备货于跟单管理PPT课件.ppt

合同的履行 备货与跟单管理劳动局营销师考证 1 出口备货管理 备货是指卖方根据合同和信用证的规定 按时 按质 按量地准备好应交的货物 备货工作的主要内容包括 及时向生产 加工或供货单位达任务 安排生产 加工 收购和催交 核实货物的品质 规格 数量 包装和刷唛情况 并对货物进行验收和清点 资金筹措的方法1 自有资金 有多年经营出口业务经验的外贸公司 己建立一套生产 加工 仓储和运输体系 他们往往把自己拥有的资金 预付给生产 加工等部门 生产或加工部门按外贸公司的要求进行生产 并按时将货物运往指定仓库 预付资金使供货部门能够随时在当地收购现货 取得较为有利的价格 这一点对农副产品的收购尤为重要 但预付资金通常是在订立合同之前就己指出 如果资金被挪用 而公司已签订合同 货源却没有着落 会使外贸公司处于相当不利的境地 为了避免这一弊端 有时外贸出口公司也要求生产部门成供货部门先生产 加工 并将货物按时运往指定仓库 然后 外贸公司凭仓单付款 2 出口贷款 出口商在订立合同或收到信用证后 可以向银行申请出口打包贷款 银行贷款条件是要有国外开来的信用证或履约率很高的出口成交合同 出口商申请此类贷款只能逐笔申请 以信用证正本作抵押 银行经审核后发放贷款 贷款金额按信用证或合同所列商品的销售收入计算 贷款期限是从贷款之日起到货款收妥结汇之日止 最长不超过收汇之后的一个星期 2 3 贸工农联营外贸公司同城市中小型企业或乡镇企业 在 自愿 平等 互利 的基础上 组织各种类型的联营企业 主要形式有 合资经营 合作经营 产销协议等 通过联营合作 把各方的利益以外贸出口为轴心联系了起来 这样 中小型企业或乡镇企业就根据合同或协议 按外贸公司的要求组织货源 安排生产 加工 4 代理出口代理出口是指生产和供货部门 在独立核算 自负盈亏前提下 组织适销的产品委托对口的外贸公司负责对外成交 出运 收汇等一系列服务 外贸公司酌情向委托单位收取一定数额的手续费 如果外贸公司对外签订的合同属于代理出口性质 那么组织货物所需要的资金则由委托方负责 实行这种方式出口 生产和供货部门既为外贸公司提供了稳定 可靠的货源 又不失为扩大出口的良策 3 出口合同履行的一般程序 4 实行出口配额许可证的环境 为了鼓励出口 我国对绝大多数商品的外销不加限制 有权经营出口业务的公司 简称出口企业 在出口其经营范围内的商品时 只需在装运出口前 根据销售合同和国家批准的出口计划填写 出口货物报关单 并连同其他单证向海关申报验放即可 一般无需申报出口 也不需要提交国家批准该商品出口的证明文件 出口许可证 但有时 国家为了合理配置资源 规范出口经营秩序 营造公平的贸易环境 履行我国承诺的国际公约和条约 维护国家经济利益和安全等特定的目的 会对某些商品的出口实行出口许可证管理制度 对下列情况之一 国家可以实行出口配额许可证或出口许可证管理 为维护国家安全或者社会公共利益 需要限制出口的 国内供应短缺或者为有效保护可能用竭的国内资源 需要限制出口的 对任何形式的农业 牧业 渔业产品有必要限制出口的 根据中华人民共和国所缔结或者参加的国际条约 协定的规定 需要限制出口的 我国负责管理 签发出口许可证的机构是对外贸易经济合作部及其授权的省级对外贸易管理部门和外经贸部驻主要口岸特派员办事处 需要申报领取出口许可证的商品名录 由外经贸部指定并根据实际情况随时予以调整 出口许可证是国家管理货物出境的法律凭证 凡实行出口配额许可证管理和出口许可证管理的商品 各类进出口企业应在出口前按规定向指定的发证出口许可证接受申报和验放 5 出口许可证申领依据 外经贸部发布的年度 出口许可证管理商品目录 和 出口许可证分级发证目录 是全国各类进出口企业申领出口许可证的参考依据 出口许可证一般由经营单位于货物装运之前向签证机关提出书面申请 即填写出口许可证申请表 经签证机关审核 