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流程图知识培训 2011年4月 第一部分 什么是流程第二部分 什么是流程图第三部分 VISIO简介第四部分 集团流程图格式要求第五部分 流程编制注意问题第六部分 流程编制技巧第七部分 例图解析 1 什么是流程 process 迈克尔 哈默 业务流程是把一个或多个输入转化为对顾客有价值的输出的活动 T H 达文波特 业务流程是一系列结构化的可测量的活动集合 并为特定的市场或特定的顾客产生特定的输出 A L 斯切尔 业务流程是在特定时间产生特定输出的一系列客户 供应商关系 H J 约翰逊 业务流程是把输入转化为输出的一系列相关活动的结合 它增加输入的价值并创造出对接受者更为有效的输出 业务流程是一组将输入转化为输出的相关关联或相互作用的活动 ISO9000 客户需求输入 活动1 活动2 活动3 产品 服务输出 流程就是一组共同给 客户 创造价值的相互关联的活动进程 2 什么是流程图 流程图是以简单的图标符号来表达问题解决步骤的示意图 在实际工作中 我们常常需要向别人介绍清楚某项工作的工作流程 仅用文字是很难表达清楚的 这就需要充分利用可视化技术 将复杂的工作流程用图形表达出来 这样不仅使你表达容易 也使别人理解容易 流程图的绘制必须使用标准的流程图符号 并遵守流程图绘制的相关规定 才能绘制出正确而清楚的流程图 流程图制作一般使用VISIO软件 Visio是当今最优秀的办公绘图软件之一 它将强大的功能和简单的操作完美地结合 可以绘制业务流程图 组织结构图 办公室布局图 网络图 电子线路图 数据库模型图 工艺管道图等 被广泛地应用于电子 机械 通信 建筑 软件设计和企业管理等众多领域 Visio最大的特色是 拖拽式绘图 Visio的文件类型绘图文件 后缀为 vsd 用来存储绘制的各种图形 一个绘图文件可以包括几个绘图页 模板文件 后缀为 vss 用来存放在绘图文件中生成图形的原件 Visio2003中自带了大量的模板文件 也可根据自己的需要 生成专用的模板文件 用来绘制自己特有的图形 3 Visio简介 综合借鉴国际标准的业务流程图及标杆单位的做法 提出公司统一的流程图制作标准格式如下示例 4 集团流程图格式要求 1 页面要求 要求用VISIO绘制 绘图页为A4横向 如A4画不下可用A3横向以及更大纸幅 左右及上下页边距为1 5cm 可用辅助线定位 用100 视图下的标尺确定距离 最方便的做法是在例图的基础上修改 2 格式要求 流程图整体分为3个部分 具体例图见后页表头 包括LOGO 流程图名称 流程编号 流程负责人 页码 生效日期流程图 具体流程图流程说明 对流程及其中的具体活动的补充说明 具体流程图分为跨部门流程和作业流程 具体例图见后页 跨部门流程例图 及 作业流程例图 跨部门流程 流程图左侧角色为部门 流程图上部为阶段划分和此流程的输入输出 流程图下部为时间轴作业流程 流程图左侧角色为岗位 流程图上部为此流程的输入输出 流程图下部为时间轴 表示流程中的某一个活动 尽可能用经过提炼后的动名词表示 即 做什么 在流程说明中可对应活动编号进行详细解释 用于跨部门流程中 可以进一步表示承担此活动的岗位以及该活动所花费的时间 表示转其它流程或某个子流程 对每一个活动而言 一定是左输入 上输入 右输出 下输出 保证流程的清晰走向 文档符号 表示某个活动使用的表格等 或输入输出的文档 小时 CMP CSF 关键成功因素问题区域关键控制点 判定符 用菱形表示判定 当判定原则较简单 不需要详细说明时 独立使用菱形表判定即可 如左图所示 当判定原则较多 较复杂 需要详细解释时 可先用表示活动的矩形表示判定活动 再组合使用菱形表示是否通过审核来组合表示 如左下图所示 返回符 用一对箭头形R1表示返回到前面的某一点 返回符要求一一对应使用的 以利于清晰表明返回点 及返回至哪一点 控制符号 用于强调流程中的某个关键点或区域 连页符 当流程在一页画不下时 用于两页间的衔接 5 流程编制注意的一些问题 注意问题点 A 流程有明确的输入输出 B 流程名称要与内容相符 各个活动内容要准确描述 C 流程中关键点和决策点不但要识别 还应有相应的控制或保证内容 D 流程与图表相结合 E 流程各个活动角色落到岗位 内部经过各级评审 确保能走单 F 尽量体现业务的全过程 1 流程有明确的输入输出 流程都要有开始和结束 如果有分支 那么每个分支最好都有结束 2 流程名称要与内容相符 各个活动内容要准确描述 3 流程中关键点和决策点不但要识别 还应有相应的控制或保证内容 4 流程与图表相结合 5 流程各个活动角色落到岗位 内部经过各级评审 确保能走单 6 尽量体现业务的全过程 7 判断要有不少于2个的分支 8 进行文字最好以动词开始 判断文字最好带 语气 9 流程图中的各种符号大小要统一 6 流程图画法技巧 1 在用VISIO制图之前 最好先在脑子里想想该项工作的实际要求或主要流程 然后在一张纸上把要实现的图形效果大致画出来 这样可以大大提高制作流程的效率 2 按集团流程格式图标准进行绘制 3 Visio画图时 两根直线交叉时 总是默认会出现一个跨线的标志 去除方法 选中线条 然后菜单的格式 行为 连接线 跨线 添加 从不 即可 注意 流程图制作中尽量不要让直线交叉 确需交叉时应保留跨线标志 4 增加连接点 在连接线的按钮旁边有下拉按钮 选择那个叉叉符号 就是连接点的命令了 选中需要增加的框图 按住ctrl 左键 就可以增加连接点了 5 连接线与对象的吸附 为了方便后期的修改调整 连接线一定要与它连接的对象吸附在一起 否则后期调整时会很麻烦 吸附操作很简单 只需要用鼠标左键拖动连接线至要吸附的对象 看到有个呈辐射状的红点轻轻一闪 就表明连接线与对象成功吸附在一起了 移动时就可以一起移动 6 连接线上文字的添加 对着线条单击鼠标左键就可以添加文字了 运用文本块工具 可对文字进行移动 7 调整画布大小 按住Ctrl 然后鼠标放在画布边缘 拖动即可 8 查看局部 点击 视图 扫描和缩放 功能 可以调出类似放大镜的窗口 可以放便的查看全局或局部的内容 9 图形对齐 在工具栏上点鼠标右键 选动作 出现动作工具栏 可以按你的要求对文本框进行对齐 注意 左对齐是以第一个文本框的左边框为基准线对齐 右对齐 上对齐 下对齐类似 10 图形组合 框选多个图形 按鼠标右键 形状 组合 可将多个图形变成一个组合 取消类似 11 删除连接点 点连接点图标 选中要删除的连接点 变成红色后按Delete 即可删除连接点 12 图形的合并 分割 相交 选中需要编辑的图形 点工具栏上的形状 操作键 对图形进行编辑 13 图形外添加文字 点击文本工具 14 图形的旋转 选中需旋转的图形 点右键选视图 大小和位置窗口 输入要旋转的角度 即可实现 15 绘制完一个图形后 不要忘了把鼠标切换到指针工具 这是一个很好的习惯 15 绘制到WORD或PPT中 将绘制好的流程图复制到WORD