Unit1-E-mail and Memo.ppt

E mail Memo Unit1Writing Part1E mailPart2MemoPart3SamplesPart4ExercisesPart5ExpressionsPart6Summary Homework Contents 英文电子邮件的重要性 英语电子邮件以其方便快捷 在现代商务活动及日常生活中起着重要作用 尤其商务往来中的电子邮件代表着公司的形象 显示着公司的水平和实力 直接影响到客户对公司的评估 所以 商务电子邮件的写作在业务往来中占据着举足轻重的地位 据调查 约有88 的互联网用户使用电子邮件 而在商务领域中约有90 的员工通过电子邮件的形式来联系公务 Address 收信人Email地址 抄送收信人Email地址 密送收信人Email地址 发件人Email地址Date 日期 月 日 年依次排列Subject 主题Salutation 称呼 Opening 开头 Body 正文 Ending 结尾句ComplimentaryClose 礼貌结束语Writer sFullName 写信人全名 英语电子邮件由六部分组成 1 E mail 电子邮件 1 格式To From Date May25 2013Subject SalesMeetingDearXXX 正文 Enclosedarereportson 题目要求有附件就写这句 没有则不要 Bestwishes Yours LiSiSalesManager E mailTo From Date Subject Dear Sincerelyyours Yours LiQiang Address 地址 收信人地址To 抄送收信人地址Cc 密送收信人地址Bcc 发件人地址From Cc CarbonCopyBcc BlindCarbonCopy To From Cc 456 Bcc 789 多个收信人地址用半角的逗号或者分号隔开 英语电子邮件的格式 Subject 主题 1 1 主题 Subject 框的内容应简明地概括信的内容 短的可以是一个单词 如greetings 长的可以是一个名词性短语 也可以是完整的句子 但长度一般不超过35个字母 YES SuppliertrainingNO professionaltraineesfromsistercompanyshouldabidebyruleoflocalcompany 英语电子邮件的格式 Subject 主题 2 2 主题框的内容切忌含糊不清 NO NewsaboutthemeetingYES Tomorrow smeetingcanceled 3 视信的内容是否重要 还可以开头加上URGENT或者FYI ForYourInformation 供参考 例如 URGENT Submityourreporttoday 英语电子邮件的格式 Subject 主题 3 4 一般来说 只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可 另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词 连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写 YES NewE mailAddressNotificationDetailedcalculationNO detailedcalculation 英语电子邮件的格式 Salutation 称呼 1 根据发信人的具体情况以及发信人与收信人之间的关系而定 在同辈的亲朋好友或同事之间可以直呼其名 但对长辈或上级最好使用头衔加上姓 TomHanks Dear HiTom DearMrHanks 收信人的名字千万不要写错 英语电子邮件的格式 JenniferAniston Miss Mrs MsAniston Salutation 称呼 2 收信人是多个男性用Messrs 多个女性用Mesdames Mmes 或Mses 有男有女 弄清楚每个人的称呼 Messrs Smith Wyatt andFury 有荣誉学位多不喜欢用一般的头衔 Mses Dicaprio Lionel andGreen Mr HaroldWrightandMissMargaretWright Dr Prof General SenatorWright 英语电子邮件的格式 Opening 开头 1 澄清你的意图 在电子邮件开头澄清你的来意非常重要 这样才能更好的引出邮件的主要内容 感谢读者是邮件开场白的好办法 感谢您的读者能让对方感到高兴 特别是之后你有事相求的情况下会很有帮助 英语电子邮件的格式 记得要注意语法 拼写和标点符号 保持句子简短明了且句意前后一致 Opening 开头 2 英语电子邮件的格式 如果回复客户的咨询 向他们对公司的兴趣表示感谢 Thankyouforcontactingus 如果对方已经回复过你的一封邮件了 感谢回复 Thankyouforyourpromptreply Thanksforgettingbacktome 如果你主动给别人写邮件 表明意图 Iamwritingto Opening 开头 3 英语电子邮件的格式 如果有人给了你特别的帮助 Thankyouforallyourassistance 某个客户或是经理写对你的工作提出了一定的质疑 Itrulyappreciate Thankyouforyourfeedback 如果你询问一些信息 对方花了点时间才发送给你 Thankyouforprovidingtherequestedinformation