符合有关规定 手续完备的 予以签发出口许可证 出口单位申领许可证时 要向发证机关提交有关批件 材料和出口合同的副本或复印件 必要时还要出具信用证 填写出口许可证申请表一份 连同填写好的出口许可证送交发证机关审核 委托代理出口的 由接受代理的外贸公司申领出口许可证 为推进金关工程建设 实现进出口许可证签发管理的网络化 标准化 规范化 外经贸部决定自2002年1月1日起 在全国各发证机构推广使用新的进出口许可证签发管理系统 各类进出口企业可以在网上直接下载并打印出口许可证申请表和出口许可证的电子表格 填写后作为申领出口许可证的必要文件 6 填写出口许可证的规范 出口许可证申请表的项目与出口许可证基本相同 可参照出口许可证的填写规范填写 出口许可证一式五联 一份正本 四份副本 其中正本交发货人办理通关手续 货物放行后 由海关收回并于14日内退原发证机关 背面有海关验放签注栏 第二联由发证机关留存备案 第三联用作银行结汇单据 第四联海关留存备案 第五联供电脑建档 申领出口许可证的单位 应按以下规范填写出口许可证 1 申请单位名称及编码 Exporter 所填写有出口经营权的各类进出口企业的全称或有出口经营权的代理公司全称 若为非外贸单位经批准出口货物 此栏应填写该单位全称 编码按发证机关编定的电脑代码填写 共8位 无电脑数码的 填8个 0 7 2 发货单位名称及编码 Consigner 发货人一般与出口商是一致的 此栏一般填写出口公司的全称及统一编制的编码 与第一栏内容基本相同 3 出口许可证编号 LicenseNo 编号由发证机关统一排定 4 许可证有效期 Validity 应填写许可证的到期日 1 对实行 一批一证 制的许可证有效期从发证之日算起 最长不超过3个月 2 对不实行 一批一证 制的许可证有效期发证之日算起 最长不超过6个月 3 对超过有效期的许可证 最长可展期2个月 但须经发证机关批准并盖章 4 出口指标应在有效年度内使用 跨年度指标视同作废 8 5 贸易方式 Termsoftrade 该栏填写范围包括 一般贸易 边境贸易 协定贸易 易货贸易 补偿贸易 进料加工 来料加工 转口贸易 期货贸易 工程承包 外资企业进口 非贸易和租赁出口 出口单位根据实际情况 选填其中一种方式 不得使用非规范术语 6 合同号 ContractNo 合同号是指申领许可证 报关及结汇时所用出口合同的编码 该栏应填写当次出口所凭借的成交合同号码 号码长度在20个 含20个 英文字母或阿拉伯数字之内 7 出运口岸 Portofshipment 此栏应填写海关验放货物允许出口的出境口岸 即装运港或出境口岸 此栏填写应明确 具体 且最多填写3个口岸 8 输往国家 地区 Countryofdestination 此栏填写货物实际运达或买断的目的国家 地区 即最终目的地 一般指合同目的地 本栏只能填写一个具体国家 地区 的准确全称 不能填写抵达的具体城市或港口全称 更不能填写途径的中间国家 地区 港口及城市的名称 9 收款方式 Termsofpayment 此栏可选择以下几种支付方式填充 现金 信用证 托收 免费 记账 本票 汇付等 9 10 运输方式 Meansoftransport 货物通关外远的方式可填写海上运输 铁路运输 公路运输 航空运输 邮政运输 自带等 11唛头 包装件数 Marks若无唛头 则填写N M 12 商品名称及商品编码 Descriptionofcommodity CommodityNo 此栏应按外经贸部发布的出口许可证管理商品名录的标准名称和统一编码填写 对不属于名录中出口商品 商品名称填写 其他 编码填写 9999 13 规格等级 Specification 此栏用于对出口商品作具体说明 包括具体品种 规格 等级等 出口货物必须与此栏说明的品种 规格或等级相一致 一份许可证该栏的填写数量最多不能超过4个 