半年存在的问题为： 1.高素质设计人才引进困难。 2.整体设计水平的提高，有待今后不断改进、提高。 3.利用公司资源部资源的意识，任 需加强。 4.团队建设需再努力。 2016 年下半年工作计划 1.从思想上树立用质量与服务巩固现有市场、用技术与信誉开拓新的业务领域、用优质的服务促进经营工作的思想。 公司现有项目以及合作的公司，多数为集团公司或连锁经营，设计院要提高设计、设计监理的质量及服务水平，巩固这部 分合作者，得到更多项目的合作； 成功案例的形成、成功的案例的宣传，配合业务部3 / 15 更多的开拓出新业务领域； 为公司经营服务，做好内部服务配合工作，给业务部以更多 的信心。 2.中层管理者的强化管理。 加强设计院中层管理者的建设，提高其专业知识学习的自觉性，增强其工作的主动性和责任感，树立平庸就是过的观念，促使其早日成熟。另一方面要加强中层管理者的业绩考核，以及对下属工作人员的考核，做到日常考核与年度考核相结合，使中层管理者身先士卒，做好表率，切实提高设计院管理水平，为公司今后的市场化发展奠定好的基础。 3、人才队伍建设。 一方面，要强调时间及人员安排的计划性，减少盲目性和随意性。要积极探索科学实用的用人机制，抓好育人、选人、用人的各个环节，为求上进的优秀人才创造发展空间。另一方面，人才的培养与引进相结合，在引进高素质人才的同时，要着重从员工中选拔优秀分子进行重点培养，还要针对不同的人员从不同的方位加强教育培训工作，围绕企业发展的需要制定培训计划，提 高培训的针对性，切实提高设计院人员的整体素质。 4、加强基础管理工作，健全各项规章制度。加强设计院各项制度的完善，使各项管理有章可循，使各项管理走4 / 15 向标准化、规范化，保证管理的公平公正。使责任下沉，把管理职责落实到各个岗位，做到各司其职，各负其责，量化责任 。加强考核，把岗位责任与利益相结合，保证各项工作高效有序地运转。 5、加强制度的学习。加强公司及设计院各项规章制度的学习宣传，规范员工的各种行为，增强严格自律的意识，在设计院形成团结、紧张、严肃、活泼的祥和气氛，和互帮互学协调配合的团队精神。 为了实现上述主要目标，首先要求设计院所有人员转变观念，打破现有的观念束缚，以新的思路解决设计院现有的问题，拿出大胆探索，勇于实践，干出成效的精神，开创设计院工作的新局面。 如何做设计院工作 一、尊重设计院及设计院的人。 尊重别人，做一个受别人尊重和喜欢的人。 大家生活在一个尊师重教，讲究礼仪的国度里，做任何事情都要首先将尊重别人放在首位。我要求自己和我的同伴们，首先要做到尊重别人，任何小事都要要求自己的礼貌，特别是和设计院打交道。可能大家都知道，去了设计院里，我们喊的最多的称呼是老师，而不是经理，所以在设计院这个更多意义上带有研究性质的范围内，更要尊重他们。举下面三个方面的事例。 1、与人交流沟通，更对的是用语言来交流，用行为5 / 15 举止来展示自己，你的语言是否严谨、是否礼貌呢？你的举止是否合体呢？ 举 个例子来说吧，我仔细观察过很多人和人之间交流时的用词，“您”和“你”仅两字之差，就能让人感觉出这个人的差别在哪儿？在设计院，越是德高望重的人，他越在意你一点一滴的行为举止，那些编写国家标准的老院士，那些在某个行业举足轻重的高工，他们都很在意细节。如果你是去拜访这些个业界里的精英，你准备好了吗？你在进入办公室时，是面带微笑吗？你在离开座位后，会重新扶好坐过的椅子，收拾干净会议桌后离开吗？这些个细节你都准备好了吗？在公司里，你对你的上级，或者仅仅是早你一些时间进入公司的同事来说，你在和他们交流时，你是用“您”还 是用“你”？是不是每次会议你能带笔和本，作为销售人员，你的行为举止、穿着打扮是否得体？这些都是平时看起来是小事，其实却很重要的事情。 2、你对在设计院里受到的多次的冷落能坚持微笑，保持平和心态吗？ 在合肥有一家化工部的设计院， 08 年是我负责联系的， 09 年我调到西南地区后，一个新的项目经理接管该设计院，他去了院后，工艺室的人上班时间都比较忙，加上以前没有照过面，彼此比较生疏，所以一直没有和他多说话，而他就那样一直微笑着站在不影响别人的一旁，等待着。终于下班了，大家才注意到冷落了他好长时间，感觉都6 / 15 十分歉意。但正是他始终保持着的微笑和从没有过的不耐烦，赢得了大家的好感。一天工作后，大家都很累，很多人都不乐于再出去吃饭应酬，而我们的这位项目经理，推荐带领大家去看看电影，这是个受欢迎的主意，晚上，他和这几个男男女女、老老小小的工 家公司，由于自己的方案设计的不合理，连续发生了几次安全事故，这个厂家不仅在该设计院再不会得到项目，在别的设计院和行业内都已经成为负面教材。