商务秘书——上司办公室PPT课件.ppt

第七章上司办公室的管理 2020 3 25 1 秘书是为上司创造最佳决策环境的人 因此 管理好上司的办公室是秘书的一项重要的日常工作 管理好上司的办公室一方面是为了让上司舒适地工作 另一方面是为了给来访的客人留下美好的印象 秘书给人带来的印象 2020 3 25 2 秘书布置上司办公室时 应尽可能的细心 要充分考虑如何方便上司的工作 提高工作效率 第一节办公室的布局 2020 3 25 3 企业风水中 最为重要的是办公风水即办公室的位置及方向 因为一把手决定着企业的整体发展趋势 企业首脑 象征火车头 带动着企业车身 车尾的运行方向与速度 老总是一个企业的领导核心 他的办公风水中环境至关重要 如办公风水中位置的选择 坐向的选择 办公设备的摆放等等与风水有关的问题 风水 2020 3 25 4 1 避免冲煞办公室所在的写字楼正前方如有一条大路直接通过 或有电杆 变压器 大烟囱 建筑的尖角迎门或迎窗就叫犯 冲煞 2 选择好邻居风水理论认为 环境场对人体场具有直接的影响力 办公室所在的写字楼要尽量避免在寺庙 监狱等的附近 3 以我为中心风水里有一句话叫 山环水抱有情 可以把高大的建筑看作是山 把道路与立交桥看作是水 山与水要护卫在我的身边周围4 藏风聚气老板的办公室最好是套间 外间设文员一位 外间要小 占整个办公室面积的三分之一 而内间应占三分之二 外间设置等候位 老板办公室的风水布局应该按照 2020 3 25 5 5 采光要好老板办公室如果两侧都有玻璃窗 光线太强太通透也不好 这样会造成室内人精神的衰弱与疲劳 应将窗外景色不佳的一面窗子用百叶6 布局格调要体现老板的气质与品格办公室的风水布局与家居不同 办公室应体现主人的权威性 企业的文化 以利于决策的贯彻执行与占据商业谈判的有利之势 沙发 挂画 装饰品要选有气势的 让外来客人仰视而不可俯视 这一切的布置应统一在老板本人命理所需的八卦方位与色彩格调上面 7 老板台的位子与朝向老板台不宜正对着入室之门 也不可背对着门 这叫犯 六冲 六冲 有加剧矛盾 诸事不成之影响 采光强的室内老板台应离窗远一些 采光弱的应离的近一些 老板台的大小应根据室内空间的大小 与老板本人身量的大小而定 要比例和谐 2020 3 25 6 1 门向老总办公室的房门最好开在坐位的左前方 以进门而论 是在右前方 因我们走路习惯大都是靠右 或者门位可依本命的吉方位亦可 即生气 延年 天医 伏位方 或者选择旺气位亦可 即正南 东北 正西位 如果以上三者皆符合时 则为上上之选 否则因地制宜即可 2 应在高层老总与经理的办公室宜分开 不宜共处一室 容易产生权力抗衡 协调不易 各有主见 同时老总房间的坪数也不宜太大 气不易聚 孤寡之象 业务会衰退 万不可以为房间越大越气派 当然太小坪数也不宜 代表业务拓展不易 格局发展有限 老总办公室及业务主管办公室最好设在较高楼层 进入老总办公室房间的动线也应顺畅 虽然董事长及主管房间大都在後面 从大门走到房间的动线不可弯弯曲曲 或杂物阻碍绕道而行 或曲径幽深 阴暗 财气不易进入房间 则业务困难重重 3 办公室首选公司最后方老总办公室的位置最重要 是企业成败的关键 原则上 最好在公司的后方 犹如军队的指挥官在后面掌控指挥调度 比较容易掌控员工 员工也会比较敬业 反之 如果将老总或高层的位置设在近门口处 犹如小兵打前阵 产生君劳臣逸的现象 老总则凡事必躬亲 员工较被动 对公司没有认同感 老总办公室内部的配置 2020 3 25 7 在一般情况下 每个公司都有专门的人负责办公室的装修 秘书不一定要是这方面的行家 但是 如何装饰上司的办公室 在提高办公效率的同时又显得舒适而优雅 还是属于秘书分内的工作 第二节办公室装饰 2020 3 25 8 1 办公室内的覆盖物 包括墙壁 天花板 地面 门窗 支柱等上面的覆盖物 