高级商务公文写作训练讲义版.ppt

主讲 张译文Emma 众人行管理咨询 高级商务公文写作技巧训练 改变 才能更好地生存 公文基础知识概述 什么是公文 公文的基本特征公文的基本原则公文的签发的流程如何写负面的公文公文线条如何布局巧设公文的结构美公文模态词的用法公文数字的正确使用杜绝公文中的 三明治 打破你脑海中的那个红心 什么是公文 公文一般指行政机关 是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书 是依法行政和进行公务活动的重要工具 国家行政机关公文处理办法 什么是商务公文 机关 团体 企事业单位之间 正式行使的具有规范格式和行文关系的公文 文件 制发文件的程序和流程是 草拟部门内审核会签审核签发部门内复核登记文号 打印用印登记分发 办理存档 商务公文签发流程 在公文发文处理的过程中容易出现的若干问题剖析 第一阶段 第二阶段 第三阶段 第四阶段 注发 复核 缮印 对外传递 归档暂存 拟稿 程序 文号 格式 数字 用印 序号 公文签发的基本流程 审核 行政公文的格式 主要的公文种类 命令 机关及其负责人颁布的 是具有强制执行性质的公文 议案 国家人大或常委会向大会提出 并请求大会予以审议的文书 决定 用于对重要事项或重大行动做出安排 奖惩有关单位及人员 变更或者撤消下属机构不适当的决定事项 通知 用于批转下属机构的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 传达要求下属机构办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项 任免人员 公告 用于向国内外宣布重要事项或者法定事项的公文 通告 用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项 通报 用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或者情况 报告 用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关询问 请示 用于向上级机关请求指示 批准 批复 用于答复下属机构的请示事项 意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法 函 用于不相隶属单位之间商洽工作 询问和答复问题 向有关主管部门请求和答复审批事项 会议纪要 用于记载 传达会议情况和议定事项 工作计划 总结 意向书 合同书 简报 说明书 请柬 各种法律文书等 商务公文范本 1 公文格式 示范 2 主要公文说明 商务公文写作注意事项 1 名称通稿统一 排列有序 使用简称2 数字规范公文中的数字 除成文时间 部分结构层次序数和词 词组 惯用语 缩略语 具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外 应当使用阿拉伯数字 党的公文用阿拉伯数字书写成文日期 不标明主送机关的普发式公文 决议 决定 条例 意见 规章等 加括号标注于标题下方居中位置 年份一律使用公历年份的全称 如1978年 2003年不能略为78年 03年 同一文件中同类数量的表示方法应前后一致 3 计量单位的规范 不要混用 4 注意加盖印章时 要求印章与正文同处一面 不得采取标识 此页无正文 的方法 印章应距正文2 4mm 以防止添加文字 5 一般在 请示 公文中要有附注 应当加圆括号标注即 联系人 联系电话 6 主题词的使用 必须按照主题词表标注 不是从标题中挑几个关键词 而是要从整个文章的宗旨去确定主题词 7 主送机关顶格 后加冒号 少数直接面向社会或全体的文件可省略主送机关 该要素要注意主送机关之间的排列顺序和标点符号的使用 从系统的角度说 应按党 政 军 群的顺序排列 县四大家领导班子排序应为 县委 人大 政府 政协 从级别的角度说 应按由高至低的顺序排列 不同系统 不同级别的主送机关之间用逗号隔开 同一系统 同一级别的主送机关之间用顿号隔开 如 以县委和县委办向下行文的主送机关为 各乡镇党委 县委各部委 县直机关各单位和各人民团体党委 党组 总支 支部 汤泉池管理处党委 