否则应另行填写出口许可证申请表 14 单位 Unit 此栏应填写货物的计量单位 通常一次外运的货物作为一批 因此商品计量单位栏常填写为 批 10 15 数量 Quantity 此栏填写出口许可证允许出口商品的多少 应填写实际出运数量 此栏允许保留一位小数 位数超出一位的 应四舍五入 计量单位为 批 的 数量填为 1 16 单价 Unitprice 此栏按合同成交单价填写 是与计量单位相一致的单位价格 计量单位为 批 的 此栏应填写商品价值的总金额 整体上将该商品作为单位商品对待 17 总值 Amount 此栏为商品数量与单价的乘积 应与发票上列明的总值一致 小数部分应四舍五入取整 18 总值折美元 AmountinUSD 此栏填写由签证机关根据国家公布的外汇牌价将商品总值折算为美元的金额 19 总计 Total 将各项目的合计数分别填入对应栏目 以便从总体上把握出口业务状况 20 备注 Supplementarydetai1s 此栏为补充说明栏 填写以上各栏未尽事宜 需特别说明内容或需强调内容 21 发证机关盖章及发证日期 Issuingauthority sstamp signature Date 由发证机关盖章并填写发证日期 11 出口许可证的注意事项 1 许可证的内容不得擅自涂改 伪造 2 许可证签发后 出口单位需变更许可证内容时 应在原出口许可证和合同有效期内到原发证机关换证 否则原出口指标视为作废 须重新申领新的许可证 3 出口货物报关单经营单位同与出口许可证上的出口商或发货人一致 对还贷或补偿贸易方式下的代理出口企业 代理外资企业出口的外贸企业 国家组织统一联合经营的商品玉米 大米 大豆 棉花 原油 成品油 煤炭 钨类 锑类的出口企业 报关单填报的经营单位也可以是许可证备注栏内注明的企业 4 出口许可证申请表中的出运数量应与合同 信用证和出口报关单规定的数量保持一致 实际出运数量不得超出出口许可证允许的数量 结汇时的价格不能低于许可证列明的价格 5 出口许可证中的贸易方式 出运口岸等项目应与出口报关单一致 6 许可证备注栏内不允许手工签注 如有涂改或手写内容 海关均视为无效许可证 并上报海关总署政策法规司和外经贸部配额许可证事务局 7 非一批一证 的出口许可证 可在同一口岸多次报关 但最多不能超过十二次 12 签订内贸 购货合同的意义1 妥善签订购货合同是外贸企业落实货源的外在表现形式 2 妥善签订购货合同是企业出口贸易顺利完成的基本保障 3 妥善签订购货合同是企业出口经营方案的重要组成部分签订内贸 购货合同的注意事项1 出口企业应根据国外客户需求 结合国际市场 国内市场行情签订购货合同 2 购货合同要求内容完整 3 购货合同要求文字规范 用词准确 充分利用合同条款保障购销双方的利益 13 样品的定义及种类 样品的定义是能够代表商品品质的少量实物 它或者是从整批商品中抽取出来作为对外展示模型和产品质量检测所需 或者是在大批量生产前根据商品设计而先行由生产者制作 加工而成 并将生产出的样品标准作为买卖交易中商品的交付标准 种类 一般常用的有 宣传推广样 参考样 测试样 修改样 确认样 成交样 产前样 生产样 出货样等 此外在不同的行业还有针对行业的样品分类 14 出口样品的制作与跟单流程 1 辨析客户索样意向第一 公司资源有限第二 产品款式曝光过多会使产品销售寿命减短 新款式利润减少 2 与样品制作部门进行沟通 确保质量3 确认样品制作细节在向样品制作部门下单要求制作样品前 需要和客户完成样品所有细节方面的确认 然后再向样品制作部门下达制作指示 发山 样品制作通知单 因为样品细节的任何更改将为样品制作部门带米很大的工作量而影响其他样品的制作 4 样品完成时间是体现企业能力的一部分在决定要制作样品时 样品制作部门需尽一切办法协助跟单员保证样品在要求时间内完成 5 样品收费原则没有绝对的规定它是企业不同阶段采取的一种策略 