请示与报告的标题常见错误分析

1 / 19 请示与报告的标题常见错误分析 行政公文中请示与报告的标题常见错误分析 摘要：请示和报告是机关单位较常用的公文，本文试图以某一市属中学修建篮球场向其上级机关某市教育局行文要资金及资金使用情况的内容为例，分析请示与报告的标题常见错误并给予改正。 关键词：行政公文；请示；报告；标题；错误分析 请示和报告是机关单位较常用的公文。请示是下级机关向上级机关请求决断、指示、批示或批准事项所使用的呈批性、呈请性和期复性公文；报告是向上级机关汇报工作、反映情况的公文。 国家行政机关公文处理办法规定，请示适用于向上级机关请求指示、批准；报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 尽管这两种公文大家都很熟悉，但在使用过程中，仅仅是标题就存在不少的问题。本文试图以某一市属中学修建篮球场向其上级机关某市教育局行文要资金及资金使用情况的内容为例，分析请示与报告的标题常见错误并给予改正。 错误 1.关于请求修建篮球场所需经费的请示 错误 2.关于申请修建篮球场所需经费的请示 错误 3.关于修建篮球场所需经费 的请示报告 错误 4.关于修建篮球场的经费使用申请报告 2 / 19 错误 5.关于修建篮球场所需经费的申请 错误 6.篮球场修建经费申请书 错误 7.请示 错误 8.报告 分析与改正： 1.从办法对请示的定义来看，请示本身就包含请求的意思，故此标题用语重复，应划掉请求一词。 2.错误及分析同 1，请示本身就包含申请的意思。应划掉申请。 3.一份公文不可能同时使用两个文种，标题将请示和报告并用，混淆了两个 文种的区别，应去掉或请示或报告其中的一个。依据公文内容，学校向教育局要资金时用请示，原标题中就要去掉报告；学校向教育局汇报资金使用情况时用报告，原标题则要去掉请示。 4.违反公文的行文规则，办法中规定：报告不得夹带请示事项。应划掉申请一词。 5.申请不是公文文种。办法中没有申请这一文种，而根据公文标题的构成方式要求，公文的标题必须体现文种，故应把申请改为请示。 6.混淆了请示与申请书的适用范围。请示是下级向上级请求指 示批准时使用，属法定公文；申请书是3 / 19 个人或集体向组织、机关、企事业单位或社会团体表述愿望、提出请求时使用的一种专用书信。请示与申请书是两种不同的文种。请示用于下级机关向上级提出请求，下级只能在上级机关的职权范围内报请需要批准的事项。申请书不仅用于下级向上级请求不属于请求范围之内的事项，而且可用于不相隶属的但按规定、法律程序必须向其请求的机关、单位、部门等。如专门办理有关业务的机构部门。从文首某中学与某市教育局的行文关系及修建篮球场要资金的内容来看，应用请示，故此标题应把申请书改为请示。 7.按照公文约定俗成的习惯， 13 种公文中，能够直接以文种作标题的只有公告和通告两种。请示的标题可以是完全式的，即写明发文机关名称、发文事由与文种；也可以只由发文事由和文种构成。故此标题可改为：关于修建篮球场所需经费的请示。 8. 错误同 7，报告的标题与请示的标题构成方式一样，有两种写法，一是发文机关名称、发文事由与文种；二是只有事由和文种的写法，故此标题可改为：关于修建篮球场的经费使用报告。 行政公文中请示与报告的标题常见错误分析 摘要：请示和报告是机关 单位较常用的公文，本文试图以某一市属中学修建篮球场向其上级机关某市教育局4 / 19 行文要资金及资金使用情况的内容为例，分析请示与报告的标题常见错误并给予改正。 关键词：行政公文；请示；报告；标题；错误分析 请示和报告是机关单位较常用的公文。请示是下级机关向上级机关请求决断、指示、批示或批准事项所使用的呈批性、呈请性和期复性公文；报告是向上级机关汇报工作、反映情况的公文。