各主送机关间用逗号而不是用顿号隔开是因为它们虽处于同一级别但分属于不同系统 当公文的主送机关为平级机关时 可按公文的内容与主送机关关系的密切程度安排先后顺序 商务公文写作注意事项 8 附件写在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字 格式为 附件 序号 标题 件数附件的标题不加书名号 标题与件数空一字距 其末尾不加标点符号 写作 附件如文 附件 份 是错误的 附件应与公文正文一起装订 并在附件左上角第1行顶格标识 附件 有序号时标识序号 附件的序号和名称前后标识应一致 如附件与公文正文不能一起装订 应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件 或带序号 附件不是 副件 有的对正件起说明 解释和证实作用 有的则用于向上级机关报送或向下级机关批转的附件 此类附件实际是主件 商务公文写作注意事项 写作规则 1 在行文时 上行文 对总部 政府以及有关部门 下行文 对地市分公司 平行文 对公司其他部门或公司外没有隶属关系的单位 的行文关系 要根据隶属关系和职权范围确定 一般情况下 对上级机关不能越级请示和报告 如果因特殊情况必须越级行文时 应当同时抄送上级单位 2 上行文时 属于公司总部主管部门职权范围内的具体问题 应当直接报送主管部门处理 3 在行文时 公司内部之间对有关问题未经协商一致 不能各自向下行文 如果擅自行文 上级单位要责令纠正或撤消 4 请示 应当一事一议 并只写一个主送机关 需要同时送其他机关的 应当用抄送形式 但不能同时抄送下级机关 报告 中不能夹带请示事项 5 上行文时 不能以公司名义向上级机关负责人报送 请示 意见 和 报告 只有上级机关负责人直接交办的事项 才能直接向上级机关负责人报送 6 成文日期以本机关负责人签发的日期为准 联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准 电报以发出日期为准 7 公文除 会议纪要 和电报外 应当加盖印章 联合上报的公文 由主办机关加盖印章 联合下发的公文 发文机关都应当加盖印章 8 公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类 一般应当标明发文机关 公文标题中除法规 规章名称加书名号外 一般不用标点符号 标题 发文机关 主要内容 文种9 印发机关和印发日期 印发机关统称本单位办公室或文秘部门 印发日期以公文付印日期为准 用阿拉伯数字标识 政府机关仅以版头和印章为标志 不写落款 党的文件一般写落款 并必须写全称 10 结构层次序数 要依次用 一 一 1 1 写作规则 一般写作要求 主题明确 结构严谨 层次清楚 文字流畅 特殊的要求一 要符合企业制度规范和发展战略二 要准确地反映客观实际情况三 要恰当地体现企业领导的意图四 要抓住主要矛盾 突出重点五 要符合规定格式 使用程序语言六 篇幅要简短 文笔要朴实 用词要准确 商务公文撰写的基本要求 写作程序 Step1 Step2 Step4 Step5 写什么 写作的目的是什么 采用什么文体 给谁看 要求对方做什么 Step3 读者为尊的原则 写作程序 收集信息 关键工作 写作内容 A 有事而发 言之有物B 目的明确 为了解决某件事C 内容真实 不能虚拟D 内容实在 主要内容有 a 标题b 题注c 收件单位或个人d 正文 导语 主体e 结束语a 附件或说明b 落款 日期 用词特点 a 简明是指用词简单准确 不会造成误解b 准确是指用词含义准确 不会造成误解c 朴实是指用词通俗自然 恰如其分d 庄重是指用词严肃端庄 不带感情色彩e 规范是指用词符合语法与逻辑要求 数字使用规范 依照 国家行政机关公文处理办法 公文中的数字 除成文日期 部分结构层次序数和在此 词组 惯用语 缩略语 具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外 应当使用阿拉伯数字 办法 第二十五条第 六 项规定 正确使用标点符号 1 并列短语中的顿号 逗号的使用 并列短语中各成分之间如果没有显著的停顿 当中便不用顿号 如 工农业生产 不写成 工 农业生产 五六个 不写成 