物业管理相关投诉的原因及处理技巧

物业管理相关投诉的原因及处理技巧物业管理相关投诉的原因及处理技巧 物业管理是一个永不言完善的服务行业 物业管理公司的服务目标是让百 分之百的业主和使用人满意 为业主和使用人提供尽善尽美的服务 但是在实 际工作中总会存在着这样或那样的不周到 不完善的地方 况且辖区内各种业 主或者使用人都有 他们的个性需求各不相同 因而也就总会有业主或使用人 对物业管理处工作不满意的地方 所以业主的投诉处理是物业管理公司的基础 和核心 就像战争与和平是人类永恒的主题一样 纠纷和矛盾的处理与解决也 是物业管理公司永恒的主题 因为物业管理公司是个全接触性的服务行业 所 以纠纷和矛盾也是不可避免的 与其他任何一种商品相比 物业管理这种商品在使用时间和对购买者 业 主 生活的影响上要特殊的多 一方面 它以一种特定的程序 环节 方式作 用于业主 另一方面 它又以无法量化的文化 习惯 氛围等影响着业主 透 过物业管理表层的房屋 绿化 保安 保洁等因素 其内在的因素是物业管理 特有的法规 法律程序 以及伴随着这一商品意识以及人与人之间的关系 近几年来 全国的一些大的城市诸如上海 天津 广州 北京等地 对商 品房的投诉呈现出增长趋势 在有些地方这类投诉占到消费投诉的一半以上 除了房屋质量问题以外 另一个投诉重点是物业管理方面 而在这方面问题表 现比较突出的城市便是北京 北京市消费者协会的统计数字表明 北京消费者 对商品房的投诉在 年为 55 件 在 年为 110 件 在 年 为 200 余件 在 年则成倍增长为 400 多件 而在这些投诉中 物业管 理方面的问题占 50 以上 么为什么物业管理这一行业的投诉率这么高呢 根据专家分析 主要原因 有如下几点 1 消费者对物业管理这一新兴行业规则不了解或了解不多 我国大陆自 1981 年 3 月 10 日在深圳市成立了第一家涉外商品房管理专业公司 深圳市 物业管理公司 在 1981 年 9 月成立了全国第一家物业管理处 东湖丽苑物业管理处 这 是人们才逐渐接触这一新兴行业 在中国 物业管理尚属新鲜事物 人民接受物业管理这 一房地产管理模式 经过了解 熟悉到热衷的过程 但是时至今日 不同区域 不同职业 的人 对物业管理的认识仍然存在偏差 1997 年 8 月 广州珠江物业酒店管理公司委托广 东省自学考试委员会设立高等教育自学考试物业管理专业 专科 广州珠江管理培训学校 负责助学辅导 招生一开始 令人吃惊的是 即便在广州这样的城市 不知道物业管理的 人士也不在少数 有些学生家长问招生人员 物业管理是不是当保安 甚至有的家长说 物业管理就是招几个保安看看门 再招几个清洁工扫扫地 可见 人们对物业管理的认识 是多么的浅薄 物业管理的健康发展需要良好的舆论环境和较高的认识程度 只有更多的业主知道物 业管理 熟悉物业管理 接受物业管理 物业管理才会有更广阔的空间 2 物业管理管理政策法规有待进一步完善 物业管理的法律规范尚未形成完整 系统的体系 有些规范性文件存在着不协调甚至 矛盾 难于操作等特点 1994 年 3 月 23 日 国家建设部发布了 城市住宅小区管理办法 这标志着我国物业管理开始迈上了法制化轨道 2003 年 9 月 1 日 物业管理条例 的颁布 实施 距离 1981 年 3 月 10 日深圳市第一家涉外商品房管理专业公司 深圳市物业管理 公司的成立滞后了 22 年 6 个月 3 从业人员素质有待进一步提高 物业管理公司素质低下 管理松散 素质低下的表现在于物业管理公司的人员素质差 缺乏服务意识 部分小区甚至还出 现过侮辱谩骂 殴打业主的现象 曾经在网络上看到关于北京市昌平 