国家行政机关公文处理办法规定，请示适用于向上级机关请求指示、批准；报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答 复上级机关的询问。 尽管这两种公文大家都很熟悉，但在使用过程中，仅仅是标题就存在不少的问题。本文试图以某一市属中学修建篮球场向其上级机关某市教育局行文要资金及资金使用情况的内容为例，分析请示与报告的标题常见错误并给予改正。 错误 1.关于请求修建篮球场所需经费的请示 错误 2.关于申请修建篮球场所需经费的请示 错误 3.关于修建篮球场所需经费的请示报告 错误 4.关于修建篮球场的经费使用申请报告 错误 5.关于修建篮球场所需经费的申请 错误 6.篮球场修建经费申请书 错误 7.请示 错误 8.报告 分析与改正： 5 / 19 1.从办法对请示的定义来看，请示本身就包含请求的意思，故此标题用语重复，应划掉请求一词。 2.错误及分析同 1，请示本身就包含申请的意思。应划掉申请。 3.一份公文不可能同时使用两个文种，标题将请示和报告并用，混淆了两个文种的区别，应去掉或请示或报告其中的一个。依据公文内容，学校向教育局要资金时用请示，原标题中就要去掉报告；学校向教育局汇报资 金使用情况时用报告，原标题则要去掉请示。 4.违反公文的行文规则，办法中规定：报告不得夹带请示事项。应划掉申请一词。 5.申请不是公文文种。办法中没有申请这一文种，而根据公文标题的构成方式要求，公文的标题必须体现文种，故应把申请改为请示。 6.混淆了请示与申请书的适用范围。请示是下级向上级请求指示批准时使用，属法定公文；申请书是个人或集体向组织、机关、企事业单位或社会团体表述愿望、提出请求时使用的一种专用书信。请示与申请书是两种不同的文种。请示用于下级机关向上级提出请求，下级只能在上级机关的职权范围内报请需要批准的事项。申请书不仅用于下级向上级请求不属于请求范围之内的事项，而且6 / 19 可用于不相隶属的但按规定、法律程序必须向其请求的机关、单位、部门等。如专门办理有关业务的机构部门。从文首某中学与某市教育局的行文关系及修建篮球场要资金的内容来看，应用请示，故此标题应把申请书改为请示。 7.按照公文约定俗成的习惯， 13 种公文中，能够直接以文种作标题的只有公告和通告两种。请示的标题可以是完全式的，即写明发文机 关名称、发文事由与文种；也可以只由发文事由和文种构成。故此标题可改为：关于修建篮球场所需经费的请示。 8. 错误同 7，报告的标题与请示的标题构成方式一样，有两种写法，一是发文机关名称、发文事由与文种；二是只有事由和文种的写法，故此标题可改为：关于修建篮球场的经费使 用报告。 浅析公文标题中的常见错误 文 种 文种错误一般有以下几种情况：缺少文种，文种混淆或文种错误。 公文标题的一般结构是这样的：发文机关 +事由 +文种。其中的词组有两种类型 ：动宾词组和主谓词组。缺少文种的错误大多发生在使用动宾词组的标题上，例如： XX 市7 / 19 教委关于批转 XX市第一中学开展勤工俭学工作的报告，批转 ?的报告是一个动宾词组，宾语报告很容易被看成是整个标题的文种。拆解这个标题的结构，将要转发的原公文的标题标注出来，变成 XX 市教委关于批转 XX 市第一中学开展勤工俭学工作的报告。那么，很明显 XX 市教委的这个公文的标题缺少文种，应在报告后添加上的通知。一般像这种转发性公文比较容易产生标题缺少文种的错误。文种混淆是因为撰文者对具体的文种不甚了解，例如： XX 大学关于 XX 同学英勇救火事迹的表扬和 XX 工厂关于研发新产品的资金问题的申请，在这两个公文标题里，所用的表扬和申请都不是文种。习惯上我们会认为这些也是文种，但是在国家公文法规中没有这些习惯上的文种，因而在正式场合是不可以用它们来替代文种的。