004内部沟通程序.doc

厦门市宏盛源电子有限公司文件名称内部沟通程序文件编号HSY-MP-004版本1.0制订部门办公室制订日期2005/01/01修订日期页次3/3厦门市宏盛源电子有限公司内部沟通程序文件编号：HSY-MP-004实施日期：2005年1月1日受控状态：分 发 号:6543212005-01-01新制订1.0序号更改实施日期更改章节号更改审批单号更改人版本批准审核编制1 目的 通过在公司各层次和职能之间建立有效沟通渠道确保全员参与质量管理和保持质量管理体系的持续有效。2 范围本程序对质量管理体系过程及其实施有效性全员沟通的管理和控制作出了明文规定。3 职责：3.1管理层应积极创建有效内部沟通渠道和团队沟通文化。3.2办公室负责有关沟通内容的收集和传递。4 作业内容4.1内部沟通内容可包括：4.1.1 质量/环境方针、目标、指标4.1.2 适用的质量法律、法规及其他要求4.1.3 质量/环境目标完成情况4.1.4 工作中需要相互协调配合事项4.1.5 产品质量/环境状况4.1.6 管理评审、内部质量/环境管理体系审核结果4.1.7 质量/环境管理体系适宜性、充分性、有效性等4.2内部沟通方式(渠道)对上述沟通内容可采用如下沟通方式:4.2.1 部门工作联络单方式4.2.2 会议方式4.2.3 报告分发、通告栏、墙报方式4.2.4 培训方式4.3部门工作联络单方式沟通4.3.1某部门/人员(提案人员)有需要沟通的事项时，可填制部门工作联络单，经主管确认后发往相关部门。4.3.2部门工作联络单传递到相关部门主管，相关部门主管对以下事宜进行确认。a） 是否须进行沟通(部门主管建议)b） 沟通范围(部门级、公司级)c） 沟通参与人员时间地点4.3.3接收部门主管认为需要召开会议沟通时，则按4.4召开会议沟通。4.3.4接收部门主管提出处理方案，并将部门工作联络单复印一份传递到方案实施人员，相关部门主管保持原件并监管方案实施。4.3.5相关部门主管负责对方案实施结果进行验证，并将验证结果填写于相应部门工作联络单。a)若达到预期效果，则此部门工作联络单可予以关闭，相关部门主管复印一份部门工作联络单传递到提案人员，原件保持于部门主管；b)若没达到预期效果，此部门工作联络单不可予以关闭，相关部门主管应重新填制一份部门工作联络单并依据本条款执行。4.3.6若提案人员认为有必要越级沟通时，可填制部门工作联络单，并直接呈送质量管理者代表或总经理进行沟通确认。4.3.7部门工作联络单定期汇总至办公室，由其负责保存。4.4会议沟通方式流程4.4.1全体员工大会：由公司领导决定召开，传达公司重大决策、方针和目标，通报公司经营状况。4.4.2各部门主管会议：由总经理决定召开，就公司经营管理中的日常事项进行沟通、对异常情况研究对策以及协调各部门之间的配合事项。4.4.3部门会议：由各部门主管决定召开，随时就部门内部需要沟通协调的事项进行沟通。4.4.4对部门工作联络单须进行会议沟通时，则依据部门工作联络单确认事宜进行会议沟通。会议沟通结束，部门主管将沟通意见(包括具体实施方案)填写于相应部门工作联络单。4.5 报告分发、通告栏、墙报方式沟通流程4.5.1内部质量/环境管理体系审核报告应在内部质量/环境管理体系审核结束一周内由文管人员分发到每一职能部门，部门主管应及时予以传阅，若相关人员有异议，则可填制部门工作联络单并依据本程序4.3条款执行。4.5.2管理评审报告应在管理评审结束一周内由文管人员分发到每一职能部门及评审人员，部门主管应及时予以传阅，若相关人员有异议则可填写部门工作联络单并依据本程序4.3条款执行。4.5.3质量/环境监视和测量绩效数据应及时由技术质量部分发到每一职能部门，部门主管应及时予以传阅。若相关人员有异议则可填写部门工作联络单，并依据本程序4.3条款执行。4.5.4外部相关信息应定期形成报告，有关客户要求应及时由文管人员分发每一职能部门，部门主管应及时予以传阅，若相关人员有异议则可填制部门工作联络单并依据本程序4.3条款执行。4.5.5相关质量/环境绩效信息、质量/环境方针目标、指标等，技术质量部负责形成通告栏、墙报，以达到全员参与和理解。若相关人员有异议，则可填制部门工作联络单并依据本程序4.3条款执行。4.6培训方式沟通流程4.6.1办公室应定期对公司全员进行质量/环境方面的培训，具体事宜依据人力资源控制程序执行。4.7质量/环境记录管理会议记录和部门工作联络单的管理依据记录控制程序执行。5相关文件5.1记录控制程序 HSY-MP-0025.2人力资源控制程序HSY-MP-0076附件6.1 部门工作联络单R-MP-004-016.2 会议记录R-MP-004-02厦门宏盛源电子有限公司部门工作联络单主送部门：发出部门：编号：抄送部门：日期： 年 月 日沟通事项主题：内容：提案人： 年 月 日发出部门确认：部门： 主管： 年 月 日接收部门主管确认部门： 主管： 年 月 日处理方案：责任部门负责人完成期限月 日部门主管月 日实施结果验证：完成日期月 日部门主管月 日提案