a 有效的使用颜色b 颜色应协调一致2 照明a 光线的量b 光线的质c 光的设计3 光亮设计原则a 降低光源强度b 避免直接光射c 避免物体遮光 一 办公室视觉环境管理 2020 3 25 9 听觉环境是指办公室所处的有益或有害的声音1 消除噪音的来源2 用吸音的材料以减少噪音的影响3 适量音乐的播放 二 办公室听觉环境管理 2020 3 25 10 1 办公室的空气环境管理1 温度 最舒适并有益于健康的工作温度是15 20度2 湿度 最适宜的湿度是40 60 3 空气流通 每人每分钟需要45立方公尺的新鲜空气4 空气的净化 包括打扫 拖地 擦净 上腊与打灯等 三 办公室环境管理 2020 3 25 11 1 保健 又叫健康保护 组织推行对秘书人员的保健方法主要有以下1 定期健康检查2 灌输卫生知识3 采取疾病预防4 保持环境整洁5 推行健身运动6 举办康乐活动 四 办公室的保健和安全环境管理 2020 3 25 12 2 安全管理 1 树立安全意识 2 识别办公室安全隐患a 办公建筑隐患b 办公室物理环境方面的隐患c 办公家具方面的隐患d 办公设备及操作中的隐患e 工作疏忽大意的人为隐患f 消防隐患 3 进行安全检查a 办公环境b 办公设备 2020 3 25 13 上司的办公室里最好养一些绿色植物 它们可以美化环境 让人感到温馨与宁静 比如放置几盆小花草 就可使人心旷神恰 但要注意不要放得太多 影响室内空气的清洁度 办公室绿化作用有 可清除室内有毒气体 可在24小时内吸收87 的有毒气体 为良好的空气清净机 绿化环境能使眼睛得到休息 消除疲劳 预防近视 绿化具有隔音 消尘 阻光 降温等功能 植物可在潜移默化中解除人的疲劳 舒缓紧张 排除压力 进而心旷神怡 调和办公环境 使办公室更人性化 可作为办公室品质的指南针 五 办公室的绿化 2020 3 25 14 为了不让上司的办公室显得过于沉闷 可以根据上司的爱好和习惯适当悬挂或放置一些有品位的油画及工艺品 改变办公室单调的气氛 但过于鲜艳的廉价作品只会使办公室显得浮躁和俗气 六 办公室的装饰物 2020 3 25 15 公司每天都要收到大量的来信和文件资料 它们既有客户发来的传真 电子邮件等 也有各部门和分公司送上来的汇报材料和简报 另外 还有各种公开发行和不公开发行的报刊杂志等 对于这些形形色色的东西 秘书必须及时处理 只要稍微拖沓一点 它们就可能会在秘书的办公桌上堆成一座小山 这不仅有碍观瞻 而且会严重影响工作 第四节 日常资料的处理 2020 3 25 16 1 迅速处理2 妥善存放3 没有保存价值的资料就早毁5 妥善处理送交上司的文件6 确定保存期限 一 处理原则和方法 2020 3 25 17 秘书应保存的资料大致可以分为两种 一种是秘书部门共用的 一种是秘书个人专用的 有些资料虽然可以是大家共用 也可以是个人专用 但如果是归个人专用 那么 在保存的时间 使用的范围以及保存的方式与秘书科共用的都有很大的不同 哪些资料归个人专用 哪些资料属大家共用 公司一般都有明确的规定 1 属秘书部门共用的资料a 政府法律和公司内的各种规章制度 b 各种规定和标准c 各种业务手册 2 归秘书个人专用的资料a 上司指示的记录b 上司的资料c 秘书个人的资料 二 应该保存的资料 2020 3 25 18 三 给上司送材料的时间和顺序 秘书每天都会收到许多寄给上司的材料 包括邮件 并不是一收到材料就要马上送给上司 一般是急件才需要立即送到上司办公室 一般的公司规定每天给上司送三次文件 早晨上班时一次 上下午各一次 给上司送材料的顺序是 1 电话留言 传真 电子邮件 快递 挂号信 2 私人信件 3 一般信函 4 公司内部通知 5 杂志和样本等 2020 3 25 19 如何做到让上司急件急批呢 秘书仍然可采用本节 确定文件保存期限 中的办法 