我们公司和某设计院合作初期的时候，因为是公司刚入行，所以在一些项目的设计上，存在很多问题，由于距离上的原因，交流起来很不方便，加 上不妥之处甚多，设计院设计负责人对我们差点失去信心，但是我们公司很及时地派人专门去和设 计院对口联系，虚心接受设计院的正确建议，及时改正，终赢得对方的满意，后来的交流就顺畅多了。 三、找到切入点，打好进入设计院的第一仗。 经过努力，或许你不是依靠设计院的关系获得某个项目，但是这是一个切入点，一个开始和设计院做交流的机会，因为你有了和他们接触的机会和理由，如果你努力，你们公司的产品进入该设计院今后的项目中是顺理成章的。在这里需要注意的是，不要因一个项目合同额小，而舍不得花费精力和财力 去把握这个机会。 那么你要和设计院里的什么人联系或者做工作是最有成效呢？有这么一个顺序，设计院院长、项7 / 15 目经理、工艺室主任、设计负责人。一些大的设计院，你不一定能见到院长，那你可以找到项目经理，项目经理在一个项目里，或者业主处是有很大的言语权的。 四、经常和设计院做交流，熟悉设计院的工作和设计习惯。 每个设计院在设计上都有自己不同的设计风格和习惯，所以作为供货厂家，设计风格和习惯也不一定完全符合某一个设计院，这种情况下就需要加强和设计院的交流，熟悉他们的设计习惯。比如某反应釜装置内或装置出口 处气体流速问题，我们合作的几家设计院都有自己不同的理解和要求，而在和他们合作以前，我们也有自己的理解，作为欲和设计院合作的供货厂家，在具体项目上必须听从和规划在设计院的整体设计范围内，所以想要熟悉该设计院的设计习惯就要多做交流。交流方式，可以是邀请设计院的工程师到自己公司讲课，也可以是派自己公司的设计经理到设计院做问题交流，学习。并且类似形式的交流要经常开展。 五、签署供货合同，成为设计院的合格供货商。 每个设计院都有自己的采购商资源库，成为该设计院的供货商是与设计院紧密合作的必要 。比如中国环球工程公司的合格市场资源成员等等，各个设计院都有自己的入网要求。你进入了该设计院的供货商范围内，设计院才会更好地考虑在设计中采用你的产品和方案，你才会有资格参与该设计院总包的项目。 8 / 15 六、与设计院的关系要常联系、常沟通。 有的人，因为工作忙，业务范围广，合作的设计院多，所以有的时候一年里，某个设计院没有一个涉及你们公司产品的项目，而你也疏忽了和该设计院联系和交流。那么当在长时间后，设计院有了项目的时候再临场联系，那会失去意义的。 七、逐个拜访项目经理。 到了设计院，如果你能成功拜访地一个项目经理，那么你可以让这个项目经理们介绍或推荐你再去拜访他关系较好的别的项目经理，如此“传、帮、带”下去，你会把设计院的项目全部拜访完。有的项目经理可能当时没有项目，或者没有涉及你们公司产品的项目，但是没有关系，你通过介绍你们的企业，你们的技术，你们的案例，先期和他们进行友好的交流，今后再注意加强日产关系维护，到了有关自己产品的项目时，你就会捷足先登的。 八、及时跟踪项目。 如设计院就某个项目请求你们公司帮助设计其中一个方案，或者咨询过你们的设备，你不仅一定 要认真设计或答复，而且后期一定要及时跟踪，因为此时你们的优势已经显示出来，只有一直跟踪下去，才能将优势进行到底。我自己有这么一个亲历，某设计院在投某个项目的总包标时，就其中的一个工程让我们出方案出价格，当时是头一年的 11 月 5 日，我们及时做到了，后来这件事情就给忘记了，也没有再和设计院沟通过这个标结果如9 / 15 何。到了第二年的 1 月 3 日，该设计院通知我们，他们已经中的总包标，现在开始分招我们的设备，并且要 8 号就要详细的设计方案和商务报价时，这么着急的时间，我们感觉到有点紧张，但我注意到，设计院的总包标是在前一年的 12月 份已经生效。如果我一直跟踪这个项目，那么当他们总包标生效时就及时了解了情况，我足可以用一个月的时间来充分详细 沟通我们的方案，甚至可能做到对于我们的设备做到不再分招标，直接指定使用我们的产品，但正是由于自己的疏忽，将这件事情搞的复杂化了。 另外不同设计院的设计项目强项不通，相处的方法也不尽相同。这里就不再详细介绍了。 再者，如何与设计院做好长期的合作关系，还与一点就是经济利益相挂钩，对于这点，我不做讨论，但是要注意的是，信守承诺，否则你的信誉不存在，并且会“传染”到 别的设计院，就会无法在这个行业里做事。别以为没有这样的“雷人”，但事实是确实有这样的雷人，不讲信用的人存在，但是结果我想除了他自 己，大家也是能想到的。 