《高效的会务管理》PPT课件.ppt

有效沟通 高效的会务管理 第一部分 正确认识会议 一 弄清会议目的 二 企业会议现状透视 三 合理控制会议频数 一 弄清会议目的 1 为什么要开会 一 弄清会议目的 2 会议是企业经营管理的重要工具 会议作为企业经营管理的工具愈来愈被广泛地应用 现代企业管理需要多岗位 跨部门间的协同 配合 一 弄清会议目的 3 1 资讯分享与监工 30 40 2 达成决议 解决问题 40 50 3 开发创意 5 8 4 激励士气 8 10 5 巩固管理者地位 5 开会最主要的目的就是资讯分享与达成决议 二 企业会议现状透视 1 分组讨论 代表发言 我们召开会议时存在哪些问题 哪些问题最严重 哪些问题出现最频繁 二 企业会议现状透视 2 请对号入座 如有此现象请用 Y 1 会议太频繁 2 会议时间拖得太久 3 主席话说得太多了 4 老板太独裁了 5 讨论结构太松散了 6 主席讲的我们都知道 7 会议常一成不变 8 会议记录不完整 9 会议常开完就没有结果了 10 会议气氛经常很紧张 11 会议通知不及时 12 部分与会人员准备不充分 13 开会时常有迟到 早退 缺席现象 14 公司没有会议管理制度 二 企业会议现状透视 3 企业会议现状 会议次数与时间增加 跨部门会议增加 会议效率低下 浪费惊人 三 合理控制会议频数 1 我们一定要开会吗 三 合理控制会议频数 2 分组讨论 我们可通过哪些管理手段 工具 来尽量减少会议频数 讨论结果 1 2 3 三 合理控制会议频数 2 结论 能够不开会就解决问题 我们就坚决不开会 第二部分 如何进行高效的会议管理 明确会议目的 系统策划 精心的会前准备 成功的角色扮演 有效的过程控制 会后追踪及评估 一 5个 W 1个 H WhyWhatWhoWhenWhereHow 高效会议管理的基础 二 系统的会议策划 1 会议目的 会议形式 会议时间 地点 明确会议主持人 记录人 筛选与会者 确定会议所需资料 二 系统的会议策划 2 明确会议目的是进行有效会议管理的前提 会议目的决定着会议的方式 规模 会议时间 与会人员 及其它资源的配置 二 系统的会议策划 3 特别提示 一般会议 小型会议 常规例会 可按已形成的会议规划或 方案 进行管理 二 系统的会议策划 4 简洁 可行的会议议程 会议议程是需要提出并讨论的问题或项目的清单 二 系统的会议策划 5 如何编排会议议程 议程应包括会议日期 时间 地点和目的等细节 议程中关于会议的主要目的应尽量明确 全体与会者需知道会议对他们的要求 分配给每一项的时间应体现出它们的次序 忠告 无人会介意提早结束会议 但会议超过预定时间是令人不快的 二 系统的会议策划 6 会议议程编排练习 2001年10月10日 20日工序产品废品率趁呈直线上升趋势 假如你是品管部经理 你主张召开相关部门联系会议 研讨解决问题方案 请编制该会议议程 5分钟 三 高效会议管理的三种角色 A 称职的会议主持人B 合格的会议记录者C 积极的会议参与者 A 称职的主持人 营造和谐气氛 确保按议程进行 正确总结讨论内容 引导发言人解或 帮助与会者理清思路 控制无关的争论 有效掌控 避免走题 B 合格的会议记录者 记录者的素质要求 良好的倾听 互动 发表意见的能力 良好的组织 综合 比较异同的能力 良好的语言表达能力 公平 正直 实事求是 敏捷的反应能力 B 合格的会议记录者 2 会议记录者的职责要求 协助主持人维持设计的讨论程序 及时指出令人困惑的发言 适时总结 协助讨论顺利进行 客观 准确做好会议记录 及时整理会议记录 简报 做好发放 C 积极参与的与会者 给与会者的七项建议 发言内容要有组织 准备 不打无准备之仗 适时发言 尊重 游戏规则 尊重他人 一次只讨论一个要点 注重发言效果 言简意赅 陈述有力 确保会议效率 让事实 证据说话 事实胜于雄辩 仔细倾听他人意见 避免短章取意 避免误领会 避免不当的肢体语言 避免不必要的误会 