公司制订样品费用规定后 跟单员需按照规定来执行 6 跟单员需对完成后的样品进行检查跟单员必须留有相同一套样品在手上 此套样品作为跟单员将来与客户进行沟通的基础 也是订单确认的标准 这一点非常重要 7 样品制作进度和情况需向客户进行反馈跟单员应及时向客户反馈样品制作情况 8 样品制作完成后需拍照 后才能寄出样品寄出时 需包装完整并使用合适的包装箱 以保证样品在运输过程中不被损坏 样品寄出后立即向客户提供快递单号 以方便客户资收 15 原材料 零部件 采购跟踪 原材料等采购跟踪的目的在于满足对外合同执行中对原材料的需求 即在规定的期限 获得必需的原材料 避免企业停工待料 原材料采购跟踪要求原材料采购跟踪的基本要求是 适当的交货时间 适当的交货质量 适当的交货地点 适当的交货数量及适当的交货价格 1 适当的交货时间原材料交货时间过早或过晚都不利于采购企业的运作 2 适当的交货质量过低的质量要求是不容许的 但过高的质量会导致成本提高 削弱产品的克争力 这同样不可取 3 适当的交货地点因交货地点不当 会增加原材料的运输 装卸和保管成本 4 适当的交货数量适当的交货数量是指每次交来的原材料企业刚好够用 不产生过多的库存 5 适当的交货价格 16 原材料采购跟踪的流程制作采购单 内部报批 采购单跟踪 原材料检验与原材料进仓 原材料 零部件 采购跟踪方法1 催单的方法 主要有按采购单跟催和定期跟催两种 2 催单的规划 包括一般监控 预定进度管理时间和生产企业实地考察 3 催单的工作要点 外贸业务员要进行有效的催单 必须要做好交货管理的事前规划 事中执行与事后考核 17 生产进度跟踪的要求 生产进度跟踪的基本要求是使生产企业能按订单及时交货 及时交货就必须使生产进度与订单交货期相吻合 尽量做到不提前交货 也不延迟交货 生产进度跟单的流程是 下达生产通知单 制订生产计划及跟踪生产进度 1 生产企业不能及时交货的主要原因 企业内部管理不当 计划安排不合理或漏排 产品设计与工艺变化过多 产品质量控制不好 生产设备跟不上 产能不足 2 按时交货跟踪要点 加强与生产管理人员的联系 明确生产 交货的权责 减少或消除临时 随意的变更 规范设计 技术变更要求 掌握生产进度 督促生产企业按进度生产 加强产品质量 不合格产品 外协产品的管理 妥善处理生产异常事务等 下达生产通知单制订生产计划跟踪生产进度 18 生产进度控制重点计划落实执行情况 机器设备运行情况 原材料供应保障 不合格及报废率情况 临时任务或特急订单插入情况 各道工序进程 员工工作情绪等 19 产品包装跟踪要求 出口纸箱包装要求1 外箱毛重一般不超过25公斤 单瓦楞纸纸板箱 用于装毛重小于7 5公斤货物 双瓦楞纸板箱 用于毛重大于7 5公斤货物 2 纸箱的抗压强度应能在集装箱或托盘中 以同样纸箱叠放到2 5米高度不塌陷为宜 3 如产品需做熏蒸 外箱的四面左下角要有2毫米开孔 4 出口去欧洲的外箱一般要印刷可循环回收标志 箱体上不能使用铁钉 扣 20 塑胶袋包装要求1 PVC胶袋一般是被禁用的 2 胶袋上要有表明所用塑料种类的三角形环保标志 3 胶袋上印刷警告语 胶袋上还要打孔 每侧打一个 直径5毫米 对木箱的要求对于涉及机械商品出口 大多需要用木质材料作为包装 一般选用胶合板包装 注 不是实木 是人工复合而成的木质材料 不用熏蒸 如果是大用机械 不适宜装集装箱 采用无包装的形式 放在甲板或是船舱内 木质托盘 木箱必须实施热处理或熏蒸处理 由检验检疫出具 出境货物木质包装除害处理合格凭证 并加贴黑色标识后方能报关出口 21 刷唛操作 1 唛头含义唛头 也称运输标志 shippingmarks 它是一种识别标志 由一个简单的几何图形和一些字母 数字及简单的文字组成 按国际标准化组织 ISO组织 的建议 应包括四项内容 收 发货人名称的英文缩写 代号 或简称 参考号 