文种错误则是对事由和行文原则把握不准，出现偏差。例如： XX 工厂要进口一批设备，必须向外贸办请求进口设备的指标，于是自行向外贸办行文 XX 工厂关于进口设备的指标的请示。在这里请示就用错了。因为职能部门是不能向政府行文的，必须先向上级领导部门工业局请示， 由工业局代为行文向外贸办发函。一般说来，会影响文种的因素有三个，限制力，事项和内容，主观愿望。在选择文种时要考虑到本单位的权力范围，公文事由以及发文意图。例如：省级以下政府只能发布地方法令、规章制度。表扬个人用决定，表彰事迹8 / 19 用通报，等等。事 由 事由错误分为两种情见，一种是缺少事由。例如： XX 省召开了一次环保工作会议， XX 市政府为了贯彻这次会议精神，决定在 XX 县召开各区县环保局负责人会议，发布 XX 市政府关于 XX 县召开各区县环保局负责人会议的通知。乍一看这个标题好象各部分齐全，句式完整，关于 ?的通知 的形式看起来很像标题的标准格式。但召开这次会议的目的即真正的事由是为了贯彻省环保工作会议精神，该标题没有出现这一点，也就是缺少事由。应改为 XX 市政府关于召开贯彻省环保工作会议精神的会议的通知。 另外一种是事由不清。例如： XX 市政府针对最近一段时期出现的部分干部用公款游山玩水的情况，决定严加制止，发布 XX 市政府关于严肃处理全市干部利用公款问题的通知，这里的事由存在两点错误：一是发文机关标明了市政府，那么这里的全市干部就属于多余成分；另外，发文事由是禁止干部用公款游山玩水，而从这个公文标题看， 到底用公款做什么事情，是用来享乐还是投入市政工程并没有加以明确说明。 动 词 在事由里有一个十分重要的成分需要单列出来仔细研究，那就是动词。动词决定着事由的正确与否质量高低，一个准确鲜明的动词一下子就能把标题激活，而一个错误的动词则可能将标题完全破坏，所以它是整个标题的心脏，也9 / 19 是公文的点睛之笔。使用动词也存在一些常见的错误。例如动词和文种重复，如 XX 工厂关于申请研发新产品的资金问题的请示，这里的申请就和文种请示重复，必须将之删除，或者可以改为解决。 另一种情况是在一 个公文标题中出现两个动词，这是不允许的。如 XX 工厂关于研发新产品缺少资金的请示，好像也是关于 ?的结构，似乎是正确的。仔细看会发现有两个动词。研发和缺少，这样两个动词就形成了两个事由，到底是关于什么的请示就弄不明白了。一份公文只能有一个事由，也就只能有一个动词，一旦发现有两个动词就可以很肯定地判断它是错误的。 其 它 除了从公文标题结构划分出三类错误形式外，还有一些比较隐蔽的错误，须得仔细推敲才能发现。关于印发类公文：如 XX 市政府关于印发省政府 XX 文件的通知， 这里出现了一个很大的错误，在公文制发的有关规定中，印发类公文的发文机关与制发机关必须是同一个单位。市政府不能印发省政府的文件，想要翻印下发，可以用转发。公文内容不能出现在标题里，如 XX 市政府关于 XX 区召开全市卫生系统负责人工作会议的通知，这里的公文发送对象全市卫生系统负责人不应出现在标题里，当然会议地点 XX区也不应出现，因为这些都属于公文的内容。应该出现在10 / 19 正文里。它们的出现反而阻碍了事由的出现。 注意公文语言的反向作用，某市在清明期间发现买卖焚烧冥币纸钱现象有所抬头，于是下了一个文制止这一现 象，标题是 XX 市政府关于在清明期间禁止买卖焚烧冥币的通知，这个标题怎么看都像是对的，挑不出毛病。但是，反过来想一下，标题说在清明期间禁止这一现象，是不是就意味着过了清明就可以了呢？明知不是这个意思，但从标题上确实可以这样推断。 拟写公文标题 1 、化学有限发展公司向市环保局报送 2001XX 年度治理污染，保护环境规划，请审批。 