用文件夹来解决急件急批的难题 四 让上司急件急批 2020 3 25 20 1 根据邮件类型或按具体项目设置子文件夹2 将收件箱中的邮件过滤 删除不必要的邮件 然后进行分类3 如果发出的邮件需要追踪结果或确认对方是否收到 就要设置回执 如对方未能及时回复 就要用电话了解情况 4 如果邮件需要上司审阅或批改 那就要打印出来送给上司 然后负责回复或传达 5 重要的邮件应及时进行保存 五 电子邮件的处理 2020 3 25 21 1 将传真分类2 将重要的传真存档 六 传真的处理 2020 3 25 22 收到信函之后是否拆封 应按与上司事先约定的方法办理 如果没有约定 那公事文件在拆封以后递交给上司 私人信件就不要拆封 如果公事文件信封上也标有 亲启 机密 重要 等字样和那些不能判断出到底是私信还是公信的信件原则上不要开封 七 信函 2020 3 25 23 整理名片时应注意以下几点 1 收到名片后 应在名片的背面做些适当的记录 如将客人的一些外貌特征 细高 和 肥胖 等记在上面 这样就可以加深对客人的 象 在下次接待时能给客人留下一个亲切的印象 在名片上要记上收到的日期 如2005年3月4日 就可以记成 050304 如有可能 还写上 与上司是某某关系 等 2 将私人关系的名片和与工作有关的名片分开存放 3 如果收到某人联络方式或职务变动的通知 应立即在其名片上注明 八 名片 2020 3 25 24 整理杂志方面需注意以下几点 1 收到新杂志后 要检查有无遗漏 2 一般的杂志保存一年 特殊的杂志保存5年 3 如果需要长期保存 可以将半年内的杂志或一整年内的合订在一起 并在背面写清杂志名称和起止年限 九 杂志 2020 3 25 25 商品目录是指提供商品概况的目录说明书 整理商品目录时需注意以下几点 1 按产品或商品的不同类别整理 2 一年核对一次 将陈旧的 不需要的目录丢掉 只保存最新的目录 不过如果是自己公司的产品 即便是陈旧的也要全部保存下来 3 对于比较薄不能立起来整理的文件 最好采用文件夹保存 十 商品目录 2020 3 25 26 一 提前上班作为职业秘书 在一般情况下至少要比上司提前20分钟到达办公室 提前到办公室 主要是为上司整理办公室 做好让上司办公的准备工作 如果你每天在正式上班前有二十分钟左右以上的富裕时间 那么 你的精神就会非常放松 心情舒畅 因为你不会为在拥挤的公共汽车里被人踩到脚而生气 也不用担心因堵车而迟到 第四节 办公室日常管理 2020 3 25 27 二 办公室整理 上班之前 1 上班后要打开空调 调节温度 并注意换气 下班之前要记得关掉空调及其他电器开关 2 擦拭写字台 衣帽架等家俱上面的灰尘 并把写字台桌面上的物品摆放整齐 3 检查记事用纸 铅笔等日常用品是否足够 是否需要添加 并及时补充好办公用品 如别针 夹子等 给上司削好铅笔 如果铅笔 钢笔等在笔筒里摆放不规整的 应该把它们放好 并排朝手这边 以提高工作效率 4 检查花盆里的植物是否需要浇水 并注意定期给办公室的花卉浇水 如果摆放的是鲜花 到一定的时候要请花木公司的人来更换 5 检查写字台抽屉里物品摆放是否方便工作 对相应物品或资料进行归类摆放 同时要对重要机密文件进行归类存档并放在保险柜里 6 上司进办公室后 应根据上司的习惯或爱好 给上司沏茶或泡咖啡 7 把当天早晨收到的报刊杂志和自己收集打印的要闻送给上司 如果上面有与本公司或本行业有关的重要信息 应用红笔在标题下划上波浪线 以提请上司注意 8 将不常用的物品转移到其他地方 及时处理过期的文件 清理旧的阅读材料 9 检查纸篓里的垃圾是否清空了 确认纸篓里没有剩余的垃圾 10 确认钟表和日历是否指示正确 2020 3 25 28 1 下班之前应把第二天需要做的做一个计划 备忘 2 将所有散置的纸张放进抽屉去 把需要的装进文件袋中 3 查看所有办公室现代