如订单号 发票号 运单号码 信用证号码 的地 港 件号 2 正唛与侧唛运输标志的涂刷位置 应该在包装箱 外箱 的两个对称面上 也称为 正唛 或 主唛 mainmark 而另外两个对称面则涂刷了包装的体积 毛重 净重 产地等内容 这称为 侧唛 sidemark 除了国际标准化组织 ISO组织 的建议外 区别主唛和侧唛并没有明确统一的标准 需要指出的是 在发票 装箱单 提单 运单 许可证 产地证 保险单等单据中显示的是主唛而不是侧唛 22 刷唛的注意事项 1 在实务中 侧唛一般是由出口商自行设计 除非合同或信用证中有专门规定 2 若合同或信用证中没有写明具体的主唛 则出口商可以选择 NoMark 或 N M 来表示无主唛 或自行设计一个具体的主唛 3 若合同或信用证规定了具体主唛 并有 仅限于 字样 则主唛中的每一个字母 数字 排列顺序 位置 图形和特殊标注等都应按合同或信用证规定的原样进行刷唛 4 若合同或信用证规定具体主唛内容 但没有 仅限于 等类似字样 则可以增加内容 但不能删减内容 5 若合同或信用证规定的主唛用英文表示图形 如 KKKindiamond 或 KKKintriangle 或 KKKincircle 等 则应将菱形或三角形或圆形等具体图形表示出来 23 常规出口产品质量跟踪的阶段 生产前检验 包括外购原材料和技术准备的检查 生产初期检验 在完成生产工艺单和样板制定工作后 可进行小批量的生产 针对客户和工艺的要求及时修正不符点 并对工艺难点进行攻关 以便大批量流水作业顺利进行 产品经过客户确认签字后成为重要的检验依据之一 生产中期检验 一般安排在有部分批量的产品从流水作业线出来后进行的检查 生产尾期检验 一般安排在生产进度为订单总量的90 以上的成品率的时候 并且有80 以上的成箱率 24 常用的出口产品质量检验方式 一 全数与抽样检验1 全数检验就是对待检产品批100 地逐一进行检验 又称全面检验或100 检验 这种质量检验方法虽然适用于生产批量很少的大型机电设备产品 但大多数生产批量较大的产品 如电子元器件产品就很不适用 2 抽样检验是从一批交验的产品 总体 中 随机抽取适量的产品样本进行质量检验 然后把检验结果与判定标准进行比较 从而确定该产品是否合格或需再进行抽检后裁决的一种质量检验方法 二 计数与计量检验计数检验的计数值质量数据不能连续取值 如不合格数 疵点数 缺陷数等 计量检验的计量值质量数据可以连续取值 如长度 容积 重量 浓度 温度 强度等 三 理化与感官检验1 理化检验是应用物理或化学的方法 依靠量具 仪器及设备装置等对受检物进行检验 理化检验通常测得检验项目的具体数值 精度高 人为误差小 理化检验是各种检验方式的主体 特别受到人们的关注 2 感官检验就是依靠人的感觉器官对质量特性或特征作出评价和判断 如对产品的形状 颜色 气味 伤痕 污损 锈蚀和老化程度等 往往要靠人的感觉器官来进行检查和评价 因此 感官检验的结果往往依赖于检验人员的经验 并有较大的波动性 虽然如此 但由于目前理化检验技术发展的局限性以及质量检验问题的多样性 感官检验在某些场合仍然是质量检验方式的一种选择或补充 25 四 固定与流动检验1 固定检验就是集中检验 是指在生产企业内设立固定的检验站 各工作现场的产品加工以后送到检验站集中检验 2 流动检验就是由检验人员直接去工作现场检验 五 验收与监控检验1 验收检验广泛存在于生产全过程 如原材料 外购件 外协件及配套件的进货检验 半成品的入库检验 产成品的出厂检验等 验收检验的目的是判断受检对象是否合格 从而作出接收或拒收的决定 2 监控检验也叫过程检验 目的是检定生产过程是否处于受控状态 以预防由于系统性质量因素的出现而导致的不合格品的大量出现 如生产过程质量控制中的各种抽样检验就是监控检验 26 跟单操作题 1 某外贸公司跟单员小张接到xx机械工具厂送来一份