答：化学有限公司关于报送 2001XX 年度治理污染保护环境规划的报告 2 、职业学校办公室发文给大型超 级市场经理办公室，协商市场营销专业毕业生去超市实习的有关事项。 答：职业学校办公室关于安排实习生的函 3 、公司就员工违反劳动纪律、违章操作，造成了公司财产重大损失，决定给予其开除厂籍处分一事发文。 答：公司关于违章操作问题的通报 4、 美容院因市政改造工程征地动迁异地，11 / 19 特在报纸上发布信息以告知各界。答：美容院关于迁移院址的通告 5、 分公司拟将市场开发部与市场营销部合并为市场经营部，就此事向总公司行文。 答： 分公司关于合并市场开发部与市场营销部的请示 6、 物业管理总公司物业分公司物业管理员叶恪尽职守、智擒盗贼，保护了业户的人身财产安全，总公司发文表彰他的事迹。 答：物业管理总公司关于表彰叶恪尽职守智擒盗贼的通报 7、 集团总公司对分公司干部职务任免事项制发公文。 答：集团部公司关于任免干部的通知 8、 省教委招生办公室召开一次 XX 年高等院校招生会议，会后要下发一份会议文件。 答：省教委招生办公室 XX 年高等 院校招生工作会议纪要 9、 对本县文化管申请购买电子图书的来文，县财政局回文，批准对方的请求。答：县财政局关于同意文化管购买电子图书的复函 10、 市动物园内一新建的环保型公共厕所，拟实行收费制度，市园林管理局向市物价局行文，商洽有关事项。 12 / 19 答：市园林管理局关于动物园公厕收费的函 11、 省教委招生办公室拟召开一次 XX 年高等院校招生会议，向有关单位下发一份文件。 答：省教委招生办公室关于召开 XX年高等院校招生工作会议的通知。 12、 重庆市人民政府收到开县人民政府驻地迁移的请示后下文表态同意。 答：重庆市人民政府关于开县人民政府驻地迁移的批复。 【例题】请根据材料写一份通告： 首届环球杯龙舟赛将于 2016 年 5 月 5 日上午 9时 下午 3 时在广州市珠江河举行。为保证赛事顺利进行，市公安局拟定对沿江路、滨江路、北京路实行交通管制，除警车、救护车、消防车、工程抢险车外，禁止其他车辆通行。 示例： 广州市公安局关于首届环球杯龙舟赛期间交通管制的通告 2016 年 5 月 5 日上午 9 时 下午 3 时，广州市首届环球杯龙舟赛将在珠江河举行，为确保比赛的顺利进行，依照中华人民共和国道路交通安全法第三十九条的规定，现将龙舟赛期间交通管制相关事项通告如下： 比赛期间沿江路、滨江路、北京路将实行交通管制，除警车、救护车、消防车、工程抢险车外，禁止其他车辆通行。 13 / 19 特此通告 广州市公安局 2016 年 5 月 3 日 关于公文改错的套路。 第一错，错标题，作者，事由，文种错 单位关于的 第二错，日期错， XX/02/14 第三错，附件错，没有分类，标数 第四错，称呼上有问题 第五错，多头送 第六错，发文号错 第七错，标点符号错 还有：不得夹带其他请示事项 ; 每个作者应占一行 公文写作与改错技巧 一、标题部分 标题是由发文机关、事由、文种组成。 1.有的标题不全 2.有的文种不对，特别常见乱用公告，还有批复成了指示 ,通知成了通告 3.有的批转性公文不是法规条文仍用 4.公文种类共用，如请示报告 5.紧急的在标题中要体现出来 14 / 19 二、发文字号 1.序号不能有虚位，即数字前不得有 0，不得有第字样 2.年号份号颠倒 3.年号使用的标点符号错误。 4.秘级错误。只有秘密、机密、绝密字样 5.绝密、机密要有右上要有序号， 6.一些上行文要有签发人 ,签发人和文号左右平行 三、主送机关 1.上行文多头主送 2.有的是请示平级，越级请示 3.有的是直接送单位而不送人，但请示不可以直接给领导 4.有的主 送机关未写全，特别是简要写法要写全，省市不分等，以及什么省，什么市。 5.