朝阳等地方部分住 宅小区均发生过物业管理人员打骂住户的事件 因为物业管理人员野蛮行为而引起的投诉 已经发生多起 还有物业管理公司服务水平不高等等都使消费者感到不满 自己花钱买房 没想到买来那么多的烦恼 4 开发商和物业管理公司交接不到位 两者在交接时对双方的权力 义务界定模糊 由于两者相对独立 相互交接时 对权力 义务没有协调好 消费者 业主 被开发商 和物业管理公司像皮球一样踢来踢去 房子出现质量问题如门窗关不严 漏水等 消费者 业主 向物业管理公司反映并要求维修时 物业管理公司则让消费者 业主 找开发商 开发商则又以修理费已经交给物业管理公司为理由将消费者 业主 踢给物业管理公司 双方相互推诿 谁也不负责任 这给消费者带来很大的不方便 那么应该如何有效减少物业管理的投诉呢 有效的减少物业管理投诉又有哪些途径呢 1 不断建立和完善各项管理和服务制度 并且严格按照工作规程和规范开展工作 这是减 少投诉的关键 完善的管理制度和严格的工作规程为服务和管理提供了量化标准 既有利 于物业管理公司提高管理水平 完善各项服务 也利于业主或使用人以客观的标准来评价 监督物业管理公司的工作 2 加强与业主或使用人的联系 沟通 经常把有关的规定和要求通过各种渠道传达给 他们 使业主或使用人理解 支持和配合 这是减少投诉的重要条件 物业管理属于感情 密集型服务行业 用户在物业中停留时间较长 与物业管理公司应积极沟通 开展社区文 化建设 促进与业主的交流 可以消除与业主之间的感情隔阂 使业主对物业管理公司有 一定的理解和信任度 3 利用多种形式 加强对物业管理从业人员的培训 提高员工的服务意识 服务技能 以及预见能力 这是减少投诉的保证 物业管理服务的过程中往往是 生产 与 消费 同步 完成的 因为物业管理过程中的每位员工的工作都有一定的不可补救性 业主对某位员工 的恶劣态度留下了坏印象 就会波及整个物业管理公司 所以 减少投诉就首先应该加强 员工的培训 不仅培养员工的灵活服务技巧和应变能力 更应该加强员工的服务意识和职 业道德教育 并配以奖惩机制 督促激励员工提供优质服务 4 加大巡查巡视检查力度 及时发现和解决问题 把事故控制在萌芽状态 这是减少 投诉的根本 加强日常管理 防患于未然 通过巡视巡查等手段 尽量减少事故的发生 加强各个环节的督促督导力度 处理投诉的原则 1 换位思考的原则 在接受物业管理投诉处理的过程中 必须以维护公司利益为准则 学会换位思考 以 尊重业主 理解业主为前提 用积极诚恳 严肃认真的态度 控制自己的情绪 以冷静 平和的心态先安抚业主的心情 改变业主心态 然后再处理投诉事项 在处理投诉的过程 中要始终贯穿 为业主服务 的态度 2 有法可依 适度拒绝的原则 客服中心工作人员要具备甄别有效投诉和无效投诉的能力 在稳定业主情绪的情况下 必须对投诉事件进行有效和无效的鉴别 提高物业管理公司的工作效率 凡是在物业管理 公司与业主签定的合同条款以内纳入物业管理行规的投诉均属于有效投诉 凡是不属于该 范围的任何投诉均属于无效投诉对于无效投诉 如在公司人力资源允许的情况下 可以协 助解决 否则可以大胆拒绝 以免业主养成事事依靠物业管理公司的依赖心理 给公司的 日常管理带来诸多不便 3 快速反应原则 对于投诉事件应快速 准确的识别业主投诉是否有效 若属于有效投诉 能现场解决 的要现场解决 现场无法予以解决的应第一时间将问题转交相关职能部门 第一责任人 即接待投诉人 要及时跟进事件处理情况 并即使知会业主 4 总结原则 客服主管每日必须将当日接诉情况总结跟进 于当日下班之前跟进各投诉事项处理情 况 每周将投诉情况上报主管总经理 