Body 正文 正文是电子邮件的主要部分 大多把话题分成几个小主题 每个小主题一段 每段一般只有一两句话 正文由两三个或三四个简短的段落构成 英语电子邮件的格式 商务电子邮件 正文书写格式绝大多数采用齐头式 齐头式是指正文中各部分都从每行的左边开始 这种格式便于打字和节省时间 提高工作效率 日常邮件正文开始则空两格 称呼和开头之间 段落之间 正文和信尾客套话之间一般空一行 2 正文部分可以从以下三个步骤入手1 写出要点 以自己熟悉 有把握的词组 短语或句型写出要点 注意 若有不会表达的内容 学会 曲线表达 即采用近义词或同义词 2 连词成句 句子表达要完整 意思明确 切忌汉语式英语 更不能出现幼稚低级错误 3 连句成篇 恰当使用连词 有感情色彩的动词和副词等 使文章结构严谨 行文流畅 还有 闪光点 Ending 结尾 英语电子邮件的格式 1 采用分词短语 句末用逗号 不用句号 如 a Waitingforyourgoodnews b Lookingforwardtoyourearlyreply c Hopingtohearfromyousoon 2 采用介词短语 句末用逗号 不用句号 如 a Withbestwishes b Withkindregardstoyourfamily c Withbestwishestoyou 3 采用完整句子 句末用句号 如 a Wearewaitingforyourgoodnews b Ihopetoreceiveyourearlyreply c Wearelookingforwardtoyourearlyreply ComplimentaryClose 礼貌结束语 1 结尾致意要留意 弄清大家的关系才选择用词 商务英语电子邮件的格式 15 15 VeryFormal非常正规的 例如给政府官员的 Respectfullyyours Yoursrespectfully Formal正规的 例如客户公司之间 Verytrulyyours Yoursverytruly Yourstruly ComplimentaryClose 礼貌结束语 2 英语电子邮件的格式 LessFormal不太正规的 例如客户 Sincerelyyours Yourssincerely Sincerely Cordiallyyours Yourscordially Cordially Informal非正规的 例如朋友 同事之间 Regards Warmregards Withkindestregards Withmybestregards Mybest GivemybesttoMary Fondly Thanks Seeyounextweek Signature 签名 邮件的末尾加上签名档 附加必要的个人信息 英语电子邮件的格式 签名档可包括姓名 职务 公司 电话 传真 地址等信息 但信息不宜行数过多 一般不超过4行 LocalOrganizingCommitteePhone 7 3822 491 776Fax 7 3822 492 410E mail 电子邮件 例1 写信人 LiQiang写信时间 2013年12月20日收信单位 ReservationOffice电子邮件网址 入住时间 2013年12月25日至27日预定房间 一个带浴室的单人房 三个带浴室的双人房 将于12月26日下午租用会议室一间 进行业务洽谈 请尽早回复 告之是否有空房 房价及是否需要预付押金等 WordsforReference 空房Vacancy预付押金payadepositHereisthee mailform To ReservationOfficeE mailaddress From LiQiangDate December20 2013Subject RoomReservationDearSirorMadam I mwritingtomakearoomreservation Ineedtobookasingleroomwithbathroom andthreedoubleroomswithbathroomfromDecember25toDecember27 2013 AndameetingroomisneededonDecember26 wherebusinessnegotiationwillbeheld Iwanttoknowifthereisvacancy theprices andifIneedtopayadepositinadvance Couldyougivemethereplyassoonaspossible Thankyou Sincerelyyours LiQiang 说明 假定你是王军 根据以下内容以第一人称发一封电子邮件 内容 1 发件人 王军2 收件人 Anna3 发件人电子邮件地址 4 收件人电子邮件地址 5 事由 王军在网站上卖出了一本书 书名 电子商务导论 买家是美国客户AnnaBrown 6 邮件涉及内容 1 感谢对方购买 电子商务导论 2 书已寄出 预计一周内到达3 希望收到书后在网站上反馈意见4 如果满意 希望向其他客户推荐5 最近还会推出一些新的书 欢迎选购 再次购买可以享受折扣 Wordsforreference 反馈意见 feedback 电子商务导论 IntroductiontoE commerce E MailMessage From Subject Feedbackofthetransaction To DearMissAnnaBrown Yourssincerely WangJun ThankyouforyourpurchaseofthebookIntroductiontoE