主送机关名称，即抬头要顶格写 6.必须要有的缺了收文机关 7.党政不分，党对政府部门下命令 四、正文 1.有的是一文多事，见于请示； 2.有的正文引用发文不规范，如批复等，引用要先文件名，后文号； 3.有的正文数字该用阿拉伯数字，却用汉字； 4.有的是用词不当。反映成了流言，发布成了散布 5.标点符号。特别是序列，标准是一、 1. 6. 量词。要有法定计量单位，如寸不适用 7.用 英文无翻译 8.表彰性通报无名单 9.请示报告送下级 10.平行文，上行文不礼貌，要用贵局，不能用你局 11.错15 / 19 别字 12.用语或叙事违反公文要则如简练明确等要素 13.一些公文要有联系人，电话等 五、结尾 1.有的结尾不合作者本意 2.有的是不合公文格式要求 3.有的是表现在上行文语气不尊。特别是上行文结尾催办，请即批复等 六、一些人称的用法 1.推荐名单表上要先写人名，再写单位，职称等 2.主文中提到了某某人等，随附名单要先列出某某人 七、抄送请示未获批准抄送下级。抄送两字不能顶格 ,相对的主题词顶格 八、附件 1.该标明附件却未标出 2.标明附件要在印章前 3.附件的顺序和名称 4.附件名称后不用标点 九、发文机关与发文日期 1）标题上的发文机关与签署的发文机关不对应。 2）混用汉字与阿拉伯数字，或直接用阿拉伯数字 . 3）年月日不全 4）乱加字，如 年 月 日发 5）发文机关日期上下颠倒 6）印章没有盖或盖错地方或盖反 7）没有发文日期。 8）发文机关与发文日期位置左错 9）发文时间不能超过发文机关 十、主题词 1）没有主题词 2）太少或太多， 3-5，不超 7 十一、版式问题重要公文制发单位只能是办公室 附：案例 16 / 19 关于邀请校长、书记参加 10356211工程奠基仪式并致辞的请示报告 校长办公室、党委办公室并呈校长、书记： 根据校长办公会议决，我院成立了专门的 10356211工程指挥小组，在校领导的指导和指挥小组的努力下，前期准备工作已经就绪。现定于十月二十一日举行工程奠基仪式，届时想请校长、书记参加仪式并致辞，请校长办公室提供方 便。热切盼望校长、书记的到来！ 此致 敬礼！ 附件一：讲话稿； 附件二：议程。 资环学院 XX 年 10 月 11 日 解析一、标题。标题应由发文机关 +关于 +事由 +文种构成，对内发文可省略发文机关。就上文标题而言，似乎也符合这一要求，但这只是最起码的格式要求，细究起来，这个标题仍存在着不少错误。 1.多用标点。标题中除书名号外一般不用标点，如：关于印发华东师范大学公章管理办法的通知。上文题目中的顿号、引 号都是多余的，应该去掉。 2.人物模糊不清，顺序排列不当。公文里所提到的17 / 19 人物应使用全名，不能只用姓氏加上职务，一个学校可能会有两个王校长，不用全名会引起不必要的麻烦。对外行文尤其要注意。党先政后的排列顺序在我国是约定俗成的，校长和书记同时出现时应把书记排在前面。 3.项目不宜使用代号。公文应该是明晰的，应让阅读人一看便知。有些项目和工程有代号，而这些代号可能只有该领域的人知晓，一旦用代号代替项目具体内容出现在公文里，会给人一种不知所云的感觉。 4.混用文种。根据国务院 2000 年 8 月发布的国家行政机关公文处理办法，行政公文的种类主要有命令、议案、决定、意见、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要十三种。请示和报告为不同文种，不能混而为一，上文应属请示。文种不能错用，也不能混用，更不要生造，如事宜、申请等都是非公文文种。 二、主送机关。即受文对象。应根据公文内容选择相应的主送机关。上文中的主送机关也存在着错误。 1.多头请示。请示和报告一般只写一个主送机关，需同时送其他机关的应采用抄送