五 六个 各乡镇 不写成 各乡 镇 青红皂白 不写成 青 红 皂 白 并列短语各项之间有比较长的短语或有较大的停顿 中间应用逗号 如 刀子 叉子 玻璃酒杯 大大小小的花瓷盘子 都放出晃眼的光 2 破折号 省略号同点号连用 破折号和省略号都是标号 用在有停顿的地方 不论是句中或句末 如果本来应该用点号的 可以用了点号再加破折号或者省略号 3 引号同点号连用凡是完整地照录别人的话 末了的点号 多为句终号 放在引号之内 如 俗话说 到什么山上唱什么歌 又说 看菜吃饭 量体裁衣 凡是把引文作为作者一句话的一部分 末了的点号放在引号的外面 如 我们有些同志喜欢写长文章 但是没有什么内容 真是 懒婆娘的裹脚 又长又臭 4 句内括号与句外括号的使用 句内括号 即注释句中某一部分的 紧贴在被注释部分之后 倘若正文在这里该用点号 点号应放在括号之后 括号内部可以有逗号或分号 但不能有句号 尽管已经是一个句子 如 这就是说 将群众的意见 分散的无系统的意见 集中起来 经过研究 化为集中的系统的意见 又到群众中去作宣传解释 化为群众的意见 使群众坚持下去 见之于行动 并在群众行动中考验这些意见是否正确 句外括号 即注释全句的 前边正文的点号用在括号之前 括号内部如果是句子 可以用句号 如 全国各族人民间的大团结万岁 长时间的鼓掌 伟大的 光荣的 正确的中国共产党万岁 全场起立 热烈的经久不息的鼓掌 转为欢呼 容易用错写错的字词 1 二 与 两 使用 二 的地方 自然数 序数 小数 分数 使用 两 的地方 一位数的基数 如 两台机器 概数 如 三两天 2 倍 的运用 倍 虽是一个比较简单的词 但在公文写作中误用的情况却是多见的 一是与 增加了 合用时的误用 增加了 是在原数基础上 向上增加若干个原数 二是与 增加到 合用时的误用 增加到 是包括底数 指增加后的总数 三是把 倍 用在降低 减少上 如有的公文中出现 降低 倍 或 减少 倍 的提法 这是不妥的 因为 倍 只能用于增加 不能用于降低或减少 如果说用于减少 就应该加 负 字 3 以上 与 以下 的运用 以上 以下 等词与前面的数字连用 这种表达方法的数目概念 习惯上应包括前面的本数在内 百人以上即含百人 千人以下即含千人 不应把本数排除在外 但是 为了使界限的划分清晰准确 应注明本数是否包含在内 如 十四岁 十四岁以上儿童不得入内 或 十四岁以下 包括十四岁在内 儿童不得入内 4 制定 与 制订 的运用 制定 即制作 定出 公文中习惯用在较大场合 以制定党和国家的路线 方针 政策 法律和法令等 如 党的第十六次代表大会 为我们制定了全面进入小康社会的总任务和政治路线 制订 即制作 订立 公文中习惯用于具体规章制度的订立 如 我们单位相继制订了防火 门卫等安全管理制度 5 物质 与 物资 的运用 物质 即能触及 能见到的客观存在的东西 该词多用于哲学和物理学上的抽象概念 物资 即指具体的财物资源 6 需要 与 须要 的运用 需要 即对 缺乏 而言 还有 要求 的意思 词性为及物动词 后可带宾语 须要 即说明 应当 必须 的意思 词性为能愿动词 修饰限制动词 7 权力 与 权利 的运用 权力 即可以管辖 统治 支配别人的权柄 受其管辖者必须服从 权利 即指一定的人被规定赋予的可以享受的权益 如 公民有监督公共权力正确行使的权利 8 截止 与 截至 的运用 截止 即到期停止 截至 即到 为止 9 违反 与 违犯 的运用 违反 即不遵照 反着方向做 违犯 即违背 触犯 10 以至 与 以致 的运用 以至 即到 直到 用于时间 数量 范围的延伸或扩大 以致 即弄得 由此而造成 用于下半句的开头 表示结果 11 象 与 像 的运用在公文写作中重点要注意 当 像 作为比喻词或作为其它系动词时不能写作 象 12 的 地 与 得 的运用 的 地 得 是结构助词 在口语里都念 de 的 用在名词前 是定语的标志 地 用在动词和形容词前 是状语的标志 得 用在动词和形容词后 是补语的标志 13 部署 与 布置 的运用 部署 即指全局重大工作的安排 布置 即指全局具体工作和事项的安排 14 既 与 即 的运用 既 是并列连词 通常与 又 配对使用 即 相当于判断词 是 的用法 另有 即使 的含义15 和 与 及 的运用 和 