投诉事件的分类和处理 投诉事件按照事态区分可分为一般性投诉和重大投诉 一般性投诉 在将情况记录在 投诉单 向有关职能部门反映后 要将情况及时反馈业主 一般性投诉包括 1 装修噪音施工滋扰他人休息 2 公共设施使用出现故障和问题 3 业主室内电器故障及各类设施需要维修 4 业户邮件 报纸等意识或者签收 5 公共区域环境清洁卫生及园林花卉问题 6 鼠 虫害防止问题 7 涉及到物业管理公司提供的各类服务问题 遇到重大投诉 超出部门处理权限 须将投诉事项移交相关公司领导处理 向投诉业 主解释原因 并约定回复时间 根据投诉方式分又分为 电话投诉 书面投诉 来访投诉 等 对于业主的书面投诉 要在公司的收文登记本上登记后报呈公司领导 按照投诉性质 一般以书面回复业主 处理投诉最关键的是要做好如下及个方面 1 听清楚 员工应耐心听取用户意见 虚心接受用户批评 用心的听清楚用户所反映 的问题 切忌随意打断用户的讲话 更不能急于表态 2 问清楚 对于用户所反映的问题要进一步问清楚有关情况 若因业主说话较急或带 地方方言听不清楚时 也可将自己对用户反映问题的理解复述一遍给用户听 以便征询用 户意见 切忌不可主观臆断业主所反映的问题 否则不仅未能解决问题 反而因拖延问题 的时间使用户对管理公司工作意见更大 3 记清楚 对于用户反映的问题一定要作好书面记录 养成左手话筒右手笔的好习惯 记录内容包括投诉人是谁 居住在哪个区域哪个单元以及房号 投诉时间 投诉具体事由 需要解决什么问题 联系电话等 4 复清楚 对于用户反映的问题要认真对待 及时了解事情真相 若用户反映的问题 并非管理工作之责 也应及时向用户解释清楚 若用户反映的问题属实 则要向用户回复 具体工作时间和具体解决办法 5 跟清楚 用户反映的问题解决起来需要一定的时间 或者用户反映的问题并非接听 电话人的工作职责 接听电话人不可对用户说 不清楚 不管我事 等不负责任的话 应尽 量把方便留给用户 把麻烦留给自己 主动受理用户的投诉 并将问题转交给有关职能部 门处理 作为第一责任人 应及时向有关部门了解并跟进处理问题的进展程度 及时向用 户报告问题处理的过程 并征询用户对处理问题的意见 业主投诉处理暂行规定 为了规范物业管理 提高服务水平 制定 业主投诉处理暂行规定 如下 1 凡因工作不当 造成损失及不良影响 有损管理公司的外在形象 并引致业主 租 户不满而向管理公司反映的行为 不含业主 租户对大厦管理的建议及善意的批评 均视 为投诉 2 业户 租户的投诉方式可分为来人投诉 来函投诉 来电投诉和其它投诉四种 根 据投诉的性质又可分为普通投诉和特殊或紧急投诉两种 3 业主 租户投诉处理一般可分为投诉 接诉 处理 回复四个过程 投诉处理的责 任部门为物业客服部 4 当业主 租户投诉时 接诉人均应以高度热情的服务态度予以受理 不能对投诉置 之不理 5 接诉人在受理业主 租户投诉时 就根据其投诉性质的不同采取相应的处理方式 A 普通投诉 客服助理应将业主 租户的投诉转到客户服务中心各有关人员及负责人 有关人员及负责人根据投诉的具体情况 进行核实和确认 并在进行详细了解后及时做好 登记 向上司汇报 提出处理意见 经上司批准后再按实际情况分别通知相应部门予以处 理 B 特殊或紧急投诉 在通知物业部各有关人员的同时应将业主 租户的投诉立即反映 给当值的部门经理 由当值经理进行处理 若在部门经理权属范围之外 则由部门经理向 总物业经理汇报 再予处理 6 业主 租户投诉的处理要及时 普通投诉的处理一般不过当日 特殊投诉的处理一 般不超过三天 7 当投诉的问题得到解决后 物业客服部根据业主 租户的投诉方式分别予以不同的 回复