案例分析 你正领导一个跨部门团队 在两名成员李明和张强之间 由于对张强提出的有关团队任务解决办法发生争论 李明出言不逊 你 告诉李明 你想听听张强的意见 也希望知道全体成员对此意见的反应以及解决问题的想法 其中也包括李明的 要求张强和李明都静下来让其他人发言 这样重新控制住会议 让争论继续下去 直到其他成员对李明和张强施加压力要他们静下来 四 有效的过程控制积极行为举行会议消极行为 会议开始 结束会议 按议程讨论 果断积极的开始 控制讨论时间 与会者有效建议探讨各种意见 商讨折衷办法 概括要点 取得一致 转入目标 作出决定 与会者迟到 跑题 偏题 与会者出现分歧允许其继续争吵 争论陷于僵局 会议没有结果 五 完整的会议简报 标题 会议目标 主席 出席及缺席人名单 会议内容主要包括 会议过程中所达成的各种共识 有哪些证据支持此议案的通过 反对意见如何 分配工作的详细情形忠告 会议记录者应与主席共同修正记录错误部分会议简报应简练 尽可能维持在一页的长度 并及时分发简报 六 有效的会后追踪 利用会议参与度评监表 与会者会议成就评量表 证据质量与推理能力评估表 与其他与会者互动能力评估表等评估工具对会议效果进行评定 运用对策表 工作分配表的形式对会议形成决议实施情况进行跟踪 七 会议流程图 会议目的 确定议程 会前准备 记录者 与会者 举行会议 回忆简报 会后追踪 主持人 第三部分 高效会议管理技巧 高效会议管理技巧 游戏规则 常用工具 会议评估 一 制定 游戏规则 没有规矩就不能成方圆 会议规范是保证会议系统 有效进行的基础 会议规范内容 会议策划 准备要求 准时开会 结束会议规定 会议的纪律规定 迟到 早退 缺席 会议成果要求 定期评审要求等 二 会议管理常用有效工具 调查表 排列图 因果分析图 头脑风暴法 对策表 二 会议管理常用有效工具 1 会议管理工具使用一览表 二 会议管理常用有效工具 2 走出误区 走出误区 走出误区 企业现状 调查表 排列图 因果分析图等工具我都懂 以上这些工具我都用 特别提示 1 真懂吗 2 会用吗 3 用后有效果吗 二 会议管理常用有效工具 3 案例演示 为什么会议经常不欢而散 策划 准备 主持人 参与者 记录者 游戏规则 三 会议评估 提高绩效 定期进行会议评估 找出会议存在的问题 不断提高会议效率 降低会议成本 会议评估工具 1 会议效率评估表 工具表 2 主持人能力评价表 1 每次都让会议准时开始 2 确保与会者都能理解上次会议备忘录 3 召开会议按批准的程序进行 4 向与会者解释清楚每次会议的目的 5 允许大家畅所欲言 6 了解每个与会者的动机和潜在目的 7 确保全体与会者都积极参与 8 确保自己为每次会议都做了充分准备 9 每次正式会议开会前 都会参阅会议程序指南 10 能保证每次会议的简报全面而正确 每小题共有四个答案 从不1分 有时2分 常常3分 总是4分22 30分 具有一定的会议主持能力 但必须集中改进弱点 31 40分 具有很强的会议主持能力 能确保会议顺利进行 工具表 3 会议参与度评监表 A 发言频率 频繁 刚好或太少 12345太少刚好太少B 发言长度 是否对会议有正面影响 12345太短刚好太长无影响恰到好处影响大C 证据数量与质量 证据恰当与否和是否有组织 12345质与量皆不好质与量皆可以质与量皆佳D 意见之清楚程度 意见陈述清楚及一致性 12345令人困惑还算清楚非常清楚E 对他人意见之批评 是否为批判性思考 有建设性与否 12345批评无价值批评还算有理批评过度 会议参与度评监表 续表3 F 表达能力 能否带动他人 口齿清晰与否 音量 速度是否适宜 12345太软弱清楚具感染力太大声G 与会态度 是否鼓励与支持他人 H 与团体互动状况 合作 心胸开放 具民主态度与否 12345有敌意 不合作还算合作合作意愿高I 推理能力 分析是否合乎逻辑 能否指出他人推理谬误之处 12345思考缺乏逻辑批判性思考能力不错批判性思考能力佳J 对议事