口语色彩比较浓 与 带一些文言色彩 常用于比较郑重的场合 及 连接的成分虽然也是并列 但表达的意思上有轻重的分别 即前重后轻 容易用错写错的字词 通知请示报告批复简报函会议纪要工作计划工作总结述职报告 常用商务公文写作技巧 打破你脑海中的那个红心 通知的特点 内容和分类 指示性通知 知照性通知 事务性通知 上级对下级传达上级决定和指示根据内容无需 命令 和 指示 时写作要求 1 明确制发通知的政策依据或行文目的 2 说明需要布置的工作任务与执行要求 上级对下级针对某一具体事项 布置任务 交代事项 同级机关或不相隶属的单位转发性和批转性通知会议通知要写明原因 目的 通知对象 时间 地点 需要准备的材料等 用于任免或聘用重要岗位人员的职位 任免 聘用性通知 下级和平级发放对象广泛告知有关单位周知而不需要直接执行或办理的事项常用于调整或撤销机构 启用或废止使用公章 变更机构名称 调整组织成员 出版发行刊物或变更地址电话号码等 写作要求 简要周密说明事项 无需议论评价 阐明意义 通知的写作格式比较灵活根据通知的性质不同可采用不同的格式 下级机关 请示的特点 上级机关 针对性 呈批性 单一性 请示的特点 时效性 请示 指示 根据内容 性质区分 请示的分类 批准 批转 请示 请示的结构内容写法 首部 正文 主送机构 标题 结语 开头 落款 二00 年 月 日 主体 标题 文机关名称 事由 文种 两种 关于 的请示 关于开展春节拥军优属工作的请示 开头 请示的缘由 是请示事项否成立的前提条件 也是上级机关批复的根据 主送机关 请示的主送机关是指负责受理和答复该文件的机关 每件请示只能写一个主送机关 不能多头请示 主体 说明请求事项 是向上级关提出的具体请求 也是陈述缘由的目的所在 请示事项要写的具体 明确 事项清楚 便于上级机关给予明确批复 结语 应另起段 习惯用语一般有 当否 请批示 妥否 请批复 以上请示 请予审批 以上请示如无不妥 请批转各地区 各部门研究执行 等 Only 报告的结构内容写法 首部 正文 主送机构 标题 结语 开头 落款 二00 年 月 日 主体 标题 发文机关 主题 文种如 部关于 抗灾救灾工作情况的报告 政府工作报告 开头 概括说明报告的目的和意义或根据 如 现将情况报告如下 主送机关 顶格写 后面加冒号 一文可以多头 主体 1 工作情况和问题 2 进一步开展工作的意见不同性质的报告内容侧重不同 常用结语 特此报告 以上报告 如无不妥请批转各地执行 请审阅 请收阅 专此报告 Ok 下级机关 发文机关全称 上级机关 权威性 针对性 批复的特点 指示性 批复 年 月 日 文号 收悉 年 月 日 关于 的请示 收悉 年 月 日关于 问题的请示收悉 此复 特此批复 批复的结构 内容 简报 简报 秘密等级 期号 编印单位名称 日期 发文范围 印数 报核 时效性 专业性 限制范围 篇幅简短 高效会议管理 撰写会议纪要重要与会人员确认限定发文范围及时发文 签收 会议纪要产生的三部曲 会议是企业常采用的一种沟通 协调 讨论问题 发现问题 解决问题的重要途径 绩效评估指标得分标准 预先确定不超过三个议题提前发给出席人员准备设定会议时限确定发言次序 会前准备 会议名称会议主持会议议题会议记录员时间地点与会人员其它要求 紧扣议题掌控时间详细记录轮流发言互相尊重善于倾听 会议记录的要求归纳起来主要有两个方面 一个是速度要求 一个是真实性要求 速度要求 真实性要求真实性要求的具体含义是 1 准确 不添加 不遗漏 依实而记 2 清楚 首先是书写要清楚 其次 记录要有条理 3 突出重点 会议记录应该突出的重点有 1 会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动 2 会议讨论 争论的焦点及其各方的主要见解 3 权威人士或代表人物的言论 4 会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论 5 会议已议决的或议而未决的事项 6 对会议产生较大影响的其他言论或活动 撰写会议纪要的注意事项 工作计划 原则 总体目标为原则要点 1 保持一致2 详细完整3 重点突出4 改善建议 制定计划是为了实现工作目标 计划的内容就是把管理者决策的目标分解到所管