Commerce Ihavesentittoyouanditisexpectedtoarriveinaweek IhopeyoucouldleavesomefeedbackontheWebsiteafterreceivingit Ifyouthinkitisagoodbook Iwouldappreciateitverymuchifyoucouldrecommendittoothercustomers Recently therewillbesomenewbooksonsale Youcangetsomediscountsifyouplaceanorderagain Thankyou MEMO备忘录 memorandum的缩写 Briefintroduction备忘录是一种非正式的公文函件 通常用于在公司内部快速 有效地传递关于人事任免 会议通知 公司政策等方面的信息 是公司内部最普通的书面交流形式 备忘录一般由日期 收件人 发件人 事由和正文组成 有时也会包括一般书信里常见的称呼语 结尾敬语和签名 但多数情况下省略不用 备忘录一般简洁短小 结构清晰 阅读方便 传递迅速 格式 MemoTo TedBrown HeadofMarketingDepartmentFrom ScottYoung AssistantProfessorDate September6 2009Subject SurveyonInvestment 空一行 Body 正文 注意 Subject下面空一行写正文 不用结尾礼词 备忘录的主要内容及书写格式如下 最上端中央写上 Memo 或 Memorandum Date 日期 有时无此项 日期直接写在右上角或左边开头 To 收件人姓名 职务等 可以免写称谓 From 发件人姓名 职务等 免称谓 Subject Re 事由 主题 简要概括征文内容 使收件人一目了然 body 在以上书端内容下空一两行写正文 body 语言简要明了 表达清楚 正文部分可免去称呼和客套语 ReferenceInitials 有时在正文下空一行处需写上经手人姓名或姓名首字母 该部分可省略 Memo通常不需要称呼 Sincerelyyours等结束语 MemoTo From Date Subject 正文 MemorandumTo GeneralManagerFrom WangGang ManagerofBDCompanyDate Sept 3Subject DeliveryofGoodsMr Wangcalledat9a m Hesaystheyhaven treceivedourgoodssofar Weshouldcontacthimimmediatelyifwehaven tdeliveredthegoodsyet Otherwisetheywouldhavetocanceltheorder 备忘录致 所有学生自 周老师事由 英语口语考试全体同学 英语口语考试将于2015年10月16日 周五 上午第三节课在303教室进行 请大家认真复习 祝你们好运 2015 10 11 ReferenceAnswer 新城公司经理王明先生上午10时来拜访总经理 他希望与总经理讨论在本市设立一家食品厂的事宜 总经理正在开会 无法接见 王先生将于本周一离开 请总经理今天下午打电话给他 MemoTo GeneralManagerFrom WangMing ManagerofXinchengCompanyDate Sept 3Subject NewFoodFactoryMr Wangcameheretovisitgeneralmanagerat10a m HehopedtotalkwithGeneralManageroverthematterconcerningopeningafoodfactoryinourcity Mr WangistoleavenextMonday HeaskedGeneralManagertocallhimthisafternoon 4 英语三级书信作文常用句型 1 Iamwritingtoyouinthehopethatyoucoulddomeafavortoimprovethehorriblesituation 2 Iwouldlikesomedetailedinformationon about 3 Iwouldbegratefulifyoucouldletmehavedetailsof 4 Iamwritingtorequestsomenecessaryinformationabout 5 Iamgreatlyconcernedabout 6 Myappreciationtoyouforyourgeneroushelpisbeyondwords IwishIcouldrepayitoneday 7 Thankyouverymuchforthekindnessyoushowedmeduring 8 Itismypleasure agreathonorformetoextendaninvitationto inviteyouto 9 Iwillbeexpectingyou sodonotdisappointme 10 Iwishtoapplyforthepositionof withyourcompany 11 IgraduatedwithaBAdegreein from in 12 Iamveryexcitedanddelightedoverthegoodnewsthatyouarerecruitinga 4 英语三级书信作文常用句型 Summary Tomastertheformsofane