1、利用已有项目和设计院交流。 2、对于没有前期业务往来的设计院，可以通过有合作的设计院之间互相介绍认识，或者通过 10 / 15 业务员朋友介绍认识。 3、已有合作的设计院，通过以点代面、技术交流、请人讲课的方式扩大合作面。 4、和一些刚开始的设计院加强技术交流，让设计院对公司的技术和业绩认可，从而 开始有合 作的可能性。 二、如何维护和设计院的关系 1、定期拜访、进行技术交流，交流设计院的最新项目信息、设计研究可研方向。 2、以学习的心态与设计院保持联系。针对性地提出一些设计方面问题进行磋商。 3、和设计院交成朋友关系。通过潜移默化的多次交往，慢慢介入其工作范围以外的生活领 域，成为朋友关系。 4、不因业务员的变动而影响与设计院的关系。与设计院联系的业务员变动，是让设计院感到 不稳定的最大因素，最好选择合适人员能保 持与设计院的长期合作。 三、如何使和设计院的关系达到最佳点 1、战略合作伙伴，设计院一定也有设计院的盲点和需求点，可以和设计院结成战略合作伙 伴。 2、我们的设备经常提出改进方案，结合设计院的最新研究方向来改进自己的设计方案修改。 11 / 15 3、扩大和设计院的合作范围，不仅是设备方面的，可以是研究方向上的合作。 如何做设计院工作 对于这种几乎是陌生或者需要重新做功课的设计院应该怎么样去做？ 我的个人意见是，对这样的设计院要多次拜访，加上我前面所说的拜访 方法，再是铁石的设计院也会有与之交流的机会。 我想既然是去拜访，一定是想去设计院表达一些什么内容，那么在拜访前一定要将功课做充分了，要将去交流的内容整理清楚，我想最基本的应该包括： 1，公司简介或者详细介绍； 2，技术交流，设计院在对你公司有一个大概的了解后，明白了你公司是一个正规的公司和资质、今生、前 世和将来后，最主要关心的还是你公司的技术如何，我认为，拿出一个项目的方案来进行交流，比如设计 院最近的一个项目，认真做出方案后，去交流。 3，如果正常的话，最好是能在设计院设计的一个比较容易的某个项目上的中标，让设计院能了解到公司的实 力和能力，这是与设计院的一个最好的切入机会。 4，当有了切入机会的时候，就一定要把握好这个机会，我想，不论这个项目的获得，设计院是否给予了帮 助，或者帮助多与少，我们都要予以表示我们的感谢，可以少一点，但是必须要表示，以示友好。而表示 12 / 15 友好的对象，要把握好，宁可对关键人物表示真切一些，这不是我们“势力”，因为关键人物的推荐力度 更大一些，好不容易 做进去，就一定不能随意丢掉这个机会。 5，如果我们的感谢相关人员心领了，就说明了设计院的工作基本上入了门，那么就要更进一步深入工作了， 我的个人意见是先深再广。深入，比如，通过这个关键人物，可以结识更为关键和重要的人物，如此，能 再更大项目时拿到项目的可能性更大，更为关键一点的是，如果竞争对手也来做设计院工作，他们的公关 秘书工作计划 X 主任： 作为办公室秘书，在近一个月工作中，我对院秘书工作作出如下总结及工作内容建议： 一 、行政方面 作为一个企业，所有一切事物都要从现实进行规划，首要任务就是强化建立的制度。制度是企业管理的根本，是企业文化的基础，只有完善的制度其他一切工作才可以有条不紊，所有工作的最终目标是通过各种规章制度和人为努力使部门之间形成密切配合使整个 XX 院在运作过程中成为一个高速并且稳定运转的整体。 加强沟通，密切各工作室工作关系，起到一个上传13 / 15 下达的中间协调作用。与上级沟通主要是要充分领悟上级领导的意思，把握住方向，同时将自己和下级部门的观点很好的传达给上级。与下级沟通主要是执行上级的决定以 及收集整理下级部门各项信息。在传达精神及布置工作任务及协调各工作室工作时，我的工作原则是务必真诚、谦虚。 二、人力资源方面 人力资源方面将根据五院的发展规划，通过 XX 院未来的人力资源的需求和供给状况的分析，对组织架构、职务编制、人员配置、人力资源管理政策、招聘和考核等内容进行一系列的工作开展。用合理的成本换来员工最高的工作积极性，以提高工作效率完成公司目标发展任务。 组织架构和人员配备。考虑到 XX 院目前状况，对人事招聘与配置工作要我认为主要做到两点：谨慎招聘、满足需求。 员工福利与激励。计划制订激励政策：年度优秀员工评选表彰，内部升迁和调薪调级制度建立，对各工作室设立年度优秀团队奖等。 三、近期工作计划 1、对工作进行定位和岗位职责的划分，明确岗位职责。在管理工作中对每一个事情都要明确到具体的责任人，避免出现管理上的空白，但是也要注意可以一个人负责多件事